外事接待管理办法.docx

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外事接待管理办法

外事接待管理办法（暂行）

接待工作不仅是公司内外沟通的桥梁，也是展现公司企业文化和企业形象的窗口。

新形势下，接待工作已不再是简单的迎来送往，而是关系到企业发展重要方向和良好的竞争力的一个关键环节，是企业能力的体现，是企业对外展现的重要途径。

为展示企业文化，体现企业能力，搭建良好的与外沟通桥梁，规范接待流程及接待要求，制定本管理办法（暂行）。

一、外来接待工作主要流程

①接受接待任务；②确定接待级别；③制定接待方案；④接待准备工作；⑤安排接待人员；⑥机场（车站）接车；⑦会议室交流；⑧现场参观；⑨安排餐饮；⑩送行；⑪会后工作落实；⑫电话回访。

二、接待任务

在收到接待任务时通知综合部，并落实要接待的人员的联系方式、接待时间、接待目的、随行人数、是否需用车到机场或车站接送；

三、确定接待级别

接待根据来访人员的级别不同，可按以下标准安排接待：

（一）重要接待：

州、开发区领导，重要来宾、领导、客户的参观；

（二）日常接待：

同等部门、周边企业的考察等；

（三）随即接待：

外来客人等。

四、确定接待方案

（一）判断来访人员的级别；

（二）了解来访人员的目的；

（三）需要交流的点面以及是否需要参观；

（四）确定接待领导、车辆、地点，参观点；

（五）确定车辆路线、地点安排表、参观路线等。

五、接待准备工作

（一）编制接待准备安排计划；

（二）接待准备工作

1、会议室准备：

（1）资料准备;

（2）标准茶水准备：

矿泉水、茶杯、方巾、小型微波炉;

（3）电子产品准备：

电脑、投影仪、照相机、摄影机等;

（4）其他物品准备：

烟灰缸、标牌、餐巾纸、标牌、笔、纸等。

（茶水几件套、资料、物品摆放以及领导就坐位置请参考附件一）

2、车间准备：

（1）生产安排;

（2）生产清洁;

（3）工人着装;

（4）产品展示;

（5）标牌标语;

（6）其他会务工作。

3、车辆准备：

安排车辆以及确定车辆数量、驾乘人员以及行车路线表。

4、餐饮准备：

了解到访者的喜好以及饮食忌讳，选择就餐地点和确定菜谱。

六、安排接待人员

根据接待接级别的不同确定接待领导及参会人员，并及时通知领导、参会人员作好准备工作。

七、机场（车站）接送

根据行车路线表在规定时间提前30分钟到达各个接待地点并做好相应准备。

八、会议室交流

（一）参会人员、礼仪在会议室门口等待,会议主持人在会议室里等待；

（二）到访者到后，参会人员先后指引领导到相应位置交换名片后落座；

（三）主持人对到访者以及接待主要领导进行简单介绍后进行会议交流；

（四）展示PPT；

（五）做好会议记录。

九、现场参观

（一）在车间入口处发放安全帽、防腐眼镜等；

（二）先行人员提前5分钟进入参观地点，对参观路线进行最后的确认检查，遇突发状况作出相应应对措施；

（三）根据参观路线，参会人员做到一对一的模式进行指引参观并对相关要点作解释；

（四）现场记录。

十、安排餐饮

（一）接待人员在就餐地等待；

（二）礼仪、参会人员根据准备安排计划表带领到访者到相应就餐地点就餐。

十一、送行

一一把每位到访者送上车落座后，在车外站队目送车离开，直到客人离开自己的视线后，方可往回走。

十二、会后工作落实

（一）整理记录；

（二）照片、影像资料整理；

（三）工作落实：

会上的问题处理办法。

十三、电话回访

附件1：

《茶水几件套、资料、物品摆放以及领导就坐位置》

附件2：

《外事接待礼仪》

附件1：

茶水几件套摆放标准：

附件2：

外事接待礼仪

迎送

迎宾时，外宾下飞机（车）后，礼宾人员应主动将迎宾人员姓名、职务一一介绍给来宾，迎宾人员随即与来宾握手表示欢迎。

如遇外宾主动与我方人员拥抱时，我可做相应表示，不要退却或勉强拥抱。

如需献花，应安排在迎宾的主要领导人与客人握手之后进行。

所献鲜花忌用菊花、杜鹃花、石竹花或黄色花朵。

乘车时，应先请客人从右侧上车，陪同主人再从左侧上车。

待外宾与陪同人员全部上车后，再驱车去宾馆。

途中，陪同人员应择机将有利于对外宣传宜昌的事物，如沿途所见的欢迎标语、人文景观等向外宾介绍。

重要外宾和大型团体来访，应安排专人、专车提取行李并及时送到客人房间。

外宾抵达住处后，不宜马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。

会见

凡身份高的人土会见身份低的、或主人会见客人，称为接见或召见。

反之，凡身份低的人士会见身份高的，或是客人会见主人，称为拜会或拜见。

接见和拜会后的回访称为回拜。

接见一方的安排人，应主动将会见时间、地点、主方出席人、其它具体安排及有关注意事项通知对方。

如有合影，还要事先编好合影图，一般主人居中，按礼宾顺序，主人右手为上，主客双方间隔排列，两端均由主方人员把边。

会见前，主人应在门口迎候客人，可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅迎候。

如果主人不到楼门口迎候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅。

会见结束，主人应送客人至车前或在门口握别，目送客人离去。

领导人之间的会见，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。

谈话过程中，旁人不要随意进出。

安排宾主座次时，主宾坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。

其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座，座位不够可在后排加座。

签字仪式

参加签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员。

双方为了对签订的协议表示重视，往往由更高的领导人出席签字仪式。

一般在签字厅设置一张长方桌作为签字桌，桌面覆盖深色台呢，桌后并列置放两把椅子，供双方签字人使用，主左客右。

座前摆放各自保存的文本，上端分别放置签字文具。

双方参加签字仪式的人员进入签字厅，签字人入座，助签人分别站在签字人外侧，其他人员分主客各一方按身份顺序排立于各自的签字人座位之后。

签字时，由助签人协助翻揭文本，指明签字处，本方保存的文本上签毕后，由助签人互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，签妥后由双方签字人交换文本，相互握手。

有时备有香槟酒，签字后，共同举杯庆贺。

宴请

宴请分宴会、冷餐招待会、酒会、茶会等形式。

宴请的时间应对主客双方都合适，注意避开对方的重大节假日、有禁忌的日子和时间。

例如，宴请基督教徒不要选十三日，更不要选十三日又星期五；伊斯兰教徒在斋月内白天禁食，宴请应安排在晚上。

各种宴请活动，一般应发请柬，这既是礼貌，亦可对客人起备忘之用。

请柬内容包括活动形式、时间及地点、应邀人的姓名、对服饰的要求、是否要求回复等。

请柬行文所提及的人名、单位名、节日名称都应用全称。

正式宴会最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角注明席次号。

正式宴会的席位、桌次高低以离主桌位置远近而定，右高左低。

同一桌上，主人居中，主宾位于主人右侧，其他席位的高低以离主人的座位远近而定。

外国的习惯是，男女掺插安排。

宴会厅的布置应该严肃、庄重、大方。

不要用红绿灯、霓虹灯装饰，可以少量点缀鲜花。

用餐前二十分钟，应将冷盘放好。

凡是花式冷盘，如凤凰、孔雀、蝴蝶等拼盘，以及鸡鱼等，头要朝主位。

食品、饮料摆好后，服务人员不要离开餐厅。

宾主落座后，即可斟果酒、汽水等，斟酒斟水八分满即可。

宴会如有讲话，要拟好书面讲稿。

通常宾主双方事先交换讲话稿。

主、宾讲话在宴会开始时进行。

主人、主宾讲话时，其他人员不得用餐。

主桌首次起立祝酒时，其他桌也应起立祝酒；一般情况下，主桌祝酒之前，其他桌不可首先起立或串桌祝酒。

宴会进行中，主人和陪客应普遍地同外宾交谈，不要只和个别外宾或我方人员之间长谈而冷落其他客人。

摄影

在对外活动中，摄影人员一般都应该在现场抓拍，可在事前选好角度，不可根据摄影的需要摆布客人和主人，也不应用手拨动镜头前的人，必要时可说：

“对不起，请让一下。

”

遇到拍合影时，接待人员安排好宾主就坐后，摄影人员应该迅速拍摄，不要让大家久等。

拍摄照片一般不要追随个人，特别是给女性外宾拍肖像，如必须拍摄，应征得当事人的同意。

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