资料整理与归档.docx

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资料整理与归档

资料整理与归档

这里所提到的资料整理与归档，指的是资料员的主要日常工作。

作为一个工程项目来说，资料整理归档是否到位，对于项目部的日常工作十分重要。

一、工程项目主要资料（工程技术部）：

1、工程招投标文件（相关施工图、施组、工程量清单等）。

2、工程三级策划。

3、设计文件（设计图、施工图、标准图、通用图、参考图等）。

4、各类设计规范、施工技术指南、工程质量验收标准、规程、规则、办法、规定及条文说明。

5、各类施组及施工方案（实施性施工组织设计、开工报告、作业指导书、各种措施、方案、预案等）。

6、图纸会审记录、现场核对记录、技术交底记录及其他在施工过程中形成的各种施工记录表格和施工日志。

7、工程竣工报告、施工技术总结和专题总结、照片、声像资料、电子文档、竣工文件。

8、变更资料（变更设计申请与变更设计通知单等）。

9、科研课题资料、四新技术应用资料、技术论文、工法、技术总结、技术专辑等、技术参考资料、书籍等。

10、施工进度计划（总体、年度、季度计划及相关图表）。

11、施工总平面图。

12、各类台账。

13、材料计划。

14、与公司、业主、监理、架子队（施工队）的来往文件。

二、资料管理要求：

（一）总体要求：

1、所有资料进行分类管理，同类资料应保存在同一档案柜中，防止存放出错导致的丢失。

2、对同类资料数量较大的，可按一定规则对资料进行分类，并按分类分别存放。

3、所有资料必须按资料盒做好清单，并贴好盒脊标签，并做好相关台账，防止出错。

4、对于上传下达的资料，必须做好收发文登记表。

5、施工过程中形成的施工技术资料应及时进行收集、整理、分类保管。

施工技术资料的收集、编制必须与实际施工进度同步。

6、凡需要编入竣工文件的施工技术资料，必须严格管理，不得遗失、损坏。

技术资料管理人员调动前必须办理移交手续。

7、所有电子资料必须有至少2处备份，防止丢失。

（二）具体要求：

1、工程投标文件：

工程招投标文件主要有招标图纸、投标施组、工程量清单等。

对于一个项目来说，这类文件可能有，也可能没有。

因为这类文件对项目来说仅供参考，但属于重要的文件，一定要存放好。

要填写资料清单及借阅登记表，防止丢失。

当然这类文件只是进行内部借阅，不能外借。

2、工程三级策划：

一般来说，工程一级策划是公司来搞的，主要是一个项目的人事任命，项目基本情况等。

这个一般存在公司。

而二级策划则是针对项目具体实施来编制的。

主要内容有：

编制依据、工程概况、管理目标、组织机构及管理模式、大临方案、施工队伍安排、施工设备需求、主要施工方案、进度计划、成本管理、各项保证措施、建议等。

三级策划与二级策划基本相同，不过要更细、更具体。

策划要单独存放，可复印几份，防止丢失。

3、施工总平面图：

在编制投标施组时就有这个图，但不能直接使用，主要是因为该图比较粗略，且存在错误。

应根据实际踏勘的情况，对原图进行补充及修改。

比较完整的图除了标示线路主线走向、主要结构物名称及里程、项目部及施工队驻地外，还要把拌和站、主要施工便道、河流等标示清楚。

项目上一般会做一个大型标示牌显示施工总平面图，因此该图的电子版要有多处备份。

主要结构物也会制作平面图，一般要把结构物的名称、里程、供水供电及施工便道、临时住房、仓库及钢筋加工等施工用房等标示清楚。

主要存在形式为施工标示牌，当然电子版要有备份。

4、设计文件：

设计文件主要指各类施工图，包括施工图、参考图、通用图，还包括变更后的图纸等。

图纸在下发后，应进行复印，原图一般不拿出来供技术员及现场使用。

复印份数应根据需要进行统计，一次复印到位。

然后要对图纸进行编号，编制图纸清单。

编制图纸清单可按专业分开统计，这样不容易出错。

编号后所有图纸都要加盖受控章。

对于作废的图纸，必须调整图纸清单，并加盖图纸作废章。

建议图纸按专业分开存放，作废图纸必须专柜存放，防止与使用图混淆。

对于下发架子队（施工队）的图纸，必须把图上工程量表涂掉，并建立下发图纸台账，记录清楚事件和下发人、接收队负责人等信息。

除了以上要求外，还要建立图纸借阅台账，日期及借阅人要记录清楚，防止因借阅而导致的图纸丢失情况发生。

5、图纸会审纪要、现场核对记录、工程量台账、材料计划、进度计划：

图纸下发后，应在第一时间完成上述工作内容。

（1）图纸会审纪要：

图纸下发后，首先就要对图纸进行审查，发现图纸中存在的差、错、漏等情况，经汇总后形成图纸会审纪要。

图纸会审一般有设计、施工、监理等单位参加，施工单位内部的会审由总工主持，技术、测量、试验等部门参加。

（2）现场核对记录：

现场核对主要是针对施工现场的原地面高程、地形及地质情况、结构物与冲沟、河流、山体、道路、设计红线及其他原有构筑物的位置情况、弃土（取土）场位置情况、道路沟渠改移及征地拆迁征用土地等情况，考查其与图示是否相符的过程。

考察后要形成现场核对记录。

该记录是初始变更的重要依据之一。

上述记录除上报外，必须留至少一份存档。

电子版要多备份妥善保存。

（3）工程量台账：

工程量台账包括工程量0#台账、工程量三级台账，工程计量台账等。

工程量0#台账：

工程量0#台账包含设计工程量和复核工程量，并有两种量的差值。

该台账一般说来有总量台账和详细工程量分台账，根据专业分别设置。

一般按专业分别统计，然后进行综合。

各专业可按单位、分部、分项工程分开统计。

工程量0#台账极为重要，是工程量三级台账的基础，也是工程计量及计量台账、工程变更、进度计划及材料计划的编制依据。

工程量三级台账：

工程量三级台账全称工程量三级分析台账，主要内容包括投标清单工程量，设计图工程量，现场实测工程量及三者间的相互差值。

工程量三级台账主要用于对上及对下计量。

该台账的主要数据来源是投标工程量清单和工程量0#台账。

工程计量台账：

工程计量台账主要内容包括设计及变更后总工程量、每月的计量工程量及开累工程量。

工程计量台账主要用于对工程计量工程量的控制，防止超设计计量。

以上三种工程量台账都很重要。

其中，工程量0#台账和工程量三级台账都会有上报的问题，必须留至少一份存档，工程计量台账不需要存档，但必须由各个技术主管认真记录、妥善保存，并根据需求上报。

工程量台账的电子版要多备份妥善保存。

（4）材料计划：

材料计划是根据设计图纸，计算出完成全部工程所需的各种材料，并提供给保障部。

主要包括整体材料计划，年度材料计划，月材料计划。

因为材料计划属于提交保障部的资料，故应该根据现场施工准备、进度情况、计划情况提前递交，以便给保障部留出足够的时间用于采购材料。

应注意保留至少一份存档，有电子版的要多备份妥善保存。

（5）进度计划：

进度计划是根据合同工期（或业主要求的工期）、主要工程量等编制的指导施工，控制进度的计划。

主要总体施工进度计划、年度施工进度计划、月进度计划、关键工程进度计划。

以上资料除上报外还要保留至少一份存档，有电子版的要多备份妥善保存。

6、各类施组（方案）、作业指导书及技术交底：

施组主要包括实施性施工组织设计、单位分部分项（开工报告）施组、专项施工方案、首建工程施工方案、大临施工方案等。

施组与作业指导书及技术交底共同组成了项目技术组织及实施框架。

（1）施组（方案）:

实施性施工组织设计：

实施性施工组织设计是针对项目总体的，包括施工组织、施工方案、工程进度及相关保证措施。

与投标施组不同，该施组更具有针对性。

一般上报业主及监理的实施性施组要填报相关的表格，且份数也有要求，不过除上报外还要保留至少一份存档，有电子版的要多备份妥善保存。

开工报告：

在打开工报告前，必须完成单位分部分项工程划分和使用材料的检测报告。

开工报告是工程开工前必须具备的资料之一，必须提前着手准备。

开工报告的份数比较多，可按照专业分别存放。

各种施工方案

包括大临施工方案、专项施工方案、首建工程施工方案等。

上报资料要有至少一份备份，电子版的要多备份妥善保存。

（2）作业指导书及技术交底

作业指导书也称为工作指令或操作规范、操作规程、工作指引等。

施工作业指导书以单位工程施工组织设计中确定的施工方案和施工方法为编制依据，按不同的分部分项工程编制技术先进、管理科学和经济合理的施工方案和方法，是对施工组织设计的进一步细化。

它以施工难度较大、技术复杂的分部分项工程或新技术项目、关键工序、特殊过程为对象编制的，是具体指导分部分项工程施工的技术文件。

要注意作业指导书为受控文件，对于作废的要加盖作废章。

实际使用中，除下发的作业指导书外，还要保留至少一份存档，有电子版的要多备份妥善保存。

存档时可以存在一起，也可按专业或单位工程分开存放。

技术交底是使施工人员明确工程概况、合同文件、设计意图及设计中采用的新技术、新工艺、新材料；明确工程的各项技术要求、质量验收标准、工艺标准、各结构物的详细尺寸和标高、材料规格和数量、施工措施和应注意的问题等，做到心中有数，避免发生指导和操作的错误，以便科学的组织施工，并按合理的工序、工艺流程进行作业，确保施工过程满足质量、技术、工艺要求，安全顺利地完成施工生产任务。

7、技术资料和施工日志：

（1）技术资料

技术资料是指在施工过程中形成，与施工过程同步，反映施工过程质量情况的资料文件。

技术资料与工程计量，竣工验收等关系密切。

无论是铁路还是公路项目，都有相应的配套表格。

对于铁路项目，有检验批质量验收记录表，铁程检及质统表（相当于现场记录）、单位分部分项评定表等。

对于公路项目，有现场质量检验报告单和一些现场记录表及单位分部分项评定表等。

无论何种表格，在业主及监理有明确规定的情况下，要按照业主及监理的要求进行填写。

当业主与监理没有要求或要求不明确的条件下，要提前填写样表，积极与业主和监理沟通，明确用表目录和填写内容要求，尽量避免返工情况发生。

一般说来，这项工作难度较大。

因为用表及填写有一定的伸缩度，每个人的理解不尽相同，难免会出现返工情况。

并且作为竣工资料的一部分，档案馆的要求与业主和监理的又不一样，必然导致工程完工后资料的返工。

故这里只对常见问题进行总结。

填写过程中要注意以下几点：

与试验相关的编号、日期、数据等要与试验资料闭合；

与测量相关的日期、数据等要与测量资料闭合；

填写的实测数据要尽量满足设计及规范要求，不合格点数要在规范允许的偏差之内；

填写完成后要进行检查，发现错误或遗漏的要尽快改正；

要注意签字盖章的人和位置要正确；

日期、时间、里程、部位等要与施工日志及设计文件闭合；

对于第三方检测的资料（如隧道的监控量测资料、桥梁桩基检测资料、路基抗滑桩检测资料等），要妥善保存，建立台账，防止遗失。

填写要及时，除砂浆及混凝土强度需要等试验报告外，能填写的内容尽量在当天填好，并尽快找监理签字盖章。

技术资料要根据专业，按单位分部分项工程，分别装盒，盒内要填好资料清单。

盒脊要贴上统一的标签，标明工程名称。

对于资料较多的，要在标签上标好序号。

所有资料要建立好台账，台账可按照单位分部分项工程编写。

（2）施工日志

施工日志是对现场施工情况的记录，因为要进竣工资料，所以也十分重要。

施工日志的填写内容主要有：

基本内容：

a、日期、星期、气象、平均温度。

平均温度可记为XX℃—XX℃，气象按上午和下午分别记录。

b、施工部位。

施工部位应将分部、分项工程名称和部位写清楚。

c、出勤人数、操作负责人。

出勤人数一定要分工种记录，并记录工人的总人数。

工作内容：

a、当日施工内容及实际完成情况。

b、施工现场有关会议的主要内容。

c、有关领导、主管部门或各种检查组对工程施工技术、质量、安全方面的检查意见和决定。

d、建设单位、监理单位对工程施工提出的技术、质量要求、意见及采纳实施情况。

检查内容：

a、隐蔽工程检查情况。

应写明隐蔽的内容、分项工程、验收人员、验收结论等。

b、试块制作情况。

应写明试块名称、部位、试块组数。

c、材料进场、送检情况。

应写明批号、数量、生产厂家以及进场材料的验收情况，以后补上送检后的检验结果。

d、质量检查情况：

地质描述、当日砼浇注及成型、钢筋安装及焊接、模板安拆等的质量检查和处理记录；砼养护记录，砂浆、砼外加剂掺用量；质量事故原因及处理方法，质量事故处理后的效果验证。

e、参加施工的人员、施工方法、机具设备情况。

f、安全检查情况及安全隐患处理（纠正）情况。

g、工程进度情况。

h、测量放样情况。

i、上级、监理、建设单位或地方政府在此的的活动情况。

j、其他检查情况，如文明施工及场容场貌管理情况等。

其他内容

a、设计变更、技术核定通知及执行情况。

b、施工任务交底、技术交底、安全技术交底情况。

c、停电、停水、停工情况。

d、施工机械故障及处理情况。

e、冬雨季施工准备及措施执行情况。

f、施工中涉及到的特殊措施和施工方法、新技术、新材料的推广使用情况。

填写要求：

施工日记应按单位工程填写。

记录时间：

从开工到竣工验收时止。

逐日记载不许中断。

按时、真实、详细记录，中途发生人员变动，应当办理交接手续，保持施工日记的连续性、完整性。

施工日记应由技术主管记录。

注意事项：

书写时一定要字迹工整、清晰。

当日的主要施工内容一定要与施工部位相对应。

养护记录要详细，应包括养护部位、养护方法、养护次数、养护人员、养护结果等。

焊接记录也要详细记录，应包括焊接部位、焊接方式（电弧焊、电渣压力焊、搭接双面焊、搭接单面焊等）、焊接电流、焊条（剂）牌号及规格、焊接人员、焊接数量、检查结果、检查人员等。

检查记录一定要具体详细，不能泛泛而谈。

检查记录记得很详细还可代替施工记录。

停水、停电一定要记录清楚起止时间，停水、停电时正在进行什么工作，是否造成损失。

8、变更资料：

工程变更主要有0#变更和施工过程中的变更。

0#变更主要是针对工程量0#台账，该台账中计算工程量与设计工程量的差值要进行0#变更。

一般说来，施工单位只变更计算工程量与设计工程量多出的部分。

施工过程中的变更主要是有两个方面的考虑，一是通过变更增加工程量，从而增加项目的收益；二是现场的实际情况与设计差距很大，必须要进行施工材料、施工工艺等的变更施工才能正常进行。

在施工单位提出变更后，变更是否能够最终确认并实施，需要设计单位、业主、监理单位和施工单位共同确认才行。

当变更现场踏勘，明确变更意向后，必须形成变更设计会议纪要，各方签字后方能生效。

具体的变更后施工图，由设计单位负责。

施工单位的工作，是做好变更资料，并及时上报。

无论是变更资料、变更设计会议纪要、还是相关图纸，均需编制相关台账，注明内容、日期及审批通过情况。

变更后的图纸应加盖受控章，原图纸应加盖作废章。

9、影像资料：

作为竣工资料的重要组成部分，也是在对上计量时需要提供的重要资料，在施工过程中，要十分注意影像资料的收集与整理，尤其是重要工序、隐蔽工程，应格外注意。

现场拍摄的影像资料，大多采用电子格式进行保存。

每月在工程计量前，要把各个单位工程的合格的照片汇总到资料员处，由资料员统一洗印并妥善保存。

在保存时，应根据施工位置，按单位分部分项工程分类存放。

同时，所有影像资料应保证至少2处备份。

10、技术参考资料：

技术参考资料主要包括各类设计规范、施工技术指南、工程质量验收标准、规程、规则、办法、规定及条文说明等。

一般在项目部工程部都会有这类规范，作为施工现场质量安全管理和技术内业的参考资料。

在购买资料前，对于施工标准规范，要首先获得最新的有效技术标准文件目录，根据项目实际购买所需标准规范。

在参考资料存档前，要编制资料清单，清单主要包括资料名称、代号等，并有相应的编号。

在资料内，必须加盖受控章。

同时应打印一份借阅登记表，用于借阅时进行登记。

登记表包括借阅资料名称，借阅人签名，借出时间，归还时间及备注等。

如遇借阅后丢失，则有借阅人负责赔偿。

11、各类台账：

台账所起的作用就是能够用最醒目的方式把所需记录的内容展示出来。

所有的资料都应有相关的台账，这样便于查缺补漏，方便资料员了解资料的完成情况。

所有台账应及时更新，同时要注意编号，对于可能会有变化的资料的编号，可使用铅笔暂计，便于修改。

12、上下发文件管理：

在项目实施过程中，业主、设计单位、监理单位、公司机关、地方协助单位、项目所属的架子队（施工队）等单位，都会有各类文件、指令、通知、报告、函件等的往来，有很多都是比较重要的，需要妥善管理。

对于这些文件的存档及管理，要分开存放。

一般可以分为业主来文、监理来文、公司来文、协助单位来文、架子队上报文件，上报业主文件、上报监理文件、上报公司文件、上报协助单位文件，对架子队下发文件等。

在分盒编号的同时，要做好卷内资料清单（包括文件名称，收到时间或回复时间等），便于查找管理。

也可以采用上级来文，上报文件，施工队上报文件，下发文件的简化管理方式，但在资料清单中要明确发（收）文单位，防止混淆。

无论是来文还是上传下达文件，都必须及时归档存好，对于送出文件只有一份的，必须进行复印备份。

同时，必须做好收发文登记表，表内除文件名称及编号外，必须让接受人签字确认。

13、竣工资料：

竣工资料整理是竣工后，把施工过程中产生的资料，根据竣工资料的要求和样式，进行修改、收集并整理，满足要求后要送档案馆存档的过程的总称。

一般说来，在施工过程中产生的各类资料，都难以满足档案馆对于存档资料的要求，需要进行修改。

修改完成后，需要根据档案馆的要求，进行文件排列、组卷、案卷编目、卷内目录、脊背及备考表编制、装订等工作，和竣工图及影像资料（刻录成光盘）一起，整体移交至档案馆。