行政部门综合办公自动化系统设计方案.docx
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行政部门综合办公自动化系统设计方案
综合办公自动化系统
设
计
方
案
深圳市博安达软件开发有限公司
二〇一三年一月
第一章概述
一.1系统简述
综合办公系统实现了公文流转、审核、签批等行政事物的流程化处理、文档一体化管理、增强了局内办公人员协同工作的能力，创造了良好的办公手段和环境，提高了办事效率和水平，实现了行政办公工作的全覆盖。
整个系统功能分为四大部分：
公共事物部分、工作交流部分、个人办公部分、系统管理等大部分。
一.2设计原则
Ø具有统一用户管理和单点登录认证体系，建立信息集成平台，实现资源信息的共享，为领导提供决策参考和依据。
Ø实现公文流转、签批、审批等行政事情的流程化处理，充会发挥辅助办公系统的应用能力，促进管理电子化。
规范化，达到了无纸化办公的目地，整合组织内部的信息流，实现了文档的一体化管理。
Ø强大的工作流引擎系统、实现可视化的工作流定制、灵活的表单模板设计及公文办理过程的可视化浏览。
Ø以增强局内办公人员的协同工作能力，创造了良好的办公手段和环境，提高了办事效率和水平为目标。
Ø变革传统的办公方式，扩大办公区域，支持移动办公的功能。
一.3建设目标
综合办公自动化系统是环境信息化建设的重要组成部分，系统是采用现代网络及信息技术，在整合环保部门现有的办公系统平台功能基础上，建设一套符合国家有关规定和标准、符合环保部门自身业务特点的综合办公自动化系统。
通过使用先进的信息技术，实现部门内行政工作流程化定制与管理，减轻工作人员的工作强度，减少工作人员的无效工作，提高工作人员的工作效率，提高行政工作的成效。
第二章总体规划
二.1总体框架设计
综合办公自动化系统是以环保部门内部办公业务流程为设计依据，提升工作人员的工作效率为目标，设计开发。
系统包含有公共事物管理、个人办公管理、工作交流、系统管理的四大功能。
总体框架如下图所示：
二.2系统功能
综合办公自动化系统要求在机关及下属单位之间实现办公信息交互和共享，实现内部办公事务流程化处理，流程实现可视化定制和管理。
系统主要包括公共事务，个人办公，工作交流，系统管理四大部分。
通过该系统主要应该起到如下作用：
Ø提高工作效率：
不用拿着各种文件、申请、单据在各科室跑来跑去，等候审批、签发、盖章，这些都可在网络上进行。
Ø规范单位管理：
把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：
公文会签、计划日志等工作流程审批都可在网上进行。
Ø使决策变得迅速科学：
高层决策不再是在不了解情况、缺乏数据的环境下主管决策，而是以数据和真相为依据做出的科学决策。
Ø提高内部凝聚力：
科员与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥科员的智慧和积极性提供了舞台。
综合办公自动化系统在环保机关、下属单位之间实现办公信息交互和共享，实现内部办公事务流程化处理，流程实现可视化定制和管理。
第三章综合办公自动化系统
三.1公共事务
公共事务管理部分主要包括公文管理，会议管理，车辆管理，移动办公，领导日程管理，公用通讯录等这些功能主要面向各个部门及下属单位职员使用。
三.1.1公文管理
公文管理包括收文、发文、领导交办事项、办文统计、公文归档、公文查询等功能，其中：
Ø发文
公文管理中的发文流程是根据公文管理的有关规定在系统管理中事先设定的，在必要的时候，可由系统管理员进行调整。
在公文管理系统中，用户选定发文类型时，实际上就已经确定了公文的流程。
用户必须严格按照规则办文。
发文管理通过计算机和网络完成发文的拟稿、传递、审批、编号、盖章、催办等，实现发文的电子审批流程，提供对发文审批流程的可视化监控、有效的查询统计功能。
发文主要功能有：
✧根据公文的种类，灵活定制各种发文的文件格式，同时支持通用的流行软件MicrosoftWord格式或WPS格式，完全可以满足各种格式公文的需求；
✧采用“一键式”的Word或WPS正文编辑方式，大大简化用户操作步骤；
✧根据发文类型，可以自动选择文件模版，自动生成文件标题等；
✧根据公文的类别，按照预先定义好的“文号”生成方式自动添加分配文号；
✧根据发文流程，灵活控制公文的传递流向；
✧根据发文的不同环节，系统自动进行不同操作和不同权限的控制；
✧可设置发文拟稿人权限，默认值为所有人员；
✧在公文流转过程中自动记录所有的修改信息，实现修改留痕功能，包括修改者、修改内容、修改时间等。
同时支持清稿查看、仅查看某一部分修改人痕迹的功能；
✧支持发文传阅功能，权限范围内的读者将收到系统发送的“待阅提示”。
✧根据不同角色可定制不同用户查看公文的权限；
✧由于某些原因错发的文件，系统提供在文件接收者尚未签收时，收回错发文件的功能；
Ø收文
收文管理通过计算机和网络完成文件的登记、批分、传递、审批、发送和归档，实现收文的电子批阅流程，提供对收文批阅流程的可视化监控、有效的查询和统计功能，可打印收文登记、收文登记簿等单据表格以及将文件进行电子归档。
主要功能有：
✧收文登录，把来文录入到计算机中；
✧系统自动对收文进行编号。
来文文号自动生成年度部分如：
[2002]。
收文文号按文件年度自动计算流水号，与文种和收文日期无关。
格式：
[2002]0018号，生成的编号可以更改。
本系统提供收文登记冲突检测，即输入原文号后，系统自动判断正在登记的文件是否和以前登记过的收文重复，如果有冲突发生，显示提示信息和收文号，从而保证同一文件不重复登记；
✧根据收文的不同环节（如拟办、批阅、阅办、归档）系统自动进行不同操作和不同权限的控制；
✧支持收文传阅功能，权限范围内的收文者将收到系统发送的“待阅提示”；
✧根据收文流程，灵活控制和定制收文传递流向；
✧控制收文拟办、批阅、主办、阅办一系列操作，可以根据实际要求进行人工催办；
✧可以根据收文基本信息，进行综合查询；
✧由于某些原因错发的文件，系统提供在文件接收者尚未签收时，收回错发文件的功能。
收/发文要求：
✧公文流转支持顺发、并发、分支、自由流转等流转方式；
✧提供基于WEB页面的图形化工作流程显示功能；
✧具备必要的流程访问控制；
✧公文流转过程中，支持数字签名、文件版本控制等；
✧支持电子公章等；
✧支持环节人员代理；
✧归档文件具备完善合理的访问控制功能；
✧提供完备安全的流转日志记录。
三.1.2会议管理
会议管理包括：
会议计划制定、会议审批、会务管理、会议文档管理等功能。
Ø会务管理：
包括发布会议通知、制定与会名单、预定会场、安排住宿和印发手册等，会议文档管理会议计划，制定会议计划。
Ø会议文档管理：
管理会议形成的各类文档，包括电子、纸质与多媒体文档。
会议管理特点：
✧可设定会议开始、结束时间、参加人员、会议议程、会议地点、主持人；
✧一旦选定参加人员，自动发出邮件通知，在用户的待办事宜和邮件中显示开会通知，必要时可设置通过发短信通知选定的人员，并且可要求参加人员在收到通知后填写回执；
✧可通过与资源借用模块结合，在准备会议时预定会议室及开会所需
✧要的各种资源；
✧可查询各会议情况，会议室使用情况等；
✧可通过SameTime召开网络会议；
✧会议结束要有会议记录，设计到工作安排的转向工作安排模块；
三.1.3车辆管理
对环保部门内部车辆进行统一的管理，包括车辆的申请、调度、维修、报废等。
三.1.4领导日程管理
领导日程管理是部门领导日常办公的一个重要工具，管理副局长及以上人员的身日常工作安排，领导日程管理的主要功能如下：
Ø日程计划增、删、改、屏蔽。
Ø日程确认
Ø对填写待定日程安排进行确认,对别人邀请的日程安排，确认后，系统将发送回执以通知邀请人（参加与不参加该日程都要发送回执以通知邀请人）。
Ø日程委托：
用户可以将日程安排委托给系统中的另一用户，让这一用户全权处理他在日程安排系统中自己能处理的所有日程。
Ø日程计划发布，有选择地发布领导的日程计划供各级人员查询。
Ø领导日程邀请、领导日程查看、领导日程打印、人员分组
Ø领导日程计划提醒，按照用户定制条件和方式对近期日程计划进行提醒。
Ø活动类型维护，定义每一种活动类型所对应的日程安排在列表中的显示颜色，并对这些信息进行维护。
日程管理特点：
Ø具备日程管理权限控制功能；
Ø支持一对多的日程安排；
Ø支持对日程事务的跟踪；
三.1.5公用通讯录
通讯录分为按照其所属范围分为三种类型，即：
个人通讯录、环保部门内部通讯录和公共通讯录。
公共通讯录功能分类管理环保部门内部通讯录和公共通讯录两大类，通讯录的内容包括：
姓名、单位、住址、手机、办公室电话、E-mail信箱、QQ/MSN。
环保部门内部通讯录，管理包括：
环保部门机关、下属单位、镇（街办）、省厅和国家环保部的相关人员的通讯录；
公用通讯录：
管理环保部门以外相关人员和单位的通讯录。
公用通讯录管理功能包括：
增、删、改、查，分类排序等功能。
三.2个人办公
三.2.1邮件管理
内部邮件是指在内部门户级集成邮件管理功能，内部邮件功能包括：
邮件收发、回复、邮件夹（收件夹、发件夹、已发送、草稿箱）管理等；内部邮件功能要求：
Ø支持基于组织机构的群发；
Ø支持对内部邮件流转过程的跟踪；
Ø支持HTML邮件内容编辑；
Ø支持邮件来电手机短信提示；
三.2.2待办事宜
是日常公司无处理的核心功能，实施汇集所有的待办工作，对待办的工作进行分类管理，待办事项包括：
未签收队列、签收在办队列、办结对列的管理。
未签收队列：
没有打开的工作事项
在办队列：
已经签收，等待办理的工作事项
办结对列：
本人已经办结的工作事项
三.2.3催办和督办
Ø催办：
对于任务可以定义完成时间,当接近任务完成时间时（可以设定），系统自动发送电子邮件催办（也可以发送短信进行催办）,并根据用户的设置是否进行不间断的催办。
Ø督办：
对于重要的来文和环保部门内部形成决议的各项工作（包括任务和行政事务）可以进行督办。
三.2.4个人办公助理
Ø个人办公桌面
Ø个人通讯录管理
个人通讯录管理功能分类管理工作人员个人私有通讯录信息，个人通讯录的内容包括：
姓名、单位、住址、手机、办公室电话、家庭电话、E-mail信箱、QQ/MSN等。
个人通讯录管理功能包括：
增、删、改、查，分类排序等功能
Ø便签
记录信息已被查看，相当于一个电子版的记事簿
Ø个人日程管理
个人日程管理是用户（工作人员）管理自身日常工作的一个辅助工具，每个人可以定制自身的日程，也可以选择是否公开自己的日程，查询他人公开的日程，日程管理的主要功能如下：
✧日程计划增、删、改、屏蔽。
✧日程确认
✧对自己填写待定日程安排进行确认；对别人邀请的日程安排，确认后，系统将发送回执以通知邀请人（参加与不参加该日程都要发送回执以通知邀请人）。
✧日程委托
✧用户可以将日程安排委托给系统中的另一用户，让这一用户全权处理他在日程安排系统中自己能处理的所有日程。
✧日程计划发布，有选择地发布个人和领导的日程计划供各级人员查询。
✧日程查看、日程邀请、日程查询、领导日程查看、日程打印、人员分组
✧日程计划提醒，按照用户定制条件和方式对每人的近期日程计划进行提醒。
✧活动类型维护
定义每一种活动类型所对应的日程安排在列表中的显示颜色，并对这些信息进行维护。
Ø请销假管理功能
环保部门机关工作人员可以使用此功能请假，假期完成以后可以销假。
个人日程管理特点：
✧具备日程管理权限控制功能；
✧支持一对多的日程安排；
✧支持对日程事务的跟踪；
三.2.5行政事务管理
Ø车辆管理
车辆管理主要负责环保部门的车辆使用申请、车辆建档管理、用车即派车纪录、车辆的年审、购置、更新、报废、维修和协调事故处理、司机管理等。
主要功能包括：
✧车辆档案管理
✧驾驶员管理
✧用车管理
✧车辆维修与保养管理
✧车辆报废管理
✧统计分析
其中车辆的档案信息包括以下主要信息：
车主单位、事业单位、车号、车型、驾驶员姓名、厂牌型号、座位数、定编情况、购买时间、报废时间、月用油情况，行驶公里数、保险日期、定期保养日期、保养级别、保养内容等信息。
驾驶员的基本情况信息包括：
姓名、性别、年龄、准驾车型、驾龄、初领日期，年审月份、扣分情况。
车辆维修保养信息有：
维护时间、车号、公里数、检查项目、保养项目、备注、管理员签名、维护保养员。
车队管理除建立上述车辆管理的基本信息外，还应具体负责以下事宜：
遇重大活动、特殊情况或紧急任务时对车辆调配使用进行协调；负责干部职工上下班交通车及接待用车的安排和正常运行；组织专、兼职司机安全学习、安全教育。
要求的功能：
能够维护车辆单位的基本情况，维修情况，出车纪录等资料；能够维护司机的基本情况，事故情况等资料；提供方便快捷的查询功能、能打印各种统计报表，如：
车辆维护保养表、驾驶员档案表、行车费用汇总表等。
Ø固定资产管理
对固定资产进行有效、规范的管理。
通过与工作流程的结合，完成资产申购。
借用、盘点、报销等，跟踪资产整个周期的使用情况。
环保局的资源管理主要是指固定资产，固定资产分为：
房屋以及建筑、交通运输工具、计算机设备、各种专业设备、一般设备、办公设备等。
资源管理系统主要实现固定资产情况的建档、固定资产的购买、固定资产的等级报销、固定资产的领用以及使用情况、固定资产的报废报损等业务管理的管理。
主要功能包括：
✧包括固定资产档案管理
✧资产申购管理
✧资产盘点管理
✧资产报修管理
✧资产折旧管理
✧库存管理
✧资产使用跟踪
✧资产报废处理
✧统计分析
Ø接待管理
行政接待时机关日常办公、是机关提供对外联络和服务。
负责对本部门来访人员接待情况进行登记管理。
功能包括：
对每项来访产生一个登记表、纪录来访时间、人员情况、接待车辆安排、费用支出等情况。
接待管理过程中的车辆安排与费用申请需要一定的审批流程，所以该系统还要与内部请示、车辆管理等功能发生联系。
在系统中需要提供一定的统计功能，打印各种报表。
主要功能：
✧行政接待登记
✧接待日程安排
✧接待费管理
✧接待通知
✧接待时间提醒
✧统计分析
三.2.6个人文件柜管理
这里是单位各种知识和资源的共享中心，单位可以将各种资料分门别类的存放到这里，便于日后方便的查阅，可以让将组织内的成功案例、先进经验、技术方法、各种表单、文件资料等资源在这里共享，便于大家共同学习、使用，快速提高。
可以设置权限以保护机密资料安全。
作为个人文件柜，用户可以将自己平时积累的文摘、收集的信息、总结的经验、做过的工作、取得的成绩、客户资料等各种资源有序的存放在这里进行知识管理，便于需要的时候方便的查阅，而不必再东寻西找，浪费时间。
三.3工作交流
三.3.1内部交流
指环保部门内部范围的在线信息交流功能，包括办公短信、内部消息和通知通告。
Ø办公短信功能
集成的短信管理功能，包括：
短信单发、短信群发、短信接受、短信分类查询等。
Ø内部消息
内部消息功能处理环保部门机关内部人员的信息交流，功能包括：
文字、音频、视频等的在线交流。
Ø通知通告
灵活的通知通告发布功能，可选择实现通知通告的起草审批发布过程；可在系统内范围选择通知接收人；可设定通知有效期；可选择以邮件或内部消息方式提醒接收人；接收人可在线反馈；可对查阅和反馈情况进行统计。
三.3.2文档管理
文档管理功能主要实现文档类信息的发布和共享。
文档的信息可以包括日程环境管理和政务工作中产生的各类信息，如通知公告、新闻、会议纪要、规章制度、工作计划与总结、专题工作等各种信息。
功能包括资料登记归档、分类存储、资料检索、统计等功能。
其中：
Ø文档分类
可以对所有信息建立不同的分类，同一文档可以归属到不同的分类，从而可以实现各个信息专题。
用户可以通过分类来浏览该类别的信息。
在同一个类别中的信息可以实现分页、排序、时间筛选、标题名称筛选等。
Ø文档上传
环保部门所有人员，都可以在文档中心上传文档。
可以直接上传现成的各种文件，也可以直接编辑新的内容上传。
同一篇文档可以同时上传到多个分类下。
Ø文档审核
上传的文档必须经过审核才能发布；可以灵活设置每个部门的审核角色；审核时可以选择该文档的发布范围，在发布范围内的用户才能看到该文档。
Ø文档发布
按照多种形式将各栏目信息、最新信息发布到综合平台的首页及各部门页面；
Ø文档订阅
可以对关心的栏目加以订阅从而以获取最新文档信息；
Ø文档搜索
以对文档中心的所有信息通过全文以及属性相结合的方式进行检索。
Ø文档讨论
可以对上传的文档进行评价；也可以跟踪文档的阅读情况；
Ø文档统计打分
✧统计每个部门、每个人员在某段时间之内上传文档以及阅读文档的数量
✧统计每个栏目在某段时间之内的上传文档数量
✧统计每个栏目在某段时间之内的点击次数
✧统计在某段时间之内点击次数最多的前100文章
✧统计在某段时间之内上传的最新文章
✧对每个部门的文档上传和阅读情况通过打分进行综合评比
Ø文档输出
将文档按需要输出到政务外网或国务院相关系统；
Ø文档归档
按照一定的规则对系统的文档进行归档；
Ø文档管理特点
✧各个单位的文档管理在逻辑上相互独立；
✧以资源管理树的形式发布文档分类信息；
✧具备栏目级、记录级及字段访问控制能功；
✧具备强大的文档检索功能；
✧能提供文件模板打印；
✧支持文件导出
三.3.3通用审批
通用审批解决环保部门业务、日常事务处理过程中的领导进行审批的问题，通用审批功能以完全自定义的方式解决各项业务流程的管理需求，通过对电子表单、工作流、报表的自由定义、快速解决收发文、请示汇报等型办公流程、各项对外行政审批、网上投诉受理等业务需求。
三.3.4档案管理功能
Ø基本要求
✧从档案工作的实际需要出发，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，涵盖档案业务处理的全过程，包括文件管理、档案管理和资料管理，以及业务处理流程中的收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等。
全面符合档案管理国家标准和行业标准（DA）。
✧档案管理系统基于Internet/Intranet模式构建，主要为普通用户提供网络化的档案利用，档案管理员能进行著录标引、借阅单审批等简单的管理工作。
✧文档管理符合国家档案局的有关规范制度，实现文档一体化管理，能够无缝集成环保部门办公自动化系统。
档案管理系统应提供三种著录方式：
从流转系统的自动归档、从业务系统的自动归档及手工著录。
✧档案管理的内容包括：
对文书档案、会计档案、科技档案、实物档案、照片档案和盘带档案等的管理。
✧档案管理的基本功能：
包括文件的接收、管理、提供利用、鉴定销毁及向档案馆移交。
Ø技术功能要求
除按标准的档案管理功能外，要求实现以下功能：
✧数据管理：
在数据管理上，为确保运行数据的安全，不仅要实现数据的备份与恢复，还可通过导入导出功能，实现数据资源的共享。
✧查询统计：
提供组合查询、模糊查询和全文检索功能以及统计功能。
✧报表打印：
打印各类报表。
✧自定义分类：
可根据本单位的实际分类自定义档案的分类体系。
✧自定义著录界面：
不同分类的文件级、案卷级著录界面、著录字段均可由用户自行定义。
✧自定义著录项目内容：
对于著录字段常用的选项内容，如责任者、文件字等，用户都可自行定义。
✧自定义流水号：
对于需要自动生成流水号的生成规则进行自定义。
✧用户权限的自定义分配：
可按用户、部门、组别分配管理或查看档案的权限，同时还可对具体的案卷、文件分配权限，保证保密文件的机密性。
✧自定义报表：
所有的档案报表均可通过系统提供的报表设计工具自定义设计，设计工作简单、实用。
三.3.5电子印章功能
电子印章主要用于环保部门综合办公自动化系统中公文流转，用来保障公文文档及其流转过程信息真实性、完整性、安全性和可鉴别性，电子印章管理包括印章使用和印章的制作与管理两类功能，其中：
Ø印章使用功能：
✧盖章：
要求证书，需要身份验证，印章可以使各种颜色，印章可以雾化以防止拷贝；
✧查看盖章人信息：
当鼠标移到印章上就可以显示出盖章人的信息，包括人名、盖章时间等等；
✧验章：
当印章保护的内容（例如表单某个区域）发生变化后，验章时印章会出现变化
Ø印章制作与管理功能
✧印章的制作
✧分发
✧吊销
✧销毁
✧印章使用查询
三.3.6电子公文交换功能
Ø基本要求
✧电子公文交换系统要求实现环保部门综合办公自动化系统内的电子公文传输交换，实现电子印章和二维条码的应用。
✧与政府部门无纸化公文传输系统保持一致，实现与政府部门无纸化公文传输系统的无缝级联。
✧电子公文接收单位可以自动从发文流程指定的收文单位自动提取，而无需在交换系统中再次指定。
✧电子公文加盖电子印章，生成二维条码并通过公文交换系统发送给各单位，接收单位需签收后才能使用公文。
Ø技术功能要求
✧电子公文交换必须符合国家电子政务标准化总体组《基于XML的电子公文格式规范》的要求。
✧电子公文交换系统应实现公文的拟稿、核稿、成文、签发、催办、流程跟踪与统计、查询、归类等任务，实现环保部门综合办公自动化系统内（含局直属单位及政府部门）的公文交换功能。
电子公文交换系统应与办公自动化系统实现无缝连接，并可以根据实际需求进行灵活定制
三.4系统管理
三.4.1数据移植和上载
包括数据移植和上载两方面功能，其中：
数据移植：
将已经电子化的日常办公事务数据平移到新系统，包括已有的办公系统中的数据和在其它系统中的办公事务数据。
数据上载：
将尚未电子化的各种办公系统数据电子化后载入到新系统。
三.4.2工作流管理
可视化管理工具，管理办公系统工作流的定制、起用、修改、删除、查看、以及版本管理。
三.4.3权限管理
提供综合办公自动化系统的功能、流程、表单、数据的访问权限的管理功能，功能包括：
角色定制、权限分配、回收、转授权、临时授权等功能。
三.4.4系统管理
Ø系统参数配置
系统提供统一的参数配置管理，通过该配置管理功能可以让系统的管理和维护变得更加简单灵活。
Ø日志管理
提供系统日志记录查看功能。
Ø系统备份与恢复
提供数据和应用系统环境的备份、应用系统恢复、数据恢复。
第四章投资估算
四.1软件投资估算
本项目软件部分的投资估算为40万，具体详见下表：
系统功能
业务模块
数量
单位
价格（万元）
公共事务
公文管理
1
套
2
会议管理
1
套
2
车辆管理
1
套
1
移动办公
1
套
3
领导日程管理
1
套
1
公用通讯录
1
套
0.5
个人办公
邮件管理
1
套
1
待办事宜
1
套
2
催办和督办
1
套
2
个人办公助理
1
套
2
行政事务管理
1
套
3
个人文件柜管理
1
套
1
工作交流
内部交流
1
套
1
文档管理
1
套
1
通用审批
1
套
3
档案管理功能
1
套
1
电子印章功能
1
套
2
电子公文交换功能
1
套
3
系统管理功能
数据移值和上载
1
套
2
工作流管理
1
套
3
权限管理
1
套
2
系统管理
1
套
1.5
四.2硬件投资估算
本项目硬件部分的投资估算为23.1万元，具体详见下表：
序号
设备名称
推荐品牌
推荐型号
要求参数
数量
单价（万元）
总价（万元）
1
服务器
IBM
X3850
两个Intel6核XeonE7-4807处理器（1.86GHz,18Mx5.86105W（S4S））
配置2块内存板
4x4GB1066MHzDDR3
硬盘配置4个300G
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