档案管理学相关.docx
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档案管理学相关
制定团队法律文书（含文件夹）统一编号格式、法律文书分类模式和存档格式等；
一、满天星培训
文件名的写法201510301335（单位+某某）
年月日时刻（修订者单位+修订者姓名）
二、法律文件命名规则指引Trialday
1文件命名规则
工作文件的文件名，一般采用以下方式命名：
文件名称-案件名称或项目名称-起草或修改日期及版本序号-本版本作者
例如：
代理意见-某银行vs某实业公司、某建设公司等-20131120V2-李四
法律分析意见-甲基金设立事项-20131128V3-张三
2文件命名规则详解
2.1文件名称
2.1.1文件名称依各文件内容确定。
如文件名称过长（如超过6个字），可采取统一的文件名称简称。
2.1.2如在文件修改过程中，文件名称发生变化，应及时修改保存时的文件名称，此前版本文件名称建议一并调整。
2.2案件名称或项目名称
2.2.1案件名称或项目名称一般以主要当事人名称方法命名，客户名称在前，对方当事人名称在后，中间间隔英文小写字母“vs”。
2.2.2案件名称或项目名称中当事人数量一般不超过4个，且一方当事人一般不超过2个，一方各当事人之间以顿号间隔，如一方有未列当事人，应在该方最后一位当事人后加“等”。
2.2.3如项目名称中只涉及一方当事人，则应以当事人名称及项目内容作为项目名称。
2.2.4当事人名称建议采取案件裁判文书使用简称或项目中其他通用简称，并保持各文件间一致。
2.2.5在同一案件或项目进行过程中，案件名称或项目名称一般应保持一致，如加入其它重要当事人或项目内容发生重大变化，可根据需要调整名称。
2.3起草或修改日期
2.3.1起草或修改日期为该版本完成日期，以八位年月日数字命名。
2.3.2如起草或修改文件未能当日完成，建议在当日最后一次修改时保存该版本，此后其他日期再次修改时就改日另存版本。
2.4版本序号
2.4.1版本序号是单份文件统一的序号，为保持同一文件版本号的连续性，即使文件修改中文件名称或案件名称、项目名称发生变化，版本号应连续编写。
2.4.2文件当日第一版无需添加版本号。
2.4.3如当日对文件进行修改时，该次修改作者在日期后添加序号，从V2开始，版本号与日期间无需添加间隔符号。
2.4.4如其他日期对文件进行修改时，该次修改作者填写修改日期，并在日期之后接续此前版本号继续编号，无需重新编号。
2.4.5同一版本文件如需分别保存“修订版”与“清洁版”，应在版本号后标注。
2.5版本作者
2.5.1版本作者以该版本起草者或修改者中文全名命名，一般不采用拼音或其他简写形式。
2.5.2如文件需对外以本所名义显示作者，则应以本所简称作为作者名，或在作者个人名前添加本所简称。
2.6连接符
上述各项内容间（除日期与版本号）均以英文短划线“-”间隔。
2.7定稿文件
文件定稿后，在定稿日期后添加中文“定稿”，无需添加版本号，一般不添加定稿作者。
3文件命名操作
3.1文件新建
3.1.1为避免文件属性错误，所有文件首次编辑均必须在“新建文档”内编写，不得在原有其他文件中修改后另存，新建文档快捷键为Ctrl+N。
3.1.2如需使用原文件中内容，建议从原文件中复制后，粘贴至新建文档内。
如需选择原文件全文，快捷键组合为Ctrl+A。
3.2文件保存
3.2.1文件编辑过程中，应开启软件自动保存选项，并注意随时保存，保存的快捷键组合为Ctrl+S。
3.2.2修改文件后，应当另存文件，另存文件的快捷键为F12，另存同时应及时修改文件名称。
3.2.3在接收外来文件时，应根据统一命名规则修改文件名称，另存至相应文件夹。
3.3文件整理
3.3.1应随时检查文件夹内文件命名，如发现文件名称不符合统一命名规则，应及时修改，修改文件名快捷键为F2。
3.3.2在同一案件文件夹中，应设置“过程文件”文件夹，亦可根据需要，在不同子文件夹中单独设置“过程文件”文件夹。
3.3.3同一文件定稿后，应将该文件此前版本统一移动至“过程文件”文件夹，以保证文件整齐。
3.4文件传递和发送
3.4.1团队内部发送文件时，一般直接以文件名称命名邮件主题。
3.4.2对外发送文件时，以文件名称为基础，根据需要调整邮件主题，一般可删去版本作者及版本号。
4其他
4.1本指引中快捷键均以Windows系统及Word软件为例，如有其他操作系统或软件快捷键不符，仅供参考。
4.2本指引仅供团队内部使用。
团队成员使用本指引期间，如有任何问题、建议，应及时沟通，根据需要调整本指引内容，确保团队内部文件沟通顺畅。
三、电子卷宗制作——思维导图管理法
（惟胜会贵州惟胜道律师事务所知识管理部负责人陈万莉）
如何进行电子案卷管理
纸质材料的电子化
基础配置：
自动推送＋双面功能扫描器
补充配置：
扫描宝手机软件（ios系统）／扫描王手机软件（安卓系统）
案件材料并非一两页，对纸质材料的扫描是一大工作量，也是让很多律师对案卷电子化望而生畏的痛点。
但只要配备一台拥有自动推送、且支持双面功能的扫描器则能够让人从该工作中解脱出来，只需要将卷宗整理好，放入扫描器推送板上，就可以去做其他的工作了。
等待扫描完毕，即可以在电脑上获取案件卷宗的全部电子材料。
除扫描器外，手机中安装扫描宝（ios系统）／扫描王（安卓系统）是必须的补充。
例如，立案后法院出具缴费通知书，为提高办案效率，经办律师可能会立即直接将缴费通知书送交客户进行缴费。
此时，手机的扫描宝／扫描王就能够及时的收集到该份材料的电子文件。
电子卷宗的扁平化管理
案卷电子化后，如何管理电子案卷？
是建立文件夹存放还是采用其他方式，是需要思考的第二个问题。
案卷是有逻辑结构的，以一个诉讼案卷为例，如果我们采用文件夹方式对案卷进行管理，简单划分如下：
可以看出，案卷逻辑结构层层递进，甚至以证据为例，可以在第三层级结构下按照证据清单、第一组证据、第二组证据等进行第四层级逻辑结构的设定。
因此，电子案卷的管理，就是案卷逻辑结构的管理。
但文件夹管理卷宗的弊端在于：
我们需要层层递进才能寻到想要的那一份文件，且这是一个单一直线的推进，在不同逻辑项下的文件需要在不同文件夹之间不断转换才能找到，使用者无法在一个平面对卷宗进行全局了解和快速定位选取。
因此惟胜道采用了思维导图案卷管理法。
配置：
x－mind软件（支持windows和iso系统）
一个案件的电子卷宗是这样的：
（图重要）
很明显，思维导图下的案件卷宗，能够使使用者在一个平面对整个案件卷宗材料进行检索和定位，鼠标轻轻点击即可打开文件。
小贴士
如果你已经按照文件夹方式对案卷进行了管理，实现文件夹管理到思维导图的管理也不过只是轻松一步即可。
将第一层级文件夹“某某v某某间合同纠纷案”拖拽到x－mind空白面板处，会形成如下模样：
（图重要）
大家发现没有，虽然只是拖拽了一个文件夹，但x－mind自动识别了该文件夹下的全部文件夹、文件的逻辑结构，用节点的方式进行了呈现。
这一点，在我们使用的其他思维导图软件所不具备的功能。
＊思维导图案卷管理法下，对我们起草的法律文件，我们要求必须归入两种文件格式。
（1）如一份起诉状：
起诉状的word文档格式；
（2）委托人签字／盖章后的起诉状原件扫描档。
电子卷宗的共享
随着案件的进程，案卷电子卷宗不断变化的。
因此，电子卷宗的团队共享是必须的。
将电子卷宗放入印象笔记与团队进行共享。
这样，每个项目组人员都可以实时根据案件进程，将案件材料放入该案的电子卷宗中，其他项目组成员只要在有网络环境下即可以实现同步，从而获取最新的案件电子卷宗材料。
（图重要）
电子案卷管理的优势
案件材料的随时可取
在团队办案（我们称为项目组）的情况下，每个项目组的成员都需要案件材料。
且不说到手第一份材料可以采用每人复印一份的方法解决，重要的是在办案过程中，每个项目组人员会因自己的角色制造或得到不同的材料，例如图表、立案通知书等等，如果要求每个人的到材料后第一时间将材料复印给每个人，那真是既浪费了时间又没有了效率。
案件分析／汇报会议共享
大家都有过这样的经历，在案件分析谈论会上或者和客户进行汇报会议时，经常需要反复对应材料来进行讨论，一般情况下，都是刷刷刷翻材料然后传阅。
而思维导图电子卷宗可以快速实现文件检索及定位，且材料内容在投影上显示，每个人员都能清晰看见。
节约了找材料的时间，提高了客户体验效果。
开庭利器
原来大家想过用思维导图做庭前准备和庭前纪录，但如果将电子卷宗与开庭结合，会产生什么样的效果。
例如质证环节，我们可以将证据的质证意见记录在该份证据之后，为庭审的答辩及庭后的复盘做好准备。
另外，对法官就案件提出的所有问题，可以在平面思维导图上迅速抓取文件或信息，避免了在庭上一直处于找材料的尴尬。
甚至，有时候找不到材料还会影响自信，庭审效果大打折扣。
归档及知识管理的好帮手
前面的工作做好了，归档应该是一件soeasy的事情，不用分别找项目组人员要不同的缺失材料。
任何人可以通过思维导图案卷对材料的逻辑结构、信息等一目了然。
而案件知识管理的来源不正是这些一个个案件的材料吗？
小贴士
采用了思维导图案卷管理法，还可以利用x－mind“导出功能”一键导出该案的excel卷宗材料清单。
四、惟胜道知识管理心得分享whatcanwedo
尽管我们还未举行开业典礼，尽管我们的家装也尚未完全到位，2015年4月16日，惟胜道律师事务所却蓬荜生辉。
机缘巧合，惟胜道律师事务所的知识管理部临时发起了一次关于律师业务知识管理的小范围分享交流活动，却不想引起了律师同行的关注，大家的热情简直让知识管理部受宠若惊。
小编整理了一下知识管理部的课件，与大家概括分享本次2小时活动的内容。
知识管理做什么？
律师案件知识管理是一个新兴的律所部门，我们总说起这个部门很重要，但是知识管理到底是做什么呢？
其实作为律师而言，我们一直都在潜意识的做知识管理的工作，比如说案件代理词的留存、工作记录的保留以及类似案例的工作档案，但是并没有将这些知识化的积累系统的规划起来。
而其实当把这些知识化的积累构成一个运作体系，则会大大提高事务所工作效率和工作质量，并可以有效在所内进行知识传递。
为了使事务所案件管理部的律师们专心做案子，我们的知识管理部就这样应运而生了。
我们的工作其实总结下来，集中在诉讼产品、知识体系、内部培训、品牌宣传、思维技术五个方面。
我们做了什么？
诉讼产品
如何去具体的定义诉讼产品？
我们首先考虑的是诉讼产品的应有之意是既要对事务所的专业化、流程化进行质量把控，也要服务诉讼律师，将律师事务所的诉讼工作进行一个规范化的指引。
因此我们设计了如下内容：
全套流程|我们设计了从与客户见面到最终案卷归档的整套流程图以及相关的文书表格，既可以让客户了解律师的工作流程及工作内容，又可以指引承办律师在什么时间应当做什么事情，从而避免遗漏工作环节。
50份模板文书|既然是专业化、流程化管理，为了保障我们所提交的文书格式、共性化语言的统一、规范，我们设计了50份模板文书，包括统一的函头、格式、共性化语言，律师在承办案件过程中，就可以直接往模板上填写案件个性化的内容，而不用担心格式问题和其他辅助问题，既保障了规范管理，又能节约承办律师的时间。
12类工作规范|在我们设计了以上的内容后，承办律师如何使用流程、如何使用模板才能达到事务所专业化标准呢？
为解决这个问题，我们用图表、表格、文字三种形式设计了12类工作规范，让承办律师知道如何流程化的开展工作。
两大类思维指引|对于经验丰富的律师来说，可以快速判断一个案子应当从哪些方面入手，但是对于年轻律师来说，能做到快速、准确的判断却仍需要时间和经验的沉淀，如果能将这种思维和经验有效传递给年轻律师，则能让年轻律师迅速成长。
因此，我们设计了不同的思维分析表格，一种是案件的通用类思维指引，目的类似于将一位经验丰富的律师的经验、思维用指引的方式得到呈现；另一种是对某一类案件的思维指引，例如民间借贷、票据纠纷，针对相同类型的案件制定专门的思维指引。
这样可以改变传统的律师经验增长方式，帮助每一个办案人员，尤其是年轻律师能根据指引对案件有全面的分析。
设计——体验——升级
产品并不是设计出来就能切合实际，也并不是一成不变的，因此，知识管理部设计出来诉讼产品后，都会和案件管理部讨论沟通，并亲自体验承办律师的流程化工作，根据讨论和体验结果即行产品的修改及升级。
我们做了什么？
知识体系
知识管理从本意来说，是一个知识体系的构建。
因此我们在工作过程中从外部、内部两个方面来构建事务所的知识体系。
知识管理部负责通过法律法规、权威书刊、网络信息等渠道搜集、获取有用信息并进行整理、归类；同时，也要从我们办理的案件中提炼有用的信息，进行归类化管理。
但这是一个非常庞杂的工程，还需要相当长时间的积累，从一点一滴做起。
我们做了什么？
内部培训
内部培训是知识管理很重要的一部分，为此我们制定了内部培训制度，除了学习、讨论新出的法律法规以及典型性公报案例，并将培训内容进行建档管理备查外，还包括了我们不断升级的诉讼产品、管理流程的培训，以及专业技能培训。
我们做了什么？
品牌宣传
当我们做了上述的这些工作后，如何让客户和同行了解我们的产品、了解我们的工作模式、了解我们的团队协作？
这就需要进行品牌宣传。
品牌宣传需要有用的创意，以及一想二做三视角。
因为它不仅仅是一种文案的宣传，而是需要文本类、电子产品类、网络渠道类等多元素的组合。
就我们而言，知识管理部整合线上线下的需求配合开展品牌的宣传，从宣传册、电子期刊、网站运营、微信运营以及分享活动组织等多方面进行开展。
然后不断的根据体验、大众生活习惯的变化以及新媒体的出现及时进行升级和改进。
方案——想；效果——做；体验——视角。
改小升级1.0—1.1—1.2
大升级1.0—2.0—...
我们做了什么？
思维技术
对知识管理部来说，还需要对案件管理部的律师进行技术支撑，并不断在事务所内部推广经我们体验后筛选出来的办公软件，以提升案件管理律师的协作效率、沟通质量以及可视化技能。
事实上，软件技能的培训和推广也仅仅只是软件使用的一部分，思维模式才是真正能够达到让软件服务工作的目的。
因此在使用过程中，知识管理部对案件管理律师进行软件辅助和软件运用思维辅助，以更有力的运用软件强化工作成品、达到工作目的。
效率、沟通、美感：
Excelnumbersword今目标印象笔记pdfpdf编辑pptvisiokeynote思维导图XMindpages
五、法律文件格式排版指引
（郑玮-北京市安理律师事务所）
对于一份法律文件而言，如何从茫茫案卷中脱颖而出？
过硬的功底、严谨的论证、精妙的表达，这些都是“第二眼印象”。
第一印象是什么？
是文件的基本排版格式。
一份整洁、美观的文件，能够让读者、受众对阅读文件产生兴趣，才能让他们在第二印象中发现更多价值。
所以，我们着眼于文件的排版，利用word最基本的排版技术，在不过分增加工作量的基础上，制作出一份外在规整、内在有料的法律文件。
1适用范围
1.1为规范团队文件排版格式、统一对外文件风格，展示团队专业形象，避免执业风险，特制定本指引。
1.2本指引规定排版格式，适用于所有向法院、仲裁庭等提交文件，包括但不限于起诉状、上诉状、申请书、答辩状、代理意见等。
1.3向客户提交的工作文件及团队内部文件等其他工作文件，格式参照本指引规范适用。
1.4其他法律文件如有特殊格式需要或要求，可参照本指引规范，结合实际情况进行调整。
2字体字号、段落布局
2.1法律文件中文采用宋体，特殊需要亦可使用楷体，但不得混用；英文或数字采用TimesNewRoman或其他正式格式，禁用花体。
2.2正文部分采用小四号字，行距固定值22磅；或四号字，行距固定值24磅。
2.3正文首行缩进2字符，无其他前后缩进；段前段后间距均为0.5行。
3页眉页脚
3.1页眉左侧列明我方当事人法律地位、当事人全称。
3.2页眉右侧列明本案件目前阶段案号（如有）。
3.3页脚标注页码，底部居中。
页码建议采取“1／N”格式。
3.4页眉页脚均采用五号字。
4文件标题
4.1文件标题一般采用三号字，宋体或黑体，加粗。
4.2文件标题居中，无缩进。
5当事人身份信息
5.1当事人身份信息一般以现有最后一份裁判文书记载内容为准。
如当事人为企业时，应在全国企业信息登记网上进行查询核实，如查询结果与裁判文书记载不一致，则应要求客户提供最新的营业执照复印件，以备存档。
如当事人为个人时，应当要求客户提供身份证件复印件，以备存档。
5.2当事人身份信息部分，格式无缩进。
6文件抬头
6.1文件抬头一般在文件对象称谓前加“尊敬的”。
6.2文件抬头加粗，后加冒号，格式无缩进。
7文件目录
7.1如文件超过5页，建议在文件第一页列明文件简要目录。
7.2简要目录内容建议仅限一级标题，根据需要调整表述，以便目录本身可作为该文件内容简要版。
8正文标题及内容
8.1正文标题一般不超过三级。
8.2标题不采用自动编号。
一级标题编号采用中文数字加顿
号，如“一、”、“二、”等依次编号；二级标题编号采用阿拉伯数字加中文顿号，如“1、”、“2、”等依次编号；三级标题编号采用括号加阿拉伯数字，如“
（1）”、“
（2）”等依次编号。
8.3一级标题全文加粗，除特殊情况外，二级标题以下均不加粗。
各级标题最后加句号等标点。
8.4一、二级内容之间空一行，三级内容间一般不空行。
8.5正文内容中需强调处，采用加粗或加粗加下划线，一般勿使用斜体。
8.6正文部分插入图片等，“环绕文字”一般采用“上下型环绕”，亦可采用“浮于文字上方”并在正文中空行。
9引文
9.1为便于阅读，引文一般采用脚注，不使用尾注。
9.2引文为书籍或专著的，内容为：
书名或文章名、作者、出版者、出版年及版次、页码。
引文为法律条文的，内容为：
法规全名、条文内容。
引文为案例的，内容为：
裁判机构、案号、裁判引用原文或相关内容。
9.3引文采用小四号字体，注意将脚注中序号默认的“上标”格式取消。
10落款及日期
10.1落款内容为一项或一行时，则该名称与日期采用右对齐。
10.2落款内容为二项或以上时，则以最长项右对齐，较短项及日期与其左端对齐。
10.3日期采用中文小写文字，如“二〇一四年十二月三十一日”，注意“〇”不要写作“零”。
11附件
11.1文件附件如需排版，请参照上述指引。
11.2文件附件标题前应标注该附件编号，字体字号与附件标题一致，左对齐，格式无缩进。
如在文件正文内引用附件内容的，应在正文相应位置标注“详见附件X”字样。
11.3文件附件一般与文件采用同样纸张方向，如需采取横向纸张方向，则在装订时注意页面方向向右（横向纸张页眉部分置于纵向纸张装订线位置）。
易度可帮助建立内部知识库和对外的项目服务沟通协作平台。
《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》
法律文书档案文件汇编和档案文摘汇编方法
《电子文件归档与电子档案管理规范》
《GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范》
6.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。
文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
6.1.5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。
扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
6.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。
6.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。
6.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。
音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
6.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。
专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。
6.1.12 定期制作电子文件的备份。
6.2 电子文件的登记
6.2.1 每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。
6.2.2 电子文件登记表应与电子文件同时保存。
6.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。
6.2.4 电子文件笔记本代码：
T－文本文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A－声音文件；O－超媒体链结文件；P－程序文件；D－数据文件。
7.5.2 物理归档
7.5.2.1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
7.5.2.2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
对以加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
7.5.2.3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：
只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
不允许用软磁盘作为归档文件长期保存的载体。
7.5.2.4 存储电子文件的载体或装具上应帖有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
7.5.2.5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
7.5.2.6 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档文件登记表》。
7.5.2.7 需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
7.5.2.8 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少1年。
8.3 同一全宗内的电子文件按照年度－保管期限－机构（问题）或保管期限－年度－机构（问题）等分类方案进行分类。
9.5.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于百分之十，如发现问题应及时采取恢复措施。
9.5.3 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。
原载体同时保留时间不少于4年。
《电子公文归档管理暂行办法》
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国档案法实施办法》
《机关档案工作条例》
《人民检察院诉讼档案管理办法》
《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》
兰台档案管理软件
《GB/T17678.1—1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：
电子文件归档与档案管理》“CAD电子文件归档流程图”
《档案管理学新论》华林著
P75
1、单式档案分类方法
1.按文件的产生时间分类
（1）年度分类法
（2）时期分类
2.按文件来源分类
（1）组织机构分类法
（2）作者分类法
（3）通讯者分类法
（4）对象分类法
3.按文件内容分类
（1）问题分类法
（2）实物分类法
（3）地理分类法
（4）专业分类法
4.按文件的形式分类
（1）文件种类（名称）分类
（2）载体材料分类法
（3）形状规则分类法
5.按文件的价值分类
2、复试档案分类法
如“年度—保管期限—组织机构分类法”
“年度—保管期限—问
升级会员 