采购合同如何管理.docx
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采购合同如何管理
采购合同如何管理
篇一：
手把手教你如何管理购销合同
手把手教你如何管理购销合同购销合同管理制度在购销合同环境下，充分考虑供需双方对所签订的每份合同或订单按规定的程序和要求进行评审，准确地理解供需方的要求，保证我公司能够完全履行所签订的购销合同。
（一）签订
1、签订合同必须维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，不得谋取私利，贯彻"互惠互利、协商一致"的原则。
2、用统一的销售合同文本，具体合同内容包括：
（1）供需双方全称、签约时间和地点。
（2）产品名称、单价、数量和金额。
（3）运输方式、运费承担、交货期限、地点及验收方法应具体明确。
（4）付款方式及付款期限。
（6）违约责任。
（7）违约解决方法。
（8）合同双方盖章生效。
3、区域经理在与客户洽谈时需了解客户的资格、信用，合同签定必须严格执行公司关于客户资信等级管理的有关规定。
4、造成经济合同不能履行或不能完全履行，造成损失的，有关人员必须承担相关责任。
（二）审批及履行
1、合同签订后，交由产品营销中心合同审核员根据当年颁布的销售方案细则进行客户资信、欠款、开票数量、价格和合同的合法性审核，无异议后，根据合同填写货运单，交开票员开具发票。
2、如有特殊原因需作特别处理的业务单位，区域经理提交可行性分析报告（说明理由或原因、跟踪措施和方法、可能达成的结果或效果等）予公司领导审批后交合同审核员依程序执行。
3、出差异地的区域经理可将签定的合同传真至产品营销中心合同审核员作审核和开票依据，事后需将合同原件交回合同审核员。
4、因特殊情况未能开出发票（如系统故障、停电）而需发货的，需由产品营销中心合同审核人员根据合同填写一式三份"发货单"，包括品种、规格、数量、价格、指明已签订的合同号，经由部门领导审批后，一份通知仓库，一份交开票员，一份交运输公司提货。
（三）变更及解除
1、对方当事人提出变更、解除合同的，区域经理应从维护本公司合法权益出发，从严控制。
2、变更、解除合同的手续，应按签订合同时规定的审批权限和程序执行，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。
3、经济合同的变更、解除一律采用书面形式。
（四）合同管理
1、空白合同由专人管理，设合同文本签收记录。
区域经理领用时需填写合同号码并签名确认。
业务员因书写有误或其他原因造成合同作废的，必须保留原件交回合同管理员。
2、合同审核员负责签定后的销售合同管理，签定生效的合同原件必须齐备并存档，原件或缺的需及时向区域经理索取。
如区域经理不补回的，在计算销售奖金时扣除该笔业务的销售额，并报部门经理追收。
3、合同审核员负责将销售合同按省份或销售组归类存档，以便于统计和查阅。
4、合同按年、按销区装订成册，在产品营销中心保存3年以作备查；保存3年以上的，将未收款的或有欠款单位的合同清理另册保管，已收款合同报营销副总经理批准后销毁处理。
在订好合同之后，接下来的管理工作也很重要，现在，我们要实现无纸化的管理系统，友为销售合同管理系统，就很好的为您解决了这一问题。
友为销售合同管理的管理理念：
1.规范基础数据管理
合同管理系统采用集中的数据管理，可以有效地改变企业信息分布比较散乱的现状；
同时，系统提供自定义字段功能，可以为企业实现完整、规范的数据管理提供一个良好的平台支撑。
2.提高管理效率
合同管理系统避免了手工管理合同出现，利用审批流管理，可以方便、快捷地处理企业管理事务；预警平台可以协助合同管理人员更轻松地应对日常管理事务；
报表管理的灵活定义，为管理部门的统计分析提供强大的技术支持。
3.实现标准化管理和个性化管理的有机结合
合同管理系统通过全局设置和权限分配，可以由公司制订统一采用的管理标准；
比如，由公司设置业务单据必填字段，信息录入必须填写这些信息；
数据字典可以为某些信息项提供标准的选择项，防止录入人员的录入随意性；设置统一的报表格式，信息输出时可以保证一致性；
同时，系统也允许用户根据自身的实际情况采取个性化的措施，比如格的列显示、自定义报表等。
4.为领导决策提供准确及时广泛的信息
利用互联，领导可以在任何时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息；
准确定位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表；
同时，系统还提供强大的管理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为公司决策人员提供更多的智力支持。
5.为用户提供全面合同管理解决方案
合同管理系统与企业管理咨询相结合，可以为客户提供全面的合同管理解决方案；
比如，通过系统的开放性和灵活性，可以有效地固化专业咨询的工作成果，这就为客户合同管理能力及水平的提升提供足够的平台支持。
篇二：
采购合同管理制度
采购合同管理制度
一、总则：
1、为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符
合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。
2、本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。
二、采购合同的编写：
1、采购部是采购合同的管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。
2、A\C\D类物资须签订采购合同，B类物资可签订采购订单或采购合同。
3、采购合同编写程序：
1）采购主管负责起草合同模版，部门经理审核后，发法律顾问修正，形成初稿。
2）报总经理审批模版。
3）发生业务时，采购员根据物料特性，套用合同模版，附技术条款，按流程报相关人员审批。
三、合同审核、审批权限：
1、采购合同（订单）由采购主管复核。
2、固定资产合同报设备经理和主管副总，书面复核技术要求及验收条款。
3、1万元以下采购合同由采购经理审批。
4、1万元以上采购合同由总经理审批，其中固定资产超过20XX元以上报董事长核准。
四、采购合同包括以下九个方面内容：
1）合同签订双方的姓名、地址和联系方式。
2）采购物品的单价、总价。
3）采购物品的数量与规格型号。
4）采购物品的品质和技术要求。
5）采购物品的履约方式、期限、到货地点。
6）采购物品的验收标准和方式。
7）付款方式和期限。
8）售后服务和其他优惠条件。
9）违约责任和解决争议的方法。
五、采购合同的签订和保管：
1、签订采购合同，供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代
签，采购部应审验其委托证明。
2、公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。
3、采购合同可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖
章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。
4、回传确认的合同和附件，应保证字迹和盖章清晰。
5、5万元以上的设备合同，签订传真合同的同时，还应保管合同原件。
6、固定资产合同签订成立后，应分别交一份给设备部和财务部存档。
7、20XX元以上的新固定资产到货，应按合同要求验收，验收报告应与合同一同保存。
六、采购合同的执行与控制：
1、合同或订单签订后即具有了法律约束力，使供应商及时准备公司所需的物品。
2、采购部应配合质管部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量
要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。
3、采购部合同管理人员应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登
记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。
4、对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比
较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。
如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。
5、在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便
于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。
6、采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最
低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。
七、采购合同的修改与终止：
1、采购合同及附件的修改与终止条款，报合同审核、审批人员签字才能生效。
2、在合同执行过程中，因供应商原因造成无法按量供应的采购物料，可与供应商签订新的采购物
料的数量规定，作为合同的附件执行。
3、在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法
按合同规定的价格交货），可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。
4、在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，可与供应商进行协商签订双方的
延期交货规定，作为采购合同的附件执行。
5、有下列情形之一者，视为合同终止。
1）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。
2）因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。
3）出现违背合同条款的状况。
4）逾期没有履行合同约定的。
5）发生符合合同条款中合约解除的事项。
八、合同纠纷的处理与合同管理：
1、当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。
1）与供应商协商解决。
2）请第三方协调解决。
3）由仲裁机构进行仲裁。
4）通过法律途径解决。
2、采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据
情节的轻重进行相应的处理。
1）泄露合同内容。
2）私自更改合同内容。
3）丢失合同。
4）在合同签订做资料保管中损害公司利益。
3、参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。
九、附则
1、本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。
2、本制度经总经理审批生效。
3、附采购合同管理流程。
篇三：
如何对采购合同进行规范化管理
如何对采购合同进行规范化管理
课程描述：
在你的企业中，你是否遇到过越权签订采购合同的行为？
你是否为合同签订和执行过程中的腐败现象感到烦恼？
你是否意识到合同归档保管的重要性？
当出现合同违约现象，你是否能够依照程序进行索赔，尽最大的力量挽回损失？
……
本课将从实务出发，为你详细分析采购合同规范化管理的具体做法。
学习要点：
如何规范合同的内容和编号？
如何规范合同的归档？
如何避免采购合同签订的越权行为？
如何规范管理合同签订流程？
如何防止合同签订和执行人员的腐败行为？
如何处理合同违约的索赔事务？
解决方案：
他山之石，可以攻玉！
虽然不同行业不同企业对采购合同进行规范化管理时，都有不同的做法，但万变不离其宗！
下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程，以便大家借鉴！
好的。
采购合同的规范化管理涉及格式规范化、编号规范化和业务规范化三个方面的内容。
采购合同的格式规范化主要应根据不同的采购业务编制合同范本。
合同范本的编制依据是国家法律法规和企业管理要求。
编制内容一般包括合同头尾、通用条款和专业条款三部分。
合同开头要有甲乙双方名称和编号，签写地点以及其他简要说明，合同末尾要留出双方负责人和法人签章的位置，要说明合同一式几份，双方各执几份，最后要有日期。
合同中间部分是双方商定的通用条款和专业条款。
国家对采购合同也有相应的范本规定，可以在上和某些标准文件中查阅。
制定合同范本有以下注意事项：
首先既要尽可能涵盖更多内容，又要使范本品种相对较少，以便于管理。
其次企业要根据自身情况编制条款，确定哪些通用条款必须保存，专用条款应如何界定等。
最后范本的编制要经过审批，附于企业文件管理体系之中；而采购部也要保留相应文本。
合同编号规范化管理方面。
首先，编号部门主要涉及档案部和采购部；
其次，编号对象除了采购合同正本以外，还有与之相关的附属文件。
第三，编号方法的选择，一般档案部按照年月日的时间顺序进行编号；采购部则要按合同信息，例如供应商、采购员或采购计划等进行更为详细的编号；
此外还可以按照二进制条码编号，这主要适合有完备的现代化管理系统的企业。
也就是说，每个采购合同都编列一个二进制条码，然后输入系统，让系统根据产品类型进行自动归档。
如果企业还有其他特殊要求，那就按企业要求进行编号。
附属文件的编号，或者用合同编号加横线和号码的形式，或者与合同编号统一，在归档时也与合同放在一起。
业务规范化是指对合同签订、合同归档、合同执行、合同变更、合同终止和索赔事务的规范化管理。
合同签订的规范化管理。
首先对合同签订规范流程，要由相应级别的人员审核合同的合理性和合法性；审核通过相关人员签字；
然后行政部门盖合同章。
其次规范签名盖章，合同上要有负责人签名盖章、法人签名盖章和进行司法公证的第三方人员签名盖章。
合同签订的注意事项:
一是要把合同签订规定告知对方;
二是要将合同签订规范形成文本，进入企业文件管理体系。
篇四：
采购合同管理制度
采购合同管理制度
篇五：
采购合同管理规定
采购合同管理规定
1．公司采购合同的内容
公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：
（l）商品的品种、规格和数量
商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。
必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。
（2）商品的质量和包装
合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货；对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。
（3）商品的价格和结算方式
合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法；规定结算方式和结算程序。
（4）交货期限、地点和发送方式
交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。
同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。
（5）商品验收办法
合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
（6）违约责任
签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。
在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：
①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；
②不按合同中规定的商品质量标准交货；
③逾期发送商品。
购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。
（7）合同的变更和解除条件
合同中应规定，在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。
此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。
2．采购合同的签订
（l）签订采购合同的原则
①合同的当事人必须具备法人资格。
这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。
②合同必须合法。
也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应
符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
③签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。
④签订合同必须坚持等价、有偿的原则。
⑤当事人应当以自己的名义签订经济合同。
委托别人代签，必须要有委托证明。
⑥采购合同应当采用书面形式。
（2）签订采购合同的程序
签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。
一般有以下五个步骤：
①订约提议。
订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。
订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。
提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。
②接受提议。
接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。
承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。
新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。
实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约―新的要约一再要约―直到承诺的过程。
③填写合同文本。
④履行签约手续。
⑤报请签证机关签证，或报请公证机关公证。
有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。
对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。
3．公司采购合同的管理
采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：
（l）加强对公司采购合同签订的管理
加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。
另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。
（2）建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。
同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。
（3）处理好合同纠纷
当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。
协商不成时，企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
（4）信守合同，树立企业良好形象
合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。
因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。
篇六：
采购与供应商管理：
如何对采购合同和采购订单进行有效管理
采购与供应商管理：
如何对采购合同和采购订单进行有效管理
一、合同管理概念
合同管理是与采购活动密切联系的，两种活动形成一个伙伴关系。
通过有效的谈判，一方想要为组织获得合理定价、条款和条件，另一方也想确保组织实现物有所值，采购组织各功能部门的活动都是为了达到合理的经济目标。
合同管理就是对合同各方以及采购订单进行管理，从而保证合同执行者能够按照合同的要求来提供合格的产品和服务，以及对交货时间和货物运输等细节进行规定。
通常，合同管理的内容涉及所有从合同签订后直到最后的货物运输、接收，以及所有手续结束后整个过程中的合同及采购订单。
有些时候，由于合同中的某些条款没有被执行，使得整个合同无法被终止。
在双方执行合同的过程中，要达到如下共同目标：
●确保采购组织履行在合同中规定的内容；
●确保供应商的行为符合合同的规定；
●对合同执行过程中出现的问题进行及时有效的处理，从而保护采购组织的利益；
●明确在合同执行过程中哪些增加的成本应该由供应商来承担，并且在签订合同时，双方通过谈判对合同条款进行合理、正确的理解；
●在合同中对所有主要行为进行必要的说明。
1、工作控制：
有些类型的合同（例如，不确定交付类型，时间、材料或劳动时间不确定的合同，以及费用退还合同等）支付以及授权活动一直会持续到获得收益后，在这种情况下，订货便成了合同执行后的管理事务。
不确定运输类型或时间、资源或劳动时间不确定的合同执行时，通常会遵循相同的模式。
对于不确定运输类型的合同，客户会根据合同中描述的执行方式来开始一项标准的工作订单形式，会直接根据合同规定来确定商品的单位价格，用单位价格乘以期望获得的商品数量便得到了商品的总价值。
这种工作订单通常会由采购方签署，并且发送给供货商、顾客，以及金融机构。
工作完成、工作检查验收、货品计价，以及货款的支付都遵循通常的流程。
一个典型的订货及支付过程如图1所示。
时间、原料、劳动时间合同的过程，除了关于客户的有效准备声明通常由内部评估决定外，也遵循如图l所示的相同过程。
对费用退还合同中的工作控制过程比其他任何类型合同中的控制都要复杂得多，在时间要延续几年的大型费用退还合同中，通常都会采用过程控制。
许多费用退还合同中需要对以下要素进行建立和维护：
每年工作计划的处理过程、工作许可证明、辅助成本及过程控制的进程信息（NoticestoProceed，NTP）。
采购方根据获得的准备基金，通知供应商准备好预期的货物（按照随后的以及最近财政年度的财政预算），根据目前的运作规划及有关的信息来确定，这一过程可以为供应商制定年度的工作计划（AnnualWorkPlan，AWP）做出指导。
年度工作计划是整个工作过程的核心部分，因为它规定了整个财政年度的工作内容以及任务完成的标准。
年度工作计划还在资金导向与项目需求方面起到平衡的作用，在做年度计划时，供应商将核实其资源计划，并且对将要执行的任务安排时间进度。
年度工作计划的组成要素通常包括整个财政年度的目标和计划、时间安排、人员安排、成本评估。
年度工作计划会在每个财政年度的年中被更新。
工作权限通常包含多种义务，它们分别是工作任务的具体分工、工作授权期间相关信息的收集、原始成本数据的评估、工作授权滞后于AWP和NTP相关的各种数据的发布等。
在合同执行过程中的特定时间或阶段，任务的完成情况要在NTP文件中有所记录，并且要在供应商继续下一步工作之前向供应商说明，NTP文件通常包括对工作的说明、任务完成过程中的关键性时间阶段，以及分配给任务的所有资金状况。
在接受NTP时，供应商将开始工作，同时开始计算与任务相关的成本费用并安排对任务汇报的时间。
2、遵守合同：
按合同要求进行采购是采购方最基本的义务，然而真正对每日工作的监控和管理活动可以由其他的部门或是第三方组织来完成。
对于极其复杂的合同、专业的采购或者技术含量很高的合同，通常会需要企业内部其他部门或第三方管理部门来协助试用产品或服务，从而确保供应商所提供的产品或服务是符合合同规定的。
在这种情况下，每个企业将会对合同中有关技术方面的问题更加关注，但是它们也可能需要接受合理的培训并且购买相关的合同。
每个企业必须在以下几个方面给出基本的说明：
●阅读合同如果管理人员要了解整个工
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