档案管理台州市城建档案管理实施细则.docx

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档案管理台州市城建档案管理实施细则

台州市城建档案管理实施细则

第一章总则

第一条为了加强城市建设档案（以下简称城建档案）管理，有效收集、保管和利用档案，为城乡规划、建设和管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》、《城市地下管线工程档案管理办法》、《浙江省城市建设档案管理办法》等法律、法规、规定，结合本市实际，制定本细则。

第二条凡在本市行政区域内形成、管理、利用城建档案的单位和个人，必须遵守本细则。

本细则所称城建档案是指在城乡规划、建设和管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种载体的文件、材料。

第三条各级建设行政主管部门应建立健全相应的城建档案机构，确定必要的城建档案管理人员，统筹安排发展城建档案事业所需经费，保证城建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第四条台州市建设规划局是市人民政府城建档案行政主管部门，各县（市、区）人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内城建档案工作，业务上接受同级人民政府档案行政主管部门的监督和指导。

台州市城建档案馆（台州市城建档案管理处）是台州市城建档案管理的专门机构，负责履行下列职责：

（一）统一收集、保管和管理本市区城乡规划、建设及其管理活动中形成的重要城建档案及有关资料，维护档案的完整与安全;

（二）积极开发城建档案信息资源，面向政府、面向社会，积极对外提供利用，为社会主义现代化建设服务;

（三）受台州市建设规划局的委托，对全市城建档案工作进行监督和指导;

（四）法律、法规、规章和本细则规定的其他职责。

各县（市、区）城建档案馆（室）负责本行政区域内城建档案的接收、收集、整理、保管和利用等业务工作，并对城建档案的形成、管理等工作进行技术业务指导。

台州市区规划管理资料按各规划管理范围移交。

第五条城建档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密，具备相应的专业知识，并按照国家和省有关规定，取得上岗资格。

第二章城建档案的接收范围及移交要求

第六条凡具有永久和长期保存价值的下列城乡规划、建设及其管理档案材料，有关单位必须按本细则要求向城建档案机构移交。

（一）各类城市建设工程档案。

1、工业与民用建筑档案：

包括工厂、电站、仓库和住宅、办公、文化、卫生、体育、商业、金融、保险、社会公益事业项目等工程档案；

2、市政基础设施工程档案：

包括道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、排水、环境卫生、城市照明等工程档案；

3、公用基础设施工程档案：

包括供水、供气、供热、公共交通、轨道交通、供电、电信、消防、燃油、邮政、广播电视等工程档案；

4、交通基础设施工程档案：

包括铁路、公路、水运、航运、港口、码头、管道运输等工程档案；

5、园林建设、风景名胜建设工程档案：

包括公园、城市绿地、苗圃、名木古树、纪念性建筑物、名人故居、名胜古迹、古建筑、城市雕塑等工程档案；

6、市容环境卫生设施建设工程档案：

包括环境治理项目、自然保护、市容环境卫生设施建设等工程档案；

7、城市防洪、防震工程档案；

8、结合民用建筑修建的地下防空工程档案；

9、村镇建设工程档案：

包括建制镇、集镇的市政公用设施、公共建筑工程档案；

10、军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

（二）城乡规划区内的各类地下管线工程（包括城市供水、排水、燃气、热力、电力、电信、广播电视、工业等地下管线）档案。

（三）建设系统各专业管理单位（包括城乡规划、基础测绘、勘察、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环境卫生、市政、公用、房地产管理等单位）形成的业务技术档案。

（四）有关城乡规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。

（五）建设部、国家档案局确定的其他城市建设档案资料。

前款规定的接收、管理的档案材料的具体范围，按照省建设行政主管部门、省档案行政主管部门会同省有关主管部门制定的规定执行。

第七条应当由城建档案机构接收的档案，其形成单位按下列时限移交：

（一）建设工程档案在建设工程竣工验收合格之日起20个工作日内移交；

（二）建设工程决算资料可在建设工程竣工验收合格之日起3个月内移交；

（三）业务技术档案和有关科研成果档案在次年6月前移交（规划成果及规划审批资料按台建规〔2008〕90号文执行）；

（四）其他城建档案按省建设行政主管部门规定的时限移交。

第八条向城建档案机构移交的档案，必须符合下列要求：

（一）档案应齐全、完整、准确、系统、字迹工整、图样清晰，有利于长期保存，其内容、资料、深度以及案卷质量应当符合国家有关规定和要求；

（二）档案资料应当是原件，工程档案项目前期管理文件材料可以移交副本；

（三）竣工图编制要求：

1、项目竣工图应由施工单位负责编制，如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任；

2、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况；

3、按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章；

4、一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章；

5、涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及圈面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。

重绘图在新图图标内注明“竣工图”并签署竣工图章；

6、同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制；

7、建设单位应负责或委托有相应资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图；综合管线竣工图应当在覆土前按绝对坐标进行测绘，并经相关质监单位验收合格；

8、竣工图图幅应按GB/T10609.3要求统一折叠；

9、编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。

第九条凡产生城建档案的单位，必须根据国家和省、市有关城建档案管理的规定，做好城建档案材料的收集、整理、管理和利用工作，配备专人负责，并按本细则向城建档案机构移交档案。

任何单位和个人不得以任何理由拒绝移交。

第三章城市建设工程档案管理程序

第十条凡新建、改建、扩建的各类建设工程，均应实行城市建设工程档案告知制度。

建设单位在申领《建设工程规划许可证》（或《建筑工程施工许可证》）时，当地政府行政服务中心建设规划窗口（或建工窗口）应当向其发放《台州市城市建设工程档案移交告知书》。

第十一条凡新建、改建、扩建的各类建设工程均应当编制城市建设工程档案不少于两套，一套报城建档案机构，一套由建设单位保管。

第十二条建设单位与施工、监理单位签订建设工程合同时，应明确收集、编制、移交建设工程档案的责任、要求等内容。

在工程项目实施过程中，建设单位、施工单位和监理单位应当明确专人负责档案管理工作。

施工单位应当按照国家、省有关规定及合同的约定，编制、移交建设工程竣工图及其它建设工程档案。

施工单位向建设单位提交竣工验收报告时，应当附有建设工程竣工图及其它建设工程档案。

监理单位应当及时收集、整理在工程建设监理过程中形成的档案，并在竣工验收前移交建设单位。

建设单位应当按照《建设工程文件归档整理规范》，收集、整理建设项目前期、施工和监理过程及竣工阶段所形成的应当归档保存的文件材料，向城建档案机构移交一套符合规定的建设工程档案（包括电子、声像档案）。

第十三条城建档案机构应参加规划主管部门组织的规划验收，并对档案整理和移交向建设单位提出书面告知意见。

建设单位或有关行政主管部门在组织竣工验收时，应当提前5个工作日通知城建档案机构参加，由城建档案机构对建设工程技术档案和施工管理资料是否完整、规范提出意见，并向建设单位出具《台州市城市建设工程档案验收意见书》。

参加验收的城建档案人员视实际情况，可以将档案直接先接收进馆，缺少的部分由建设单位在规定的时间内补充。

第十四条重点建设工程项目在竣工验收前，城建档案机构应参加由档案行政主管部门组织的档案专项验收。

第十五条城建档案机构对建设单位竣工验收后补充齐全的建设工程档案应进行审核，符合要求的，由城建档案机构出具《台州市城市建设工程档案认可意见书》，加盖认可专用章；不符合要求的，应向建设单位出具《台州市城市建设工程档案整改意见通知书》。

第十六条建设行政主管部门或有关部门在竣工验收备案时，应当查验工程档案认可文件；未取得《台州市城市建设工程档案认可意见书》的工程不得办理竣工验收备案。

房产管理部门在办理房屋所有权初始登记时，应核实《建设工程规划许可证》复印件上有无城建档案机构加盖的“与原件一致”字样。

第十七条建设项目使用后进行改建、扩建或对重要部位进行维修的，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原建设工程档案；涉及结构和平面布置改变的，应当重新编制竣工档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案机构移交档案。

具体验收、备案、权属登记等程序均按本细则规定执行。

第十八条城市地下管线档案，应当符合国家地下管线相关规定。

建设单位应当在城市地下管线竣工后3个月内，持下列材料到当地测绘管理部门办理备案：

（一）备案表；

（二）城市地下管线工程竣工测量成果（包括电子文档）以及废弃的城市地下管线工程资料；

（三）城市地下管线工程规划审批、施工、监理、竣工验收的有关资料；

（四）其他有关地下管线工程的电子文件、照片录像、缩微品等特殊载体形态的资料。

测绘管理部门完成备案和成果入库后，应及时移交上述资料，由城建档案机构集中、统一管理。

地下管线工程建设单位在申请《城市道路挖掘许可证》时，应向市政管理部门领取《台州市城市建设工程档案移交告知书》。

地下管线工程档案报送要求、管理程序等应按本细则规定执行。

地下管线权属单位应当将更改、报废、漏测部分的地下管线及时修改、补充到地下管线专业图上，并将修改补充后的专业图（包括电子文件）和有关资料在3个月内按上述条款规定向相关部门备案和移交档案。

县（市、区）测绘管理部门应当定期对辖区内地下管线进行普查和补测。

普查和补测形成的档案材料（包括电子文档）及时向城建档案机构移交。

第四章城建档案的利用与管理

第十九条在城市的道路、管线及附近地段进行开挖、爆破、钻探等施工活动前，建设单位和施工单位应在从城建档案机构（或测绘管理机构）取得该地段的地下管线综合图后，方可向市政管理部门申请《城市道路挖掘许可证》。

第二十条城建档案机构（或测绘管理机构）应当绘制城市地下管线综合图，建立城市地下管线信息系统，并根据竣工测绘成果、地下管线权属单位更改、报废、漏测部分的地下管线成果及普查、补测成果及时更改城市地下管线综合图，并调整城市地下管线信息系统。

第二十一条城建档案机构和有关单位应积极开发档案信息资源，定期公布开放档案目录，有计划地编纂档案史料，为城建档案的利用提供便利。

有关单位查询利用档案信息资料，城建档案机构除收取复印费等工本费外，不得收取其他费用。

涉及国家秘密的城市建设档案应当按照国家秘密范围的规定确定密级，并遵守国家有关保密管理规定。

未经产权单位或上级主管部门批准，不得查阅使用。

有关建设单位应当及时、充分地利用城市建设档案资料，确保建设工程项目的设计、施工、监理质量，防止各类损害事故的发生。

第二十二条建设单位收集、整理或者补测补绘档案材料确有困难的，城建档案机构（或档案服务机构）可以提供有偿咨询、代理服务，并签订《代理服务协议书》。

第二十三条城建档案机构应当建立健全科学的管理制度，依法做好档案的接收、整理、保护、鉴定、统计、保密等工作。

第二十四条保管城建档案应当有专用库房，库房应当保持适当的温度和湿度，有防盗、防火、防水、防强光、防潮、防尘、防污染、防有害气体和有害生物等措施，并具有相应的抗震和抵御其它自然灾害的能力。

库房面积应当符合省建设行政主管部门制定的城建档案工作业务规范的要求。

新建或者改建档案库房，应当执行《档案馆建筑设计规范》。

第二十五条城建档案机构使用符合国家标准的档案用品和装具，逐步配备温湿度自动控制、监控、计算机、声像等设备，实现城建档案管理的规范化、标准化和现代化。

第二十六条公民、法人或者其它组织凭身份证、工作证或者介绍信等有效证明，可以利用已开放的城建档案。

外国人或者外国组织经有关部门和城建档案机构同意，可以利用已开放的城建档案。

第五章奖励与处罚

第二十七条有下列情况之一的单位和个人，由市建设行政主管部门予以表彰和奖励：

（一）在城建档案的收集、整理、保护、管理和提供利用等方面作出突出贡献的；

（二）在城建档案理论研究和科学研究方面成绩显著的；

（三）将重要或者珍贵的城建档案捐赠给国家的；

（四）在非常条件下，为抢救、保护城建档案表现突出的；

（五）同违反档案法律、法规和规章的行为作斗争表现突出的。

第二十八条按本细则应向城建档案机构移交档案而未移交的工程项目，不得参加县级以上评杯评优等相关奖项的评选。

第二十九条建设工程竣工后，建设单位未按本细则规定移交档案的，依照《建设工程质量管理条例》第五十九条规定，由建设行政主管部门责令改正，并可处1万元以上10万元以下的罚款。

第三十条对未按本细则移交业务技术档案的，由建设行政主管部门责令限期改正，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政或者纪律处分。

第三十一条违反本细则第十八条规定，未按规定向建设行政主管部门或者其委托机构报送地下管线档案资料的，依照《浙江省城市建设档案管理办法》第二十五条规定，由建设行政主管部门责令改正，并可处1万元以上5万元以下的罚款。

第三十二条违反本细则，有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分。

（一）对不符合规定要求的档案予以接收的；

（二）在参与工程竣工验收或者档案管理工作中弄虚作假的；

（三）其他徇私舞弊、玩忽职守行为。

第三十三条本细则自发文之日起施行。

附件：

1、台州市城市建设工程档案移交告知书

2、台州市城市建设工程档案验收意见书

3、台州市城市建设工程档案认可意见书

附件1：

台州市城市建设工程档案移交告知书

城建档案工作是城市规划、建设和管理的重要组成部分，是政府部门实行社会管理与公共服务的重要内容之一。

为了加强城建档案管理，有效地收集、管理，特制订《台州市城市建设工程档案移交告知书》，明确各方责任，共同协作，做好城市建设工程档案移交工作。

第一条根据：

《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《浙江省城市建设档案管理办法》（省政府令第217号）等法律法规规定，制订《台州市城市建设工程档案移交告知书》。

第二条移交范围和要求：

移交本项目主体工程，附属工程及场外工程（含道路、管线等）所形成的应当归档保存的文件材料。

列入移交范围的竣工档案应是原件，并根据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）要求组卷，确保档案完整、齐全和准确。

第三条移交时间：

工程档案应在工程项目正式验收合格之日起20个工作日内、工程决算资料在验收合格之日起3个月内向城建档案机构（以下称甲方）移交。

第四条甲方责任：

1、向建设单位（以下称乙方）提供城建档案管理的有关法律法规文件，负责对乙方、监理、施工单位的档案管理人员进行至少一次的业务指导。

2、收到乙方工程竣工验收通知后，组织参加对工程档案验收或专项预验收，并对工程技术档案和施工管理资料是否完整、规范提出意见，出具《台州市城市建设工程档案验收意见书》。

对竣工验收后补充齐全的工程档案进行审核，为方便甲方竣工验收备案工作，如档案中还缺少工程竣工决算资料，甲方可先发给乙方《台州市城市建设工程档案认可意见书》，待乙方在规定时间内将资料补齐。

3、移交工程档案时，乙方应填写好《工程档案移交书》，甲方在接收档案后应在《工程档案移交书》上签字证明。

4、根据浙江省物价局（浙价服〔2007〕101号）文件规定，甲方可受乙方的委托对其档案资料进行组卷装订和其他综合服务，档案代理服务收费，由档案服务机构与委托人协商确定。

第五条乙方责任：

1、乙方应确定一名负责人分管城建档案工作，指定专门人员负责工程档案资料的收集、保管、整理，按要求填写好《工程档案移交书》，做好移交工作。

2、工程项目正式竣工验收时，应提前5个工作日通知甲方参与或对工程档案进行预验收。

3、因故改变或停建缓建项目，乙方应及时通知甲方，并做好档案资料的保管工作。

城建档案机构（盖章）

附件2：

台州市城市建设工程档案验收意见书

编号：

建设单位：

项目名称：

单位工程（项）：

工程地址：

规划许可证号：

施工许可证号：

建筑面积（平方米）：

地下部分：

地下部分：

长度（米）：

验收意见：

经办人：

建设单位认领人：

年月日（盖章）

本书一式贰份，其中一份交建设单位。

附件3：

台州市城市建设工程档案认可意见书

编号：

建设单位：

项目名称：

单位工程（项）：

工程地址：

规划许可证号：

施工许可证号：

建筑面积：

（平方米）：

地上部分：

地下部分：

长度（米）：

审核意见：

经审核该工程档案基本符合档案验收要求，同意接收进馆（室）。

但尚应在取得工程档案认可意见书后三个月内，向我馆（室）移交下列材料：

1、工程竣工决算：

检查人：

审核人：

签发人：

建设单位认领人：

年月日（盖章）

本书一式叁份，其中两份交建设单位，建设单位凭本意见书到备案机关备案。