采购经验教你一招如何评审一家新供应商工厂.docx
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采购经验教你一招如何评审一家新供应商工厂
采购经验：
教你一招如何评审一家新供应商工厂
20世纪80年代初，我负责胡佛环球公司（HooverUniversal）的汽车座椅业务，后来江森自控（JohnsonControls）收购了该公司。
当时，有家为丰田汽车（Toyota）供应零部
件的日本同行，要求派员参观我们工厂。
我们认为从简短的参观中他们不可能了解到什么，就答应了他们；不过附了个条件，就是回访他们的工厂。
来访者在我们最好的工厂呆了不到一个小时，也没做任何记录。
但当我们最后看到他们的参观报告时，却不由大吃一惊。
他们对我们工厂和技术的描述细致入微，甚至对我们销售成本的估算也不失毫厘。
而与此同时，我们的高级管理人员也参观了他们在日本的工厂，却近乎空手而归。
痛定思痛，我决心让我们的管理人员（包括我自己）练就火眼金睛，在参观工厂时，能像日本同行那样明辨其优势和劣势。
“十年磨一剑”，终于，我打造出了速读工厂的利器――“工厂速评法”（RPA，RapidPlantAssessment）。
自1998年以来，此法在对150多家工厂的400多次参观中行到了应用。
它提供的信息影响了从基准比较、竞争对手分析一直到战略收购等一系列的活动和决策。
更重要的是，应用此法后，参观结果不出一天即可得出；而绝大多数评估系统却往往要费尽周折、耗时数周。
举个例子来看看此法威力究竟有多大。
在我担任奥什科什卡车公司
（OshkoshTruck）首席执行官时，我们参与了一次竞争异常激烈的拍卖，标的是一家领先的美国消防车生产商——皮尔斯制造公司（PierceManufacturing）。
该公司的管理人员对由奥什科什最终收购他们心存芥蒂，因此公允许我们对其属下的三家工厂各进行限时30分钟的参观，而参观的时间间隔只有数小时。
但是，就是在这样的走马观花中，我们充分掌握了他们工厂运作的信息，这些信息足以使我们确信：
通过消除物料处理方面的瓶颈、整合工厂、降低库存以及改油漆车间三班制为一班制等办法，我们每年能够削减几百万美元的成本。
由此，我们开出的价格比该公司财务数据所能显示的价值更高，最终赢得了竞拍。
当然，“工厂速评法”并不能代替收购时应做的审慎调查；同样，在选择供应商时，除此法涉及的那些因素之外，应该考虑的因素还有很多。
但是，管理者往往对直观信息熟视无睹，对数字情有独钟。
结果，他们就可能挂一漏万，忽略一些关键线索，不能真正了解到对方的优势和劣势。
由此导致的结果，要么是坐失良机，要么是“交友不慎”：
一一合作关系初看起来“柳暗花明”，不
久却发现已身陷“山重水复”。
此外，“工厂速评法”也可用于自我评估，从而揭示自己的工厂向参观者传递了哪些信息，并且以掘改进的机会。
我知道现在就有一些公司在向精益生产转变（leantransformation）的过程中使用着“工厂速评法”，其中有唐纳利电子公司（DonnellyElectronics）、伊顿公司（EatonCorporation）属下的航空设备集团（AeroquipGroup）、洛克希德.马丁公司（LockheedMartin）属下的哈沃斯公司（Haworth）的办公家具厂以及希捷科技公司（SeagateTechnology）。
下面我将详细介绍这种方法，并提供两张表格以帮助对参观结果进行整理分析。
工厂评估工具“工厂速评法”的核心是给工厂参观小组提供两个评估工具――“工厂快速评分表”和“工厂速评问卷”。
前者采用了11个分类来评估工厂的精益程度，后者则包括了20个相关的是非题，来确定工厂在这11个分类中是否采用了最佳方法。
参观结束后，小组成员需要将自己观察的结果填入两张表格（表格形式参见副栏“精益评估”）。
事实上，还有许多可量化因素能够用来评估工厂在“工厂快速评分表”中11个分类上的表现。
读者如果需要详细了解这些因素，可以访问网站，网址为www.bus.umich.edu/rpa。
在该网站上，还可以找到副栏“估算销售成本”中提到的其他一些高级评估工具。
参观时，小组成员应该仔细观察工厂环境的方方面面，要与操作人员和管理人员交谈，并要寻找该工厂坚持采用最佳方法的证据。
另外，在参观时千万不要记笔记，否则注意力会分散，原本可以发现的线索会错漏，与现场员工的交流也会受到影响。
正确的做法是：
每个小组成员应负责几个分类，参观结束后所有成员应迅速集合，交流各自的观感，并完成表格的填写。
我们还建议，所有成员都应回答最后一个问题，即“你是否会购买该工厂的产品？
”（有关参观小组人员构成及参观前准备工作的讨论，参见副栏“评估小组构成与培训”）下面，我们逐一看看每个分类。
第1类客户满意最佳工厂的工人一定知道谁是他们的客户（包括内部客户和外部客户）并把客户满意作为自己的首要目标。
除此之外，他们还明白，让来访者体验与众不同的经历，让他们离去时仍啧啧称道，正是自己的责任。
工厂对客户究竟是倾心关怀，还是麻木不仁，通过短短一次参观就能泾渭立见。
在客户至上的工厂里，你会受到热烈欢迎，会有人热情为你介绍工厂布局、员工、客户和产品情况；质量与客户满意度的评分结果也会醒目地公布出来。
如果你问某个员工“你手头的产品接下来流向哪儿？
”，而回答是“福特”或“6号线的约翰”，那么，在此评估指标上，给这家工厂的打分就可以高；如果回答是“我把它放进这个桶里，接下来怎么样我不清楚”，那么，打分就应该低。
（“工厂速评问卷”中问题1、2和20与这一评估指标相关）第2类安全、环境、整洁与秩序整洁有序的工厂里，零部件易于找到，库存易于清点估算，并且产品转移动也是安全和高效的。
这样的工厂光线充足，空气质量好，噪音低。
库存、工具和流程都有直观的标志系统清楚标明。
一家工厂在这些方面究竟做得有多好，只需略作浏览便可一目了然。
所有零部件都应受到同等重视。
许多公司殚精竭虑将贵重部件安排得井井有条，对标签、紧固件等低值部件却常常掉以轻心。
这种习惯有时代价非常高昂。
事实上，江森自控公司生产汽车座椅时，我们从未遗失过一张靠背或一块坐垫，可是，将倾斜装置与靠背坐垫连接起来的螺栓却经常遗漏缺失。
我们不可能交付给客户缺少螺栓的座椅（即使交付了，也收不到货款），因此，小小一颗螺栓，其价值其实与贵重部件难分伯仲。
（参见“工厂快速评估问卷”中问题3－5和20）第3类直观管理系统提供直观线索、明确指示方向的视觉工具在运行良好的工厂随处可见。
这些标志为员工清楚指明了位置和任务，极大提高了生产效率。
参观时，应注意寻找各种工作安排工具，如生产计划“看板”（kanban）、分色标志的生产线或工段、醒目张贴的工作要求、质量产出图表以及维修记录。
反映工厂良好的直观管理的其他标志还包括：
公布小组成员名单、生产改进措施以及休假计划等信息的布告栏，可以通览当前总体运作情况的中央控制室或整体进度板等。
通常，化工及其他加工行业的工厂直观管理程度相当高，但并非各种标志层出不穷、杂乱无章；即便是一些规模最大的工厂也倾向于将产品流动、工厂布局和其他重要信息一并集中显示。
（参见问卷中问题2、4、6－10和20）以下三个分类相互关联，根据显而易见直观线索就能对一家工厂在这三方面的表现迅速打分。
第4类生产计划系统最佳工厂依靠一个统一的“定速程序“（pacingprocess）来管理各条生产线及其供应商。
该程序常常位于生产线尾端，它控制着所有上游活动的速度和产量，很像领跑车在赛道上设定并控制着所有赛车的速度。
每道工序的生产要求都由下道工序的生产要求决定。
这就有效地控制了库存，提高了质量，缩短了停工时间，因为生产线再也不停工待料了。
相比之下，在使用中央生产计划系统的工厂中，则会在流程的某个点上出现过多或过少生产某些部件的情况。
这是因为给每条生产线发布指令的是中央电脑，而不是实际使用该部件的生产线。
在参观前苏联的一家拖拉机厂时，我目睹了极端中央生产计划固有的许多兢兢业业生产着拖拉机，但是引擎厂交付的引擎数量一直不足，最后，他们只好将那些没有“心脏”的拖拉机拖出，停到了露天。
我数了一下，那些了无生气的拖拉机足足相当于6个月的产量，它们都在露天悄无声息，翘首以待最后的、也是最最重要的部件。
通过询问工厂或者观察库存水平，可以知道一家工厂是如何实施生产计划的。
如果库存在某个工段出现了积压，那么，各生产计划系统极有可能是“各扫自家门前雪”；或者，整个流程“流速”不当。
同样，如果生产计划是由中央制造物料规划系统（centralMRPsystem）做出的，生产线上则随处可见电脑屏幕或堆积如山的工作任务单。
此外，还应留意同一生产线操作人员之间的视觉交流与语言交流。
他们之间的距离应该近到可以随时交谈，并能看到对方的库存。
操作人员根据看到的实际状况可暂不理会中央生产计划，而便宜行事。
例如，当看到下
道工序库存出现积压，他们可以放缓生产速度。
（参见问卷中问题11和20）第5类空间使用、物料移动与生产线流动最佳工厂的空间使用率很高。
理想状态是：
物料仅移动一次，移动距离尽可能短，移动时物料置于高效率的运输箱中。
生产物料应沿生产线存放，而不是在几个库存区分隔储藏。
工具和工艺装置摆放应尽量靠近机器。
工厂布局应保证产品流动持续顺畅，而不是围绕特定种类的机器分成不同的“车间”，一个个块状分隔。
20世纪90年代中期，我第一次参观了总部位于奥地利的卢森宝亚国际有限公司（Rosenbauer），
该公司是欧洲最大消防车辆和设备生产商之一。
我给该公司打的分数很高，只是水泵和车辆组装除外，因为该公司仍在传统的“单元”中组装水泵和车辆。
两年后我再次参观该公司时，它的水泵和车辆组装已实现了精益生产。
另据公司管理人员报告，生产效率和产品质量都有所提高。
了解工厂空间使用情况的一个简捷方法是数一下铲车数量。
铲车通道占地大，操作成本高，会加得污染，还会鼓励不必要的物料移动。
最佳工厂里，物料如需短距离移动，员工会使用手推车；如果太重推不动，他们则会将手推车连接起来，用小电动牵引车拖动。
在任何工厂里，空间都是宝贵的必需品。
有些工厂把腾出新的空间定为提高生产效率的目标。
我们有位厂长甚至将这一概念提升到了艺术的高度，他经常腾出生产空间，然后将地板擦得锃亮，并用栏杆围起这块空间，然后向销售部门提出挑战，要求他们开发新的业务，使腾出的空间再次得到利用。
（参见问卷中问题7、12、13和20）第6类库存与在制品水平内部运作常常所需库存很少，因此，可见零部件数量是衡量工厂精益生产水平的很好标准。
看一看生产线，数一数每个工段的库存，你就能快速了解工厂的库存水平。
例如，如果生产线每分钟生产1件产品，你就知道每小时的产量是60个。
如果你发现某工段旁堆着约500件这种产品，你就知道静静躺在那儿的是8个小时的产量。
大多数情况下，一个工段每次需要的库存不应超过几分钟的产量。
每个零部件应该直接送到下道工序，迅速投入使用。
（参见问卷中问题7、11和20）第7类团队合作与激励最佳工厂里，员工时刻牢记生产效率和质量目标，他们熟谙本职工作，乐意与客户、来访者分享自己的知识。
只消在工厂里扫视一下，士气高昂的员工与邋遢、漠不关心的员工便一目了然；甚至与操作员稍作交谈，所得到的信息也颇为可观。
参观时要看看工厂是否将安全与环保措施以及质量与生产效率改进捷报贴在醒目的地方；有时公司垒球队的照片、慈善捐款情况公告也能说明问题。
另外，不妨找找与项目攻关和员工授权相关的布告或图表。
这些都是团队合作的明显标志。
如果找不到这些标志，那么很可能该工厂对团队合作仅仅是“叶公好龙”。
不过，也可以在参观时向管理人员和工厂员工提些相关的问题，作为观察的补充。
（参见问卷中问题6、9、14、15和20）第8类工具设备状况及其维护保养在最佳工厂里，设备整洁而且保养良好。
采购日期与成本醒目地印在机器一侧，保养记录张贴公布。
这些细节保证了工人能充分了解机器，并能制定预防性保养计划。
但也许更为重要的是，通过公开成本、公开保养记录，公司向员工表明：
一、管理层关注产品；二、为确保工厂运行顺畅，公司已作了很多投入；三、管量层关心员工工作。
所有这些都是保持员工高昂士气的重要因素。
此外，通过向车间员工询问运转情况，也能了解到许多信息。
一次，我的学生参观一家汽车公司新引进的一条生产线。
其中有位学生问一名工人他的工段运转情况如何？
“很好啊。
”，那位工人指着一台关键的检测器回答道。
但实际上，这台检测器却因时好时坏、不能保证精确度而无法自动检测元伯，需要进行人工检测。
这样，公司的一项重要技术投资却因人工检测造成了人工和时间成本上升，从而达不到预期的收益。
这位学生问的只是一个简单的问题，发现的却是浪费的根源。
可以向员工提出的另一个问题是：
操作人员和产品开发人员是否参与了工具设备的采购。
因为，车间一线工人和其他直接参与产品开发和生产的人员最清楚新设备的优缺点，也最了解生产线的实际需求。
最后，应该亲自查看一下设备。
机器不一定要新，但如果一台新置的机器污秽不堪、疏于修理，就表明该工厂预防性保养工作做得很差。
相反，如果一台机器尽管购买已有时日，
但看上去仍光亮如新，则说明该工厂对自己的投资呵护备至。
事实上，只要观察方法正确，许多问题轻易即可发现。
1970年，我在以色列参观了一家炼油厂。
当时，该工厂
管理人员告诉我，安装在两根原油输送管的四个端口上的四个温度表中有两个出了问题：
当其他两个温度表显示油温稳定不变时，这两个“问题”温度表表显示的油温变化却特别大，这就导致管理人员认为，显示油温稳定不变的那个温度表一切正常。
我提出爬上炼油炉顶端看一下，结果发现只有两个温度表——显示油温特别大的那两个温度表——与温度感应器连上了线。
另两个温度有之所以显示油温不变，仅仅是因为它们与温度感应器之间的连线断开了。
（参见问卷中问题16和20）第9类复杂性与不确定性管理这一分类评估的是工厂在管理、控制和降低本行业面临的复杂性和不确定性方面的水平。
在参观结束前评判工厂在此分类的表现确属不易，但是，何不重点关注某些指标？
例如，许多公司都要收集处理成千上万的数据，其量之大，远超所需。
如果观察到有许多人在手工录入数据，且用于输入数据的键盘数量众多，那么，该公司在复杂性和不确定性处理方面的工作做得实在不敢恭维，而如果数据收集也由人工完成，则糟糕尤甚。
此外，精益工厂产品流动迅速，库存维持在最低水平，因此，工人需熟悉的零部件数量有限。
最佳工厂能用同类零部件生产没的产品。
有些公司（如丰田汽车和戴尔电脑）甚
至设计出帮助操作人员从众多零部件中挑出正确部件的系统，从而将复杂性处理融进了生产流程。
比方说，如果工人拿错了气门，可能就会隔断感应器了出的电子光束，因而使红灯亮起来，并发出声音警报。
可以问一下他们厂里是否安装了这类系统。
（见问卷问题8、17和20）第10类供应链整合最佳工厂仅与数量有限的几家供应紧密合作，这些供应商紧密合作，这些供应商竭诚配合支持最佳工厂，因此最佳工厂成本低而质量高。
只要看看工厂进料箱上的标签，就能大致估算出它有多少家供应商。
注意：
进料箱上印有哪些供应商的名字？
进料箱是否为运进工厂的定制部件专门设计？
箱外有没有贴上专门的标签？
如果一家工厂同时向多家供应商采购同样的或同类的部件，那么供应商直接参与工厂产品开发的可能性就微乎其微了。
对于工厂来说，一个最佳方法就是根据可装运的制成品向供应商付款：
一旦产品下线，付款便自动完成。
这就减少了许多文书工作，也减少了结账所需的人手。
问问工厂有关人员他们是如何向供应商付款的；提这样的问题看起来无伤大雅，因此被问员工经常会信口作答。
如果在收货平台可以看到的文书工作林林总总，那就表明工厂供应链成本还是太高。
最佳工厂从供应商那儿获取物料，应该像同一生产线中下道工序从上道工序那儿获取物料一样。
（见问卷问题18和20）第11类质量至上最佳工厂总是孜孜不倦努力提高质量和生产效率,并且有迹可循.还记得本文开头提到的20世纪80年代初日本管理人员参观胡佛环球公司的事吗?
收到他们的参观报告后,我们的管理人员开始明白丰田汽车公司对供应商的期望,并据此作出了相应的高速年,胡佛环球公司赢得了为丰田汽车公司乔治敦（Georgetown）工厂供应“佳美”汽车（Camry）座椅的合同，这里起决定作用的并不是胡佛环球公司的质量与生产效率，而是我们明确作出的不断改进的承诺。
一家工厂是否关心质量通常一眼就能看出。
如果员工真的为自己的质量项目感到自豪，他们通常会给它取个名字，会悬挂横幅展示工厂的远景规划、使命宣言、经营目标以及迄今为止的达标情况。
工厂和小组的长、短期目标，还有内、外部客户的要求、生产计划、工作指令、生产效率水平/进料出货质量、废料与返工、出勤、员工休假计划、安全和员工培训等情况记录都应该在生个工段张贴展示。
（这与第3类有重叠）另外，还应该了解工厂是如何处理废料的。
管理较好的工厂有意唤起员工对废料的注意，而不是将废料东匿西藏。
例如，它们会用灯光聚焦废料，或用红色标签将其醒目标出，因为它们想立刻知道废料是否正在堆积，或者生产流程的某段是否正在生产次品。
可以询问员工次品下线时他们是如何处理的。
随意处置或者故意藏匿次品是低效率的标志。
最后，还应该问一下产品开发的情况。
开发过程中有没有设定成本与时间目标？
新启动的业务管理是否好，成本是否低？
（见问卷问题15、17、19和20）给工厂打分参观结束后，小组成员应马上碰头，交流所见所闻，完成参观报告。
报告内容应包括对工厂精益程度的评估，以及对工厂销售成本的估算。
碰头会事不宜迟，应立即进行，因为直观数据虽然生动，却稍纵即逝。
参观小组应同时使用“工厂快速评分表”和“工厂速评问卷”来评判工厂的精益程度。
对11个分类的评分从“差”（1分）到“优秀”（9分）、“最佳”（11分），分为6个等级。
“最佳”，顾名思义，就是行业内世界第一完成打分后，将各分类得分相加，相加后的总分将处于11~121分之间，中间水平的工厂得分为55分。
“工厂速评问卷”也应同时完成。
（副栏“工厂速评数据库”对我的学生参观过的工厂的重分情况进行了解释）根据“工厂快速评问卷”中回答“是”的数量，可以对一家工厂的效率作出基本准确的评估。
精益生产是无法假冒的。
11个分类中的6个分类和20个相关问题中的16个问题，几乎完全基于工厂环境中显而易见的因素。
“工厂快速评分表”中的评估或许特别有用，因为11个分类凸显了工厂众多方面的优点与缺陷。
得分较低的分类明显应该立即着手改进，这也正是工厂精益生产万里长征的第一步。
顺便提一下，“工厂速评法”还包括估算工厂销售成本的模板，以及涵盖范围从年人均销售额，到经常费用，到组装一台个人电脑所需小时数的一系列“典型工厂数据”。
然而，与判断工厂精益程度相比，测算销售成本需要更多的经验，因此在本文中我省略了它的具体计算方法。
对于“工厂速评法”中这方面的概要介绍，可以参阅副栏“估算销售成本”。
事实上，如果一家工厂在训练有素的人看来相当不错，那通常它也真的是相当不错。
在评估收购对象时，我曾多次将“工厂速评法”与审慎调查一并使用。
在参观竞争对后的工厂后，我经常对自己工厂的运营作出很大改进。
我也曾向数百名学生和管理人员传授过：
“工厂速评法”，他们随即对自己和竞争对手的工厂重新进行了审视，往往耳目为之一新。
“工厂速评法”简单，易学易用，而且经实践检验证明，实在是威力巨大。
评估小组构成与培训工厂快速评估小组人数不多，一般由4－5人组成，其中一人担任组长。
具备被评估行业的设备知识者为恰当人选，具备生产经验者则最为理想；但是，不管怎样，整个小组应具备不同类型、不同层次的经验。
我曾派过好几个小组参观同一家工厂，尽管他们的经验组合各不相同，但是，其评分结果和提出的改进建议却惊人地一致。
小组成员通常需经1－3天的培训来掌握“工厂速评法”解读工厂，培训时间长短则取决于他们对精益生产的熟悉程度。
初次精益评估培训后，学员最好先在自己工厂内试用此法。
另外，试用和正式使用此法后形成的报告也可成为公司记录的重要补充，为改善绩效提供基准，为未来培训提供素材。
另外，评估者也不难找到一些专门为具体制造行业和服务行业提供比较基准的网站，它们的见解也非常具有参考价
值。
正式参观工厂前，小组应先了解具体行业的特征，这非常重要，因为在某些行业被认为是过高的库存或冗赘的做法，到了另外一些行业则可能避免不了。
例如，医药行业的公司为满足法规对纯净度的要求，会加设一定程度的监控，而对于日用品企业这往往是多余的。
还有，餐馆或发电厂库存往往会较高，产能往往也会部分闲置；这种状况其他行业却常常不能接受。
通盘考虑过这些操作层面和法规层面的要求后，小组评估将会更加准确。
精益评估工厂：
参观时间：
评分人：
工厂快速评分表小组成员使用“工厂快速评分表”对一家工厂在11个分类上的表现进行评分，得分范围从“差”（1分），“优秀”（9分）到“最佳”（11分），共分6个等级。
各分类得分相加后总分将介于11分（所有得分都是“差”）和121分（所有得分都是“最佳”）之间，中间水平的工厂得分为55分。
评定一家工厂各分类得分时需考虑的因素正文中已有描述；更详细的评分因素登载在网址为http:
//www.bus.umich.edu/rpa。
“工厂快速评分表”与同在本副栏的“工厂速评部卷”相互关联，因为部卷上的所有问题都与每一具体分类有关。
如果工厂希望得分逐年提高，那么最好每年都评估打分；同时，我们建议评估结果最好在各工厂间共享；另外，锐意改进的工厂管理者应首先从得分最低的方面着手。
分类“工厂速评问卷”中的相关问题差
（1）
平均以下（3）平均（5）平均以上（7）优秀（9）全球最佳
（11）得分1.客户满意1，2，202.安全、环境、整洁与秩序3－5，203.直观管理系统2，4，6－10，204.生产计划系统11，205.空间使用、物料移动与生产线流动7，12，13，206.
库存与在制品水平7，11，207.团队合作与激励6，9，14，15，208.工具设备状况及其维护保养16，209.复杂性与不确定管理8，17，2010.供应链整合18，2011.质量至上15，17，19，20
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