商务信函写作教程.docx

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商务信函写作教程

第二部分：

商务英语

商务信函写作教程

（一）结构

国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分：

1、信头（TheLetterHead）；

2、案号和日期（TheReferenceandDate）；

3、封内地址（TheInsideAddress）；

4、经办者行（TheAttentionLine）；

5、称呼（TheSalutation）；

6、事由行（TheSubjectLine）；

7、信的正文（TheBodyofLetter）；

8、结束礼词（TheplimentaryClose）；

9、签名（TheSignature）；

10、拟稿人和打字员姓名首写字母（Initials）；

11、附件（Enclosure）；

12、抄送（CarbonCopyNotation）；

13、附言（Postscript）

在这十三项中，有些项目，如4、10、11、12、13项在相互传递信息时，如无必要，可以省略；其他项目，在正式交往的商业书信中是不能省略的。

（二）格式

国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。

现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种：

齐列式（TheBlockStyle）、缩行式（TheIndentedStyle）、混合式（TheModifiedBlockStyle）。

1、齐列式。

除信笺上部已印好的信头外，凡用打字机打出的部分均自信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。

2、缩行式。

用缩行式排列的信函，其主要特点是：

日期排在信笺的右上方；封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐；信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。

3、混合式。

混合式兼有齐列式和缩行式的特点，大部分项目按齐列式格式排列，但日期和结束礼词的排列同于缩行式，即日期可置于信笺右上方，结束礼词放在正文下的右边或居中，事由行多与左线边缘排齐，但也可居中。

（三）信封的写法

在寄往国外信函的信封上，书写收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的位置，都不同于国内信封的写法，其主要特点是|：

1、寄信人姓名、地址写在信封的左上角，商贸机构所用的信封，通常已在左上角印好寄信人地址；2、收信人姓名地址写在信封中央偏下位置，现在的流行写法，除缩略语外，已不用标点符号；3、邮票贴在信封右上角，现国外来函大多已在右上角印妥邮资；4、寄信人和收信人姓名、地址现多用齐列式，也可用缩行式。

其真的不掉线吗？

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排列顺序与汉语相反，先写姓名，后写地址，写地址应由小至大，即先写机构名称，依次写门牌、街道城市名、州（省）名及邮区代号，最后写国名；5、关于信件类别，投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。

如怀疑信件能否送交收件人，可在信封最下缘标明“IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTO…”,意为“无法投递，请退交……”

（四）具体内容

建立贸易关系建立贸易关系（EstablishingBusinessRelations）是双方业务往来的基础，要扩大贸易往来，就必须在巩固发展已有的业务的基础上，不断物色新的贸易对象，不断拓展业务关系。

建立贸易关系的方法大体（如广告、函电等）来建立联系。

在现代经济生活中，后者由于传播速度快，扩散面广而被广泛采用。

无论采用哪种方法，都必须事先做好市场调研

市场调研一般着重这几个方面：

1、该市场的商业习惯，海关条例，特别是习惯作法和付款条件；2、进出口机构及其国内商业联络途径；3、市场购买力，消费者的兴趣、爱好；4、同类商品的竞争情况；5、贸易制度、关税制度和进出口管制条例；6、港口条件、地理、社会、政治情况。

新的贸易对象的名称、地址，一般可以从这几个方面来获得：

1、代理商、推销小组的推荐；2、现有来往的银行或客户的介绍；3、贸促会和商会的介绍；4、驻外使馆商务处的介绍；5、各种传播媒体。

在与新的贸易对象联系前，应该对其进行资信调查，调查的内容包括资金情况，经营能力、商业信誉等等。

建立贸易关系的函电，可以介绍本机构所经营的业务，寄送商品目录、价格表及样品等。

为了促进交易，也可以询问对方的愿望和要求。

建立贸易关系的函电，必须热情诚恳，除注意礼貌外，不必过于谦虚，一定要给对方留下一个良好的印象。

询盘询盘又称询价。

指交易一方欲购买或出售某种商品，向另一方发出的探询买卖该商品及有关交易条件的一种表示。

按询盘的内容可分为一般函询和具体询盘。

一般询盘是买方仅仅为了了解情况向卖方要商品目录本、价目单、样本、形式发标（作报价单用），等等。

具体询盘是买方有做买卖的要求，指定商品要求卖方报盘。

询盘可以口头发出，也可采用书面形式，或通过电报、电传等。

通常由买方发出。

买方的询盘只表示一个意愿，没有必须购买的义务；卖方也没有必须回答的义务。

但一般卖方要尽快答复，向买方开盘或正式报盘。

买方的询盘往往不限于一个对象，可同时向几个客户发出，选择条件最优惠者供进一步磋商时参考。

询盘也可以由卖方了出，旨在主动探询客商对某种商品是否有需求。

询盘是联系客户的一种方法，也是了解市场行情的一种手段。

一般来讲，写询价函的目的是为了解情况，而其读者又需马上了解信函的内容。

因此，语言的表达要以简单、清楚和切题为原则。

最好在信的开头就写出你想问的问题，但一定要把询问的问题和要求写清楚、具体，而且要彬彬有礼。

询价函一般包括：

1、商品的大体情况（GeneralInformation）；2、商品目录（Catalogue）；3、价目单（Price-list）和数量（Quantity）；4、样品或样本（Samples）；5、款式、型号（Pattern）；6、估算（Estimate）；7、付款方式（TermsofPayment）；8、交货时间（Shipment）。

报盘、递盘、还盘和接受报盘（Offer）又称发盘。

是商业交易磋商中买卖双方必经的过程。

真的不掉线吗？

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通常是一方先向另一方提出某种交易条件（如：

商品名称、数量、规格、交货期以及付款条件等），而另一方愿接受此条件，即交易合同成立。

卖方的Offer称为SellingOffer，买方的Offer，称为BuyingOffer。

报盘有实盘（FirmOffer）和虚盘（Non-firmOffer）两种形式。

实盘又称“不可撤销的发盘”，指由发盘人向受盘人提出完整、明确、肯定的交易条件，并愿在一定期限内按所提条件与受盘人达成交易的一种肯定表示。

虚盘是卖方所作的非承诺性表示。

往往附有保留条件，它没有买方只要接受就可以成交的权限。

还盘（CounterOffer）又称还价。

指交易一方收到对方报盘后，不同意或不完全同意报盘中的内容，但又有意达成交易，为进一步洽商，便向对方提出新的条件，修改条件或其他要求，均称为还盘。

递盘（Bid）又称递价，出价。

在商品交易中，如卖方手中货少，行市又看涨，或对当前市场情况不清楚，再则是不知买方有无诚意购买，卖方常要求买方先递价，连续收到各地客户递价之后，以便集中对比，然后决定与谁成交，这样比较主动。

接受（Acceptance）指买方在实盘有效期内无条件地完全同意报盘的全部内容，并同意据此订立合同的一种表示。

接受一经发出，不能任意撤销。

订货是买方向卖方提出的要求，要求卖方按定单所列的各项条件供货。

定单的取得，大致有两种情形：

1、经卖方报盘，或买方的还盘，最后由买方接受而成效，由买方制定定单发给卖方；2、买方根据卖方事先所送的产品目录、价目表、甚至样品，直接定货（或称定购）。

定货可随时以书信的形式写成，亦可用事先印妥格式的定单。

定单或定货书信一经卖方确认，一般就成为对买卖双方都有法律约束力的合同。

因此，它们的制定或撰号必须准确和清楚，以免引起不可更正的麻烦。

订货同询盘和报盘一样，可采用电话、电报或书信方式提出，以电话或电报方式提出者，通常均另以书面确认之。

另外，卖方接到买方的订单后应认收。

认收时，最好重复一下订单的条件。

有时卖方因某种原因不能接受买方的订单。

在这种情况下，可选用三种方法：

1、送上代用品；2、还盘；3、拒绝接受。

采用送上代用品的方法要特别慎重，因客户可能对代用品不满意而拒收。

如送代用品，事先未获得客户同意，其货物最好用试销方式，并负责往返运费。

拒绝接受订单是在确实无他选择时再用。

此种信函必须非常仔细缮写，而且要为友谊和今后交易留有余地。

最好采用还盘的方法或劝说买主接受。

装运装运（Shipment），装运条件是买卖合同中必不可少的一项重要条款。

它包括装运时间、装运港、运输方式、装卸时间、装运单据等。

就外贸而言，装运大多数由远洋轮来承担，即不定期货船或是定期班轮。

随着国际贸易的迅速发展，集装箱的使用为公路、铁路和航空运输提供了高效率的运输形式，而且使海运的运费降低了一半。

装运时间，即装运期通常是指货物装上运输工具的时间或期限。

在按FOB、C&F和CIF价格条件成交的情况下，卖方的装运时间以提单上签署的日期为依据，如提单日期在合同规定的装运期内，卖方就履行了合同的交货义务。

但在FOB条件下，通常是由买方租船或派船或订舱位，如买方未能在合同规定的期限内履行派船或订舱义务，买方应承担卖方由此而遭受的一切损失。

不管交易是按FOR、C&F还是CIF成交的，合同一般规定货物装运完毕后，卖方必须立即向买方发出装船通知（ShippingAdvice），其内容包括合同号（或订单）、商品名称、数量、货值、船名及启航日期等。

对于按FOB和C&F成交的交易，买方收到卖方的装船通知后应立即办理保险，并准备接货。

如因卖方未及时发出装船通知，致使买方未能及时办理保险，而在此期间货物在运输途中遭到的损失，应由卖方负责。

在对外贸易中，货物装运后，卖方必须向买方提供装运单据，作为履行合同并提取货款的依据。

装运单据的种类和份数，在每笔具体交易中由买卖双方商定。

装运前买方将装运要求以书面形式通知卖方洽办，说明装船方式，包装规定和唛头等，称为“装运须知”shippinginstructions.如果从一港至另一港无直达船，那就需真的不掉线吗？

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、

要转船。

为了避免今后可能发生争议，卖方应先征得买方同意。

因此，在合同中或信用证中必须制订“允许转船”的条款。

装运涉及面很广，包括报关、预定舱位、租船等等。

通常书写有关装运的信函有几种目的：

催促早日装运；修改装船条款；寄发装船通知；寄送装船单据等等，趁通知买方货已装船的机会，卖方还可表达进一步发展业务的愿望。

发出装运通知，可以采用定型函稿或普通函件，但在FOB和C&F价格条件下，一般须以电报通知买方，以便买方办理保险和准备派船接受。

交出装运通知，意味着合同的具体实现，虽然还不是交易的终结，但对买卖双方都有重要意义。

因此，除通知船已出运，以及在FOB条件下货物备妥通知买方派船以外，还可以利用这个机会，在通知出运的同时，向客户表示完成合同的愉快心情和继续发展贸易的良好愿望，也可以对买方的合作表示感谢，还可以进一步开展推销活动等等。

支付当今世界的贸易活动中，国家之间、企业之间经常会产生债权债务关系。

卖方获得一定的债权，买方负有一定的债务。

这种债权债务关系必须在一定时期内清算、结算。

为实现债权债务的清偿，卖方收入货币，买方支付货币，这些收付均通过一定的支付方式来实现。

现在用得较多的国际贸易支付方式有三种：

即汇付、托收和信用证。

（一）汇付（Remittance）汇付是指付款人（买方）根据合同中约定的条件将货款通过银行汇寄给收款人（卖方）的支会方式。

参与汇款业务的有四个当事人，他们是：

付款方、收款方、汇出行、即受付款方委托汇出的款项的银行、汇入行，即受汇出行委托，解付汇款的银行。

如由付款方主动向收款人汇付，称为顺汇法；如由收款方开出以付款人为抬头的汇票，主动向付款方索取，叫做逆汇法，又称出票法。

汇款时买方（付款人）可采用信汇、电汇、和票汇三种形式。

（二）托收（Collection）托收是指由顾客委托银行代为收了各种款项的业务。

即出口商（卖方）开出以进口商（买方）为抬头的汇票，委托卖方所在地银行（托收行）通过它在买方所在地的分行或代理行（代收行），代为向买方收款。

托收业务中涉及的当事人有：

委托人（出口商或收款人）、托收行，代收行和付款人（进口商）。

委托人与托收行之间、托收行与代收行之间都是委托代理关系，托收行和代收行对于会款人是否付款不承担责任。

托收是建立在商业信用上，风险较大。

托收分为光票托收和跟单托收。

（三）信用证（LetterofCredit,简写L/C）买卖双方进行贸易结算时，除非买方具有无可置疑的信誉或买卖双方有着特殊的关系，否则，卖方不愿接受付款交单或承兑交单。

因为卖方担心买方最后拒绝付款赎单，这时卖方虽然仍是货主，但他可能收不到货款，在承兑交单项下，买方已拿到单据，最后因某种原因无力支付，卖方就会受到严重的损失，所以，进行国际贸易交会时，更多地采用信用证的方式。

信用证是以银行信用为基础，付款由银行担保。

它是由进口地银行应进口商（买方）的请求，开给出口商（卖方）一种保证支付货款的书面凭证。

在这种凭证中开列了买方购货所规定的条件，如货物的品种、规格、数量、发货凭证等，只要卖方按所列条件会货，就有权凭此证向开证行或其指定的银行取得货款。

商务信函中常用词语

（1）贵函

Yourletter;yourfavour;youresteemedletter;youresteemedfavour;Your

valuedletter;Yourvaluedfavour;Yournote;Yourmunication;Your

greatlyesteemedletter;Yourveryfriendlynote;Yourfriendlyadvice;

Yours.

真的不掉线吗？

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（2）本信，本函

Our（my）letter;Our（my）respects;Ours（mine）;Thisletter;theselines;

Thepresent.

（3）前函

Thelastletter;Thelastmail;Thelastpost;thelastmunication;The

lastrespects（自己的信）;Thelastfavour（来信）

（4）次函

Thenextletter;Thenextmail;Thenextmunication;Theletterfollowing;

thefollowing.

（5）贵函发出日期

Yourletterof（the）5thMay;Yourfavourdated（the）5thJune;Yoursofthe

3rdJuly;Yoursunderdate（of）the5thJuly;Yourletterbearingdate5th

July;Yourfavourofevendate（AE）;Yourletterofyesterday;Yourfavour

ofyesterday'sdate;Yourletterdatedyesterday.

（6）贵方来电、电传及传真

Yourtelegram;Yourwire;Yourcablegram（从国外）;Yourcodedwire（密码电报）;Yourcodemessage;Yourciphertelegram;Yourwirelesstelegram;YourTELEX;YourFax.

（7）贵方电话

Yourtelephonemessage;Yourphonemessage;Yourtelephonicmunication;

Yourtelephonecall;Yourring.

（8）通知

（Noun）

Advice;Notice;Information;Notification;munication;Areport;News;

Intelligence;Message.

（Verb）（通知，告知）

Tomunicate（afact）to;Toreport（afact）to...on;Toapprise（aperson）

of;Tolet（aperson）know;Toacquaint（aperson）with;Tointimate（afact）

to;Tosendword;tosendamessage;Tomailanotice;towrite（aperson）

information;Togivenotice（预告）;Tobreakanewsto（通知坏消息）;To

announce（宣布）.

真的不掉线吗？

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、

（9）回信

（Noun）

Ananswer;Areply;Aresponse.

（Verb）

Toanswer;Toreply;Togiveareply;Togiveone'sanswer;Tomakeananswer;

Tosendananswer;Towriteinreply;Toanswerone'sletter.

（特此回信）

Replyto;Answeringto;Inanswerto;Inreplyto;Inresponseto.

（等候回信）

Toawaitananswer;Towaitforananswer.

（收到回信）

Togetananswer;Tofavouronewithananswer;Togetaletteranswered.

（10）收讫，收到

（Noun）

Receipt（收到）;Areceipt（收据）;Areceiver（领取人，取款人）;Arecipient

（收款人）

（Verb）Toreceive;Tobeinreceiptof;Tobeto（at）hand;Toetohand;Tobeinpossesionof;Tobefavouredwith;Toget;Tohave;Tohavebefore（aperson）;Tomakeoutareceipt（开出收据）;Toacknowledgereceipt（告知收讫）.

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（11）确认

Toconfirm;Confirming;Confirmation;InConfirmationof（为确认...,为证

实...）;Aletterofconfirmation（确认函或确认书）

（12）高兴，愉快，欣慰

Tohavethepleasuretodo;Tohavethepleasureofdoing;Tohavepleasure

todo;tohavepleasurein（of）doing;Totake（a）pleasureindoing

（something）;Totakepleasureindoing（something）;Tobepleasedto

（with）（by）;tobedelightedat（in）（with）;Tobegladto（of）（about）;Tobe

rejoicedin（at）.

（13）随函附件

Enclose;Inclose.

（14）迅速，立刻

Urgently;Promptly;Immediately;Withallspeed;Atonce;Withdispatch;With

alldespatch;Withthequickestpossibledespatch;Withtheleastpossible

真的不掉线吗？

？

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delay;Assoonaspossible;Asquicklyaspossible;Aspromptlyaspossible;

Atone'searliestconvenience;Attheearliestpossiblemoment;Atanearly

date;Withoutdelay;Withoutlossoftime;Immediatelyonreceiptofthis

letter;Byexpressmessenger;BySpecialmessenger;Byspecialdelivery;By

expressletter.

（15）回信

Byreturn;Byreturnofpost;Byreturnofmail;Byreturnofair-mail.

（16）依照

Accordingto;Agreeablyto;Conformablyto;pursuantto;Inaccordancewith;

Inconformitywith（to）;Inobedienceto;Indeferenceto;Inpliancewith;

Inagreementwith;Inpursuanceof.

（17）就...，关于

About;Regarding;Concerning;Asto;Asregards;Withregardto;Inregard

to;（of）;Respecting;Relativeto;Anent;Inconnectionwith;Referringto;

Withreferenceto;Inreferenceto;Re.

（18）期满到期及应付之款

Tobedue;Tofalldue（bee）due（日期将到）;Duly（正时，及时）；Indue

Course（依照顺序）.

（19）

（每个，按照，通过）

Per（=by,through）rail.（post,mail,steamer）（通过铁路，邮政，轮船）

Perpro.=byproxy（由代理）

Perannum（=yearly，每年）

Permensem（=monthly,每月）

Perdiem[daiem]（=daily,每日）

Perman,percapital（=perhead,依照人数，每一人）

Perpiece（每一个，每一件）

（20）表示抱歉（冒昧做了某事）

Totakethelibertyofdoingsomething;Totaketheliber