收发邮件email的礼仪汇总.docx

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收发邮件email的礼仪汇总

收发邮件的礼仪总结

以下是收发邮件的礼仪总结，希望对你有所帮助！

邮件标题:

电子邮件和信头的主要区别是增加了邮件的标题。

在主题栏中，用几句简短的话总结整个邮件的内容，以便收件人可以权衡邮件的优先级并单独处理。

1.务必不要把标题留空，这是最不尊重的。

2.标题应该短，不要长，不要让outlook使用.显示您的标题。

3.最好写一封来自**公司的邮件，以便对方一眼就能知道并方便地保存。

时间可以不指定，因为一般的电子邮件会自动生成，书写会很麻烦。

4.标题应该真正反映文章的内容和重要性，避免使用不清楚的标题，如“王寿”。

也不要使用没有实际内容的随机主题，比如:

“嘿！

”或者“留着它！

”

一封信尽量只关注一个主题，不要在信中谈论很多事情，以便以后安排。

6.大写字母或特殊字符（如“*！

”可以酌情用来突出标题和吸引收件人的注意，但应该适度，特别是不要随便使用“紧急”之类的词。

7.回复对方邮件时，标题应根据回复的内容而改变，而不是RERE。

8.最重要的一点是，主题不能出现打字错误和不一致。

不要只是检查文本，而是在发送之前忘记检查主题。

主题是给别人第一印象，必须小心谨慎。

电子邮件中的地址和问候语:

1.恰当地称呼收件人并采取恰当的措施。

在邮件开头给收件人写地址。

这不仅是礼貌的，而且清楚地提醒收件人这封邮件是发给他的，并要求他给出必要的回复。

如果有多个收件人，您可以呼叫所有人。

如果对方有职位，他/她应该根据他/她的职位被恭敬地称呼，如“经理x”；如果你不清楚自己的位置，你应该像往常一样称呼自己为“x先生”和“x小姐”，但是你应该先表明你的性别。

不熟悉英文名字的人不应该直接称呼他们，高于自己水平的人也不应该直接称呼他们。

直呼你的全名也是不礼貌的。

不要逮捕任何有Dearxxx'的人，这看起来很熟悉。

关于格式，地址写在第一行的大写。

2.最好在2.电子邮件的开头和结尾打个招呼

最简单的开始方式是用中文写“嗨”、“你好”或“你好”。

第一个问候是更改地址并在两个空格内书写。

在句子的末尾，写一个问候就足够了，写一个中文问候，比如“祝你成功”。

如果你是长者，你应该用“这个敬礼”。

请注意，标准格式的字母应该在非常正式的场合中充分使用，“朱”和“支竹”是紧接在行尾或行首的两个空格，而“李顺”和“敬礼”则写在行首。

俗话说，“许多人不会因为别人的礼貌而责备他们”，礼貌总是好事。

即使邮件有问题，对方仍然可以冷静地看着。

消息正文:

1.邮件正文应该简明扼要，书写流畅

如果对方不认识你，首先应该说明的是你自己的身份。

必须公布你所代表的企业的名称，以示对对方的尊重。

骂人的身份应该简明扼要。

它最好与这封邮件和对方有关。

它的主要功能是使收件人能够顺利理解电子邮件的目的。

不要盲目。

这是生意。

人们不知道你是谁，他们必须等到最后。

然而，它不应该太多。

签名文件中应注明一些与文本无关的联系信息。

电子邮件文本应该简洁明了；如果有很多具体内容，主体应该只做一个概要介绍，然后写一个单独的文件作为附件来详细描述。

文章应该流畅，使用简单的单词和短句，表达准确清晰，避免晦涩的句子。

最好不要让别人滚动阅读你的邮件，也不要向唐僧学习。

2.注意邮件的讨论语气

根据接收者和他自己之间的熟悉程度和等级关系；无论邮件是内部的还是外部的，选择合适的语气进行讨论，以免给对方带来不适。

请互相尊重，谢谢，其他的语句应该经常出现。

电子邮件很容易传递给他人，所以对他人意见的评论必须谨慎客观。

“邮局”是一个深刻的教训！

3.为清晰起见，电子邮件文本使用列表，如1234。

如果事情很复杂，最好在下面的第1、2、3和4段中清楚地解释。

保持你的段落简短而不冗长，没有人有时间看你没有章节的长篇演讲。

4.在一封邮件中完成信息

最好在一封电子邮件中清楚准确地陈述所有相关信息。

两分钟后不要再发“补充”或“更正”邮件，这会让人非常反感。

5.尽可能避免拼写错误和发音错误，并注意使用拼写检查。

这是对他人的尊重，也是对自己态度的表达。

如果是英文邮件，最好打开拼写检查功能。

如果是中文邮件，注意拼音输入法带给你的弱智者的同音字。

在发送邮件之前，一定要仔细阅读，检查书写是否流畅，拼写是否错误。

6.合理及时的重要信息

不要使用大写字母、粗体斜体字、彩色字体、增加字体大小等方式来提示一些信息。

合理的暗示是必要的，但是太多的暗示会使人失去注意力并影响阅读。

7.合理使用图片、表格和其他形式来辅助阐述

对于许多具有技术介绍或讨论性质的电子邮件，很难简单地用书面形式清楚地描述它们。

如果你用图表详细说明，接收者肯定会称赞你的考虑。

8.不要总是使用笑脸字符，比如:

），这在商务信函中相当轻浮。

商务电子邮件不是你的情书，所以最好小心使用。

只有当你真的需要强调某个放松的氛围时才使用它，比如now-:

）

邮件附件:

1.如果邮件有附件，应提示收件人查看正文中的附件。

2.附件文件应该以有意义的名称命名。

最好总结附件的内容，以便在收件人下载后便于管理。

3.文本应简要描述附件的内容，尤其是当有多个附件时。

4.附件的数量不应超过4个。

如果数量很大，应该将其打包并压缩成一个文件。

5.如果附件是特殊格式的文件，请在正文中解释打开方法，以免影响使用。

6.如果附件太大（不应超过2MB），应将其分成几个小文件并单独发送。

邮件语言和汉字编码的选择；

1.仅在必要时使用英语邮件

英语电子邮件只是交流的工具，不是炫耀和练习英语的工具。

如果收件人中有外国人，应该用英语邮件交流。

如果收件人是来自其他国家和地区的中国人，也应使用英语进行交流。

由于中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能会出现乱码。

2.尊重彼此的习惯，不要发英文邮件

如果对方和你之间的邮件是中文的，请不要聪明地给他发英文邮件。

如果对方用英语给你发邮件，不要用中文回复。

3.对于一些信息丰富或重要的邮件，建议使用中文。

您很难保证您的英语表达水平或收件人之一的英语理解水平有问题，这将影响邮件中所涉及问题的解决。

4.选择字体大小和字体以便于阅读。

对于中文，使用歌曲或新歌；对于英文，使用宋体或宋体，字体大小为5或10。

这是被证明最适合在线阅读的字体大小和字体。

不要使用奇怪的字体或斜体。

最好不要使用背景文具，尤其是用于公务邮件。

不要设置太大的字体来突出显示内容，拖动滚动条非常麻烦。

也不要太小，麻烦和伤害你的眼睛。

邮件结尾签名:

每封邮件都应该在末尾签名，这样对方才能清楚地知道发件人的信息。

尽管你的朋友可能会从发送者那里认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1.签名信息不应该太多

有必要在电子邮件的末尾添加签名文件。

签名文件可以包括诸如姓名、职位、公司、电话、传真、地址等信息。

但信息行数不应太大，一般不超过4行。

你只需要在上面放一些必要的信息。

如果对方需要更详细的信息，它自然会联系你。

引用一个短语作为你签名的一部分是可行的，比如你的座右铭或者公司的口号。

然而，有必要区分收件人和场合，并记住要恰当。

2.不要只使用一个签名文件

对于内部、私人和熟悉的客户，签名文件应该简化。

过于正式的签名文件会疏远对方。

您可以在OUTLOOK中设置多个签名文件，并灵活地调用它们。

3.签名文件文本应与文本文本（简体、繁体或英文）匹配，以避免混淆。

字体大小通常应该小于文本字体。

邮件回复技巧:

1.及时回复邮件

收到他人的重要邮件后，通常需要立即回复对方。

这是对他人的尊重。

理想的回复时间是2小时以内，特别是对于紧急和重要的邮件。

立即处理每封邮件需要很多时间。

对于一些低优先级邮件，可以在特定时间处理，但一般不超过24小时。

如果事情很复杂，你不能给予及时和明确的答复，至少你应该给予及时的答复，并说“收到，我们现在正在处理，一旦有结果，我们将在此时给予及时的答复”。

不要让对方等得太久，记住:

及时回应，即使只是确认收到。

如果你在出差或度假，你应该设置一个自动回复功能来提示发送者，以免影响你的工作。

2.做出有针对性的回应

回答答复中的问题时，最好将相关问题复制到答复中并附上答案。

不要用简单的，那太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次理解，避免重复沟通，浪费资源。

3.答复不得少于10个字

对方给你发了一封大邮件，你只回复了“是”、“是”、“谢谢”和“已经知道”，这是非常不礼貌的。

无论如何，你应该加10个单词来表达你的敬意。

4.不要多次回答同一个问题，也不要建造高楼。

如果发送方和接收方对同一问题的回复超过3次，这只能表明沟通不畅和解释不清楚。

此时，在做出判断之前，应采用电话沟通等其他方法。

电子邮件有时不是最好的交流方式。

对于更复杂的问题，多个收件人经常回复并表达他们的意见。

邮件越多，就越高。

这将导致邮件太长、太笨拙而无法阅读。

此时，我们应该总结前面讨论的结果，减少重量，突出有用的信息。

5.区分回复和回复（分别回复和全部回复）

如果只有一个人需要知道一些事情，就单独回复他。

如果你对发件人的要求作出了回应，你应该重播并让每个人都知道。

不要让对方帮你完成这件事。

如果你不清楚发件人提出的问题，或者有不同的意见，你应该单独与发件人沟通，不要在每个人面前重复和讨论发件人。

当你讨论过它的时候让我们知道。

不要经常给你的老板发结果不确定的邮件。

在点击“回复所有人”之前，请三思！

6.主动控制邮件流量

为了避免不必要的答复和资源浪费，可以指定一些收件人在文本中作出答复，或者在文本末尾添加以下句子:

“全部完成”、“不需要采取行动”、“仅供参考，不需要答复”。

正确使用邮件传递，抄送，密件抄送:

区分收件人、抄送和密件抄送

1.收件人应该接受这封邮件中涉及的主要问题，并对其做出回应。

2.抄送人只需要知道这件事。

抄送人没有义务回复电子邮件。

当然，如果抄送人有建议，他们当然可以回复电子邮件。

3.密件抄送是秘密的，也就是说，收件人不知道您已将其发送给密件抄送。

这可能用于非常规情况。

4.收件人在抄送中的安排应遵循一定的规则。

例如，按部门；根据工作等级从高到低或从低到高。

适当的规则有助于改善你的形象！

5.只向需要信息的人发送电子邮件，不要占用他人的资源。

6、转发邮件突出信息

转发邮件之前，首先确保所有收件人都需要该邮件。

此外，在转发敏感或机密信息时要小心，不要将内部信息转发给外部人员或XX的收件人。

如有必要，转发邮件的内容也应进行修改和组织，以突出信息。

不要给别人发含有几十层稀土的电子邮件，这会让人困惑。

不要发送垃圾邮件或附加特殊链接。

以上是收发邮件的礼仪总结。

谢谢你的阅读。