档案管理培训内容.docx
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档案管理培训内容
档案管理培训内容
档案管理培训内容
规范化办公程序的若干管理规定
一、文书处理程序:
目的:
为进一步加强和健全企业综合档案管理工作，规范文件的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的档案材料完整齐全，能更好的维护企业利益，反映企业的历史面
貌，记录企业的业绩，为企业开拓经营提供服务。
参考文件:
总公司《档案管理办法》、《经济档案管理办法》（××字[2002]第111号）
附件:
《档案库房管理制度》
《档案补充修改制度》
《档案借阅及档案材料复印制度》
《档案鉴定与销毁制度》
《档案的统计制度》
《综合档案归档范围及保管期限》
《工程经济档案内容及责任分工》
（一）收文:
1、上级机关下发的文件资料，应由综合办及时分类、签收、登记、编号。
各部室直接收到和带回的文件，应及时送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自收、自办，
综合办及时督促催收。
2、综合办收到文件后，应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序及时办理收文手续和文
件承办单，确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。
3、文件由公司领导批办后，按有关批示及时转交承办部门签收办理，并将承办结果及时反
馈到综合办，通过综合办反馈到有关领导。
综合办做好督办事项的登记。
4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文件在传阅者手中一般不超过一天。
阅
文者应在《文件承办单》上签字，并及时送还综合办。
5、涉及几个部门合办（合阅）的文件，要按公司领导的批示意见交由主办部门组织办理，
并负责在办完后立卷归档。
6、严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文件规定的范围传阅，任何部门和个人
不得丢失文件和外传泄密，若丢失文件发生，应立即逐级上报，严肃处理。
（二）发文:
1、钢结构工程分公司公文文号主要有“××字”、“××党字”、“××工字”、“××
团字”。
2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、校核、用印、登记、分发等，均要
有相应人员签字。
3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发出的正式文件，均按业务性质归口，
由主管部室的主办人员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。
如需其他部室会
签的文件，由主管部室会同相关部室会签，会签后再报公司领导签发。
4、拟稿需按照公司统一要求的格式，使用统一规定的发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、
附件，经公司领导签发后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。
5、文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理，主管部室负责校对，公文应在最后
打印打字员、校对员的姓名。
6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责保存、催办、立卷和归档。
（三）归档:
1、公司设立档案室，配备专职档案管理员，其它各部室设立兼职档案人员（各部室资料
员、内业），档案室归口综合办。
2、归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、编号、编目等程序，专、兼职档案员
均应按以下步骤归档。
（1）收集:
对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷部门确定立卷范围，删除不需
归档文件。
（2）整理:
遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的有机联系。
档案室协助各部室对应归档文件进行分类，公司全部档案共分为十一类，即:
综合类、党群工作类、行政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程类、设备仪器类、科学技术类、建筑
设计类、人事档案类。
（3）档案价值鉴定:
对各部室分类后的文件，根据档案保管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定，确定其保存价值，分为永（Y）、长（C）、短（D）三种归档文件。
（4）排列:
部室同一保管期限、同一类文件按发文时间顺序排列。
归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。
排列顺序为:
批复在前，请示在后;转发文在前原件在后;正文在前附件在后;文字材料在前，图纸、照片在后。
专题会议、案件处理等材料分别集
中排列。
（5）装订:
文件按“件”装订，永久、长期保存的文件要去掉金属物，用档案局指定的
装订材料装订，不得压字。
（6）编号:
归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处加盖归档章，填写年度、室编
件号、机构、保管期限等，以固定文件位置。
（7）编目:
归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件按室编件号顺序装盒，并逐件
编制归档文件目录和盒内备考表，经部门经理审核签字后，档案室检查验收，办理档案移
交手续。
3、归档范围内的公文材料（详见附件《综合档案归档范围及保管期限》）应保证其全面性、有序性和保密性，且文件材料必须准确地反映出公文的形成过程和公司在经营管理等
各项活动中的真实内容和历史过程。
4、由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、办理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示（包括各种图、文、影像资料）等整理（立卷）、归档并负责妥善保管证
件及文件。
5、重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照片等有关材料，由综合办负责收集并
整理、归档。
6、公司在各经营管理工作中形成的重要文件资料由各职能部门按其业务范围（责任分工详见附件《工程经济档案内容及责任分工》），由各部室兼职档案人员按有关规定负责收集、整理、核对,并于每年度3月底前将上年度内形成的应归档的文件材料分类立卷，由部门经
理审核签字后向档案室移交，归档备查。
7、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年。
保管期满后，由
财务部编织会计档案移交清册，经部门经理审核签字后，归档备查。
8、工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技质部负责组织鉴定归档工作。
9、设备仪器档案在开箱验收后,由主管部室审定,随即归档。
10、人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材料须经上级批复后，10,20天
内由有关部室编制人事档案零散材料移交单后，随时归档。
11、凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件（如:
工程设计图纸、财务软件数据备份、会议资料影音文件等），各部室应按季度上报综合办，由综合办统一刻录光
盘备份存档。
12、涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整理归档，其他部室保存复印件
或其他形式的公文副本。
（四）利用:
归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目录等其他检索工
具，以备借阅（有关规定详见附件《档案借阅及档案材料复印制度》）。
（五）统计:
详见附件《档案的统计制度》。
（六）保管:
做好“七防”工作和档案材料的保密工作。
（七）销毁:
详见附件《档案鉴定与销毁制度》。
二、印信管理程序:
1、分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和使用，一切用印、开具介绍信、使用
营业执照原件及复印件都要通过综合办。
2、综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营
业执照的管理。
3、印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应的批准手续及用印登记，方能办理。
4、分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关的用印外，其他用印需到综合办办理
有关用印手续。
5、需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合办办理有关审批及登记手续。
营业执照原件借出原则上不得复印，并应及时归还。
复印件应加盖公司公章并注明“仅限于„„
使用”字样。
6、介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、介绍信编号及持有人姓名，介绍信
正文与存根应一致，如介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。
7、介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重要事项，还应通知前往办事的单位，
以防事故。
8、须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如确因特殊情况需持空白介绍信外出办
事，须经公司主管领导批准。
9、各部室印鉴（包括合同专用章、财务专用章、采购专用章等），应由各部室专人保管，
部门经理监督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。
10、如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部门经理填写《用印审批表》，报
公司主管领导签字后，方可到总承包公司办公室办理有关用印手续。
11、印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管部室要及时清洗保养，以确保盖
印清晰。
12、公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁，不能随意放置。
如因管理不善，
造成事故，要视情况追究责任。
三、公函邮寄程序:
1、公司公函（包括财务汇票、工程档案、合同文本等）需使用EMS（邮政特快专递）邮寄
的，由综合办统一办理。
2、一般公函（对时间及安全系数要求不高的），本着降低成本减少办公费用的原则，由各
部室按平信自行邮寄。
3、公函办理EMS邮寄时，经手人要严格登记手续，综合办应及时处理，保证当日递送，不
得拖延。
4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种信函，因私邮寄不予办理。
四、办公设备及用品使用程序:
范围:
公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外设、复印机、传真机、扫描仪等
为固定资产管理的设备。
办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值易耗品。
目的:
为了节约开支杜绝浪费，确保公司办公设备及办公用品的合理使用。
参考文件:
总公司《行政办公设备管理规定》（××字[2002]第125号）
1、办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后统一购置。
2、办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管理，各使用部门负责日常维护和保养。
3、办公设备损坏由综合办查明原因，联系维修，并建立相应的维修台帐。
4、办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认，残体由综合办处置。
5、办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸部件。
6、办公用品由综合办统一购置管理。
7、办公用品要根据实际工作需要，于每周的周二上午按照部门所需，由专人一次性集中
办理领用手续。
8、特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领导批准后统一购置。
9、综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品的购置，并将采购物品分类进帐。
五、图书购置、借阅程序:
1、图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主管领导批准，由各部室自行购置。
2、购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办理图书入库及借阅手续，由综合办在
发票联签字后方可到财务部办理有关报销手续。
3、图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书号及进行图书资料的登记。
4、综合办应按照ISO14001及OHSAS18001的有关程序，在相关图书资料上加盖“有效版
本”章。
5、借阅人员应爱护图书，因个人原因损坏、丢失图书资料的要照价赔偿。
六、信息传递程序:
1、公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通，在企业经济运行中起着重要意义。
2、对于总公司下行的信息（包括Fax、E-mail、电话通知、信函等）由综合办统一查收，
并做好记录，报呈公司领导后下发相关部室承办。
3、各部室要认真对待与上级、同级、下级以及有关单位之间的联系，接到有关信息后，
应立即作好记录，将记录内容及时传达到有关部门和人员，并及时处理有关事项。
4、各部室间的信息沟通可通过会议、简报、个别交流等多种形式进行。
5、公司建立健全呈阅件制度，各部室可采用呈阅件的形式向公司领导汇报工作，提出建
议。
综合办应加强呈阅件的管理，做到件件有落实，事事有回音。
备考表
盒内文件情况说明
整理人:
检查人:
年月日
关于归档案卷的质量要求
总的质量要求:
遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同
价值,便于保管和利用。
具体应做到以下几点:
一、归档文件必须齐全完整。
凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料,
均应收集归档。
归档文件材料种类、份数及每份文件的页数,均应齐全完整。
二、遵循文件的形成规律和特点,层次分明。
在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起,不得分开;一个项目的材料,要把项目从立项到结束形成的材料组在一起,准确地反映企业科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。
三、卷内文件的排列:
卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即:
批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;会议记录依会议时间顺序排列,会议文件要按文件的重要程度顺序排列,重要的在前;一般工作形成的材料,结论性的文件在前,依据性的文件在后;产品
销售合同应按销售产品种类组卷,再按供货时间依序排列。
四、区分不同价值:
各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。
组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。
文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同
而拆开组卷。
五.具有长期保存的案卷,卷内文件有圆笔和铅笔字迹,要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄
或复印,连同原件一同归档。
六.卷内文件的编号:
每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”,并将件号和每件文件的页数填写清楚。
（“件号章”
的其它项，由总裁办档案人员填写）。
图纸在右下角编写页号。
七、装订与装盒:
卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。
然后，按“件”
号顺序排列装盒，一盒为一卷。
八、归档文件目录的填写:
凡是组成的案卷,都应填写卷内目录。
卷内目录表的各项要填
写齐全。
件号（序号）:
填写文件的件号。
责任者:
应填写文件形成的部门或以印章为准。
文号:
填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
题名:
填写文件标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化;没有标题或不能说明文件内容的标题，应根据文件内容自拟标题，外加〔〕;会议记录应在卷内目录的文件题名下
写明会议的主要内容。
合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
日期:
填写文件形成的时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。
没有
责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。
页数:
填写每份文件的页数。
九、备考表的填写:
每个案卷必须附有备考表。
卷内文件的情况说明,都应填在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上,检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。
十、案卷题名的拟写:
每份案卷都应根据卷内文件内容拟写题名。
题名主要由三个部分组成:
文件的主要制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。
也可突出年代特征，即:
在制发机关后加文件形成的年代。
用印有公司名称卷盒的内部文件，可以省略文件制
发机关。
十一、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容,摄
制人。
照片要连同底片一起归档。
十二.归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和
软、硬平台等。
档案管理制度
一、主要内容
公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
二、档案的管理机构
1、文书结案后，原稿由公司人事行政部归档。
2、各经办部门或个人视实际需要，经人事行政部批准后可留存复印版本。
3、档案管理人员主要职责:
（1）制定或参与制定档案管理工作的规章制度;
（2）对公司各部门及下属分公司内部文件材料的归档工作，进行指导和监督;
（3）做好公司档案的收集、整理、保管和借阅工作;
（4）做好机密档案的存档及保密工作;
（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
三、档案的种类
1、法规性文件:
包括ZF颁发、需企业执行的，或由公司发布的各种标准、规章制度等。
2、企业的重大决议:
包括由公司总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材
料、会议记录等。
3、计划性文件:
包括公司总体计划或规划、市场拓展计划、营销计划、财务计划等。
4、总结性文件:
包括公司年度或月度工作总结、下属部门的年度或月度工作总结、单项
性工作总结、调查报告等。
5、批示性文件:
包括公司各类计划指标、技术指标、营销指标等。
以及公司各类命令、
工作指示等。
6、凭证性文书材料:
包括企业各部门上报的，在日常活动中形成的原始记录和凭证，如
财产状况、销售状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。
7、证件性文书资料:
包括法人营业执照、公司和产品获得各类荣誉牌匾、授权证书和证明
等。
8、汇报性文书资料:
包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领
导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
9、劳资人力资源资料:
包括公司各部门及下属分公司的人力资源任命、人力资源调整、人
力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
10、声像制品资料:
包括公司各部门及下属分公司在其经营活动或其它活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、
录像资料、影片资料等。
11、题赠性资料:
包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
12、技术性资料:
包括各类产品的核心技术资料等。
四、档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档
案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。
五、档案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到人事行政部。
其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，公司各部门、下属分公司指派专人做为兼职档案员负责档案管理工作，定期协同人事行政
部进行整理、立卷、归档。
1、立卷归档的范围:
凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。
2、立卷归档的时间
（1）凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交人事行政部立卷归
档。
（2）对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷
归档时间可根据实际情况适当延长。
3、立卷归档的要求
（1）各部门档案持有者在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷
归档。
（2）移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
（3）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须
立在一起
（4）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁
地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表，注明保管期限。
（5）填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。
（6）立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适
当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司生产活动状况和面貌。
（7）立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
（8）立卷应把上级文件与本公司文件按保管期限和文件年限分开立卷。
（9）立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
（10）文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方
便。
（11）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，
并保持其完好无损。
（12）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声
像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
六、档案的借阅
1、档案主要供本公司利用，禁止外借。
2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。
如需查阅非本部门的
重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。
3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、
调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。
复制可采用复印、照片、重印副本、
摘录等方式。
复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。
如有必
要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
5、必要时，人事行政部应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖人事行政部印章后才有效。
人事行政部证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而
不能对某事下结论。
档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6、档案一般不得借出档案室。
如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经
有关领导批准并办理借阅手续。
如延长借阅时间，须办理续借手续。
逾期不还者，档案管
理员要及时催还。
7、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令
其赔偿一切损失。
七、档案保密要求
1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共
同做好保密工作。
2、档案分一般档案和有密级档案两类。
档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。
有密级档案复制时，需经人事行政经
理或副总以上领导批准确定后方可。
4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经人事行政经理或副总以上领导批准。
5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和人事行政部鉴定解密，对解密档案作一般
档案管理，及时提供利用。
6、外来来访人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
7、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，情节严重将
依法追究法律责任。
8、公司在职工作人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借
档案，人事行政部审查无误签字后，才能调离。
档案管理员调离，应由人事行政部经理监
督办理，档案交接之后，方能调离。
八、超期档案的销毁
1、对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经人事行政部和档案形成部门领导共同
鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废
纸出售。
文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
九、档案的保管
档案保管工作应做到四不:
不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。
同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、
防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。
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