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公文写作与处理辅导班资料

公文写作与处理（辅导班资料）

葡萄根特供

四、常用公文写作

   对照党的机关“种通用公文和行政机关13种通用公文，相同的文种有9种，它们是：

决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

另有9种公文不相重复，其中党的机关公文5种：

决议、指示、公报、条例、规定；行政机关公文4种：

命令（令）、公告、通告、议案。

   从行文关系来看，有些公文文种属于严格的下行文，比如命令（令）、决定、指示、批复；有些公文文种属于严格的上行文，比如报告、请示；有些公文属于严格的平行文，比如函；有些公文的行文关系则比较复杂，比如意见，既可以用于上行文，也可以用于下行文。

比如通知，主要用于下行文，但会议通知、防汛通知、节假日放假通知等一些周知性通知，还有公开发布的决议、公报、条例、规定、会议纪要、公告、通告等公文，也兼具平行文或者通行文的性质。

而议案不用于下行文，兼有上行文和平行文的双重特征；通报常常用于下行文，但很多通报其实是不受行文关系的限制的。

   无论哪种文体，写作时都具有公文的一些共性特征和要求：

标题构成要素和写法要求基本一致，语言简洁平实，句式简单精干，有固定的或惯用的结构，正文一般按照缘起、展开、结语三个层次铺陈。

（一）通知

   通知是一种可大可小的文种。

所谓可“大”，是指可以在涉及全局性的重要工作或事项方面发挥着指挥、部署、规范、传达等作用；所谓可“小”，是指可以用于在机关、单位或部门内部围绕一件具体细微的事项、活动等进行布置，提出要求，告晓周知。

重要的通知具有很强的行政约束力，甚至具有法规、规章的效力，有关机关和人员必须严格遵守执行，否则将受到行政处分或纪律处理。

   大体而言，通知可以分为公布类通知、指示类通知、事项类通知、转发类通知四种。

公布类通知根据不同情况可以分为颁发、发布、印发三种。

指示类通知是对于要让下级机关执行某种精神或办理某项工作进行原则要求和指导，但内容不宜直接用指示、命令等文种时使用的替代性公文。

事项类通知也叫工作通知，就某项具体事务要求下级机关执行或知晓，例如人事仟免、节假日安排、专项工作检查等。

转发类通知根据上下级关系分为批转、转发两种，上级机关对下级机关的公文用“批转”进行转发，下级机关对上级机关、同级机关、不相隶属机关的公文用“转发”进行转发。

   需要说明的是，还有一类通知是会议通知。

参加会议的人员常常包括上级领导、同级代表和与会代表，发会议通知的目的是为了将会议的基本情况和要求（如会议时间、地点、议题、食宿交通安排等）及时告知与会的全体人员，所以不能用下行文的概念来理解。

会议通知实际上是具有平行文性质的一种特殊文种。

   通知的正文一般都是采用横式结构，前后由三个层次构成：

通知的缘起、通知事项（内容）、结语。

   通知的缘起部分主要写通知事项的目的、意义、原因、依据等，常用“为（为了）……”、“根据……”、“按（遵）照……”、“鉴于……”、“由于……”、“经……批准”等句式。

然后用“现将有关事项通知如下”、“特作如下通知”、“通知如下”等语句引起下文，转入第二个层次。

   通知事项（内容）部分在写作时常常采用分条列项的写法，使得行文条理清楚，虚实归纳分明，便于收文机关理解和把握。

条款的序号依次按照“一”、“

（一）”、“1”、“

（1）”的顺序写作。

   结语部分一般向收文者提出执行要求、注意事项等。

根据情况，常常采取直截了当的程式化结语收束，使行文显得干净利落。

例如：

“特此通知”、“以上通知，希遵照执行”。

有的通知也可以将结语内容融人正文中，正文结束后全文戛然而止，不另写其他结语。

   另外，如果通知事项比较紧急、重要，或者此通知是前一份通知的补充，或者该通知属于联署公文，通知的标题中可以在文种名称前加写“紧急”、“重要”、“补充”、“联合”等字样。

（二）通报

   通报属于一种周知性公文，所以通常不受上行、下行、平行的行文关系限制，但一般以下行文为主。

通报有三种：

表扬通报、批评通报、情况通报。

   从写法上看，通报又可分为直述式通报和转述式通报。

所渭直述式通报是指发文者直接叙述通报内容并进行必要的分析、评价或提出处理意见，对受文者提出要求。

转述式通报通常都带有附件，通报内容在附件中表述（如调查报告、下级机关的情况报告、群众来信等），而写在通报公文正文内的内容，实际上就成为了为附件写的“按语”。

   无论表扬通报、批评通报还是情况通报，正文的内容都由三个部分构成：

第一，发通报的原因、目的，或者通报的背景、情况说明；第二，通报的具体内容；第三，对通报内容的评价、分析或意见，并提出希望、要求。

有时既对被通报者提出希望，又对受文者提出要求。

如果是情况通报，例如汛情通报、灾情通报、工程进度通报等，则对受文者提出注意事项和应对的要求。

   应当注意的是，通报是一种具有较强的时效性的公文，制发时要讲究办文效率。

写作过程中要体现出“就事论事”般的针对性，不要作不必要的联系、发挥。

事实陈述部分既要条理清楚，具体到位，又要防止过于琐细，抓不住重点要点。

语言要简洁扼要，采用概括叙述的方法。

要特别注意，有些事实的叙述如果过于详尽，可能产生负面作用，比如涉及国家秘密、涉及专利权、涉及个人隐私等。

   （三）决议

   1．标题

   决议是用于记载和发布经过会议讨论通过的重要决策事项的，所以，构成公文标题的三部分（发文机关、公文主题、文种名称）中，“发文机关”就成了会议名称。

会议名称的写法要规范、准确，名称要写完全。

第二部分公文主题要简洁明了，介词“关于”后面可以是名词性词组，也可以是动宾结构，例如《中国共产党第十五次全国代表大会关于《中国共产党章程修正案）的决议》这个标题中，“中国共产党章程修正案”就是偏正结构的名词性词组，而《中国共产党第十四届中央委员会第七次全体会议关于召开党的第十五次全国代表大会的决议》这个标题中的“召开党的第十五次全国代表大会”就是动宾结构。

   2．成文日期

   决议的成文日期放在标题下一行，居中，用括号括起来。

年、月、日要写完整，后面加“通过”或“XX会议通过”字样。

   3．正文

   决议的正文通常采用直叙法，开门见山地宣布会议讨论、审议并批准或通过的事项，接着，可以针对事项表明大会的态度，用一句话概括。

如“会议决定……”、“会议通过了……”。

   如果有必要，可以另起一段，简短阐述大会对所通过的事项的一致认识，通过该事项的意义，或提出相应的要求。

   应当说明的是，很多会议在做出某项决议之前，代表们广泛发表自己的意见，可能会有不同的观点产生，甚至在决议做出后仍会有代表持保留意见，这是允许的，充分体现了党的机关工作发扬民主的作风。

但决议一旦获得通过，就具有法定权威和效力，所以，在决议的文本中只反映最终的、“一致”的意见。

   （四）公报

   公报，即公开的报告或报道，它是中国共产党机关公开发布重要事项、重大决定的一种通用公文，最常见的是会议公报，将会议召开的基本情况、议程、决定事项等公诸于众，具有较强的新闻性和“广而告之”的特征。

对于人们了解会议议程、决议内容，对于新的历史条件下坚持党务公开、政务公开的工作原则，有直接的作用。

公报写作比较简单。

篇幅可长可短，依内容而定。

全篇由标题、签署、正文三部分组成，标题一般由会议名称和文种名称构成。

例如本例文标题中“中国共产党第十六届中央委员会第二次全体会议”是会议名称，“公报”是文种名称。

公报的标题中因为通常不出现“公文主题”，所以不用“关于……”介词结构。

签署一般在标题下方，加括号，写明会议名称、公报获得通过、发布的时间。

公报正文都是采用横式结构，有关内容分成若干方面，逐一陈述，语言简洁明了，用客观叙述手法介绍会议对外宣布的内容，以明白告晓为目的。

   （五）报告

   报告用于下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问等，是一种常用的上行文。

   报告有专题报告（一文一事）和综合报告（一文数事）。

有的报告是为了让上级机关掌握情况，达到下情上达的目的，并不需要上级机关给予答复，属于呈报性报告；有的报告是为了获得上级机关的批准并希望转发给有关方面，从而解决“条条对块块不能发文”的问题，属于呈转性报告。

按照有关规定定期发送的报告是定期报告，根据工作需要随时发送的报告是不定期报告。

无论什么性质、什么类型的报告，写作时都不能在正文中夹带请示事项。

凡是需要向上级机关请示有关问题，希望得到上级机关答复的，都应该改用另一种上行文文种“请示”单独行文。

任何将报告与请示混用（有的还把标题写成“关于……的请示报告”）的做法，都是错误的。

   报告的标题一般采用标准的公文标题写法，由发文机关、报告事由、文种名称构成，例如：

《国务院扶贫开发领导小组关于组织经济较发达地区与经济欠发达地区开展扶贫协作的报告》。

标题中的报告事由要写具体，同时又要简明概括。

报告的正文部分分报告缘由、报告内容、结束语三个部分。

报告缘由主要陈述报告的原因、目的，或者情况概述，类似“引言”。

报告内容可以分条列项写，也可以一贯到底。

报告的结束语一般用“以上报告，请审阅”、“特此报告”、“以上报告如无不妥，建议批转……（有关方面）执行”等，单独成段。

   撰写和发送报告要全面、客观、准确、及时，不能报喜不报忧，不能虚报瞒报，不能延误报告。

   （六）请示

请示用于向上级机关请求指示、批准。

请示与报告同属于上行文，它们的主要区别是：

（1）请示是请求性质的公文，其行文宗旨是希望得到上级机关的批复（准），而报告是陈述性质的公文，其行文宗旨是下情上达，使上级机关及时了解情况掌握动态。

（2）请示必须在“事前”写作，请示的事项在上级机关批准之前不应有任何实施行为，不能先斩后奏，而报告则比较灵活，视情况需要，既可以“事前”报告，也可以“事后”或事情进行过程中随时报告。

（3）请示必须一文一事，以免使原来分属不同机关部门负责的若干事项混在一起，造成互相观望、等待甚至互相推诿，报告也应该尽量一文一事，令行文简洁利索，主题明确集中，但根据情况也可将若干事项综合在一起陈述，形成综合报告。

（4）请示中可将一些原本属于报告的内容写进来，作为背景或缘由而使请示事项获得一种充足支持，显得很实在，而报告中则不能夹带任何请示的事项。

请示的标题多采用标准的公文标题写法，其中请示事由的写作一定要明确具体，一般在“关于”后面是一个动宾结构。

但应注意的是，不能在事由中向上级机关提出明确具体的批复要求，比如一份请示的标题是《XX大学关于设立秘书学专业本科的请示》，请示事由是“设立秘书学专业本科”，不能写成《XX大学关于请求同意设立秘书学专业本科的请示》、《XX大学关于请求批准设立秘书学专业本科的请示》等。

   请示的正文包括请示缘由、请示事项、结束语三个部分。

请示缘由主要阐述请示的原因、理由、依据等，行文要注意简明扼要，抓住关键，重点阐述行文（即实施请示事项）的必要性、紧迫性。

请示事项部分要全面、准确，重点阐明实施请示事项的可行性和具体希望达到的请求目标。

结语一般用“以上请示当否，请批复”、“以上请示，如无不当，请批准（或批转）”、“可否，请指示”等。

结语要单独成段。

   写作请示时要注意运用恳请的语气，措辞要严肃，愿望的表述要清楚，如果事项复杂，可以分条列项来表述。

如果请示中包含着报告的内容，要防止主次不明，喧宾夺主，用大量报告内容淹没了请示事项，这是相悖于行文宗旨的。

   （七）批复

批复是上级机关针对下级机关的请示作出的书面答复，所以，它是指示性、针对性和被动性都最为突出的公文文种，对于向下级机关宣传政策、指导工作、答疑解惑等具有直接的作用。

如果是答复同级机关或者不相隶属机关的询问，就不能用批复，而应该用函。

   批复是针对下级机关的请示而发文的，所以批复的内容都是随请示的事项而定。

又由于请示是一文一事，所以批复也都是非常简明扼要地就某个具体事项做出原则性、结论性的指示和决定。

一般说来，批复有两类，一类是事项性批复，一类是政策性批复。

前者是回答某个具体事项“同意不同意”下级机关做，或者下级机关拟采取的做法“对不对”、“合适不合适”，后者是就方针政策问题回答“应该怎么做”。

   批复的写作很简单。

它的基本型是“标题+主送机关+正文+落款”。

批复是很严肃的公文，所以通常都是用带版头的文件形式发出，公文的格式要素比较齐全。

批复的标题要写明对所批复的事项的具体意见或态度，或同意，或不同意，或严令禁止。

批复的正文一般包括两部分，一是批复依据，二是批复内容。

批复依据一般采取引用来文式写法，“你单位《关于……的请示》（X发[XXXX）X号）收悉”。

批复内容不仅具体写明是否同意，是否批准，而且有时因为涉及的事项属于新情况、新问题，或者非常重要，所以还会对下级机关做出具体的执行要求，提出针对性的希望等。

有些事项具有普遍性，那就不仅给请示机关答复，而且还会将请示和批复同时批转给其他有关单位。

批复的结束语一般都是用“此复”，单独成段。

（八）条例

   条例，是法定性的党的机关通用公文，主要适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度，例如《中国共产党纪律处分条例（试行）》、《中国共产党普通高等学校基层组织工作条例》等。

同时，作为一种典型的法规类公文，行政机关、军队机关等也常常运用这个文体对某一方面的工作或活动制定明确的规范和规章，例如《中华人民共和国行政监察条例》、《中国人民解放军机关公文处理条例》、《教师资格条例》、《江苏省高速公路条例》等。

   由于条例具有法规性，是对国家某一法律、法令或政策的辅助性规定，所以，它的制发要求很高。

全国性的条例，一般由中共中央、国务院、中央军委、全国人大或全国人大常委会制发；地方性的条例，一般由省、自治区、直辖市政府、人大及人大常委会制发。

严格说来，一般社会团体、企事业单位等不能把制定的规章性公文称为条例，也就是说通常不适用条例，只可制发规定、办法、章程等，但在现实生活中有不少混用、滥用的现象，有的部门或单位定个几条内部规定，也动辄冠以条例，这是不严肃的公文行为。

   条例的基本型由标题、签署、正文三部分组成。

   规范的条例标题，应当由法定作者、内容或适用对象、文种名称三项构成。

例如《中国共产党纪律检查机关案件检查工作条例》中，“中国共产党纪律检查机关”是法定作者，“案件检查工作”是内容，也是条例的适用对象，“条例”是文种名称。

有时条例的标题也可采取简单写法，省略法定作者，直接用内容和文种名称组成标题。

有些条例属于试行、暂行阶段，今后将根据情况做出修改与完善，所以标题中往往加上“试行”、“暂行”字样，“暂行”一般放在“条例”两字前面，“试行”一般放在“条例”两字后面，用括号括起来。

   条例的签署通常放在标题的正下方，用括号括起来，写明制发机关、通过日期、发布日期等内容。

   条例的写作通常都是采用“章断条连式”结构，按总则、分则、附则顺序完成。

第一章为总则，最后一章为附则，中间的分则依据内容需要设立不同章节。

无论全文有多少章多少条，“条”的排列是一贯到底的，不是分章排列的，这就是“章断条连式”结构的基本意思。

总则部分说明制发本条例的目的、依据、意义、原则和执行总要求等，分则详细阐述各项工作或活动的行为规范。

一般说来，条例要有“条”有“例”。

“条”是从正面规定应该怎么做或不应该怎么做，“例”则是从反面强调说明如果做不到怎么办。

写作时一般按照先“条”后“例”的顺序，以“条”为主，以“例”为辅，“条”与“例”正反相成。

附则的内容一般是提出实施要求、施行（生效）时间、本条例解释权与修订权、本条例与原有（其他）文件关系以及说明其他需要说明的事项。

   （九）规定

   规定作为党的机关通用公文之一，它和条例一样，属于法规类公文，适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

其他行政机关、军队机关、社会团体、企事业单位等组织和部门，也经常利用“规定”对某一方面的工作、活动等制定相应的行为规范。

所以，规定是一种很常用的法规类规范性公文。

   与条例相比，规定主要是针对“特定范围内”的工作和事务的，条例则比较全面、系统。

规定涉及的内容比条例更加具体、细致，条例比较原则。

同样用于对某一法律、法令或政策的辅助性规定，规定的法律效力要比条例弱，但它的实用性要强于条例。

因为条例的制发机关要求较高，一般单位无权制发条例，而规定的适用范围要广泛得多，一般单位或部门都可以制发。

条例涉及的事项都比较重大，而规定则可大可小。

   从写作的角度来看，规定的写作比条例要灵活些，既可以用“章断条连式”结构，也可以用普通的“条款式”结构，或者在条款前加写一段引言。

   规定的基本型同样是由标题、签署和正文组成，这与条例一致。

规定标题的写法，一种是标准的公文标题，即发文机关、事由和文种名称都写出来，例如《中共中央纪律检查委员会<关于共产党员违反社会主义道德党纪处分的若干规定>（试行）》。

还有一种标题写法是省略发文机关，同时去掉介词“关于”，事由与文种名称直接组成偏正结构的词组，构成标题，例如《国家行政机关工作人员回避暂行规定》、《重大事故隐患管理规定》。

有些规定是“暂行”、“试行”或“补充”其他规范要求的，可以写成“暂行规定”、“补充规定”或用括号注明“试行”。

还可以在“规定”之前加上“若干”、“X条”、“几项”、“有关”、“具体”等限定语，如《中共江苏省委高校工委关于高校系（处）级以上领导于部廉洁自律的七条规定》、《关于党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若干规定》、《关于省、地两级党委、政府主要领导干部配偶、子女经商办企业的具体规定（试行）》等。

   规定的签署要求与条例基本一致。

   规定正文的写作，无论采取何种结构方式，都包含这样一些内容：

一是制发规定的目的、依据、意义等，二是具体的规定内容，三是关于本规定的施行时间、解释权、执行要求等说明。

其中写规定内容时要把握好“规”与“定”的关系，“规”是原则性的规范要求，“定”是具体性的约束手段。

每一条规定通常都是将“规”放在前面，“定”在后面。

规定正文的语言要意思明确，语气肯定，态度决断。

“应该”如何，“必须”怎样，“不得”或“不可”干什么等，都非常清楚具体。

有些涉及全局性的事项无法规定得很具体，可以提出原则性的规定，将来由执行单位根据自己的情况提出若干实施细则进行补充。

   （十）决定

决定的适用范围很广泛，可以对重大行动、重要事项作出决策和安排，可以变更或撤销下级机关不适当的决定事项，可以用于对有关单位和人员的奖惩，可以用来发布政策、法规，设置机构，调整人事安排等。

除了党政军机关可以使用决定，各企事业单位、群众团体、社会组织等都也可以使用决定。

决定的篇幅可长可短，依内容而定。

《中国共产党第十六届中央委员会第四次全体会议关于调整充实中共中央军事委员会组成人员的决定》是一篇短小精干、内容单一的决定，而同样是在这次党的十六届四中全会上审议通过的《中共中央关于加强党的执政能力建设的决定》，篇幅就比较长，内容丰富而充实。

前者属于知照性的决定，后者属于指示性的决定，此外还有奖惩性的决定（如《国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定》）、部署性的决定（如《中共中央、国务院关于近期做几件群众关心的事的决定》）。

除了单纯在内部行文的决定外，多数决定属于公布类公文，所以在写作时与普通的公文写作略有不同，主要表现在格式上：

第一，成文日期一般写在标题下，用括号括起来，而不是写在正文之后的落款处。

如果是会议通过的决定，还要同时写明会议名称、通过时间等。

第二，正文之前没有专指的主送机关名称。

第三，不用固定的结束语。

决定的正文一般都采用横式结构，其内容分为行文宗旨、事项内容、事项的意义、事项的执行要求等几方面。

有些决定事项可能包含着需要阐述论说的内容，则可以分别阐述每一部分的内容、意义、执行要求等，最后提出总的要求和希望。

   由于决定涉及的都是一些重大事项或重要问题，因此，写作时要态度非常严肃认真，措辞严谨，语体庄重，很多决定的颁布等同于法规，更要充分体现公文的权威性和法律效力或约束力。

另外，重要的人事安排用决定，而一般的单位人事变更等不用决定，只用任免通知就可以了。

   （十一）

   函是一种在同级机关之间、不相隶属机关之间经常使用的公文，主要适用于相互商洽工作、询问和答复问题。

向没有隶属关系的业务主管机关请求批准某一事项时也用函，不用请示，例如某单位向某高校请求代培技术人员，应向该高校发函联系。

由于上下级机关之间也可以就某些具体的事项用函来联络沟通、咨询答复，所以函在实际工作中其实是一种不受严格的行文关系限制的文种。

   函有公函和便函之分。

公函涉及的事项一般都是比较重要的，所以行文郑重，多采用正式公文格式发函。

便函用于一般事务，如同日常写信，格式简便，用带抬头的信笺纸、落款处加盖公章就可以了。

   函有去函和复函之别，这是从行文方向上来看的。

如果根据行文宗旨，也可以将函分为商洽函（联系工作、商洽合作）、询问函（咨询问题）、答复函（答复询问）、请批函（请求批准某个事项）、通报函（通报情况、告晓事项，类似周知性通知）、邀请函（邀请参加会议或活动等）等。

   函的正文分三个层次，一是发函原因，即因何事致函。

如果是答复函，答复公函时通常采取引用来函发文字号或发函日期来代指对方来函主题的写法，比如“你单位XX[XXXX]X

号函悉”、“贵单位XXXX年X月X日来函收悉”。

二是具体事项，内容较多时可以分条列项陈述，答复函则应根据对方来函内容逐一答复清楚。

三是结束语。

去函的结束语常用“特此函达”、“盼复”、“专次致函，见复为荷”等；复函的结束语常用“特此函复”、“此复”等。

便函还可以用“此致 敬礼”结束，但公函不用这种表示方法。

   （十二）会议纪要

   会议是我国党政军机关、企事业单位、社会团体组织等经常使用的一种工作形式，通过会议研究问题、交流情况、听取意见、民主决策等。

这就要将会议的情况、议程、决议事项等记载下来，传达出去，以便有关单位和人员贯彻执行或知晓。

会议纪要就是在会议记录、会议文件、会议的其他材料的基础上整理而制发的一种用于传达会议主要精神和议定事项、要求有关单位和人员共同遵守、贯彻执行的通用公文，其适用范围非常广泛。

当然，一些重要会议（如代表大会、委员会会议等）议定重要或重大事项，则会使用会议公报、决议、决定等文种形式对外发布，而不用会议纪要。

   会议纪要具有这样几个特征：

一是纪实，如实反映会议讨论的进程、研究的问题和会议的基本精神等；二是记要，对会议内容择“要”而记，归纳概括；三是平实，尽管有的会议纪要经过上级机关批转后带有相当的约束作用，但总体风格上很平实自然，不随意拔高、深化。

一次会议可能有若干份公报、决议、决定等，但只有一份会议纪要。

一般说来，一次会议如果对外发布了公报、决议、决定等，则不会再对外发布会议纪要。

   在行文方向上，会议纪要不受行文关系的限制。

既可以用于向上级机关汇报会议情况和成果，也可以用于向下级机关传达会议精神和要求。

会议纪要作为公文当然可以制发成文件发送，但有些会议的会议纪要也可以像新闻报道那样在报刊发表，如学术会议、座谈会等。

如果包含决议事项在内，则对与会单位或人员而言，其约束力是与正式文件一致的。

   会议纪要的基本型由标题、时间、正文组成。

标题通常用会议名称和文种名称构成，写成《XX会议纪要》。

会议名称要写完全，不能随便简化。

如有篇会议纪要的标题是《三方会议纪要》，其中的“三方会议”就令人费解。

会议纪要的标题还可以写

五、公文处理

（一）行政公文处理

1、发文办理要求

（1）草拟要求

需要注意的是，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（2）审核要求

公文送领导