合同审批流程制度.docx

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合同审批流程制度

篇一：

合同签订程序及审批制度

合同签订程序及审批规定

为配合公司的业务进程，规范公司合同管理工作，提高合同签订及审批的效率，特制定以下制度：

一、合同谈判、起草（业务经办人）

1.各部门合同经办人与合同对方就合同意向和内容进行协

商；

2.在合同基本内容没有分歧的情况下初步起草合同；

3.在本公司有范本合同的情况下，尽量使用范本合同；

4.为提高合同审批和签订的效率，业务经办人应在合同起草阶段，与财务部、法律顾问就相关条款进行沟通。

如果有需要，应及时向总经理汇报。

二、签约部门审核

合同经办人需填写《对外签约审批表》（附件1）的基本内容，并将填写完的《对外签约审批表》及合同草稿提交部门负责人审批。

三、执行部门审核

合同经办人将经业务负责人签字的《对外签约审批表》及

合同草稿提交具体执行部门审批。

如签约部门与执行部门为

同一部门，则不执行该程序。

四、协作部门审核

合同经办人将经业务负责人、执行部门签字的《对外签约

审

批表》及合同草稿提交具体需要协作的部门审批。

如无需其他部门配合，则不执行该程序。

五、财务部门审核

合同经办人将经业务负责人、执行部门、协作部门签字的

《对外签约审批表》及合同草稿提交财务部门负责人审批。

六、法律部门审核

1.合同经办人将经业务负责人、财务负责人审批签字的《对外签约审批表》交公司法律顾问，同时将合同草稿的电子文

本发送到律师的信箱里，并在邮件中注明本人姓名、所属部门以及联系方式（座机号和手机号）。

2.法律顾问对合同条款进行审核，如有需要进行修改。

3.法律顾问将审核并修改完毕的合同文本发送给相关的合

同经办人确认。

七、合同确认（业务经办人）

1.合同经办人负责将经修改过的合同文本以传真或邮件方式发

送给合同对方确认。

2.合同经办人应保证经过各部门相关负责人业务审核与法

律部

门法律审核的合同文本不得随意修改。

3.如合同对方坚持要对合同做修改，业务经办人应明确了解对

方的修改意见，并书面（发邮件）通知业务部门负责人和财务部门负责和律师，从业务和财务、法律三方面确认是否能够修改，以及如何进行修改。

七、合同签署及存档

1.经合同对方确认完毕后，律师顾问在《对外签约审批表》上

签字。

2.合同经办人将合同文本连同各部门负责人签完字的《对外签

约审批表》交给总经理审批签署，并交由财务部合同管理

人完成盖章手续。

如果属于需要特别批准的事项还应取得董事会的特别批准。

3.合同签字盖章之后，合同经办人将合同交给合同对方签字盖

章。

合同经办人将合同原件及《对外签约审批表》一起交

由财务部合同管理人存档，业务经办人留存合同复印件。

八、合同查询

1.合同签字文本：

合同经办人应保存自己经手签订的合同复印

件，必要时可到财务部合同管理人查询。

2.合同最终稿电子文本：

合同经办人应保存自己经手签订的合

同最终稿电子文本，也可在必要时向法律顾问查询。

九、合同履行（合同经办人）

1、各部门的合同凡涉及付款的，合同经办人应填写相关单据,

附合同复印件，到报财务部申请付款。

2、各部门的合同经办人应保证和监控我方及对方按照约定履行

合同，如我方或对方未按约定履行合同，应及时将有关情况告知财务部及法律顾问。

篇二：

合同审批制度（讨论稿）

合同（协议）审批制度

一、目的

为加强公司合同（协议）管理，规范工作流程，维护公司利益，根据实际情况，制定本制度。

二、范围

本管理办法适用于大连才华投资集团以及下属项目公司。

三、职责

集团公司以及下属项目公司负责签订、履行合同（协议）

的人员（包括经办、审批、资料管理等）贯彻执行本管理办

法。

四、方法与过程控制

包括合同订立原则、订立前审查、合同审批程序及其他规

定。

五、一般规定

本管理办法适用于设计、监理、施工、采购、营销、技术服务等合同（协议）。

六、合同订立必须遵循以下原则：

1、合法性原则：

必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。

2、合同书原则：

必须

正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任。

3、事前签订原则：

合同应在经济事项发生前签署，禁止未

签署合同即先行实施。

4、利益明晰原则：

合同应清楚的界定、描述各方的权利和

义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性做出明确规定。

七、订约前审查

合同经办部门必须仔细了解合同对方签约人的身份、权限，

了解对方是否具有法人资格及其资信情况，同时应审查对方

的企业法人营业执照及签约人的授权书原件，必须将对方的三证副本（营业执照、组织机构代码证和税务登记证）、资

质证书及授权书复印件作为合同审批单的附件。

八、合同

（协议）审批流程：

（1）经办部门根据项目具体情况拟定初步合同（协议），

启动合同审批程序，并对相关技术要求、成本预算、具体方案进行说明，将对方资质文件、图纸及其他必要文件附在《合同审批单》后。

设计工程量计算的合同必须在图纸设计完成时向成本合约部、审计部提供图纸（或电子版）各一套，留给做项目预算时间。

（2）项目公司按照工程部、预算部、

财务部、总工办的顺序签署意见，同时要求相关部门应在相关附件上签字确认；

（3）项目公司主管副总综合各部门意见进行签批，最后由总经理审批复核。

（4）项目公司签署完毕的合同审批单由

行政部统一流转至集团公司行政部。

（5）集团公司行政部将《合同审批单》首先交付成本合约部进行审核，然后按照法务部、审计部、财务部的顺序进行审核，各部门审核后签署相应意见。

（6）公司法律部审核合同（协议）具体条款存在的法律风险，违反法律法规强制性规定内容等，重大经济合同必须经由公司法律顾问签署意见。

（7）集团各部门审批完毕后将《合同审批单》及附件转给

董事长秘书，由董事长秘书交董事长签批。

（8）经批准通

过的合同（协议），集团行政部转给项目公司后存档，经办部门按照签批意见调整合同内容执行，确定最终合同内容。

九、合同审查注意事项

1、对于标的额较大的涉外合同、货物交付或工程竣工之日起一年后才能付清款项的合同。

2、销售、加工承揽、工程承揽合同中质保期的约定应不少

于两年，质保金的约定原则不低于合同总标的额的5%。

4、工程承揽合同中付款方式的约定一般应为按工程进度付款，且付款时间和付款数量的约定必须明确。

5、现场签证、设计变更等所引起的合同价款变化，原则上

在合同结算前不予调整，所发生的费用待合同结算时一并审

核调整和支付。

6、原则上不给与工程预付款，工程预付款如需按合同约定

支付，原则上预付比例不高于当年完成工作量的30%且已进

场并开始施工。

7、工程预付款必须在合同中约定抵扣方式，并在工程进度款中进行抵扣。

8、工程进度款支付与结算应当符合下列规定：

8.1工程进度款支付条款应约定的条件：

①当期发生的我方支付的水电费、代付费用、应分摊的费用、各类罚款等在支付进度款中扣除；②按月工程进度或按明确的完工百分比约定付进度款；③完工的工程质量要满足

合同要求；④完工产值经成本（预算）部门核定并确认（要充分考虑我方审计预算及报批集团确认的合理时间）总价后，10个工作日内支付进度款；⑤完成我方要求的各级审签

流程；⑥持发票领款。

8.2办理结算款时，要开具全额发票（含质保金在内），并

有物业部门签署的工程满足使用、质量合格、有维修保证的意见书。

9、项目进度款原则上按70%以下支付，完工后原则上支付至80%以内；

10、购买设备和原材料的，如需提前支付预付款需提供等

额的银行保函或项目所在地担保公司保函11、质保金支付

应约定：

合同质保期执行完毕，相关部门对工程或设备使用情况、对方单位在质保期内服务情况以及是否存在应由对方

单位承担的质量隐患等情况做出综合评价，且需物业公司同

意，签署支付意见后，方能领取质保金。

12、原则上未经招标的项目完工后，合同应约定其价款支

付不得超过合同总价款的65%，购买设备、材料的，物资交付到现场后，其价款支付不超过合同总价款的85%，其余款项待安装、验收合格后，留足质保金后支付。

13、在计划确定需要签订合同（或协议），小型合同（或协议）15日前向审计部提供图纸及技术标，大型合同（或协议）30日前向审计部提供图纸及技术标。

14、项目公司工程部、预算部必须向集团成本合约部提供已经询价（或指定使用材料）的供应商姓名及电话号码。

15、在上报的审批表后面应附（不同事件处理需要项目公

司确认意见的除外）工程部专业工程师、经理，造价部专业造价师、经理的意见及确认签字；

16、工程进度款（结算款）支付（达到财务规定的集团审批额）审批表后面应附有相关人员签字的工程进度确认表、预算部专业造价师、经理的审核确认签字（详见预算管理制度）

17、在所有上报审批表中，如果是需要集团相关部门确定材料价格意见，项目公司的工程部、造价部相关工程师、经理必须签署意见后签字确认。

13、为了有利于可能由于合同履行而引起的法律诉讼，应在合同条款中作如下规定：

13.1我方为需方时必须约定我方所在地人民法院管辖；

13.2在合同签订时争取我方

所在地人民法院管辖成为不可能时，可约定依法律规定，

通过诉讼方式解决”。

13.3审查时如对对方当事人履行能力及资信情况存在疑义时，应要求其提供相应担保并要求在合同中注明。

十、合同交底

在合同签订之后一个工作日内，要求经办部门就主体合同填写《合同（协议）摘要表》，发至各相关部门，并向有关人员进行合同讲解交底，说明履行期限、标的质量、项目范围、付款方式等，以便各岗位人员协调、配合、执行。

十

一、合同变更的管理

合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者承包单位提出变更要求的，经办人员应及时向主管副总

经理请示报告，主管副总经理同意变更的，经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款，再按照合同审批的有关程

序办理，严禁擅自变更合同。

十二、其他规定

1、集团及下属项目公司务必严格执行本制度，如在执行过程中，与实际情况确有不适合之处，执行部门可根据实际情况作修改之请示，报经集团核实后经主管领导批准后方可由拟文部门修改。

2、为提高合同签订的时效性，各经办部门在签订合同及审批之前，要提前做好相关的工作计划（小型工程合同在签订合同及审批之前15天内做好计划，大型工程合同在签订合同及审批之前30天内做好计划）。

3、为提高合同签订审批过程的时效性，合同经办人应主动

协调好各相关部门及有关领导（小型工程合同审批不得超过

3天，大型工程合同审批不得超过5天，因相关主管领导或

总经理出差等原因造成审批时间延后的，经办人员应尽量做

好提前量）。

4、本管理办法自2012年4月日起执行。