苏州大学党群行政类档案工作规范归档范围保管期限表.docx
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苏州大学党群行政类档案工作规范归档范围保管期限表
苏州大学党群、行政类档案工作规范、归档范围、保管期限表
工作规范
第一条为了加强学校党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，特制定本规范。
本规范依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及教育部《高等学校档案管理办法》等有关法律、法规、规章。
第二条党、政档案工作的基本原则
1、凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子载体材料，均属党、政档案。
2、党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
3、党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。
4、党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部门、院（部）的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：
布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
5、学校各部门、院（部）要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同学校档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。
6、要采用现代化的管理技术和手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。
第三条归档范围的确定
1、确定的原则
（1）归档的党、政文件材料必须对学校、社会和个人当前与长远具有参考作用、研究价值和凭证作用。
（2）归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
（3）归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
2、归档的主要内容和重点
（1）归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品生产、仪器设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容。
（2）归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。
其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。
上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
3、不归档的文件材料
（1）上级机关普发供参阅、不办的文件材料；
（2）上级机关发来供工作参考的抄件；
（3）上级机关征求意见未定稿的文件；
（4）重份文件；
（5）无查考利用价值的事务性、临时性文件；
（6）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
（7）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
（8）无特殊保存价值的的信封，一般性表态、询阅一般性问题、提出的一般建设性意见的人民来信；
（9）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
（10）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
（11）为参考目的从各方面收集的文件材料；
（12）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；
（13）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。
（以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存。
）
第四条党、政文件材料的部门立卷和归档流程
1、形成积累
（1）学校各部门、学院（部）均为归档单位，分工归口。
（2）各归档单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，编制预立卷类目。
（3）每一个归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据预立卷类目分别存放。
2、部门立卷分工
（1）原则
文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
（2）部门立卷分工
①中共中央、国务院、省、市党委、人民政府、教育部及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位归档。
②以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别归档（一般应保存两份以上）。
以部门名义的发文，由各部门归档，重要的也应存两份以上。
③党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别归档。
职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位归档。
④校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，由报文单位立归档。
⑤两个以上单位共同办理的文件，由主办单位归档，非主办单位只保存复制本。
⑥各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。
⑦重要的人民来信来访材料，由承办单位归档。
3、归档程序
按照归档时间要求由专（兼）职档案员按党、政档案归档范围将文件收齐，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：
（1）检查文件是否收集齐全完整，同时剔除不需要归档的文件材料。
（2）检查归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等是否符合档案保护要求。
已破损的文件应予修补或托裱；字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理；去除普通的订书钉、回形针、大头针等易锈金属物；大纸张要按A4纸大小进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
（3）件的确定
根据《苏州大学归档文件整理规则》，党、政档案以“件”为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒。
件的确定方法：
①文件正本与定稿为一件；
②正文与附件为一件，如附件数量较多也可各为一件；
③原件与复制件为一件，对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的，以及破损的文件，要复制后与原件一起归档；
④转发文与被转发文为一件；
⑤来文与复文可为一件；
⑥重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。
重要文件须保留历次修改稿，正文与历次稿各为一件；
⑦成套的会议材料各为一件。
一次会议的材料要分别以件归档，如会议决议、会议报告、会议通知、代表名册……等等。
⑧会议记录、介绍信存根等一本为一件。
不便拆开的整本会议记录可作为一件，但须在档案管理系统中输入每次会议的主要议题。
如果会议记录不是一本，可以每次会议记录分别作为一件；
⑨报表、名册、图册等一册（本）为一件；
⑩未装订的式样相同的表格，以一定的单位结合，可装订在一起作为一件
（4）分类
首先将各归档单位文件材料按其形成年度分开。
在分年度的基础上，将归档文件材料按照《苏州大学档案实体分类方案》的要求进行分类。
最后将文件材料按照不同保管期限分开。
（5）排列
在分类方案的最低一级类目内，各归档单位按事由结合时间、重要程度进行排列。
每一件内，文件正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前、被转发件在后；来文在前，复文在后；不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；原文在前，译文在后。
（6）编号
归档文件经过分类、排列等系统整理后要逐件给予编制档号，档号是将归档文件在全宗中的位置予以固定的一组标识符号。
编制方法是在文件首页右上方空白处加盖红色归档章，如右上方有文字，可选择上方其他空白位置，文件首页无归档章位置或重要文件须保持文件原貌的，可在文件首页前另附纸页加盖归档章。
归档章设置全宗号、类别、年度、保管期限、件号、盒号、页数等项目。
①全宗号。
1（苏州大学的全宗号是1）。
②年度。
文件形成的自然年度。
以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
③盒号。
档案盒实体排架的顺序号，每年从“1”开始编制。
④类别。
按照《苏州大学档案实体分类方案》对党、政档案进行分类。
⑤保管期限。
归档文件的保管期限，分别为“永久”、“30年”、“10年”。
各归档单位保管期限为永久、30年、10年的归档文件每年分别自1开始编流水号（件号）。
⑥件号。
按文件排列顺序编制的流水号。
⑦页数。
每件归档文件中有图文内容页面的总数。
（7）编制归档文件目录
归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录。
归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
①件号：
文件排列的顺序号，经档案馆审核确认后填写。
②文号：
文号即文件发文字号，填写时应照实抄录，不能有任何省略或改动，没有文号的文件不填写。
③责任者：
即发文机关或署名者。
填写要求：
使用全称或通用的简称；填写文件的署名者，而不是文件的承办者；多个机关联合发文，一般应将所有责任者照实填写，责任者较多时可适当省略。
④题名：
文件的标题。
一般情况下，照录文件题名，不得省略或变更；对于无题名或题名含义不能全面揭示文件内容的归档文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并外加“[]”标注。
如文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时附件标题应一并录入，外加“（）”标注。
⑤日期：
即文件的形成日期，也就是文件的发文时间，以阿拉伯数字标注年月日，如：
“2004.5.18”。
⑥页数：
以件为单位填写实际总页数。
备注：
注释文件需说明的情况，包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等。
⑦归档文件目录应装订成册并编制目录封面。
（8）归档文件的装订
归档文件修整后要按件装订。
装订方式采用不锈钢订书钉或缝纫机在文件左侧装订，要求以左、下侧对齐，装订时应尽量保持文件的原貌，不得随意裁切文件。
较厚的文件、报表、名册等采用三孔一线方式进行装订。
短期保管的文件可保持原装订方式。
（9）装盒
将归档文件按件号顺序装入档案盒。
装盒时，按照分类方法，各归档单位将同一保管期限的文件装在一起，可装满一盒后再装下一盒。
不同保管期限的文件不能装在一盒中。
备考表。
每盒中应放置备考表并按要求认真填写。
备考表设置盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等项目。
①盒内文件情况说明：
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
②整理人：
由兼职档案员签名；。
③检查人：
由各单位分管档案工作的领导审核后签名。
④日期：
填写归档文件整理完毕的年、月、日。
（10）归档时间及验收
归档部门整理好归档文件材料，经档案馆检查合格后，填写移交目录，在次年4月底以前，交接双方履行签字盖章手续，办理移交，并各执一份存查。
第五条党、政档案的管理
1、分类编号
（1）按《中国档案分类法——教育档案分类表》分类标引，给出检索分类号。
（2）根据学校党、政档案的内容特点和形成规律，编制用于档号的二级类目代号简表。
（3）党群（行政）类档案档号=年度号+党、政档案分类号+案卷号
其模式如下：
盒号每年从“1”开始编制。
年度用自然年度。
2、编目
（1）对接收的档案，档案馆用与档案盒相同颜色的纸张打印出档案盒盒脊。
盒脊设全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等检索项。
（2）编制党、政档案归档文件目录。
（3）为了方便查阅利用，应编制全引目录、分类目录、专题目录等检索工具。
3、排架、保管
（1）将档案盒按盒号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。
（2）与文件材料配套的声像、电子载体记录的党、政档案，按《苏州大学声像档案工作规范》、《苏州大学电子文件归档与管理暂行办法》的有关条款处理。
（3）保管要求按《苏州大学档案馆业务建设规范》第十条执行。
4、鉴定和销毁
按《苏州大学档案馆业务建设规范》第十一条执行。
5、统计
按《苏州大学档案馆业务建设规范》第十一条执行。
第六条党、政档案的开发利用
1、阅览
（1）应设检索、阅览室，改善阅览条件并配置必要的复制设备，为利用者提供方便。
（2）健全借阅制度，规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。
（3）档案查、借、归还时，由利用者和档案馆共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记，借出档案要从严掌握，要定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅。
如果发现档案损坏或丢失，根据档案法的有关规定，区别不同情况，严肃处理。
（4）离校及离退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案。
2、根据工作需要，编制配套的检索工具和参考资料，档案馆指南等。
3、对党、政档案进行加工汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、学校大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等。
4、学校档案部门应根据社会和学校需要，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数据的档案资料。
5、古老、珍贵的档案，应进行数字化处理，以代替档案原件提供利用。
6、馆藏档案从形成之日起满三十年的，除未解密和需要控制的部分外，均应按国家规定，报分管校长批准后，分期分批向社会开放。
（1）对开放的档案，应认真审查内容，严格区分开放与控制使用的界限；
（2）利用开放档案，对国内利用者与台、港、澳同胞及外国人应有不同的要求；
（3）开放党、政档案，应另行编制开放档案目录和检索工具，供利用者检索。
7、加快档案工作现代化、信息化建设步伐，用计算机进行档案资料的检索、汇编，提高开发利用档案的能力。
第七条党、政档案工作岗位责任制
1、分管档案工作的校领导职责
（1）组织全校性的宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
（2）加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入学校议事日程，督促各单位按上级和学校档案部门要求做好应做的工作。
（3）关心档案工作和档案馆的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。
2、分管档案工作的各部门、院（部）领导职责。
（1）组织本单位人员学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，把档案工作纳入本单位的议事日程，每季度或每学期研究一次档案工作；
（2）加强与学校档案馆联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案的质量。
（3） 做好文秘工作人员和兼职档案人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。
3、各归档单位兼职档案员职责
（1） 坚持平时立卷，根据本部门（单位）不同种类文件材料形成的特征，制定预立卷类目，合理分类存放；
（2） 负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；
（3）主动接受档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档；
（4）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平；
（5）注意文件材料的安全和保密工作。
4、党、政档案管理人员职责
（1）根据国家和学校有关档案工作的政策和法规，制定本单位的党、政档案工作的各项管理制度；
（2） 指导、监督、检查、协助文书立卷人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作；
（3）对接收入库的党、政档案进行分类、整理、编制多种检索工具，有计划、有步骤地进行档案史料汇编，积极做好档案信息资源的开发工作，为学校各项工作及社会利用档案史料服务；
（4）贯彻执行党和国家关于保守党和国家机密的规定，维护涉密档案的安全；
（5） 做好“八防”工作，确保档案材料完整、安全。
（6）建立统计台帐，对保存的党、政档案数量进行准确的统计；
（7）完成馆领导交办的其他工作。
归档范围和保管期限表
一、党群（DQ）
DQ11党务综合
党委办公室
序号
归档内容
保管期限
1
本校党代会文件材料
请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录、会议简报、提案及办理情况等文件材料
永久
大会发言，重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录，会议服务机构的计划、总结等文件材料
30年
工作人员名单、证件及选票式样、讨论未通过的文件
10年
2
党委会、党委扩大会、党政联席会、党委中心组会议、民主生活会会议记录、纪要
永久
3
党委召开的党的工作会议记录、纪要
永久
4
党委领导参加校内外重大会议活动的发言、讲话
永久
5
党委工作年度计划、总结、报告、经验交流材料
永久
6
党委大事记
永久
7
党群系统重要统计材料（年度）
永久
8
学校党委制定的规章制度
永久
9
党委系统集体、个人受表彰、奖励的文件材料：
受县级（含）以上
受县级以下
永久
30年
10
党群系统启用、停止使用印章的通知
永久
11
上级领导检查、视察学校形成的材料（省部级及以上）
永久
12
党委领导调研材料
30年
13
党委工作简报、内部刊物
30年
14
党委组织或承办的重要活动、会议材料
30年
15
党委与有关单位联系、协商工作的来往文件
30年
16
党委关于保密、秘书工作的文件材料
30年
17
党委各部门报党委的请示、报告及党委的批复
30年
18
群众来信来访：
有领导重要批示和处理结果的
一般处理结果的
永久
10年
19
党委各类检查、评估材料
30年
20
党委有关资料汇编、画册
30年
21
学校上报信息
10年
22
上级党组织有关党的建设的文件
10年
23
党委收发文登记簿
10年
24
其他有保存价值的材料
10年-永久
25
上述纸质文件材料相应的电子文件
同纸质
各党工委、分党委
序号
归档内容
保管期限
1
各类报奖材料及批复
永久
2
工作总结、计划、会议记录、大事记及统计报表
30年
3
规章制度
30年
4
组织或承办的重要活动、会议材料
30年
5
有关资料汇编、画册
30年
6
其他有保存价值的材料
10年-永久
7
上述纸质文件材料相应的电子文件
同纸质
DQ12纪检
纪监审办公室
序号
归档内容
保管期限
1
纪委工作年度计划、总结、报告和上级批示、调研调查材料及年终统计报表
永久
2
校纪委会议记录、大事记
永久
3
纪委工作规章制度
30年
4
党员违纪处分及复查材料：
受到警告以上处分的
受到警告处分的
通报批评的
永久
30年
10年
5
群众来信来访及调查、处理材料
定案的
未定案的
30年
10年
10
会议记录、大事记
30年
11
上级关于纪检工作的文件
10年
12
其他有保存价值的材料
10年-永久
13
上述纸质文件材料相应的电子文件
同纸质
DQ13组织
组织部
序号
归档内容
保管期限
1
党组织情况统计报表
永久
2
本校组织工作年度计划、总结、报告、调研调查材料
永久
3
校级领导干部任免、分工，副处以上干部任免、调动和离休的报告、决定、批复、通知
永久
4
本校党的组织机构设置、撤并、名称更改的报告、决定、批复、通知
永久
5
党员名册、副处级以上干部名册
永久
6
党员组织关系转入、转出介绍信存根
永久
7
组织部门各类报奖材料和批复
永久
8
组织工作规章制度
30年
9
组织部门会议记录、大事记
30年
10
组织部门组织或承办的重要活动、会议材料
30年
11
发展新党员、预备党员转正、退党人员名册
30年
12
全校性的党内教育活动及培训材料
30年
13
党员目标管理、民主评议党员材料
30年
14
党费收缴等各类票据存根
30年
15
组织部门资料汇编、画册
30年
16
上级关于组织工作的文件材料
10年
17
其他有保存价值的材料
10年-永久
18
上述纸质文件材料相应的电子文件
同纸质
党校
序号
归档内容
保管期限
1
党校各类报奖材料及批复
永久
2
党校工作总结、计划、报告、会议记录、大事记
30年
3
党校各类培训班材料
30年
4
党校组织或承办的重要活动、会议材料
30年
5
党校有关资料汇编、画册
30年
6
其他有保存价值的材料
10年-永久
7
上述纸质文件材料相应的电子文件
同纸质
DQ14宣传
宣传部
序号
归档内容
保管期限
1
党委中心组年度学习计划、总结
永久
2
宣传部门各类报奖材料及批复
永久
3
本校宣传工作年度计划、总结
30年
4
宣传部门会议记录、大事记
30年
5
理论学习的通知、计划、总结
30年
6
教职工政治思想工作动态及调查材料
30年
7
《苏州大学》报及其他内部刊物
30年
8
反映学校活动的剪报和图片
30年
9
宣传部门资料汇编、画册
30年
10
宣传部组织或承办的重要活动、会议材料
30年
11
学校精神文明建设有关文件材料
30年
12
上级关于宣传工作的文件
10年
13
其他有保存价值的材料
10年-永久
14
上述纸质文件材料相应的电子文件
同纸质
DQ15统战部
序号
归档内容
保管期限
1
本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料
永久
2
统战部门各类报奖材料及批复
永久
3
统战工作年度总结、计划
30年
4
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
30年
5
统战部门会议记录、大事记
30年
6
各民主党派机构设置、人员职务任免、表彰、新成员发展等材料
永久
7
有关人员担任各级人大代表、政协委员名单及审批材料
永久
8
港、澳、台及侨务工作材料
30年
9
统战部门组织或承办的重要活动、会议材料
30年
10
统战部门有关资料汇编、画册
30年
11
上级关于统战工作的文件
10年
12
其他有保存价值的材料
10年-永久
13
上述纸质文件材料相应的电子文件
同纸质
DQ16工会
工会
序号
归档内容
保管期限
1
本校教代会（工代会）文件材料
请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录、会议简报、提案及办理情况等文件材料
永久
大会发言，重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录，会议服务机构的计划、总结等文件材料
30年
工作人员名单、证件及选票式样、讨论未通过的文件
10年
2
工会各类报奖材料及批复
永久
3
工会工作年度计划、总结、统计年报表
30年
4
工会会议记录、大事记
30年
5
分工会换届选举的请示、批复
30年
6
工会组织机构及干部名册、发展新会员名单
30年
7
基层工会干部名册、会员名册
永久
8
表彰工会先进集体、个人的批复、通知
30年
9
庆祝教师节的活动材料
30年
10
工会组织的文体活动及疗养材料
30年
11
工会组织或承办的重要活动、会议材料
30年
12
妇女工作材料
30年
13
工会有关资料汇编、画册
30年
14
上级有关工会工作的文件
10年
15
其他有保存价值的材料
10年-永久
16
上述纸质文件材料相应的电子文件
同纸质
DQ17团委
团委
序号
归档内容
保管期限
1
本校团代会（学代会）文件材料
请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导
升级会员 