行政档案管理规定.docx

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行政档案管理规定

文件管理序列号：

[K8UY-K9IO69-O6M243-OL889-F88688]

行政档案管理规定

******有限公司

行

政

档

案

管

理

制

度

第一章总则

1、为加强公司行政档案管理，充分利用行政资源，发挥行政档案为各职能部门工作服务的作用，使公司对行政档案管理更加标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》的规定，并结合****公司的实际情况，特制定本行政档案管理制度。

第二章行政档案的范围

2、本制度适用于******有限公司。

3、本制度规定了公司行政档案的保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。

本公司的具体行政档案包括，财务资料、人事行政档案、技术文件、质量体系文件、专利资料、认证资料、供销合同、学习培训资料、标准化文件、基建图纸、公司日常会议、收文发文等行政资料、设备说明书、图书、音像资料、照片、荣誉证书等相关档案资料。

第三章行政档案管理的职责

4、由行政档案管理员负责公司行政档案的保管、定期检查和管理工作，并负责借阅档案的审批，保证公司行政档案的准确、安全、完整。

5、档案管理人员按照公司行政档案的整理要求，负责定期整理各种档案资料，装订成册,统一编号，并移送档案室统一保管。

6、档案管理人员应对一些常用文件进行扫描，做为电子档保存。

7、档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。

8、综合办负责对公司行政档案的管理进行不定期的检查。

9、总经办负责对本制度的执行监督，并负责到期档案销毁的审查。

10、公司行政档案的存放应做到：

防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温、防强光。

不允许随便堆放，保证公司行政档案完整无损。

第四章行政档案的归档

11、归档范围：

凡是本公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得以任何理由扣留需要存档的文件。

12、归档时间：

（1）、文书档案：

本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，应于完成工作后一周内移交档案室保管。

（2）、会计档案：

由财务部门立卷保管。

（3）、人事档案：

由人事部门立卷保管。

（4）、技术档案：

由技术部门立卷保管。

（5）、设备档案：

按同一设备仪器名称，含设备购置合同、固定资产验收单、说明书、维修保养手册、合格证、安装、调试、验收记录等文字材料，由设备科收集整理。

设备投入使用后及时移交档案室保管。

（6）、声像档案：

在每项工作活动完毕后即时整理移交档案室保管。

（7）、实物档案：

所获荣誉证书、奖品、铜牌等按时间顺序即时交档案室保管。

13、归档要求：

（1）、归档的文件材料应为已结束的工作（或项目）的所有文件材料，并做到打印件与底稿，正件与附件，不同形式和载体的文件材料齐全完整，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出工作活动的真实情况，便于保管和利用。

（2）、归档的文件材料一般一式一份。

重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。

（3）、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。

禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。

（4）、各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，应编制《行政档案移交登记表》（附录1）一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。

14、档案管理员应根据本制度，及时对相关文件进行存档，建立立卷号，并保证立卷号的唯一性，填写《行政档案存档登记表》（附录2）。

第五章行政档案的借阅

15、本公司内部人员借阅公司行政档案。

经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供相关文件资料。

16、外单位人员因公需要查阅本公司行政档案时，应持有查阅人身份证件，经相关部门负责人批准，报综合办批准，方能由档案管理人员接待查阅。

同时，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、档案名称及查阅理由等。

17、公司行政档案一般不得带出室外。

如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本公司的行政档案，必须填写《行政档案借用申请表》（附录3），经相关部门负责人、分管副总批准，同时在《行政档案借阅登记表》（附录4）上进行登记，注明借阅用途、归还时间。

18、需要带出档案室借阅的行政档案文件复印件，由行政档案管理员复印，加盖查询章，并由借阅人填写《行政档案借阅登记表》（附录4）。

19、查阅或借阅公司行政档案的人员不得对档案文件进行涂画、抽换、污染和损坏，如需拆封档案，需要由档案管理员进行拆封。

第六章行政档案的销毁

20、公司行政档案保管期满需要销毁时，由公司行政档案管理人员提出销毁意见，编制《行政档案销毁登记表》（附录5），列明销毁行政档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

21、档案的销毁鉴定工作由综合办组织“档案销毁鉴定小组”负责，鉴定工作结束后，附上需要销毁的档案登记清册，由鉴定小组负责人签字，并报总经理批准后方可销毁。

并及时向主管档案工作的领导写档案鉴定报告和说明。

22、销毁档案时必须注意保密，并指定专人（二人以上）监销。

23、保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，档案管理人员应将《行政档案存档登记表》（附录2）及《行政档案销毁登记表》（附录5）附注在其保留文件上，并注明部分销毁之日期。

第七章处罚方法

24、私自在档案文件上涂画、拆封的罚款100元。

25、污染和损坏档案的，罚款200元。

26、抽换、遗失档案的，报请总经理处理。

第八章附则

27、本制度由综合办起草，并经总经理批准发布。

28、本制度自总经理批准之日起生效。

******有限公司

2010年6月7日

附录1

行政档案移交登记表

送交部门：

送交日期：

序号

文件名称

文件内容描述

备注

交件人签名：

收件人签名：

附录2

行政档案存档登记表

日期

文件名

送存部门

送存人

立卷号

备注

附录3

行政档案借用申请表

申请部门：

申请日期：

借用档案名称

借用档案数量

用途

使用时间

原（复印）件

总经理：

部门负责人：

申请人：

附录4

行政档案借阅登记表

日期

文件名

档案号

借阅人

归还日期

备注

附录5

行政档案销毁登记表

日期

文件名

档案号

执行人

备注