档案管理人员岗位职责.docx

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档案管理人员岗位职责

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档案管理人员岗位职责

工作人员必须做到：

不该说的资料，绝对不说。

不该问的资料，绝对不问。

不该看的资料，绝对不看。

不该记录的资料，绝对不记录。

不在私人通讯中涉及秘密。

不在公共场所与亲人朋友谈论资料。

不在不安全的网络里传送秘密资料。

屋内的秘密资料无关人员不得随意翻看。

对于无关保存价值的文件和一些坐标图，必须进行销毁或碎纸处理，不得擅自出售。

档案人员对档案材料应严加管理，严格传递，如需借阅者，需经领导批准，并在办公室查阅，不准带出办公室，不准摘抄。

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。

具体任务就是做到不坏不丢不散不乱。

不坏，就是使档案保管的完好无损，不得因个人因素而使档案损坏。

对已经损坏得档案，要解释补救。

不丢，就是使档案绝对安全，不得因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案文体安全，还要保证档案内容得安全。

档案资料保密管理制度

档案员要对档案进行鉴定，编号，归档，并按规范程序办理移交手续。

资料室必须具备良好的卫生环境和良好的防范措施。

定期进行档案资料室的清理核对工作，做到帐档卡相符，对破损或载体变质得档案要进行修补和复制，保证档案得完整。

应按规定制定档案的分类编号办法和保密规定，严格科学规范地进行档案分类编号，确定保管期限和档案鉴定工作。

借阅档案资料要注意保护和保密，不得擅自复印拍照更不得涂改或在档案上做任何标记抽换损坏，必须保证档案的整洁，不得丢失泄密，如发现丢失泄密现象，应立即向领导汇报。

确保不失密不泄密及文件的完好无损。

对于电脑得保密也一定要注意，电脑开机最好是设置登陆密码，还要注意文件与目录得隐藏，word文件加密码电子邮件加密码最好再下载一个加密助手。

对于不需要的电脑文件一定要彻底删除，不仅回收站要及时清空，而且临时文件也要随时清除。

不散，就是要求档案得保管相对集中，不得因档案的分散保管而使档案管理不便。

甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。

不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案整齐规范，有规可循，有目可查。

这是一项艰巨而又细致得工作，这就要求档案管理人员要持之以恒，时刻警惕，坚持原则，防止档案得损坏，确保档案得安全。

档案管理人员是利用制度得直接贯彻者，对档案得安全负有直接责任，必须具备较高的政治素质业务素质和文化素质。

还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现得一般问题。

办公室管理条例

为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

　服务规范

1.仪表：

公司职员工应仪表整洁、大方；

　2.微笑服务：

在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；

　　3.用语：

在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；

　　4.现场接待：

遇有无关人员进入办公区域应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待；

　　5.电话接听：

接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话做好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

　　办公秩序

　　1.工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

　　2.职员间的工作交流应在办公区域内进行，如在办公区域外交流应注意谈话内容的保密工作。

　　3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

　　公司值班管理条例

　　为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。

　　1.员工值日：

公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；

　　2.部门主管值班：

公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。

　　管理要点和内容

　　员工值日。

　　1.目的：

维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；

　　2.一般以工作时间为责任时间；

　　值班要点：

　　1）.巡察办公场所保洁情况；

　　2）.电话记录、处理、转送；

　　3）.领导交办任务。

　　部门主管值班　　

1.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

　　2.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

　　责任

　　本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行.

　　办公室物资管理条例

　　为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定。

　物资分类

　　1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。

　　2.低值易耗品：

笔、纸、电池、订书钉、胶水等

　　3.管制品：

订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等

　　4.个人保管物品：

个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资；

　　5.实物资产：

物资价格达300元以上，如：

空调、计算机、摄像机、照相机。

　　办公用品物资采购

　　1.公司办公用品物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经办公室同意。

　　申购物品应填写物品申购单，经总经理审批。

　　2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：

　　1）定点：

公司定大型超市进行物品采购。

　　2）定时：

每月月初进行物品采购。

　　3）定量：

动态调整，保证常备物资的库存合理性。

　　4）特殊物品：

选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。

　物资领用管理

　　1.公司根据物资分类，进行不同的领用方式：

　　2.低值易耗品：

直接向办公室物品保管人员签字领用

　　3.管制品：

直接向办公室物品保管人员签字领用

　　4.贵重物品：

根据专立文件的领用程度来领用

　　5.实物资产：

由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状

　　公司物资借用

　　1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可

　　2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还

　　3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿

　　附则

　　1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。

　　2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

　　3.本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。

　　传真使用管理办法

　　为加强公司传真使用管理，特制定本办法。

　　使用范围

　　1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。

　　2.使用范围包括本地、国内、国际传真。

　　传真的接收管理

　　1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。

　　2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。

涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。

　　3.公司传真机应随时处地开机接由状态。

　　传真的发送管理

　　1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发

　　1.目的：

以公司业务工作为主；

　　2.一般以下班时间或节假日为值班时间；

　　3.值班要点：

　　1）.接待下班后来客；

　　2）.处理未完成工作；

　　3）.处置下班后的突发、紧急事件；

　　4）.值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；

　　5）.值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；

　　值班规定

　　1.遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；

　　2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；

　　3.在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；

　　4.接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；

　　5.值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；

　　6.遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。

　　接听值班电话应注意：

　　1.礼貌相待：

不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；

　　2.使用语言文明，切忌粗声粗气；

　　3.对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；

　　4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；

　　5.对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；

　　6.除紧急情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；

　　7.加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；

　　8.根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作。