合同管理需求分析文档.docx

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合同管理需求分析文档

合同管理需求分析

1需求描述：

合同与招标管理主要实现对合同项目的立项审批、招标、合同以及竣工验收的全过程管理。

该系统主要由合同项目管理、招标管理、合同管理、客户管理和灰名单管理等几个模块组成。

2流程图：

3项目管理

3.1项目申请：

合同项目管理是指所有需要签订合同的项目都要在此进行申请。

由各个部门的专工或主任提出申请。

合同项目申请又分为未运行、进行中和已完工。

后两者是属于后补项目，后补项目必须增加先履行原因。

合同项目的属性包括：

项目编号、申请日期、后补类型（生产抢修、超过50万已书面报分公司同意、后补或不招标超过10万已书面报总经理同意）、项目状况（未进行、进行中、已竣工）、申请方式（招标、不招标）、项目名称、项目性质（新签、续签、变更、终止、补充）、资金来源、项目预算、费用管理部门、项目类型（技术服务、土建、维修、软件等）计划开工时间、计划竣工时间、申请理由、申请人、申请部门、申请部门主管、不招标理由（有多条理由显示，直接让用户勾选）、项目内容、工程量及物料人力资源情况。

合同项目申请时需要填写承包商推荐会签表，需要招标的项目至少选择5家，不需要招标的项目至少选择3家；如果选择的承包商单位不足则需要在【备注】中填写理由。

合同申请的界面原型如下：

3.2项目审批：

项目申请提交后，由各级进行审批，其中系统约定72小时，如果超过72小时，则系统自动推进，无需他在签字审批。

但是要在系统中列明原因：

“该记录已超过72小时，系统自动推进！

”。

如果是部门专工提出申请，则还需要部门主任审批，审批后由项目主管部门审批报公司分管领导审批，对于超过多少金额的还需要报总经理审批。

对不同类型的项目，主管部门可能不一样，例如生产项目的主管部门是设备部，非生产项目的主管部门是经营计划部。

项目审批的界面原型如下：

3.3项目验收

项目验收分为:

竣工验收单、质保验收单和阶段验收单。

验收单包括：

验收日期、验收单类别（竣工、质保、阶段）、项目名称、资金来源、项目预算、履行地点、开工日期、竣工日期、质保金截至日期、甲方名称、乙方名称、项目摘要内容、评价等级、合格/不合格、客户评价（符合合同要求、不符合合同要求、达到预期目标、未达到预期目标、可以投入使用、不可以投入使用、质保期质量无问题、质保期有问题）、填写人、填写时间、填写部门、附件。

⏹竣工验收单申请：

由项目负责部门提出竣工验收申请。

⏹竣工验收单审批：

竣工单申请后，经过各级审核通过后，就将该系统置为已竣工。

当超过72小时候没有审批就自动推进。

⏹质保验收单申请：

由项目负责部门提出竣工验收申请。

⏹质保验收单审批：

质保单申请后，经过各级审核通过后，就将该系统置为已竣工。

当超过72小时候没有审批就自动推进。

⏹阶段验收单登记：

由项目负责部门登记所有阶段验收的记录。

如果项目是来自于外包工程，所有的验收记录和质保记录同步保存到外包工程的记录中。

项目验收的界面原型如下：

4招标管理

对于需要招标的项目，应该进行招标。

招标管理主要是做好三个方面的工作：

分别是招标拟定，标书签收登记以及项目评标报告。

这三个节点只有在评标报告审批时必须要做的。

4.1标书签收登记：

标书签收登记就是登记签收标书的投标方单位。

由项目负责单位登记所有投标方单位，并记录投标单位名称，投标时间，投标金额，联系人及联系电话。

界面原型如下：

4.2招标书拟定：

招标书拟定就是下载招标书模板后，根据模板要求填写各项数据上传到系统中。

4.3工程评估报告申请：

由项目负责部门提出工程评估报告申请。

工程评标报告属性：

项目名称、资金来源、项目预算、参与投标单位（序号、公司名称、投标报价、资质）、评标意见、综合排序（将投标单位排序）、拟中标单位、中标金额、参与人员、备注、申请人、申请时间、申请部门、各种附件。

工程评估报告申请的界面原型如下：

4.4工程评估报告审批

项目评估报告提出申请要经过审批，经过审批后才发布。

由各级领导进行审批，各个上传的附件应直接在屏幕上显示出来。

对于超过72小时未审批的要自动推进。

工程评估报告审批的界面原型如下：

5合同管理

合同管理包括：

合同申请审批、合同拟定、合同谈判纪要、其他付款、付款申请审批、合同变更、合同终止等管理。

5.1合同申请：

合同申请审批是由合同起草人或项目负责部门提出申请。

合同申请的属性有：

合同名称，合同编号，合同性质，合同类型，资金来源，合同金额，项目预算，所属项目，签约单位（我方）（承包部门，部门负责人，承办人），签约单位（对方）（承办人，承办人联系电话）,签约时间，签约地点，备注，附件，申请部门，申请人，申请时间。

合同申请的界面原型如下：

5.2合同审核：

合同申请由项目负责部门提出后，经过部门主任审批、主管部门领导审批、公司领导审批后通过（具体流程可以灵活设置）后生效。

合同审核的界面原型如下：

5.3合同拟定

通过下载【合同模板】后，填写合同内容上传拟定好的合同文本到系统中。

合同拟定的界面原型如下：

5.4合同谈判纪要

合同的谈判纪要是在系统中录入合同谈判的纪要内容。

合同谈判纪要的界面原型如下：

5.5付款申请

由项目提出部门提出付款通知单，并经过相关部门和公司领导审批。

一个项目可以多次付款。

超过总金额后就不能再付款了。

系统应该要有剩余质保金的到期提示。

付款申请的界面原型如下：

5.6付款审核

合同付款审核的界面原型如下：

5.7其他付款

其他付款是申请付款通知单的一种，是多那些没有按正规流程办理的项目的付款。

其他付款的界面原型如下：

5.8合同变更

由项目负责人根据合同的实际情况可以对合同进行变更，需要填写变更原因，记录好变更的时间。

合同变更的界面原型如下：

5.9合同终止申请

当合同有效时间到达时，合同自动终止，或者因为其他原因可以由项目负责部门提前终止合同。

合同终止申请的界面原型如下：

5.10合同终止审核

项目负责部门提出合同终止申请后，需要通过各级部门审核通过后才能终止合同。

合同终止的审核的流程需要通过工作流来进行配置。

合同终止审核的界面原型如下：

6客户管理

合同管理中的承包单位统一在【承包商】模块中进行管理，创建合同项目时自动将对应的承包商信息保存到【承包商】模块中。