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公文写作培训资料

公文写作培训资料目录

一、行政机关公文概念

（一）行政机关公文定义

（二）行政机关公文的作用

（三）行政机关公文处理分类

二、法定十三种文种、格式

（一）命令

（二）决定

（三）公告

（四）通告

（五）通知

（六）通报

（七）议案

（八）报告

（九）请示

（十）批复

（十一）意见

（十二）函

（十三）会议纪要

三、行文规则

（一）限制越级行文

（二）严禁越位行文

（三）行文要选准文种

（四）联合行文

四、公文的制发

（一）发文

（二）起草公文、修改公文应达到的基本要求

附：

常见行政机关公文格式样本

一、行政机关公文概念

（一）行政机关公文定义

行政机关公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

（二）行政机关公文的作用

1.指导作用。

通过公文传达上级机关决策精神，下级机关加以贯彻执行。

如命令、决定、意见、通知等。

2.依据作用。

开展工作，贯彻执行要有依据、凭证。

如决定、通知、会议纪要等。

3.商洽作用。

询问、答复问题，商洽工作。

如函等。

4.知照作用。

联系沟通情况，遵守、周知事项。

如通报、通告、公告等。

（三）行政机关公文处理分类

1.按行文方向分类，可分为上行文、平行文、下行文。

2.按密级程度分类，可分为“秘密”、“机密”、“绝密”。

3.按时限分类，可分为平件、急件、特急件。

二、法定十三种文种、格式

（一）命令

1.定义：

命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2.分类：

“命令”可分为公布令、行政令、嘉奖令、任免令等。

3.结构与格式：

“命令”由标识、令号、正文、落款版记组成。

（二）决定

1.定义：

决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

2.分类：

“决定”按内容性质分，有法规性“决定”、指挥性“决定”和知照性“决定”。

3.结构与格式：

“决定”由标题、主送机关、正文和落款版记部分组成。

（三）公告

1.定义：

公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

公告较多的是行政、司法机关。

2.写作要领

（1）公告一般通过报纸、广播、电视等新闻媒体公布。

（2）公告由于发布机关级别高，涉及的内容又是重要事项或法定事项，具有庄重性，因此不能随意制发。

（四）通告

1.定义：

通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

党委机关不用通告。

2.类型

制约性通告，这类通告主要用于要求一定范围的对象普遍遵守的某些事项，要求有关组织和人员严格遵守。

知照性通告，这类通告主要用于告知大家某件事情需要周知，如发生的新情况，出现的新事物，以及需要大家知道的新决定等。

3.结构与格式：

通告的结构包括标题、正文、印章、落款、发布日期等部分。

（五）通知

1.定义：

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2.种类：

（1）发布性的通知。

用以本机关制定的有关规定，多是规范性文件，需要下级机关或所属部门执行时以通知形式印发或发布。

（2）传达性的通知。

需要下级所属部门周知、办理执行的事项，用于调整机构、干部任免、启用印章等。

（3）转发性的通知。

用以转发上级机关和不相隶属机关对本地区、本部门、本系统有指导意义或借鉴作用的公文。

（4）批转指示性的通知。

用以批转下级机关的工作方案、工作要点，批转重要的行政措施、具有普遍性的重要事项的解决意见、应引起重视执行的重要问题；上级机关对下级机关或所属部门上报请求上级支持和协调带有普遍指导性的问题等。

（5）会议通知。

包括时间、地点、内容、出席、列席人员等。

3.结构与格式：

“通知”由标题、主送机关、正文和落款版记部分组成。

（六）通报

1.定义：

通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

2.种类：

根据内容区分，通报大体分为为表彰性通报、批评性通报、情况通报和事故通报。

3.结构与格式：

“通知”由标题、主送单位、正文、结尾和版记组成。

（七）议案

1.定义：

议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

2.撰写议案的几个原则：

职权范围原则、重大事项原则、首长负责制原则。

3.议案结构：

议案正文包括案由和解决办法两项；议案的结尾另外起行，用“请审议”或“请审议决定”等常用语收束；落款用政府或政府首长名义，写明成文日期并加盖印章或首长名章。

（八）报告

1.定义：

报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

2.种类：

根据表达形式和内容可分为工作报告、情况报告、调查报告。

3.结构与格式：

报告一般由标题、主送单位、正文、结尾、附件、成文时间、附注和版记组成。

4.写报告应注意的事项

（1）行文方向固定。

属于单向上行文。

一般不需要受文机关批复。

（2）内容广泛及灵活性。

可以一文一事，也可以一文多事；篇幅可长可短。

（3）附注处应标有联系人和联系电话。

（九）请示

1.定义：

请示适用于向上级机关请求指示、批准。

2.种类：

根据内容和目的大体可分为请求指示类、请求批准类、请求解决类、请求批转类。

3.结构与格式：

请示一般包括标题、主送单位、正文和落款等部分。

4.写请示应注意的事项

（1）目的明确。

请示的问题必须是工作中需要请求上级机关帮助、支持才能得到及时解决的问题。

（2）请示的事项只能是一件事或一个问题，不要一文数事，不能把不同类的事情写在一篇请示里。

（3）请示根据隶属关系主送一个直属上级机关。

受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，但不得同时抄送下级机关。

（4）附注处应标有联系人和联系电话。

（十）批复

1.定义：

批复适用于答复下级机关的请示事项。

2.种类

（1）指导性。

对下级机关请示事项给予批复的同时，可提出指导性要求。

（2）具体性。

对下级机关请示的具体事项所做出的直接批复。

（3）简复性。

对下级机关请示事项做出简要批复，具体径向有关单位办理相关手续。

3.结构与格式：

“批复”由标题、主送单位、正文和落款等部分组成。

（十一）意见

1.定义：

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

2.分类：

根据行文方向，意见可分为上行文、下行文和平行文三种。

3.特点：

政策性、具体性、及时性及约束性。

4.结构与格式：

意见由标题、正文、落款等部分组成。

（十二）函

1.定义：

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

2.特点：

商洽性、问答性、请求支持批准性。

3.格式：

函的格式要符合行政机关公文格式的要求，包括标题、主送单位、正文、落款等部分。

（十三）会议纪要

1.定义：

会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2.种类：

按照会议的性质，会议纪要可分为决议性会议纪要、常务会纪要、工作会议纪要、综合性会议纪要。

3.结构与格式

（1）版头。

各级政府常务会议纪要和日常工作会议的纪要一般都有固定的版头。

（2）标题。

办公、工作会议纪要标题拟制，如关于研究××××有关问题的会议纪要。

（3）正文。

开头包括会议概况：

会议时间、主持人、参加人、领导同志参加情况、会议议题等。

会议主要情况、需解决的问题及解决办法，会议议定或决定事项和结语。

（4）会议常用语：

“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议决定”等。

（5）结尾。

一般性办公、工作会议纪要只写参加单位人员。

（6）版记。

分送范围、印发机关、日期等。

三、行文规则

（一）限制越级行文

1.属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。

2.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

越级行文是违反行文规则的，一般是要加以限制。

根据隶属关系和工作需要，下发文时，要逐级下达，需要上报请示、意见、报告时，要逐级呈报。

（二）严禁越位行文

1.与相应的其他机关进行工作上的联系确需行文时，只能以函的形式行文。

2.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

3.向下级机关或者本系统重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

4.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（三）行文要选准文种

在制发公文的实践中，首先要选准文种。

文种不同，作用和使用范围也不同。

如果文种确定和使用不当，就会发生越权错位行为，或者给收文机关的公文处理工作带来不便。

1.文种的确定，必须严格按照《国家行政机关公文处理办法》统一规定，不能另起名称。

法定的文种名称，只能单独使用，不能合并一起或改造使用。

2.要根据职权范围确定文种，不可超越职能。

本单位职权范围内的，可以发“会议纪要”、“通知”、“通告”等。

3.要根据隶属关系确定文种。

上行文应采用“请示”、“意见”、“报告”；下行文一般用“命令”、“通知”、“意见”、“决定”、“通报”等；向社会群众公布周知或遵守事项时，应选用“公告”、“通告”等；平级单位或不相隶属关系的单位行文，主要使用“意见”、“函”等。

4.注意选用与公文内容相符的文种。

如，请求上级给以指示、帮助和支持的，应用“请示”；用于推动和指导下级工作的，可使用“意见”或“通知”。

（四）联合行文

联合行文的文稿须经联合行文单位的领导同志会签。

联合行文会签一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签。

四、公文的制发

（一）发文

作为公文处理重要组成部分的发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（二）起草公文、修改公文应达到的基本要求

1.定位准确。

文稿要完整、准确地体现、表达发文机关的意图。

2.签发手续完备。

根据领导职责分工进行报批，程序一定要到到位。

3.制文权限。

制发公文时不但要按发文机关的职权确定，还要熟悉相关部门的职权范围。

特别是上级机关的审批权限，不能越权、错位。

4.公文的合法性。

一份公文的制发一定要符合国家的法律、法规、规章和有关政策规定。

5.规范性文件制发。

规范性文件不属于立法范畴，不得设立行政处罚行为、行政许可、行政强制措施。

不能限制或处分公民、法人和其他组织的法定权益。

6.公文内容的真实性。

公文要求情况确实，观点明确，表述准确，篇幅简短。

文中重大的变动一定要按原程序重新报批。

7.公文的语言。

做到精确无误，文从字顺各识职。

8.文中的引据。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

日期应当写明具体的年、月、日。

9.文中使用计量单位的要求。

应当使用国家法定计量单位。

10.文中简称。

文内使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。

11.公文中的数字。

除成文日期、部分结构层次序数和在词组、惯用语、缩略语中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

12.地方政府规章专用语。

13.文字排发。

文字从左至右横写、横排。

14.职务排序。

领导职务与排序顺序要准确。

15.公文体式。

文种与规范体式要对应。

16.公文党政分开。

17.正确引用。

草拟公文中一般不要引用领导没有公开发表过的讲话或指示。

18.会议纪要中姓名职务的写法。

会议纪要中当姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后，姓名职务之后不再加“同志”字样。

19.草拟公文者心理素质。

主观要求静下心、稳住神，才能制好公文。

20.公文审核、复核的主要程序。

21.对公文进行专项条条检查的项目：

（1）发文字号与文头纸是否相符合。

（2）同一份公文首页大标题与正文首段引用标题和主体公文的标题是否相一致。

（3）标题的文种与主题词文种相一致。

标题是通知，主题词一定是通知；标题是决定，主题词一定是决定。

（4）注意公文称呼的一致性。

标题是请示，首段文中过渡语一定是“就有关事项请示如下：

”，结尾一定是“妥否，请批复”。

（5）分项检查标点符号。

（6）公文首页一定要有正文出现。

（7）处理方法不同。

上级对下级的请示必须给予批复可与否的处理。

而对报告可不予批复处理。

因此，请示和报告要严格区分开来，是请示的不能标作“请示报告”，否则，易使人误解就是报告，不利于问题的及时解决；是报告就不要夹带请示事项。

附：

常用行政机关公文格式样本

应用文写作要求：

总结

〈1〉总结的写作要求：

（1）要有实事求是的科学态度。

总结是对实践的检查和评价，应以事实为依据，如实反映个人或单位的情况。

讲成绩、摆问题、谈经验必须实事求是，恰如其分。

决不应文过饰非，报喜不报忧。

（2）必须掌握全面情装饰品。

写总结要了解实践的全过程和各方面的情况，才能统揽全局，对全局工作作出中肯的评价。

要掌握全面情况，必须深入实际，走群众路线。

（3）注意概括出规律性的东西。

总结的目的在于“寻径”，用以指导日后的实践。

因此对过去的实践不应就事论事，只作客观记录，而应当通过对实践的回顾分析，悟出要领，提炼出规律性的东西。

〈2〉总结的写法：

总结没有固定的格式，它应该根据不同的对象、内容与目的，确定重点，安排结构，采用灵活的写法。

一般来说，总结通常包括标题、正文、具名和日期几项。

标题。

总结的标题要根据总结的目的要求和具体内容拟定，办求准确、简洁、醒目。

全面性工作总结多采用公文式标题。

即在题目中标明单位名称、时限和文种。

专题总结的标题灵活多样，或点明中心。

〈3〉正文。

一般包括三部分内容。

①基本情况。

这是总结的开头，通常要说明总结所涉及的时间、任务、效果以及重要的背景等。

介绍时可有所侧重，或突出主要工作。

②做法、经验（教训）。

这是总结的主体，要求写得充实具体。

既具体介绍任务完成的情况、做法或经验教训，又要作出分析评价，做到观点材料一致。

介绍中既要有而上情况，以要有典型事例及具体数据，做到点面结合。

③存在问题（今后意见）。

这是总结的结尾，要求写得简略、中肯、有针对性。

这部分可视总结的要求和内容的需要来定，有的可以不写。

以经验性总结可以不定存在问题。

采用纵式结构的总结，由于在主体部分把情装饰品、做法与经验、教训、问题等穿插起来定，也不需要在结尾再讲存在问题。

〈4〉具名。

单位总结的具名，一般写在标题中，不再具名。

如标题中未出现的，可精辟在标题下面或正文右下方。

随公文报送的单位总结还要加盖公章。

〈5〉日期。

总结的日期一般写在正文右下方。

随公文报送总结可以不写日期。

汇报（报告）

汇报又称报告，报告用于向上级机关或者业务主管机关汇报工作、反映情况、提出建议。

常见的有例行工作报告、情况报告和报送文件的报告。

例行工作报告是指关于工作进程、经验、问题、意见等的报告情况报告；情况报告是用于汇报某一具体问题的处理或上级交办的工作的办理情装饰品的报告；报送文件的报告是向上级机关报送文件时随文而写的报告。

不论哪种报告，正文一般都是由报告目的、报告内容和结束语三部分组成。

正文开头先要说明报告的目的，要开门见山、集中概括、讲明为什么而写报告。

比如根据某会议要求、某领导交代、某文件通知等，并用“现将有关情况报告如下”之类的话转入下文，接着写报告内容，包括主要情况、存在问题、经验教训、今后打算等，要有针对性，内容单一，不要面面俱到，要以反映情况为主。

结束语一般用“特此报告”、“以上报告，请审阅”，为了表示对上级机关的尊重，有时也可写“请予指示”。

写报告特别要注意和请示分开，报告中不要夹有请示的事项。

请示

请示用于向上级机关请求指示和批准。

写请示时要把请示的事由写清楚，请求批准的理由写明白，要明确提出本单位对解决这一问题的意见，对上级的请求要具体、明确。

请示的写法，如果是请求对某项工作作出指示，那么首先要简明地汇报工作情况，再提出问题，最后请求上级指示。

如果是请求审批某项请求，则先要陈述情况，再摆理由，然后提出要求。

结尾一般写：

“请指示”，“请审批”，“以上请示，请批复”，“可否，请批示”等。

写请示要坚持一事一请示，不要越级请示，只能主送一个上级单位，不要事无巨细滥用请示。