出差管理办法.docx
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出差管理办法
Q/HJ
广州豪进摩托车股份有限公司管理标准
Q/JTRX3·GS-02-2012
版本号：
02号
出差管理办法
编制
王爱国
审核
刘伟峰
批准
刘国杰
3–6发布2012-3-6实施
广州豪进摩托车股份有限公司
发
布
1目的
为加强出差及差旅费用的管理，保障公司各项经营管理活动的正常运行，增收节支，加强公司出差费用的规范化管理，指导员工报销真实、必要、合理的出差费用，特制定本制度。
2适用范围
本制度适用于公司所有员工。
3定义
3.1出差：
指员工离开常驻工作地外出公干。
3.2差旅费：
是指员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要、合理的费用，具体包括：
往返交通费、市内交通费、住宿费、伙食费等。
4审批程序及权限
4.1公司员工出差，应填写《出差申请单》（一式两联,一联用于财务报销，一联用于行政备案）（见附件1），并按以下权限审批：
4.1.1副总经理级及以上：
①申请人→②分管副总裁（审核或审批）→③总裁（审批）→④行政部备案
4.1.2经理级（含副经理）及相应级别的工程技术人员：
①申请人→②分管副总经理（审核）→③总裁（审批）→④行政部备案
4.1.3科级（含副科级）及相应级别的工程技术人员以下人员：
①申请人→②部门负责人（审核）→③分管副总经理（审批）→④行政部备案
4.1.4销售系统人员业务出差，按正常流程审批后由销售部门内部备案。
4.2员工出差时限由派遣领导予以核定。
几人协同出差的，由主办业务部门或人员填写《出差申请单》。
因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以通讯方式请示，出差后补办手续。
4.3市场销售人员按销售部门出差审批相关程序执行。
5出差费用标准
总体原则：
对出差人员的伙食补助费、市内交通费实行“包干使用”，住宿费实行“凭票限额实报，超支不补”。
5.1出差费用包括以下内容：
5.1.1交通费（公路、铁路、船舶、飞机等，包括抵达目的地后因无公司车辆接送产生的公交车费、出租车费等）
5.1.2食宿费（住宿、伙食费）
5.2员工国内出差按以下标准执行：
5.2.1往返交通工具标准：
交通工具
职级
飞机
火车
长途汽车
出租车
公交车
公司派车
副总经理及以上人员
经济舱
①普通列车软卧软座②高铁
可乘
可乘
可乘
由驾驶员根据往返公司路桥费用、燃油费用单据凭证按财务相关程序办理报销。
正、副经理级
经济舱
①普通列车软座硬卧②高铁
可乘
预申请
可乘
正、副科级、
普通员工
/
①硬卧硬座；②预申请高铁
可乘
预申请
可乘
可乘
预申请
可乘
（注：
1.员工出差往返交通费用根据以上标准实报实销；2.职级包含相应级别的工程技术人员）
5.2.1.1正、副科级及普通员工乘坐火车出差，符合从晚上8点到次日晨8时之间，在车上过夜7小时以上或连续乘车时间超过12小时的，可以购买规定标准的卧铺。
所有人员在广东省内出差的均要求当日返回，不得在外住宿，因特殊工作原因确须在外住宿的须经部门分管领导同意后方可补办手续按标准凭票报销住宿费。
5.2.2员工国内出差费用报销标准
上海、北京、天津、深圳
省会城市、经济发达地区
其他地区
报销依据
副总及以上人员
住宿标准
200
200
200
凭票限额内报销
伙食标准
50
40
40
无票定额报销
市内交通费标准
50
50
50
凭票限额内报销
正、副经理
住宿标准
180
120
100
凭票限额内报销
伙食标准
50
40
40
无票定额报销
市内交通费标准
10
10
10
无票定额报销
正、副科级、普通员工
住宿标准
140
100
80
凭票限额内报销
伙食标准
50
40
40
无票定额报销
市内交通费标准
10
10
10
无票定额报销
备注：
1、职级包含相应级别的工程技术人员；
2、经济发达地区包括：
广东、福建、海南、浙江、江苏、重庆。
员工国外出差按以下费用报销标准执行。
中东地区
（美元/天）
欧美发达地区（美元/天）
非洲地区
（美元/天）
报销依据
副总及以上人员
长途交通工具
经济舱
经济舱
经济舱
凭票实报实销
住宿标准
150
160
180
凭票限额报销
伙食标准
50
50
50
无票定额报销
短途交通
可乘出租车
凭票实报实销
杂费
10
无票定额报销
正、副经理
长途交通工具
经济舱
经济舱
经济舱
凭票实报实销
住宿标准
130
140
160
凭票限额报销
伙食标准
50
50
50
无票定额报销
短途交通
可乘出租车
凭票实报实销
杂费
10
无票定额报销
正、副科级、普通员工
长途交通工具
经济舱
经济舱
经济舱
凭票实报实销
住宿标准
110
120
140
凭票限额报销
伙食标准
50
50
50
无票定额报销
短途交通
可乘出租车
凭票实报实销
杂费
10
无票定额报销
（注：
中东地区、欧美地区及非洲地区具体包含的国家见附件3，对前述三类地区之外的国家的出差标准参照国家公务员同期临时出国的标准执行）。
5.3.1国外住宿发票住宿费与伙食费开在一起的,应分别按住宿与伙食补助标准凭票限额报销。
5.3.2国外出差食宿由客户提供的,不再补贴住宿与伙食。
5.3日补贴标准按照出差天数计算：
5.4.1出发时间为中午12点之前（含12点）的，出差当日按全天计日补贴。
5.4.2出发时间为中午12点之后的，出差当日按半天计日补贴。
5.4.3返回出发地时间为中午12点之后（含12点）至下午18点之前的，返回日当天按半天计日补贴。
5.4.4返回出发地时间为下午18点之后的，返回日当天按全天计日补贴。
6出差费用报销
6.1费用归属
出差费用遵循谁受益谁承担的原则。
各部门应通过严格执行出差事前审批制度，确定出差费用的受益部门。
若出差受益部门与员工所在部门不一致，出差申请经受益部门权签人审批同意的，费用归属受益部门。
6.2票据要求
所有住宿、交通或其他任何费用报销时须提供真实业务的合法、合规的原始发票（若乘坐飞机还须提供登机证），同时须提供经审批的《出差申请单》。
6.3费用报销期限
6.3.1所有费用须及时报销。
出差费用自出差返回之日起，一周内（六个正常工作日）提交到财务部门报销。
6.3.2超过上述时限提交又无正当理由的，对报销金额按照50元/千元计算罚款金额（最低罚款50元），罚款直接在报销时扣减。
6.4例外事项
员工若发生任何与本制度不符的费用，须事先获得其单位第一负责人、分管副总经理、行政负责人、财务审核人的批准。
报销时填写例外事项说明书，经部门负责人、分管副总经理、行政负责人、财务审核人和财务部负责人审批通过后方可报销，未通过审批的将按正常标准或范围报销，超过标准或范围的部分由个人承担。
6.5费用报销的监控
财务部门将定期对员工出差费用报销的真实性、必要性、合理性进行抽查和审计，若发现员工在费用报销时有谎报、虚报、重报等情况，除取消报销项目外，还将处以单次报销金额5-10倍的处罚后对责任人予以开除处理。
直接上级、部门负责人和分管领导在出差与报销审批时存在监管不力、纵容违规等失职行为，将视其情节轻重提交行政部对相关员工及主管给予相应处分，情节特别严重的，将移交司法机关处置；同时若因财务审核不严而导致以上违规行为的，将视其情节轻重对相关责任人给予违规报销金额的1-2倍处罚。
6.5.1违反费用报销规定的处罚标准
处罚人员
违纪情况
处罚比例
违纪责任人
直接上级
部门负责人/分管领导
备注
谎报、虚报或重报
取消报销项目、处罚违规报销金额的5-10倍，并予以开除
记过处分，并处罚违规报销金额的2-3倍
警告处分，并处罚违规报销金额的1-2倍
情节严重者，移交司法机关处理
6.5.2跨部门多人出差费用申请及报销均由牵头部门统一申请或报销费用，并统一编制《费用报销清单》（见附件2）；各部门出差费用申请及报销费用由部门负责人和分管领导审批后方可报财务部。
6.6相关费用标准报销办法
6.6.1住宿费用报销
①出差人员的住宿费实行限额内凭发票据实报销，按实际住宿的天数计算报销。
②出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。
③出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，如会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的业务情况，可按4.1.1条款所规定的程序向副总裁、总裁进行申请（如在出差中，可先电话申请），在副总裁、总裁允许的前提下，可按实报销。
④住宿费标准一般指每天每间，当两个或两个以上的员工出差时，除男女有别可分开住宿外，无特殊情况不可独自开房住宿；两人同性别一起出差，只能按1人住宿费用标准报销；3人一起出差，按2人标准报销；以此类推。
不同职位人员可按两人中高职位员工的报销标准额度作为标准，不累加住宿人员可报销额度。
⑤出差人员如在同一地区的同一旅馆连续住宿多日的，应按实际住宿天数开据总费用发票，提交报销的发票不可分天数开据多张，否则，财务部门不予报销。
6.6.2伙食补助费用报销
①出差期间如由接待单位安排用餐或因业务需要招待相关单位人员用餐的，按《业务招待费管理制度》标准执行，不得再按本制度标准报销个人伙食费。
出差期间发生的业务招待费用，必须与住宿费、往返交通费等差旅费用同时到财务部报销。
对出差期间发生的业务招待费单独报销的，财务部不予受理。
②出差人员出差（车）不足5小时但已跨中午或晚上休息时间及早上6:
30前出差（车）且超过3小时，按标准伙食补助15元/餐，晚上12:
00以后仍在外出差（行车）可享受夜晚伙食补助15元/餐。
6.6.3交通费用报销
①员工出差往返交通费用根据规定标准限额内实报实销。
②原则上不允许单人自驾私家车或公司配备用车出差，如因特殊情况及得到总裁特批的，对于自驾私家车或配备车辆人员出差，按往返路桥费、油费据实报销。
若司机驾车随同出差，可随出差人员食宿，不再另行报销。
③销售市场业务人员配备长期出差用车的，按销售部门制定标准限额内报销，不享受本制度交通费报销标准。
④销售市场由公司配备车辆的业务人员，公司统一负责车辆上牌、年检、保险、养路费等相关费用，车辆在办公过程中正常产生的路桥费、燃油费、维修保养费控制在3000元以内，超出部分费用自理。
⑤未经公司允许严禁公车私用，否则不予报销当月费用。
⑥出差人员原则上不得乘坐出租车（除副总经理级及以上人员），但下列情况除外：
（以下情况须得到分管领导同意后方可报销。
回公司后，分管领导需在其报销申请上加以说明，并签名确认）
出差目的地偏远，没有公共交通工具的；
携有巨款或重要文件须确保安全的；
收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；
陪同重要客户外出的；
执行特殊业务或夜间办事不方便的；
国外出差；
6.7出差人乘坐飞机规定：
6.7.1除副总经理级及以上人员按标准可乘坐飞机外，其他人员原则上按规定交通工具乘坐，如因出差时间紧迫急需赶往出差地等情况，可按4.1.1条款所规定的程序预先报分管领导申请。
6.7.2副经理级及以上人员，如出差目的地较近（省内/湖南/江西等），且有火车交通工具能到达目的地，在不影响时间情况下建议不乘坐飞机。
6.7.3正、副经理（不含）以下人员出差，如始发地机票价格优惠，并低于火车票价格或等同火车票价格，可乘坐飞机，超出部分由个人承担。
6.8出差通讯费用报销：
出差人员出差过程中的通讯费用不列入差旅费报销，按公司的《通讯费管理制度》执行。
6.9员工在广州市区或近郊短途出差，如公司未派车，交通费用凭票实报实销，误餐费参照国内出差伙食补贴标准执行。
7部门差旅费费用控制的上限
公司员工因公需要出差，除按上述标准执行外，为加强预算管理，各部门还应严格执行总体控制原则，在总体额度内抓好各部门的出差费用管理.
各部门的差旅费控制依据以及标准《差旅费费用部门控制额度表》，涉及费用额度变更的权限为总裁。
8其他事项
8.1参加本地区培训或会议，除会务组特殊要求住宿外，原则上不住宿；已交纳会务费用的（含住宿、伙食），不得另外申报住宿、伙食费用。
8.2公司员工出差要自觉遵守本制度，对故意拖欠差旅费借款，逾期不到财务部门办理报销手续的，除从本人工资中扣除外，取消其借支差旅费的资格。
8.3涉及国外学习、考察、参观的出差计划、费用一律报副总裁、总裁审核批准。
8.4出差人员要实事求是，如发现弄虚作假现象除不予报销外同时按公司有关规章制度严肃处理。
9．本管理制度解释权归行政部。
10.本管理制度实施有效期为1年。
11．本管理制度自颁布之日起施行，原相关的管理制度同时废止。
附件1：
出差申请单
NO:
年月日
申请人
部门
职务代理人
出差事由
出差时间
月日-月日
出差地点
预计旅费
交通工具：
1.路线：
1.
2.2.
部门负责人
分管领导
总裁/副总裁
注：
本申请单一式二联，第一联交财务部报销，第二联交行政部备案。
费用报销清单
序号
部门
出差人
出差时间
职务
出差事由
出差地点
个人费用
公共费用
交通
住宿
餐饮
其他
合计
餐饮
住宿
路桥
油费
停车
维修
洗车
补胎
机油
其他
合计
合计：
合计：
编制：
审核（部门负责人）：
核准（分管领导）：
备注：
1、此表由牵头申请出差部门填写、并负责报销，主要针对跨部门多人出差；2、个人费用中的住宿费主要针对单人出差或2人以上异性出差，确需分开居住的费用报销；3、公共费用中的住宿费主要针对2位同性人员共住的费用报销；4、此表中需注明出差人员姓名、部门等信息。
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