归档文件整理规则怎样整理好档案.docx

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归档文件整理规则怎样整理好档案

第一节Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuse

第二节

第三节Forpersonaluseonlyinstudyandresearch;notforcommercialuse

第四节

第五节归档文件整理规则（文书档案）一,整理的特点,原则,适用范围《归档文件的整理规则》是以"简化整理,深化检索"为宗旨的,它与传统的立卷相比较,根本特点就是以件为单位,简单地说,它所提出的整理方法就是以"件"为整理单位.《规则》提出的整理原则,概括为"遵循文件的形成规律,保持文件之间有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.《规则》对归档文件的概念做了一个界定.专指办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料.另外,《规则》对适用的归档文件种类也进行了限定,明确为纸质文书材料.不适用于科技,会计等专门档案以及声像,电子等特殊载体的档案的整理工作.这些档案的整理仍然按以前的整理方法.二,整理要求1,归档文件要齐全完整.2,对归档文件要进行修整.3,建立文档一体化.4,公文处理必须符合要求.这与立卷时提出的要求是完全一致的.都必须符合《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党各级领导机关文件处理条例》三,整理方法

（一）"件"的确定:

通常情况下,一份文件就是一件,也有一些特殊情况:

1,正文与附件视为一件.正文在前,附件在后;2,正文与处理单视为一件.处理单在前,正文在后;3,正本与定稿视为一件.正本在前,定稿在后;4,原件与复制件视为一件.原件在前,复制件在后;5,转发文与被转发文视为一件.转发文在前,被转发文在后;6,一些报表,名册,图册等,一册作为一件;7,来文与复文视为一件,复文在前,来文在后;8,请示经过若干层次形成的批复,各为一件,可作为同一事由排列在一起;9,格式统一的表格,视为一件;10,不易拆开的会议材料,视为一件;不易拆开的会议记录,视为一件;不易拆开的介绍信存根,视为一件.

（二）文件的修整1,首先,对破损的文件要进行修补,托裱.2,其次,对字迹模糊,褪色的文件要进行复印.3,另外,要去掉金属器.4,超大型纸张要处理.（三）装订《规则》提出用不锈钢订书钉装订,在件的左侧用两根不锈钢钉装订,要求左齐,下齐.对于一些厚的文件,我们仍旧采用"三孔一线"的装订方式.密封好的书不重新装订.（四）分类《规则》选择年度,组织机构（或问题）,保管期限作为通用的分类方法,分类层次最多三层,年度——问题（或组织机构）——期限;最少两层,按照市局的要求,我们邗江区采用两层分类,即按年度——期限.（五）归档文件的排列《规则》对文件的排列顺序作了规定,必须在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间,重要程度等排列.即坚持了"事由"原则,因此,我们在排列时,对事由的理解显得尤为重要.事由是指一件具体的事,或一个具体的问题,或一段较紧密的工作过程.一项工程,一次活动,一次会议,均可分别视为一个事由.一次请示,批复收到后,可视为事由办理完毕.同一事由内的归档文件排列按文件的形成时间,日期在前的文件排列在前,日期在后的文件排列在后面.事由之间的排列,按事由办结时间的先后顺序,随办随归,会议文件,统一报表等成套性文件集中排列.暂时没有计算机或还没有购置相关软件,仅仅靠手工检索单位,文件的排列顺序为:

上级——本级——下级文号——无文号——会议纪要如果在归档结束以后,又出现了一些零散文件,那么我们应将零散文件排列在同一年度,同一保管期限的所有文件的最后,并在备注栏中注明;或者并入关系密不可分的相关文件作为一件,并在目录备注栏注明"此件为两件".（六）归档文件编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号.归档号是在整理过程中,体现归档文件类别,排列顺序的一组数字,字符的集合,包括全宗号,年度,保管期限,件号,机构（问题）,页数等编号项目.归档号填写在归档章内,归档章设置（见图）其中必填项为全宗号,年度,保管期限,件号,总页数,选择项为机构（问题）等.（全宗）号）（年度）（室编件号）*（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）总页数归档章式样图归档章采用红色印泥,一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上.文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上,以保持文件原貌.填写编号项目的字迹材料应耐久.全宗号:

填写档案馆给立档单位编制的代号.年度:

填写文件归档年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2002.保管期限:

填写归档文件保管期限的简称（永,长,短）.件号:

填写文件的排列顺序号.件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制.室编件号的编制方法为:

在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从"1"开始标注.馆编件号按进馆要求标注.机构（问题）:

不填写总页数:

填写每一件归档文件中有图文的页面的总数.（七）编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.编目应做到准确,全面,详细,深人,以适应档案管理现代化及计算机检索的需要.归档文件应逐件编目.来文与复文作为一件的,只对复文进行编目,但必须在题名栏中用（）注明有无来文,如"附请示";若作为两件,则分别编目.同一事由形成多份文件的,应分别编目.归档文件目录设置件号,责任者,文号,题名,日期,页数,备注等项目（见图）.归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注归档文件目录式样图件号:

填写室编件号.责任者:

填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者的名称..文号:

填写文件的发文字号,一般由机关代字,年度,顺序号组成,,须填写完整.题名:

文件标题.文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名）,填写时照实抄录;文件有正副题名的,正题名能反映文件内容的,副题名无须抄录;文件有并列题名的,并列题名与正题名一并抄录;没有题名或题名不规范的,可自拟标题,外加"[]"号.文件的附件独立性强,正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录.外加"（）"标注.在计算机辅助管理条件下,若题名较笼统,需要进一步细化著录.如"××介绍信存根"一本作为一件时,其题名可为"××介绍信存根",其介绍信中的人名可在备注栏中录入,以便二次检索.日期:

文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如.页数:

规则不要求编制页码,而以数数来确定这份文件有效张数.备注:

注释文件需说明的情况.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型.归档文件目录应装订成册并编制封面.归档文件目录一年装订成一本,亦可每年区分保管期限装订成三本,或每年区分机构（问题）装订成若于本.封面设置全宗名称,年度,保管期限,机构（问题）（见图）,内页加目录或口取纸以区分保管期限和机构（问题）.其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称.归档文件目录全宗名称年度保管期限机构（问题）归档文件目录封面式样图用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份.载体推荐为一次写光盘.（八）装盒1,备考表装盒之前要放一张备考表,备考表要填写准确完整.备考表项目包括盒内文件情况说明,整理人,检查人和日期.备考表盒内文件情况说明整理人:

检查人:

年月日备考表式样图

（1）盒内文件情况说明:

填写盒内文件缺损,修改,补充,移出,销毁等情况.

（2）整理人:

填写负责整理本盒归档文件的人员姓名.（3）检查人:

填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名.（4）日期:

填写归档文件整理完毕的日期,也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期.2,装盒时要注意两点:

（1）不同形成年度的归档文件不应放在同一档案盒;

（2）不同保管期限的归档文件不应放在同一档案盒.3,档案盒项目填写全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号档案盒背脊式样图

（1）档案盒封面应标明全宗名称.

（2）档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号,年度,保管期限,起止件号,盒号等必备项,并可设置机构（问题）等选择项.其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用"-"号连接.档案盒不编制盒号.四,排架归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致,即分别采用"年度——保管期限".第二节声像档案声像档案从载体上分为照片档案,录音录像档案,光盘档案.这三种载体的档案应分别整理,设置不同的目录号.一,照片档案

（一）定义照片档案是国家机构社会组织及个人在社会活动中直接形成的有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史记录.常规的照片档案包括底片,照片和文字说明三个部分.

（二）收藏范围1,反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案.2,领导人和著名人物参加与某单位,某地区有关的重大公务活动的照片档案.3,某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案.4,记录某单位,某地区重大事件,重大事故,自然灾害及异常现象的照片档案.5反映某地区地理,古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案.6与其他载体档案有密切联系的照片档案.7,其他具有保存价值的照片档案.（三）照片档案的整理原则照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系,有利于保管,便于为利用者提供服务为整理原则,有条件的照片档案的底片应单独整理和存放,照片和说明一同整理和存放.（四）照片的整理要求1,照片要组成案卷（保管单位）.2,案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题.3,档号规范,准确,清晰,不得出现重编,漏编及空号现象.4说明格式正确,项目齐全,能准确揭示照片内容,反映整理情况.5案卷装订美观,要有卷内目录和卷内备考表.6,有完整的,符合标准格式的案卷目录.（五）照片档案的整理方法1,分类照片档案采用时间——问题两层分类法.考虑到我们邗江各机关每年形成的照片不是很多,所以我们直接就按时间进行分类,即按照片形成的时间.2,排列同一年度的照片按时间先后排列以后,要结合事由的原则,即要将反映同一活动的一组照片相对集中,比如,我们召开的工作会议形成一组照片,要排放在一起.3,组卷照片档案的组卷实际上就是根据分类情况,将照片底片和文字说明一起固定在相册的芯页上.在一本标准相册里,左侧是放照片的地方,右侧上方是文字说明,右侧下方是放底片.文字说明是由照片号,底片号,事由,时间,地点,摄影者,参见号组成.照片/底片号——案卷内照片的顺序号.在同一本相册内,照片号从"1"开始编流水号,直至编到最后一张照片.第二册照片照片号仍然从"1"开始编流水号.事由——照片影像所反映事件,事物的情由.时间——事件发生或事物变化,产生的时间和拍摄时间.一般用阿拉伯数字表示,年月日之间用"."表示,例如2006年3月5日,应写作"2006.3.5".地点——被摄物所在的具体地点.摄影者——照片的拍摄单位和拍摄人.参见号——与本张（组）照片有联系的其他档案的档号.整个文字说明部分不应超过200字.底片——我们在接触底片时应戴洁净的手套操作,防止汗渍污染底片.（六）编制卷内目录以照片的自然张或有总说明的若干张（即一组照片）为单位填写卷内目录.照片档案卷内目录的格式照片/底片号——即卡片文字说明中的照片/底片号.照片题名——在尽量保证基本要素内容完整的前提下,将文字说明改写成照片题名,照片题名不应超过50字.拍摄时间——即卡片文字说明中的时间.备注——即需要说明的情况,有就填,没有就空白.（七）填写卷内备考表备考表中填写立卷人,检查人和日期,有需要说明的情况要加以说明.（八）编制档号在相册的脊背上贴一张绿色的文书档案标签,标签上注明全宗号,目录号,年度,卷号.（九）编制目录案卷目录可参考文书档案的目录格式.档案室编号——案卷的流水号,从"1"开始编.题名——责任者,时间,事由三要素构成.即**单位**年度形成的关于***方方面面的照片",起止日期,这一册中最早拍摄时间至最后拍摄时间.二,录音录像只在录音录像脊背上贴上标签,标注档号,放入档案盒即可,同时要编制案卷目录.三,光盘光盘的整理方法参照照片的整理方法.具体放光盘的档案盒档案局有专门销售.第三节实物档案一,实物档案的归档范围凡是本单位在行使职能活动时,形成,获得或者收集的,对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围,实物档案归档范围如下:

1,本单位获得的县级（含）以上涉及综合工作的各种荣誉证书,奖状,锦旗,奖怀,牌匾等.2,本单位举办或承办重大活动形成的有保存价值的凭证性实物,包括活动标志,证件,证书,奖章,纪念品,首日封,纪念邮票,组织机构印章,赠送的礼品等.3,本单位外事活动中获赠的纪念品,礼品.4,其它有重要保存利用价值的实物.二,实物档案的归档要求1,实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交,任何单位,部门或个人不得将实物损坏或转送他人.2,归档实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明.3,归档的实物档案应保持整洁,无破损.三,实物档案的整理

（一）分类实物档案原则上按实物形状分类,实物形状具体分为平面实物,立体实物等类别,考虑到我们邗江各机关每年形成的实物档案内容单一,主要是一些荣誉实物档案,数量较少,所以可以不分类,打破载体形式界限,直接按归档时间顺序统一编号.

（二）编号依照实物形成的时间先后顺序排列,从1开始编制流水号,实物档案应以"件"为单位,按一件一号的原则进行编号,并在实物上粘贴标签,平面实物粘贴在实物反面的右下方,立体实物将标签粘贴在实物底部.归档章项目包括:

全宗号,目录号,年度,案卷号.全宗号:

同级档案馆给立档单位编制的代号.目录号:

全宗号所属目录的编号,一般情况下为8.年度:

实物形成的时间,注明到年份.案卷号:

每件实物档案的流水编号.归档章项目应用阿拉伯数字填写,书写材料应符合档案管理要求.（三）编目实物档案应按分类编号要求,将目录录入计算机,编制实物档案案卷目录,案卷目录的格式用文书档案案卷目录格式,题名注意要注明标准内容外,要注明载体.（四）保管实物档案从某种程度上体现着一个单位的发展史和光荣史,有着不可替代的地位和作用.许多实物都具有较强的代表性,可参考性,所以它的保存又不能象文书档案,科技档案那样简单地放在档案柜中,而是要采取相对开放式的保管方式.如:

整齐地陈列于荣誉室,使各阶段,各项工作中取得的成绩得展示,对本单位的工作人员是一种鼓舞和激励,能发挥其他档案不可替代的作用.当然,并不是所有的实物档案都要陈列出来,对于那些未被列入陈列柜中的实物档案,并不意味着将其打入冷宫,对其置之不理,而是要妥善放置于档案柜中,以被利用.具体保管要求有六点:

1,实物档案一般应专柜保管,对贵重的实物档案,要采取相应措施确保安全,移出档案室必须要履行签字手续.2,对实物档案应定期清点,做到帐物一致,发现问题及时查对清楚.3,实物档案应保持整洁,定期除尘,避免褪色,确保实物档案完好无损.4,存放锦旗,证书等易虫蛀的橱柜,要投放防虫剂.5,奖状可卷成筒状保管,锦旗也可卷成保管或折叠后放入档案盒保管.奖杯存入要避免又叠压,挤碰.（五）利用1,利用实物档案必须严格履行登记手续.2,利用实物档案原则上只能使用实物照片,如确需使用实物档案原件,须写明利用目的,经本单位分管领导批准后才能利用.3,归还实物档案时,档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查,核查无误后方可签字注销.如发现损坏,应追究责任.第四节会计档案一,会计档案的定义会计档案是指会计凭证,会计帐簿和会计报表等会计核算材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据.会计档案是国家档案的重要组成部分,也是各单位的重要档案之一.1998年财政部和国家档案局颁布的《会计档案管理办法》对会计档案的管理作了严格要求.《办法》规定,各单位每年形成的会计档案,都应由财务会计部门按照归档的要求负责整理立卷.会计档案在会计年度终了一年后向档案部门移交,不得自行封包保存.二,会计档案的整理一般采用年度—形式（名称）—保管期限分类组卷,即把一个单位形成的会计档案先按年度分开,然后再按名称分类,在每一类中按保管期限顺序排列,一年或若干年编一个流水序号.

（一）凭证的整理1,整理要求

（1）凭证要装订成册;

（2）加盖封皮;（3）包角:

凭证左上角用牛皮纸包角.2,整理步骤

（1）加贴凭证标签时间年月凭证号起止目录号案卷号会计凭证方形标签式样图注:

标签内项目统一用5号铅字黑色印泥加盖.

（2）装凭证盒,加盖盒脊标签全宗号目录号案卷号年度凭证号会计凭证盒脊背式样图注:

①会计凭证盒通常使用长23cm,宽3cm,高12.5cm（特别情况下可根据会计凭证厚薄程度选用相关会计凭证盒）;②会计凭证盒脊背栏目统一用红色印泥加盖即可;③0-9橡胶数码可携带会计凭证盒式样直接到刻字社定做.（3）编制案卷目录会计档案案卷目录类别号全宗号目录号顺序号案卷名称起止日期卷内张数凭证号保管期限备注41××村××××年会计凭证2006.1.2—1.281-3015年4243会计凭证案卷目录式样图注:

案卷目录内项目统一用碳素墨水笔填写,也可以用永乐文档一体化通用软件打印目录.

（二）帐簿的整理按照账簿种类整理立卷,具体方法是:

1,订本账,依次编有效页号,并在原装订本正面贴上会计帐册封面;2,活页或卡片账页,先去掉空白页并依次编排页号,再装订,并贴上会计帐册封面;自年月日起至年月日止本卷（册）内共保管期限卷别号:

全宗号:

目录号:

顺序号:

会计帐册封面式样3,排列:

历年账簿的排列顺序应尽量一致.具体顺序:

总账——明细账——银行日记账——现金日记账——往来账等等.4,编号:

账簿类内不再分开各种保管期限,所有各种账簿案卷统一由若干年编案卷顺序号.即历年编一个大流水号,这顺序号最大不超过四位数.5,填写案卷目录账簿案卷目录直接利用"会计档案案卷目录"会计档案案卷目录类别号全宗号目录号顺序号案卷名称起止日期卷内张数凭证号保管期限备注51××村××××年总帐20061—129025年52………………………………会计帐册案卷目录式样图6,装盒按案卷号顺序装满一盒再装第二盒,但不同年度的会计账册不能装入同一盒.硬盒正面不填写内容.硬盒背脊上方贴四线格标签.520061—4档案盒脊背四线格标签注:

会计帐册盒脊背栏目统一用红色印泥加盖即可.（三）报表的整理:

1,组卷年度报表,独立组卷.在整理报表时,对报表进行分析和说明的文字,是会计报表的重要组成部分,如财务情况说明,财务报告等,审批报告,批复等要与报表一同组卷归档,并放在被说明报表前.2,编制页码.在文件右上角编制页码.3,编制卷内目录卷内目录包括顺序号,责任者,文号,文件题名,日期,页号,备注（见图）.卷内目录顺序号责任者文号文件题名日期页号备注1××镇××村2………卷内目录式样图4,装订组好的案卷要除去卷内文件的金属物,加卷内目录,采用三孔一线方式装订.5,填写备考表卷内备考表卷内情况说明立卷人:

审核人:

立卷时间:

卷内备考表式样图6,填写封面（见图）自年月至年月保管期限本卷共件页归档号全宗号目录号案卷号6案卷封面式样图7,加贴案卷标签标签栏包括全宗号,目录号,年度,案卷号.全宗号:

不填写;目录号:

6;年度:

2002;案卷号:

从"1"开始编大流水号.全宗号目录号年度案卷号会计报表标签式样图注:

标签贴在距离封面背脊底线6㎝处.8,编制案卷目录案卷目录包括类别号,案卷顺序号,本年度案卷号,案卷名称,起止日期,页数,保管期限,备注.（见图）会计档案案卷目录类别号全宗号目录号顺序号案卷名称起止日期卷内张数凭证号保管期限备注61××村××××年会计年报20061—1238永久62会计报表案卷目录式样图三,排架

（一）排架顺序上架排列方式与本单位档案分类方案一致,采用按档案类别,目录顺序排列,我们先排凭证,凭证排定后,留适当空位,再排帐簿,留适当空位,再排报表.

（二）档案存放顺序从左到右,从上到下.四,会计档案的移交每个单位的会计档案由会计部门保管1年期满后连同一套档案目录一起移交给本单位综合档案室保管.案卷号按年度小流水编号凭证:

4案卷号:

从"1"开始,按年度小流水编号目录号:

4起止凭证号1—302006年5月盒内起止卷号年度目录号历年大流水号不要填写目录号:

5不要填写25年有效页数帐册内实际起止年月帐册名称,如:

现金日记帐单位名称,如:

××镇（街）××村案卷号1年度2006目录号6填写年月如:

2006.8凭证起止号记帐凭证起止号码按年度从"1"开始编大流水号不填写

怎样整理好档案？

（参考）

北京盛世兰台档案科技有限公司   专业提供各种档案用品、档案设备。

联系方式：

   谢建新

       档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

档案整理的基本要求：

遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

     档案整理的文件范围是：

凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

      档案整理的方法有两种：

一是以“案卷”为单位整理。

二是以“件”为单位整理。

以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。

立卷是一个分类、组合、编目的过程。

分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。

以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。

一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。

文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：

收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。

以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内。

      全县副科级以上各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理，企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，整理的依据是2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。

      各单位专门业务档案按照上级业务主管部门或者县档案局有关要求以“卷”为单位整理。

大部分单位短期保管的（现10年）文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书、业务档案按“卷”整理。

        声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。

照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）执行。

    科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）执行。

其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案