档案分类整理制度.docx
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档案分类整理制度
档案分类整理制度
一、整理分类的定义及方法
整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。
同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。
每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。
二、收集归类，整理成卷
这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。
1.业户档案资料。
（1）购房合同及___的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。
（2）业主详细资料登记表。
（3）家庭人员登记表。
（4）业主房屋维修档案。
（5）缴费情况一览等。
2.工程技术档案资料（含产权）。
（1）规划图纸、项目批文、用地批文。
（2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。
（3）拆迁安置资料。
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（4）竣工总平面图。
（5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。
（6）工程合同、工程预决算。
（7）工程设计变更通知。
（8）竣工图。
单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。
（9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。
（10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同、证书。
（14）各类房屋清单。
（15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。
（16）公用设施设备及公共场地清单。
（17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。
（19）其他工程技术资料。
3.服务档案资料。
服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。
（1）业户服务档案。
业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。
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（2）装修档案资料。
二次装修申请表、装修责任书；施工企业资质证明、装修人员登记表；室内装修设计平面图；装修竣工图等。
（3）维修档案资料。
维修申请记录、回访记录；维修派工单；公共设施巡检记录等。
（4）治安交通管理档案。
日常“四防一保”网络图、巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线；日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带；进出入记录、应急处理记录；车辆管理记录、车辆详细资料等。
（5）设备设施管理档案。
公用设备设施维修保养计划；公用设备设施维修保养记录；机电设备运行、巡查记录；设备承包方资料；公用设备设施台账及更新记录等。
（6）绿化清洁管理档案。
清洁班月检记录、周检记录；绿化工作记录、检查记录；消毒、杀虫记录；绿化病虫害检查记录等。
（7）社区文化档案。
社区文化创建构想、___活动计划及实施情况记录；社区文化活动图片等记录内容；传媒报道资料；文化活动场所、设施台账及使用记录等。
4.其他管理档案。
在物业管理日常工作中形成的一些公务性、行政性、指导性的管理文件资料。
一般有行政文件、管理指导文件和业委会相关资料。
（1）行政文件。
财务文件；人事管理记录、文件；政府主管部门文件；内部管理规则制度、通知、签报等文件。
（2）管理指导文件。
质量手册；程序文件（质量）；环境手册；程序文件（环境）；作业文件等。
（3）业委会相关资料。
下属管理处业委会筹备成立文件；下属管理处业委会成立后的运行文件等。
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三、建立一户一档
根据业主或租户所有或使用（租用）的一幢物业的性质、特点、将总卷宗内部分涉及的相关资料集中，然后分别建立相应的档案。
1.旧公房出售类档案卷应含的基本资料。
（1）住房审批表。
（2）公有住房买卖合同。
（3）付款凭证。
（4）购买公有住房委托书。
（5）购买公有住房员工连续工龄证明。
（6）购买公有住房员工的职称、职级证明。
（7）本户人员情况表。
（8）出售公有住房建筑面积摊算表。
（9）公有住房价格计算表。
（10）住宅债券单或减免债审批手续。
（12）公房维修合同。
（13）各户维修签报单、报修单、结算单。
（14）拆损房屋扣押金签报。
2.商品房类案卷应含的资料。
（1）商品房出售合同。
（2）商品房认购书。
（3）商品房出售会签单。
（4）商品房用地面积表。
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（5）公证书。
（6）产权证。
（7）房屋价目表。
（8）入伙通知书。
（9）入伙手续流转单。
（11）业主公约。
（12）房屋自用部位验收单。
（17）各户维修、报修单、结算单。
3.外销商品房类案卷应含资料。
（1）外销商品房出售合同。
（2）外销商品房出售认购书。
（3）外销商品房出售公证书。
（4）外销商品房出售产权证。
（5）业户付款情况明细表。
（6）甲、乙双方聘请律师协议书。
（7）房屋使用、管理、维修公约。
（8）房屋维修合同。
（9）房屋价目表。
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（10）借、贷款协议书。
（13）转售方案。
4.员工购房类案卷应含的资料。
（10）征询单。
（11）缴费一览表（各类缴费收据以及借据）（12）业主公约。
（14）各户维修报修单、结算单。
5.出租类公房案卷应含的资料。
（1）住房调配单。
（2）动拆迁（过渡）协议书。
（3）建设债券证明或减免债券审批手续。
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（4）拆迁户建设债券认购单。
（5）房屋拆迁安置协议。
（6）私房保留产权协议书。
（7）公房管理协议书。
（8）旧房卡。
（9）工会证明及家庭成员___复印件。
（14）拆损房屋扣押金签报。
6.租赁商品房类案卷应含的资料。
（10）报修单、结算单。
7.租赁商业办公楼类案卷应含的资料。
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（1）租赁合同。
（2）来往函件。
（3）降租、退租、续租协议。
（4）欠租、催交租金的来往公函、法院审理判决材料。
8.公建配套设备设施类案卷应含的资料（按设备类别分类，而后根据设备所属物业区分建相关档案）。
（1）设备设施产品合格证。
（2）电器线路图纸。
（3）___调试保养手册。
（4）使用说明书。
（5）安全检验报告书。
（6）危险性较大的生产设备技术登录薄。
（7）设备设施___质量等级核定书。
（8）设备设施分部工程质量评定书。
（9）设备管理检查表。
（10）___（大修）检验报告书。
（12）维修报告。
（13）日常运行检查记录等。
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第二篇：
档案分类档案分类
一、文书档案：
（1）党群工作类：
党务工作、___工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、
共青团工作、协会工作等。
（2）行政管理类：
行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、
医疗卫生、后勤福利、外事工作等。
（3）经营管理类：
经营决策、计划工作、财务管理、物质管理、企业管理
等。
（4）生产管理类：
生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、
环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等。
二、科技档案
（1）产品文字材料：
各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、
试验大纲、试验报告、分析报告、___报告、运行报告、总结、产品图样等。
（2）科研文字材料：
各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查
报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等。
（3）基建文字材料：
各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、
决）算、检验分析材料、施工图样等。
（4）设备文字材料：
各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、
设备图样等。
三、财务档案
会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。
四、人事档案
职工的招聘（包括公司与员工签订的劳动合同）、履历、培训等。
五、电子档案
计算机磁带、磁盘和光盘等。
六、声像档案
照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等。
第三篇：
档案分类一般有以下几类：
一、文书档案：
档案分类
（1）党群工作类：
党务工作、___工作、宣传工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等；
（2）行政管理类：
行政事务、治安保卫、审计工作、人事劳资、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等
（3）经营管理类：
经营决策、计划工作、财务管理、物资管理、企业管理等
（4）生产管理类：
生产调度、质量管理、能源管理、安全管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、档案与信息管理、基建管理、设备管理、合同等
二、科技档案
（1）产品文字材料：
各种任务书、建议书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、___报告、运行报告、总结、产品图样等
（2）科研文字材料：
各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、开题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书等
（3）基建文字材料：
各种建议书、任务书、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图样等
（4）设备文字材料：
各种申请书、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等
三、财务档案
会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等。
四、人事档案
职工的招聘、履历、培训等
五、电子档案
计算机磁带、磁盘和光盘等
六、声像档案
照片、缩微胶片、电影胶片、录像片、录音磁带和唱片等
___林权制度改革档案分类
一、林改综合类
（一）上级机关的有关材料
1、上级机关召开的会议材料
重要会议材料：
通知、___、议程、报告、讲话、讨论通过的文件、决议、纪要等文件材料。
典型材料、代表发言。
一般会议材料：
纪要、通知、总结、讲话、报告、典型材料、代表发言。
2、上级机关颁发的文件材料。
属于林改政策并要执行的重要文件、属于林改政策并要执行的一般文件。
3、上级机关印发的出版物、简报、情况反映、工作动态（范本）等。
（二）、本机关的有关材料
1、本机关召开会议材料。
2、本机关党组（党委）和行政办公会的纪要、会议记录、讨论通过的文件。
3、本机关制发的文件材料。
4、本机关形成的工作计划、总结、报告。
5、本机关检查下级___工作、下级机关报送的整改情况、调查。
研究形成的文件材料。
6、本机关处理人民来信、来访的文件材料。
7、本机关受到上级机关表彰和先进工作者的文件材料。
（三）___经济___有关材料
___经济___召开的村民会议或村民代表会议通过的文件材料。
通过并签名的林改方案、会议记录、表决票、签收通知、会议签到记录。
（四）下级机关的有关文件材料
下级机关报送的总结、报告、统计报表、典型材料。
二、确权类
（一）登记材料
1、本机关登记管辖范围内的。
经县级以上人民政府批准生效的林权登记申请表及其附件，林权登记，地理信息系统及各类测量表，毗邻单位（个人）定界意见表，林地平面图或地形图，本人___复印件，承包（流转）等确权合同书，林权登记公示材料等登记规定要求提交的其他有关文件。
申请登记的权属证明材料。
即林源依据，包括林权证（自留山证）、土地证、农业合作化、“四固定”以及林业“三定”时期确定的权属证明，当时有权批准的机关的批准文件、协议、协约或赠与协议等，村民（村民代表）会议通过的明确___林分配的林改方案；退耕还林工程中退耕地的农村土地承包经营权证；原权源依据遗失的，有逐级___证明，并经县级以上林业主管部门核实认定的材料。
2、登记规定要求提交的其他有关文件。
非本机关登记管辖范围但林地所有权、使用权属于本辖区国有、___单位的。
经县级以上人民政府批准生效的林权登记申请表及其附图（副本或经该登记机关存档的复印件）。
申请登记的权属证明材料（副本或经该登记机关存档的复印件）。
登记规定要求提交的其他有关文件（副本或经该登记机关存档的复印件）。
（二）本机关登记管辖范围内的林权界限拼图
各___经济___和相邻国有单位的林地所有权界限拼图。
___所有林地，该___所有林地单位内林地使用权界限拼图。
（三）、本机关登记管辖范围内的林权登记台账。
（四）、本机关登记管辖范围内的林权证发放登记表。
（五）、本机关登记管辖范围内的计算机数据资料（光盘）。
（六）、本机关登记发证前公示文本。
（七）、本机关___的林权现场勘查材料及图册。
（八）、本机关登记管辖范围内的林权登记代码文件材料。
（九）、本机关购林权证数量及其编号材料。
（十）、本机关其他林权登记发证业务管理材料及图表。
（十一）、本机关审核或审___权流转的文件材料
行政审批、管理工作制度、程序规定。
已经审核、审批的批准文件、流转合同副本及要求提交的申请材料。
未予审
核、审批的申请材料。
三、纠纷调处类
纠纷调解申请书，双方当事人之间依法达成的协议书，人民政府依法调解的意见、请示、批复、处理决定，人民法院___书、裁定书、调解书，林权界限确认书等。
四、特殊载体类
（一）、党和___、上级机关领导等视察、检查林权管理工作时形成的重要指示、讲话、题词和有特殊保存价值的照片、声像材料等。
（二）、林改过程中形成的会议、培训、领导讲话、领导题词、操作现场等声像资料。
重要的、一般的。
第五篇：
档案分类说明干部人事档案材料的分类：
第一类：
履历材料
（一）归入履历材料具体内容如下：
1、干部职务变动登记表;
2、干部履历表（书）、简历表（书）;
3、干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表、简历材料;
4、更改姓名的材料;
5、城镇待业人员登记表等有关个人履历材料;
6、大中专毕业生毕业统一安排工作登记表;
7、履历表中含录干审批内容的放九—___类。
（二）排序编目方式。
按档案材料形成时间排序。
（三）注意事项：
1、《干部职务变动登记表》放在第一类第一份材料的位置;
2、履历表和简历有鉴定的，以履历为主，归第一类;
3、带自传的履历或简历表，以自传为主;
4、有无___年以后填写的干部履历表。
第二类：
自传材料
（一）归入自传材料具体内容如下。
自传及属于自传性质的材料，如干部自传、学生自传、科技人员自传、教师自传、医务人员自传、入党时写的自传、后备干部自传（提升后）、技术自传等有关个人自传方面的材料。
（二）排序编目方式。
按档案材料形成时间排序。
第三类：
鉴定、考核、考察材料
（一）归入该类的材料内容如下：
1、以鉴定为主要内容的各类人员登记表;
2、___正式出具的鉴定性的干部表现情况材料;
3、作为干部任免、录用干部的正式考察综合材料;
4、干部考核登记表和九三年以来的年度考核登记表。
5、毕业生鉴定表（如果四类中无毕业生登记表，此表先放四类）;
6、后备干部登记表;
7、___鉴定;
8、有关审计工作形成的材料（审计中发现问题并给予处分的放八类）。
（二）排序编目方式。
按档案材料形成时间排序。
（三）注意事项：
1、鉴定含自我鉴定;
2、考察材料须经___人事部门盖章，签署考察人姓名并注明身份。
第四类：
学历和评聘专业技术职务材料
（一）归入该类的材料内容如下：
1、报考中专及高等院校学生登记表、学生推荐___表;
2、学习（培训结业）成绩表、学籍卡、学历证明材料;
3、选拔留学生___登记表;
4、凡属毕业生登记表;
5、专业技术人员职称审批表;
6、干部的创造发明、科研成果著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。
7、出国留学生审批表、出国人员进修审批表、出国留学结业鉴定表;
8、党校学___小结;
9、党校学员考核登记表;
10、公务员培训登记表。
11、文化补习合格证;
12、教师过渡审批表;
13、学历学位认证呈报表（审批表）。
（二）排序编目方式。
按档案材料形成时间排序。
（三）注意事项：
1、中小学毕业生登记表档案中已有的不要去掉，归四类，档案中没有的不必重新收集;
2、自学考试单科合格证书不归档。
第五类：
政治历史情况___材料
（一）归入该类的材料内容如下：
1、___干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、___结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料;
2、甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告批复及有关的依据材料;
3、入党、入团、参军、出国等政审材料、家庭政治情况调查表;
4、更改干部的民族、年龄、国籍和参加工作时间的___审批意见，上级批复以及所依据的证明材料;
5、确定知青下放工龄;
6、___年动-乱学生政治表现;
7、革___烈士证明书。
（二）排序编目方式：
按档案材料内容的主次关系排序，排列顺序为：
1、上级批复;
2、结论;
3、本人对结论的意见;
4、调查报告;
5、证明材料;
6、本人交待材料等。
（三）注意事项。
证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。
第六类：
入党入团材料
（一）归入该类的材料内容如下：
1、中国___入党志愿书、入党申请书、转正申请书（1—___份系统的），中国___党员登记表，不予登记__决定、___审批意见及所依据的材料;
2、民-主评议党员中形成的___意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和___审批材料，退-党材料，取消预备党员资格的___意见;
3、中国___主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。
（二）排序编目方式：
按档案材料内容的主次关系排序，排列顺序为：
1、入党、入团志愿书应排在入党、入团的其他材料之前，即：
入团志愿书──入团申请书──入党志愿书──入党申请书──入党转正申请书──党员登记表;
2、党员登记表等可按时间先后依次排列。
（三）注意事项：
1、开除党籍、团籍的材料归第八类;
2、民-主评议党员所产生的材料原则上只归两头的（优秀的或犯错误的），特殊情况可根据工作需要和材料质量而定;
3、既是党员又是团员的，按加入时间先后归档;
4、预备党员未转正的，志愿书不进档案;
5、___年___月___日—___年___月___日入党无预备期，不存在转正申请书。
第七类：
奖励材料
（一）归入该类的材料内容如下：
1、各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬材料;
2、科技（科研）成果、科学论文、创造发明、技术革新、优秀科普作品奖励表;
3、劳动模范申请书;
4、劳动模范退休特殊贡献待遇审批表;
5、专家一次性津贴审批表。
（二）排序编目方式。
按档案材料形成时间排序。
（三）注意事项：
1、先进奖励材料不限时间，不限制审批单位级别，只要手续完备，符合归档要求，都应归档;
2、只有奖励证书和奖状而无审批表的，其奖励证书和奖状不能归档，要通知所在单位或评先单位尽量找回审批表，实在索取不到的，可将先进事迹材料取来归档。
第八类：
处分材料
（一）归入该类的材料内容如下：
1、干部违犯党纪、政纪、国法所受的党内外处分决定（免于处分的处理意见）、查证核实报告、上级批复、本人对处分的意见和检查、交待材料;
2、通报批评材料;
3、甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见;
4、法院审判工作形成的___书等。
（二）排序编目方式：
按档案材料内容的主次关系排序，排列顺序为：
1、上级批复;
2、结论或处分决定;
3、本人对结论或处分决定的意见;
4、调查报告、证明材料、本人检讨或交待材料等;
5、___年或___年的违纪复查材料不归档。
6、___中有结论的材料先放___结论，其次放旁证材料，最后放本人交待;
7、___中没有结论，但当时又属于记录在案的材料，仍然按文-革中材料放：
先放旁证材料，后附当地___说明意见。
（三）注意事项：
1、原来受处分，现已___或撤销，新清整档案时，应将___或撤销结论的批复放在原处分批复之前;
2、政治历史问题与违纪错误一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类，凡未给处分的，以政治历史问题为主的归第五类，以违纪错误为主的归第八类;
3、党员受党纪处分复查呈报表不进档。
第九类：
工资、任免、退（离）休等材料
（一）归入该类的材料内容如下：
1、工资情况的材料。
①干部职务工资变动登记表;②干部工资级别登记表;③干部调资升级审批表;④调整工资区类别审批表;⑤工资制度改革审批表;⑥浮动工资转为固定工资审批表;⑦企业职工（干部）工资情况清理表;⑧定级和解决待遇、增加退（离）休费的审批材料。
2、任免材料：
①干部任免呈报表（如附有考察材料，均应在备注栏中注明）;②干部提调呈报表;③军队干部提升、授衔报告表、军衔审批表;④公务员过渡审批表、参照公务员过渡审批表。
3、出国、出境材料：
①出国、出境人员审批表（备案表）、登记表;②驻外使馆审批表。
4、各类代表大会代表登记表。
5、机关单位选拔、聘用、录用、转干、转业材料：
①聘用干部合同书、审批表及续聘审批表;②吸收录用国家干部审批表;③解聘辞退材料;④入伍登记表、复员或军队转业干部军人审批表;⑤调动工作审批表;⑥待遇、退（离）休、退职材料：
退职、退（离）休审批表及本人写的申请书或报告，申请停薪留职的报告、批复，离职通知书，复职审批表，退（离）休干部提高待遇审批表。
（二）排序编目方式：
按时间顺序或材料性质相对集中排序。
按材料性质相对集中排序的方法是：
1、工资情况的材料;
2、任免材料;
3、出国、出境材料;
4、各种代表会登记表;
5、聘用录用、转干、转业材料;
6、待遇、退（离）休、退职材料。
注。
每小类中的材料再根据形成材料的时间顺序排列。
（三）注意事项：
1、《干部职务工资变动表》从___年工改后的工资情况开始填写，只填执行的职务工资标准和职务工资额，不包括基础工资和工龄工资。
该表放九类一小类第一份材料的位置;
2、凡选举职务和需要政府部门履行有关手续再对外公布的职务，其选举结果和政府任免的文号、时间应由有关干部部门填写在干部任免呈报表的有关栏目后方可进档;
3、九类中有些小类没有材料的也应在档案总目录上写上小类的标题，并留出适当空格以便今后补充材料。
第十类：
其他可供参考的材料归入该类的材料内容如下：
1、有残疾的体检表、残废等级材料、因公负伤的证明材料;
2、干部___后报纸报道的消息和讣告：
悼词（生平），非正常死亡的调查报告及遗书等;
3、法院系统“人民陪审员登记表”;
4、照顾招收退休退职死亡干部子女报批表;
5、预备役___登记表;
6、转业干部转服预备役审批表;
7、只生一个孩子审批表。
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