第一资产库房管理作业标准.docx
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第一资产库房管理作业标准
第一资产库房管理作业标准
编制人：
江会娟日期：
2010.01.05
核准人：
庞丽娟日期：
2010.04.01
审批人：
李熠日期：
2010.04.01
批准人：
张鹏日期：
2010.04.01
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修订内容
修订人
审批人
批准人
2010.01.05
V1.0
创建文本内容
江会娟
李熠
张鹏
2014.10.27
V2.0
1.修改执行主体职责；
2.增加了“4.1定义内容”
3.修改“乐天系统”及“APH系统”相关内容；
4.增加了“4.2.2.1.3.5特别注意”；
5.修改“验收合格物品入库”的相关描述；
江会娟
龙晗
张鹏
一、作业标准原则
二、作业标准范围
三、作业标准职责
四、作业标准指引
4.1定义
4.2标准
4.1.1库房
4.1.2库房管理
4.3流程
4.3.1物品验收
4.3.2物品入库
4.3.3物品保管
4.3.4物品出库
4.3.5一级库退库
4.3.6物品盘点
4.3.7物品报废
4.4监约、评估、其他
五、作业标准图集
六、作业标准支持文件
七、作业标准表单
八、作业标准监
一、作业标准原则
依据本部五个三工作中心的材料部品样板库而建立，运用APH系统物资采购管理平台下的库房管理模块，实时动态监约APH库房管理模块，并对实体库房物品进行分类管理以及库房安全和清洁管理。
保证APH库房管理模块的各项物资状态与实体库房内的物品帐实相符、帐证一致。
二、作业标准范围
适用于第一资产各服务中心及子公司的库房管理
三、作业标准职责
序号
四个主体
岗位/部门
职责
3.1
执行主体
各服务中心、各子公司库房管理员、出纳
1.物品验收:
根据公司已批准的《物资采购申请单》负责对物品进行数量、品牌、规格的验收工作（如遇工程专业性较强的物品，须负责协调专业工程师验收）。
2.物品入库:
物品分类摆放，检验入库物品质量和完好度，制作标签、打签，验收合格当天在APH物资采购管理平台下的“物品入库”直接关联请示办理入库
3.对有质保期的物资建立预警机制：
有质保期内物资在办理“物品入库”时进行详细注明生产日期，质保期，到期日期），并每月进行检查提前反馈使用部门，避免产品到期导致物资浪费而建立的机制
4.物品保管:
一个月1次对物品数量进行抽查核对，并保证物品完好、清洁。
5.物品出库:
根据派工单在APH系统物资采购管理平台“物品出库”模块，办理物品出库手续
6.、库房盘点:
根据APH系统物资采购管理平台“库存盘点”模块当月自动生成的盘库表，每月最后一天（如遇节假日提前执行盘库工作）汇同计划财务部对库房物品进行逐一清点，并保证库房环境卫生。
7.库房安全:
定期检查，保证库房无跑冒滴漏现象、无消防安全隐患。
8.节假日应知会各专业提前领出节日备用物品，留好紧急联络电话，并做好登记。
3.2
责任主体
各服务中心、各子公司信息运营部经理
1.每天查看APH系统物资采购管理平台模块下的“库房管理”对物品入库、出库以及库存量的实时动态监约。
2.根据APH系统物资采购管理平台模块“库房管理”实时动态数量定期抽查实体库房的物品数量、物品摆放、打签情况。
3.每月对供应商供货质量进行评估，并出具《月度采购评估单》。
4.负责对报废资产和物资进行评估和处置。
5.监督库房管理。
3.3
核算主体
计划财务中心财务经理
负责根据入库单及出库单做库房帐，并与库管一起每月25日进行实体库盘点，以保证帐帐相符、帐实相符。
3.4
控制主体
服务中心、子公司总经理
对APH系统物资采购管理平台下“库房管理”、实体库房管理各项工作的整体控制与审核；
四、作业标准指引
4.1定义
4.1.1库房：
存放服务中心/子公司为了满足日常运营需要的备用物资的场所。
4.1.2库房管理：
分为人员的管理和物料的管理。
设专人对库房的物资按照本作业标准进行分类存放，按照本作业标准进行验收入库、领用出库、报废等管理工作，以达到高效的需求部门提供计划、组织、协调和控制（也就是管理）过程。
4.1.3库存管理：
能满足服务中心/子公司日常运营的需要，同时合理降低库存保管成本，将库存控制在尽可能小的范围，做好物品存储的结构控制、数量控制和时间控制。
4.2标准
4.2.1库房设立标准：
4.2.1.1一级库房:
各服务中心、子公司均应设立一级库房，由服务中心、子公司信息运营部负责管理，信息运营部经理为库房责任人；第一酒店库房设在计划财务部。
4.2.1.2二级库房（不含子公司）：
当服务中心符合下列条件中任意两项时，即达到设立二级库房的标准。
二级库房仅设立于工程管理部，由工程管理部指定人作为二级库房执行人，工程管理部经理作为责任人。
4.2.1.2.1服务中心在管面积15万平米以上；
4.2.1.2.2服务中心工程管理部月度日均领料次数达到30次以上；
4.2.1.2.3一级库房与工程管理部距离达到500米以上。
库房物品出入库流程图（适用于仅设置一级库房的服务中心/子公司）：
库房物品出入库流程图（适用于仅设置二级库房的服务中心）：
4.2.2一级库管理标准
4.2.2.1库房物品验收
4.2.2.1.1验收流程：
4.2.2.1.1.1由库管与申购人共同按照《物资采购作业标准》对照采购单进行物品验收。
4.2.2.1.1.2因突发事件而紧急采购的物品，由秩序维护夜值负责人与使用部门经办人共同验收，在《送货单》上签字确认，并将物品放置于安全位置，做好保管工作。
4.2.2.1.2验收方法
4.2.2.1.2.1验收人需为库管与申购部门，信息运营专业对验收过程进行监督，验收物品的品牌、规格、颜色、数量、单价等必须与已审批通过的《物资采购申请单》上的物品相符，如不符，则不能验收，如物品验收合格后，库管与物品申购人需在验收单上签字确认
4.2.2.1.2.2每次采购同类物品单位数量少于10个的，要求100％抽样验收；每次采购物品单位数量多于10个的，要求50％-80％验收；
4.2.2.1.2.3库管应将所购置的物品的使用说明书及保修卡等资料在验收无误后进行存档备查，特别是工程工具、大型器械等固定资产。
4.2.2.1.3验收标准
4.2.2.1.3.1合格证
所采购的物品应具备合格证，特别是对批量（或成箱、成件）购买的物品必须要验证物品的合格证，而且合格证由库管保存。
4.2.2.1.3.2包装
4.2.2.1.3.2.1目视物品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹；
4.2.2.1.3.2.2在包装上标明生产日期和有效期的，注意核对日期是否过期。
4.2.2.1.3.3物品本身
4.2.2.1.3.3.1目视表面无擦伤、破损、无裂缝或扭曲变形；
4.2.2.1.3.3.2铁制品无锈剂；
4.2.2.1.3.3.3有连接部位的转动灵活，应无大的摩擦声；
4.2.2.1.3.3.4接口部分有无松动，接口无滑丝现象；
4.2.2.1.3.4质保书
凡工具、仪器仪表、办公设备等有质保期的产品，需供应商提供盖章的质保书，由仓库管理员保存。
4.2.2.1.3.5特别注意：
验收入库时，如果采购物资为进口产品，验收时需查验报关手续和进口代理权证明；
4.2.2.2物品的入库
4.2.2.2.1物品入库：
4.2.2.2.1.1全部物品经验收合格后，由库管在APH系统物资采购管理平台中“物品入库”关联审批通过后《物资采购申请单》直接办理入库。
4.2.2.2.1.2因突发事件而紧急采购的物品于两个工作日交与仓库管理员进行确认办理入库。
4.2.2.2.1.3入库物品由库管登记标签、与在APH系统物资采购管理平台中“物品入库”数据一致
4.2.2.2.1.4对有质保期的物资建立预警机制：
有质保期内物资在办理“物品入库”时进行详细注明生产日期，质保期，到期日期），并每月进行检查提前反馈使用部门，避免产品到期导致物资浪费而建立的机制
4.2.2.3物品保管
4.2.2.3.1物品办理完入库手续后，由库管按“物品分类方法”分类管理，将其放置于固定的环境。
物品摆放应便于拿取，物品存放处应与标签对应。
4.2.2.3.2物品分类方法
4.2.2.3.2.1行政办公类
包括各类办公用品、办公设备、办公耗材、办公家俱等（例如：
墨盒、硒鼓等）。
4.2.2.3.2.2清洁绿化耗材及低值易耗品类
包括各类清洁剂、垃圾袋、抹布、扫帚、化肥、种子、花盆、杀虫剂、地拖、尘拖、玻璃刮、浇水胶管、修枝剪、小锄头等。
4.2.2.3.2.3工程耗材类
包括水暖类材料（例如：
水表、阀门、弯头等）、电器类材料（例如：
电表、开关、导线、灯管、灯泡、电工胶布等）、五金配件（例如：
铁钉、螺丝等）、油料类（例如：
油漆、涂料、润滑油、稀释剂等）、土建类（例如：
沙、石、砖、水泥等）、机械零件类（例如：
空调、水泵、电梯、发电机等设备的备用配件）。
4.2.2.3.2.4工程易耗工具及仪器仪表类
包括扳手、钳子、螺丝批、万用表、钳型表、水平仪、压力表等。
4.2.2.3.2.5机器设备类
包括吸尘器、疏通器、割草机、水泵、电钻、电焊机等。
4.2.2.3.2.6劳防用品类
包括绝缘鞋、手套、工作服、安全帽、安全带、口罩、防护面具、隔离警示带等。
4.2.2.3.2.7消防用品类
包括灭火器、沙袋、消防用小榔头、消防栓头等。
4.2.2.3.3仓库须按区域分隔并标识，除常规区域外，须另设三个区域：
有毒物资及危险品区（如农药、化肥、强酸、强碱等）、待处理物资区（如报废物品）、不合格品区（如质量不合格、型号不合格等）
4.2.2.3.4所有库存物资都须标识，标识一律朝外摆放，对有毒物资及危险品必须存放在带锁的柜子里并做好相关的防范措施。
4.2.2.3.5特殊物品的贮存与防护
4.2.2.3.5.1绿化药品贮存于专用的库房或区域内并分类存放，存放点悬挂或张贴“有毒物品及危险品区”或“危险品”标识、设专人负责，存放区域的正常温度应保持在41摄氏度以下，湿度在35至85之间，区域内照明灯应选用不大于40W的日光灯。
4.2.2.3.5.2易燃易爆与挥发性强的物品（不允许库存，按量采购）；
4.2.2.3.5.3吸水性强、容易发潮发霉和生锈的物品，用砖或木架空放置、置放干燥地上或货架上；
4.2.2.3.5.4超长（如管材）或散装物品（如水泥），可放置架空层上，防潮通风；也可靠墙而立，体积重的应在墙上预设稳固铁构，以防时间长靠墙物品角度变化或取料时有倾倒伤人的隐患；（限量采购，尽量减少库存）
4.2.2.3.5.5重型机器设备放置干燥地上，并在摆放时考虑取放的方便性。
4.2.2.3.5.6常用工具、材料和配件等
4.2.2.3.5.6.1不易规则摆放在货架上的，用盒或袋装好摆放（如：
铁钉）；
4.2.2.3.5.6.2规则的物品整齐摆放在货架上或地上（如：
用塑料桶装的清洁用剂）；
4.2.2.3.5.6.3体积大的、体重轻的物品（如：
散铁线、胶管等），选择干燥通风的地面堆放。
4.2.2.3.5.7易碎、易损物品
4.2.2.3.5.7.1体积较小的（如：
瓷片）或瓶装物品，可放置货架底层或摆放在不常使用的物品货架上或整齐堆放地上，但不可放置货架较高层，因体积小、不稳固，易摆动；
4.2.2.3.5.7.2体积大的物品（如：
玻璃），或靠墙放置，一般不应采用平放，应考虑立放，且该位置的上方不可悬挂物品。
4.2.2.3.5.8沙石、砖类（按量采购，不作库存）
4.2.2.3.5.8.1可放置在露天的材料库，放室内库房时，必须用袋装好，堆放地上；
4.2.2.3.5.8.2库存工具应经常上润滑剂和除锈，以确保工具的良好使用状态。
4.2.2.4物品出库
4.2.2.4.1物资出库原则：
出库登记、定时出库，按需出库、节约用料、先进先出、推陈储新；
4.2.2.4.2物品领用程序：
4.2.2.4.2.1领用物品应由领用人凭派工单，并经主管领导批准后，直接在APH系统物资采购管理模块“申请领用”。
更换类物品的领用需要以旧换新，并核对质保期，对在质保期内的采购物品由库管联系供应商进行更换；（注：
有二级库的服务中心领料须经二级库核对无库存后方可从一级库中领料）
4.2.2.4.2.2库管核对《派工单》，无误后将上述所列物品逐一发放。
紧急情况下，经服务中心总经理同意，可先行发放，并于1个工作日内完成补办手续；
4.2.2.4.2.3物品发放后，库管进行出库登记，录入APH系统中物资采购管理模块“物品出库”；
4.2.2.4.2.4《派工单》一式三联，分别为白联财务存根、粉联业主存根、蓝联使用专业存根、库房存根联由库管进行保管，以便作物品收发登记。
4.2.2.4.3特殊情况物品领用程序：
4.2.4.3.1白天因仓库管理员有事不在岗，应将仓库钥匙交至信息运营处保管或信息运营有仓库备用钥匙，保证领料的正常进行。
4.2.4.3.2夜间如遇跑水、水浸等夜间发生紧急情况时，启用备用钥匙（备用钥匙存放在24小时热线处）。
由客户服务部夜值经理、工程管理部夜值负责人一起打开库房领料，共同在《派工单》上签字确认领料数量、物品名称、品牌、型号、规格。
由工程管理部领用人于次日上午10点前与库管补办工程材料领用手续。
4.2.4.4借用工具或物品的领用程序：
4.2.4.4.1凡因工作需要借用工具或物品的人员，应填写《物品借用单》；
4.2.4.4.2库管根据《物品借用单》，核对无误后发放；
4.2.4.4.3借出工具或物品须在当日下班前归还，当日无法归还，须经部门经理审批后通知库管员；
4.2.4.4.4工具或物品借用人须将工具清理干净后归还仓库；
4.2.4.4.5库管对借用的工具或物品应根据规定的归还期限督促借用人按时归还。
库管对借出工具
进行清点验收合格后归还人在《借用单》上签字，有库管将工具或物品放回原处；
4.2.4.4.6工具借出时间最长不得超过1周，如超过，须补办手续。
4.2.2.5一级库退库
4.2.2.5.1从一级库中领用材料维修未用完的材料，应于当天退回一级库，由一级库管理员通过APH系统物资采购管理平台“退仓”进行物品退仓操作。
4.2.2.5.2对于从一级库领用材料未使用完且当天没有通过一级库办理退回手续，并自行处理的行为，将进行处罚。
具体处罚细则参照《奖惩作业标准》。
4.2.2.6物品盘点
4.2.2.6.1仓库盘点
4.2.2.6.1.1根据APH系统物资采购管理模块“库存盘点”当月自动生成的盘库表，每月最后一天（如遇节假日提前执行盘库工作）汇同计划财务部对库房物品进行逐一清点，做到帐、卡、物一致，并报主管领导审核签字确认，存档；
4.2.2.6.1.2库管应随时核对标签和APH系统库存物品信息。
如有物品在月底盘点之前已领用完，库管应及时向部门主管反映，由部门主管决定是否确需另行紧急申购；
4.2.2.6.1.3服务中心总经理应安排每半年一次对盘点工作进行监盘。
另外，总部安排一年至少一次的监盘工作。
4.2.2.6.1.4库存物品存量限制
4.2.2.6.1.5库房库存数量原则：
少投入、周转快；
4.2.2.6.1.6水泥、沙石、红砖等土建类材料，中心原则上不考虑库存；
4.2.2.6.1.7其它物品最低库存数量，以满足需要为原则，同时考虑合格供应商的供货能力和及时性，尽量少库存。
4.2.2.7物品报废的管理
参照《固定资产管理作业标准》中报废方式进行处理。
4.2.2.8库房管理
4.2.2.8.1库房台帐
库房台帐以APH系统物资采购管理模块库房管理数据为主。
4.2.2.8.2库管卫生管理
库管应每月对库房进行大清扫工作，保持库内的干净、整洁分类。
4.2.2.8.3库房消防管理仓库里严禁明火，仓库内配备足够的消防器材，每50平方米配置一罐2KG干粉灭火器；存放易燃、易爆品的区域须每30平方米配备一罐2KG二氧化碳灭火器；对存放有毒、危险物资和易燃品的区域还须安装防爆灯
4.2.2.9物品标识
4.2.2.9.1库房中码放物品均应有标准标签，数量在APH系统物资采购管理库房管理中可查找。
4.2.2.9.2标签中“编号”项编号原则
4.2.2.9.2.1物品类别名称为一个词组时，则按照该词组两个字打头字母大写+序号
如：
环境类，则编号为：
HJ001/002/003...
4.2.2.9.2.2物品类别名称为两个词组或以上时，则用第一个词组中第一个字的打头字母大写+第二个词两个字的打头字母大写+序号
如：
工程耗材类，则编号为：
GHC001/002/003...
4.2.2.9.3且标签中编号应与乐天中库房材料编号保持一致。
4.2.2.9.4对于农药、化肥、强酸、强碱等危险化学物品应备有产品中文标识和MSDS成分表，对易燃易爆及对人身健康有重大影响的危险品现场应张贴应急预案。
4.2.2.9.5物品编号：
现各服务中心涉及物品共分为21类，具体编号如下：
序号
类别编号
类别名称
物品编号
1
BYP
办公用品类
BYP001/002…
2
BSB
办公设备类
BSB001/002…
3
BHC
办公耗材类
BHC001/002…
4
BJJ
办公家具类
BJJ001/002…
5
LB
劳保用品类
LB001/002…
6
FZ
服装类
FZ001/002…
7
GCL
工程材料类
GCL001/002…
8
GCJ
仪器仪表、工程工具类
GCJ001/002…
9
GPJ
工程专用配件类
GPJ001/002…
10
DT
电梯类
DT001/002…
11
SC
石材类
SC001/002…
12
VI
VI标识类
VI001/002…
13
YS
印刷类
YS001/002…
14
ZS
节日装饰类
ZS001/002…
15
HD
活动用品类
HD001/002…
16
KY
客用品类
KY001/002…
17
XY
消防类
XY001/002…
18
CG
停车场管理系统类
CG001/002…
19
DJ
对讲系统类
DJ001/002…
20
HJ
环境类
HJ001/002…
21
QT
其他
QT001/002…
4.3二级库管理标准
4.3.1二级库
定义：
指已从一级库办理出仓手续，为方便工程管理部门日常领料而设立的仓库。
4.3.2二级库管理：
4.3.2.1二级库由所在工程管理部门经理全面负责二级库物资材料管理工作，并指定工程管理部专人负责日常工作，由信息运营进行监督。
4.3.2.2二级库负责人全面负责所在中心部门的物资材料的计划、物质领用、保管、出入库管理、统计等工作。
4.3.2.3信息运营负责对二级库进行业务检查和监督，每周核查二级库领用物资材料的使用、保存、消耗情况
4.3.3 二级库台帐
二级库 应建立台帐，必须建立仓储物资收发明细帐，登记仓储物资的进入发放及结算情况，做到字迹工整、无涂改，日清月结，保持帐、卡、物二相符，保证不出现帐外物资。
4.3.4二级库物品保管：
4.3.4.1二级库的物品主要是工程耗材与易耗品等，严格按照物品分类办法进行摆放。
具体事项参照一级库管理标准4.2.3
4.3.4.2二级库物品的标识，参照一级库标识管理4.2.2
4.3.5二级库库存量：
二级库存放的物资库存量为7天备料，由二级仓库负责人负责物资的入库、保管、发放工作，并做好仓库出入仓记录。
4.3.6二级库出库
二级库负责人必须严格执行领料制度，需凭派工单领料，二级库负责人发料前要认真核对派工单中的物品名称、规格、数量、审批手续，严格按单发料，不得多发、错发、漏发，未经部门经理审批的领料单仓管人员有权拒绝发料。
4.3.7物资退库
4.3.7.1二级库除储备日常必须的物资材料外，不得过量存放已经销账的物资，对维修剩余材料，应在当天向二级库办理剩余材料物资退库手续，领用材料未使用完且当天没有通过一级库办理退回手续，并自行处理的行为，将进行处罚。
具体处罚细则参照《奖惩作业标准》。
4.3.7.2二级库负责人实时更新台帐，以确保成本开支的真实性，杜绝出现仓储物资毁损或过期积压造成不应有的浪费。
4.3.8二级库盘点
4.3.8.1二级库负责人应于每天下班前将二级库台帐发送至一级库仓库管理员、服务中心信息运营经理和服务中心总经理。
4.3.8.2信息运营专业每十天对二级库仓储物资进行盘存，对出现的差错要及时说明原因，当天汇报，当天处理。
对超过保管期限或长期积压不用的库存物资要应于盘存后的一个工作日内向服务中心总经理汇报，以便及时妥善处理，并将每周的二级库盘存台帐发送五个三工作中心、计划财务中心及服务中心总经理。
4.3.9二级库仓储环境：
仓库要求配备必要的存放货架，货物摆放整齐，内部清洁。
4.3.10二级库安全要求：
仓库应配备必要的防火、防涤设施，消防设施齐全。
对易燃、易爆、有毒化学物品要按标准规定存放，不得混库。
4.3.11二级库物品报废
参照《固定资产管理作业标准》中报废方式进行处理。
五、作业标准图集
物品标签样式
标签中logo，根据产品线不同进行调整
六、作业标准支持文件
6.1《FC4-WS-08第一资产物资采购作业标准》
七、作业标准表单
7.1《FC5-WS-32物品入库汇总单》
7.2《FC4-WS-33固定资产借用单》
7.3《FC5-WS-34库房盘点单》
八、作业标准监约
监约主体
监约内容
服务中心/子公司信息运营部
五个三工作中心
8.1作业标准表单填写完整
□是□否
□是□否
8.2盘点表有主管领导签字
□是□否
□是□否
8.3实物与物品登记卡登记数量相符
□是□否
□是□否
8.4实物与库房台帐登记数量相符
□是□否
□是□否
8.5库房内物品标识清晰明确
□是□否
□是□否
8.6库房干净整齐
□是□否
□是□否
8.7库房分类明确
□是□否
□是□否
8.8库房无大量存放长期不使用物品
□是□否
□是□否
8.9报废物品出库单上有主管领导签字
□是□否
□是□否
8.10库房内未存在安全隐患
□是□否
□是□否
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