物业办公室管理制度.docx
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物业办公室管理制度
一、办公室工作职责
1
二、办公室组织架构
2
三、办公室主任岗位职责
3
四、办公室副主任岗位职责（行政）
4
五、办公室副主任岗位职责（人事）
4
六、行政干事岗位职责
5
七、内勤办事员岗位职责
6
八、打字员岗位职责
6
九、前台文员岗位职责
7
十、司机岗位职责7
十一、文印室管理制度
9
十二、文件收发制度
10
十五、员工离职工作程序
13
十六、员工离职工作程序
13
十六、员工离职工作程序
13
十七员工离职工作程序
错误！
未定义书签。
十八、办公室工作检查表
15
十九、岗前培训鉴定表
16
二十、岗前培训通知单存根
17
二十一、岗前培训通知单
17
二十二、聘（雇）用员工审批表18
二十三、深圳市恒基物业管理有限公司工作请示单
20
二十四、深圳市恒基物业管理有限公司用人计划申请表
21
二十五、退保（转保）证明书
22
二十六、员工解除（终止）劳动合同结算单23
二十七、深圳市恒基物业管理有限公司员工解职通知书
25
二十八、员工离职审批表
25
二十九、员工离职移交清单
26
三十、员工内部调动信存根
27
三十一、员工内部调动介绍信
28
一、办公室工作职责
办公室工作职责文件编号：
HJ-BG01页版本号：
01页：
2／2
1．贯彻执行公司方针、目标。
1．负责人事招聘、录用、岗前培训，公司年度培训计划汇总，外派培训及上岗证培
训的组织、安排及管理。
2．负责人事考评、人事调动、全员定编定岗、合同签订、员工转正、晋升、离职、
辞退、离岗退养、停薪留职、休假等。
3．负责工资审定、员工社会养老保险、医疗保险、工伤保险。
4．负责法律法规的收集，外部文件的上传下达，内部文件的起草、打印、发放。
5．负责印章管理，证照年审、车辆管理、饭堂管理、宿舍管理。
6．负责公司物资管理，固定资产和低值易耗品的登记汇总。
7．负责公司的会务安排，经理办公会的安排和记录。
二、办公室组织架构
办公室组织架构文件编号：
HJ-BG02页版本号：
01页：
2／2
办公室主任
副主任（人事）副主任（行政）
三、办公室主任岗位职责
办公室主任岗位职责文件编号：
HJ-BG03页版本号：
01页：
2／2
1．向总经理负责，主持办公室全面工作。
2．制定办公室的管理目标，制定公司的行政管理制度和人事管理制度。
3．负责安排公司各类文稿的草拟、审核工作；负责安排公司经理办公会议和重大会
议的记录整理工作，并根据领导的要求形成纪要和决议。
4．安排和处理公司的日常行政事务，做好协调工作。
加强与内外部、上下级之间的
联系和沟通，以保证公司运作系统的整体最佳效益。
5．负责公司人力资源的规划与管理。
6．负责薪酬的制定和审查，以及社会保险和员工福利的执行情况。
7．完成上级领导交办的其它工作。
四、办公室副主任岗位职责（行政）
办公室副主任岗位职责（行政）文件编号：
HJ-BG04页版本号：
01页：
2／2
1．协助主任做好公司的日常行政事务和管理工作，做好对外联系和内部协调工作。
2．负责公司召开的各种会议的安排和组织工作，做好会议记录。
3．负责公司报告和文件的起草、审核工作，以及文件的收发工作。
4．负责文档管理、印章管理，车辆管理和安全保卫工作。
5．负责证照年审，劳动年审工作。
6．负责员工饭堂，员工宿舍的管理工作。
7．完成主任及上级领导交办的其它工作。
五、办公室副主任岗位职责（人事）
办公室副主任岗位职责（人事）文件编号：
HJ-BG05页版本号：
01页：
2／2
1．协助主任做好公司的人事管理工作和培训工作。
2．负责制定公司的人事计划，做好人员的招聘、录用、转正、晋升、调动、离
职及劳动合同的签订等工作。
3．负责制定公司的年度培训计划，新员工入职培训、做好员工培训的组织实施
和岗位证书，学历教育的管理和认证工作。
4．负责员工的考勤，考核工作及员工休假的审核工作。
5．负责制订审核员工工资，办理社会保险、待业保险、内退、离岗退养和停留
职等手续，处理劳资纠纷。
6．完成主任及上级领导交办的其它工作。
六、行政干事岗位职责
行政干事岗位职责文件编号：
HJ-BG06页版本号：
01页：
2／2
1．协助（行政）副主任处理公司的日常行政事务。
2．负责公司有关文件和报告的起草工作，做好收发文工作和档案管理工作。
3．负责法律法规文件的收集和整理，为公司提供法律咨询。
对公司各类经济合同
要从法律的角度认真审定，提供法律支持和保证。
4．负责劳动年审工作、计划生育工作、统计报表工作。
5．完成副主任及上级领导交办的其它工作。
1．协助（人事）副主任处理公司的人事工作和培训工作。
2．负责办理人员的招聘、录用、转正、晋升、调动、离职及劳动合同的签订等手续。
3．负责人事档案的管理工作，新员工入职培训工作和员工培训工作的组织落实。
4．员工工资的审定，查询和调整工作，办理员工社会保险，、工伤保险等手续。
5．完成副主任及上级领导交办的其它工作。
七、内勤办事员岗位职责
内勤办事员岗位职责文件编号：
HJ-BG09页版本号：
01页：
2／2
1．负责员工的考勤、考核工作，员工证的办理工作。
2．员工饭堂管理、饭卡管理及餐费的核算工作。
3．做好长话登记和客户、重要来电记录，负责传真机的使用管理。
4．负责办公室物资登记领用手续。
5．完成领导交办的其它工作。
八、打字员岗位职责
打字员岗位职责文件编号：
HJ-BG10页版本号：
01页：
2／2
1．负责公司本部文稿的打印工作及复印机使用和管理工作。
2．严格遵守公司保密制度，不泄密、不丢失。
文稿资料要安全存放，查找文件
要迅速、及时、准确。
3．负责文印室各种设备的规范操作和安全使用及保养，发现故障及时报请维
修，以免影响工作。
4．负责网上信息的检索采集和整理，为领导和有关部门提供最新消息和资料。
5．维护文印室的环境质量，保持空气清新流通。
6．严格控制纸张的使用，废纸要进行双面利用，节约用纸，降低消耗。
九、前台文员岗位职责
前台文员岗位职责文件编号：
HJ-BG11页版本号：
01页：
2／2
1．负责来访的客户登记，客户接待工作，维护公司正常的工作秩序。
2．负责报刊、杂志和信件的分发，准确无误。
3．负责公司的安全保卫工作，早开门、晚锁门。
4．负责公司饮用水的管理和配送，公司领导和客餐的订送。
5．完成领导交办的其它工作。
十、司机岗位职责
司机岗位职责文件编号：
HJ-BG12页版本号：
01页：
2／2
1．负责接送公司客户及公司日常公务和采购用车。
2．严格按照《出车卡》出车，做好车辆使用登记记录。
3．负责车辆的保养的检查，定期维保，确保行车安全。
4．完成领导交办的其它工作。
十一、文印室管理制度
文印室管理制度文件编号：
HJ-BG13页版本号：
01页：
2／2
1．文印室人员应严格遵守公司的保密制度，不得泄露工作中接触到的公司秘密。
非文印室人员不得进入文印室内。
2．文印室、电脑设备、复印机实行专人管理，非专管人员不得随意开机操作。
否
则造成损坏，照价赔偿。
3．打印文件或复印，应由主管领导及办公室主任批准。
否则专管人员有权拒绝。
4．打印、复印原则上不对外，如确属特殊情况，则须经办公室主任批准后办理登
记及收费手续，收费标准由财务部按市场价格确定并收取。
5．禁止私自使用复印机、电脑设备等。
违者，视情节轻重予以罚款或其它行政处
分。
6．电脑、复印机等设备，文印室人员应按有关要求操作和保养，发现故障及时清
除或报请维修。
日常工作中，应节约用纸，努力降低消耗和费用。
7．严禁员工私自利用电脑上网及玩游戏，违者视情节轻重予以罚款或其它行政处
分。
8．员工（尤其指专管人员）不得利用工作之便，窃取、泄露公司机密和信息，不
得将信息载体带出电脑室，如有违反，视情节轻重予以处罚。
9．文印室人员每月要将打印和复印的工作量和用纸量统计汇总，上报办公室主任。
重要的文件必须分类存盘，并妥善保管。
十二、文件收发制度
文件收发制度文件编号：
HJ-BG14页版本号：
01页：
2／2
1．公司文件由办公室负责拟定并审核，总经理签定；其它各部门的文件统一由办公
室审核，拟定文号，报总经理签发。
2．文件签发后，送办公室统一安排打印，打印后送回拟稿部门核对，经校对无误后
方能印发。
2．1未经领导签发的文件，一律不得打印、盖章。
2．2凡发出文件，均需公司统一编排的文号、主题词、发送单位（含个人）、份数及校
对人、打印人具名。
3．由领导签发的文件原稿，统一交办公室存档，档案管理人员应及时将公文原稿，
正本和有关资料整理归档，以备查找。
4．属于秘密的文件，拟稿人应当注明“秘密”等级，确定送达对象，并由专人报送，
需按时收回的，由报送人按规定时间收回。
5．文件统一由办公室负责发送，发送前送件人应将文件内容、发送部门、日期等事
项交代清楚。
发件人应按发送部门将文件分好，填写发文登记，并由收件人签收。
不能亲自或转托他人发送的文件，应置放于公司办公室文件柜。
如属急件，应先
电话告之文件的主要精神内容。
发送下属公司和分公司的文件，用特快专递寄出。
如属急件，应先发送传真告之文件的主要内容。
6．外来文件由办公室指定专人定时领取和签收。
集团文件每周二、四为取文日，政府文件和有关法律法规文件的收集每周三为取文日。
收件人应取文当日将文件分类，随收随发，并做好收文登记，贴上文件处理单后，送公司总经理或公司有关部门，不得积压延误。
必须转发的文件，应负责催办。
十三、车辆使用管理制度
车辆使用管理制度
文件编号：
HJ-BG15
页版本号：
01
页：
2／2
1．公司车辆主要用于日常行政事务及配合采购急需物资。
2．各部门用车必须填写（出车卡）注明用车事由、地点、时间，由部门领导签字并提前
半天报办公室审批，然后由办公室统一调配。
3．司机有权拒绝未经审批的出车要求，同时，车辆驾驶实行专人专车、专车专管，严禁
其他员工私自驾驶车辆。
否则，后果自负。
4．司机必须按时上下班，不得迟到、早退，未安排出车时必须在办公室等待安排，不得
私自离开工作岗位。
5．司机必须服从工作安排，严格遵守交通管理条例及法规等，文明行车。
如有违章行为
属司机个人原因的，由司机本人承担责任。
因故不能出车的时间，按事假处理。
6．加强对车辆的日常保养及定期检修，简单的保修由司机完成；需大修时，由司机列出
修理清单和费用预算表，报办公室及公司主管领导审批。
7．如因司机原因造成车辆损坏或被盗，除向保险公司索赔外，不足部分由司机个人赔偿。
十四、人事聘用工作规程
人事聘用工作规程文件编号：
HJ-BG16页版本号：
01页：
2／5
1．工作流程图
岗位需求
按岗位要求招聘
资格、资料审查
合格
进行有关测试笔
试、面试、技能
合格
入职培训、考核
不合格
不合格
不合格
淘
汰
审批不合格
不合格
岗前培训、考核
合格
办理聘用手续
到相关部门报到
十五、员工离职工作程序
员工离职工作程序文件编号：
HJ-BG17页版本号：
01页：
2／4
1．工作流程图
十六、员工离职工作程序
辞工离职
员工离职工作程序
文件编号：
HJ-BG17页版本号：
01
页：
3／4
填写《员工离职审批表》或开具《员工
2．
工作程序
解职通知书》
2．1
《员工离职审批表》以总经理批示日期为生效日期。
2．2
离职工资以最后工作日为结算日期。
审批
2．3
员工离职移交清单
2．3．1员工证
办理离职移交手续
2．3．2
用膳卡
2．3．3
暂住证
2．3．4上岗证
解除（终止）劳动合同关系
2．3．5
公物、工具
2．3．6
服装、被褥
2．3．7退宿证明
办理工资结
2．3．8
财务无借款证明
算、退保手续
2．3．9
当月考勤、考核表
2．4
辞退和终止（解除）劳动合同的员工工资结算现金；辞工员工工资打入个人存折。
2．5
开具《终止（解除）劳动合同结算单》和《退保（转保）证明书》
，并由员工
本人签字。
2．6
离职员工档案另行归档，并保存一年。
3．验收标准
序号验收标准
1符合国家和地方的劳动法规和集团公司及本公司的规章制度
2审批手续完备
3移交手续完备
4财务结算手续完备
5各种记录规范，归档符合要求
员工离职工作程序文件编号：
HJ-BG17页版本号：
01页：
4／4
4．
控制程序
4．1
办公室主任每月对离职员工的办理情况进行一次检查，检查内容包括审批表、移
交手续是否完备，档案是否按要求存放，并做好《部门月检查记录》
。
4．2
质量管理部每季度对办公室的离职人员的办理情况进行专检，检查内容包括法律
法规的执行，并做好《质量管理部工作检查表》。
5．
记录管理
序号
记录
管理部门
期限
备注
1
员工离职审批表
办公室
1年
2
员工解职通知书
办公室
1年
3
工作请示单
办公室
1年
4
员工终止（解除）劳动合同结算单
办公室
1年
5
退保（转保）证明书
办公室
1年
十八、办公室工作检查检查日期：
检查
检查内容
不符合记录
问题处置
验证记录
项目
□是否熟悉岗位要求
□是否熟悉所分管部门的主要
文件要求
□
□是否理解方针、目标、指标
员
□是否有培训计划
工
□是否按计划实施培训
素
□是否按规定完成本职工作
质
□是否完成领导交办的其它工
作
□上岗证是否有效
□是否按工作规程操作
□其他
□
文□文件的收发是否及时做好正
件确记录。
资□文件保管是否符合要求
料□文件是否按规定借阅
管
理
□
□是否制订年度培训计划
人
□是否按计划实施培训
员
□人员招聘是否符合要求
招
□新招人员上岗前是否按规定
聘
进行了培训和考核
培
□人事档案资料管理是否符合要求
训
□记录是否规范，保管是否妥
善，归档是否及时
备注
在检查的内容中没发现问题的则在□处打“√”；反之则打“X”。
并在不符合记录中简述存在
的问题。
检查人部门负责人确认
十九、岗前培训鉴定表
姓名
年龄
籍贯
文化程度
专长
是否参军
政治面貌
担保人
培训部门
培训岗位
专核成绩
鉴定结果
培训小结
培训人：
年月日
培训内容考核方式考核成绩考核人备注
规章制度
岗位职责
体能训练
队组意见管理处意见
部门意见办公室意见
HJ-BG16-F4A
二十、岗前培训通知单存根
深恒物培字第
号
年
月
日
姓名
出生日期
文化程度
身高
专长
是否参军
政治面貌
担保人
拟调部门
拟任岗位
培训日期
截止日期
岗前培训通知单
管理处：
深恒物培第号
兹介绍同志到你处接受岗前培训，请接洽。
深圳市恒基物业管理有限公司
年月日
姓名出生日期文化程度身高
专长是否参军政治面貌担保人
拟调部门拟任岗位培训日期截止日期
HJ-BG16-F3A
二十二、聘（雇）用员工审批表
填表日期：
姓名
性别
出生年月
籍贯
民族
文化程度
婚否
何时加入中国共产
党（团）任何职务
年
月毕业于
校
专业
年制
业务专长
何专业职称
户口所在地
身份证号码
原工作单位
电话
证明人
联系地址
身高
联系电话
BB机（手机）
担保人
个
人
简
历
HJ-BG16-F2A
主
要
家
庭
成
员
办
公
室
意
见
部
门
意
见
总
经
理
意
见
担保人身份证号码
第1页共2页
拟定工作岗位
拟定（雇用）用时
年月日间
副总经理意见
年月日年月日
董事长意见
年
月
日
年
月
日
备
聘（雇）用员工身份证影印件张贴处
注
HJ-BG16-F2A第1页共2页
二十三、深圳市恒基物业管理有限公司工作请示单
年月日
部门（管理处）名称
工
作
事
项
内
容
部
门
提
议
协助部门（管
分管副总经理意见
理处）意见
总经理审批
HJ-BG17-F3A
二十四、深圳市恒基物业管理有限公司用人计划申请表
申请部门
申请岗位
工作内容
申请员额
计划到岗日期
申请理由
□扩编招聘□人力储备
□离职补缺
□临时用工
岗位应具备资格条件
性别
学历
年龄
专业
身高
经历
内部审批表
队组意见：
管理处意见：
年
月
日
年
月
日
部门意见
办公室意见：
年月
日
年月日
副总经理审批：
总经理审批：
年月日年月日
HJ-BG16-F1A
二十五、退保（转保）证明书
存根第号
深圳市社保局：
兹有我司员工同志，男（女），于年月日离职，一切手续已办妥，现介绍该同志前往贵局办理有关退保（转保）手续。
特此证明！
深圳市恒基物业管理有限公司
年月日
HJ-BG17-F5A
退保（转保）证明书
存根第号
深圳市社保局：
兹有我司员工同志，男（女），于年月日离职，一切手续已办妥，现介绍该同志前往贵局办理有关退保（转保）手续。
特此证明！
深圳市恒基物业管理有限公司
年月日
HJ-BG17-F5A
二十六、员工解除（终止）劳动合同结算单
同志：
公司已核准你于年月日因（被辞退、辞工）解除（终止）劳动合同，工资（含所有补偿、社保、基金等）元一次性结清，所有与公司的手续从即日起终止，所有与公司的经济关系已结清，公司不再对你负任何责任。
员工签名处：
深圳市恒基物业管理有限公司
年月日
HJ-BG17-F4A
员工解除（终止）劳动合同结算单
同志：
公司已核准你于年月日因（被辞退、辞工）解除（终止）劳动合同，工资（含所有补偿、社保、基金等）元一次性结清，所有与公司的手续从即日起终止，所有与公司的经济关系已结清，公司不再对你负任何责任。
员工签名处：
深圳市恒基物业管理有限公司
年月日
HJ-BG17-F4A
员工解职通知书存根
恒基办通字第姓名
部门
号
职位
解职事由
处理结果
签发日期：
领导批示办理手续日期
签收人：
二十七、深圳市恒基物业管理有限公司员工解职通知书
恒基办通字第号
姓名部门职位
解职事由
鉴于上述情况，给予如下处理：
□《试用期合同》终止□《试用期合同》解除
□《劳动合同》终止□《劳动合同》解除
□辞退□除名
□其它（请注明）
办理解职手续日期：
请于年月日之前到公司办公室办理
由办公室签发日期：
二十八、员工离职审批表
姓名部门岗位
入职日期最后工作日期填表日期
离职类别□辞工□辞退□工作关系终止□自动离职
队
管
（班）
理
组
处
意
意
见
见
办
部
公
门
室
意
意
见
见
副
总
总
经
经
理
理
审
意
批
见
二十九、员工离职移交清单
日期：
姓名
部门
职位
序号
1
交还物品
员工证
是
□
否
□
扣除薪金（元）
2
用膳卡
□
□
3
考勤卡
□
□
4
培训费
□
□
5
证件费
□
□
6
退宿
□
升级会员 