用友软件培训讲义会计审计人员参考.docx
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用友软件培训讲义会计审计人员参考
用友软件系统讲义
第一篇：
系统管理
意义：
用友ERP应用系统是由多个子系统组成，各个子系统服务于同一主体的不同层面。
子系统本身既具有相对独立的功能，彼此之间又具有紧密的联系，它们共用一个数据库，拥有公共的基础信息、相同的账套和年度账，这实现企业财务、业务的一体化管理提供了基础条件。
系统管理包括：
账套管理、年度账管理、系统操作员及操作权限的集中管理、设立统一的安全机制。
启动与注册：
[开始]菜单—[程序]菜单—[用友ERP-U8]—[系统服务]——[系统管理]—[系统]—[注册]（第一次注册必须以admin的身份进行）
用户的管理：
1.2.1增加操作员
[增加]—输入操作员编码，姓名，口令和确认口令—[增加]
注意：
A编码是唯一的（不能与已经存在的操作员编码重复）
B编码和姓名是必须要输入的
C口令和确认口令要保持一致
D增加最后一个操作员时也需要点击[增加]按钮
1.2.2修改
选择要进行修改的用户—单击[修改]
注意：
已启用用户只能修改口令、所属部门等。
如果需要暂时停止使用该用户，可以单击“注销当前用户”按钮，之后，该按钮会变为“启用当前用户”
1.2.3删除
选择要进行删除的用户—单击[删除]
已启用的用户不用删除。
1.3账套的建立
建立账套[账套]—[建立]
第一步：
账套信息
账套号：
唯一（不能与已经存在的账套的账套号重复）三位数001—999
账套路径采取默认
[会计期间设置]可以更改结账日期
第二步：
单位信息
单位名称必须要输入
第三步：
***核算类型
行业性质一旦选定不能修改
选择账套主管
第四步：
基础信息
[可以创建账套了么？
]—[是]
第五步：
分类编码方案
例如科目编码级次按新会计制度4-2-2
第一级4位，代表一级科目编码是四位数字，表示最多可以设置9999个一级科目
第二级2位，表示针对每一个一级科目最多可以设置99个二级科目
第三级2位，表示应对每一个二级科目最多可以设置99个三级科目
4-2-2代表最多可以设置三级科目
第六步：
系统启用
建账后启用系统[是]—进入系统启用界面---在需要启用的系统前调勾—选择启用的年月日---[是]—[退出]
1.4财务分工
[权限]—[权限]—先选择账套，会计年度—再选择操作员---[修改]—找（GL）
总账---找到对应的明细权限，调勾
注意：
A账套主管的权限最大化，不能修改和删除
B一套账可以设置多个主管，一个主管可以管理多套账
选择账套—选择操作员—在“账套主管”前调勾—提示“设置账套主管权限吗”—[是]
系统管理员与账套主管的区别
功能
系统管理员admin
账套主管
1．建立新账套（第一年）
√
×
2．建立年度账（第二年以后）
×
√
3．结转年度数据
×
√
4．修改账套
×
√
5．增加、注销用户
√
×
6．给用户赋权
√
√
7．指定账套主管
√
×
8．清除异常任务和单据锁定
√
×
9．查看上机日志
√
×
10．**账套输出和引入
（备份和恢复）
所有年度账套
本年度账套
建账注意事项：
1）操作员的编号必须唯一、即不能重复
2）账套号为3位数字且不能重复
3）建账时的会计期间设置代表结账日
4）账套主管的权限不需设置，是在建账套时选择的
5）在设置权限时应注意选择相应的账套号
6）系统出现异常时可以在系统管理模块中清除
2.系统管理其他内容
自动备份账套
2.1.1新建文件夹点右键—新建—文件夹
建议选择最后一个盘符做为用友数据备份
例如：
E:
\001账备份
2.1.2设置备份计划系统—设置备份计划
2.2手工备份账套
2.2.1新建文件夹点右键—新建—文件夹（按下面的例子建立文件夹）
建议选择最后一个盘符做为用友数据备份
例如：
E:
\001账备份\2005年\1月
2.2.2手工备份操作账套—输出
2.3引入
2.3.1引入账套的前提条件：
数据已经丢失
机器重新安装操作系统，软件重新安装后
2.3.2引入账套的操作：
（账套——引入）
2.4 修改账套：
[系统]—[注册]—选择[账套主管]—选择账套号—[确定]
[账套]――[修改]
2.5删除账套：
账套—输出—选择账套号—将删除账套的选项打上对钩—备份确认后再删除
第二篇：
总账系统
（一）总账初始化：
1、启动与注册：
点[开始]—[程序]——[用友Erp-U8]—[U8企业门户]—选择操作日期及操作员后—点财务会计——[总账]，点[确定],出现启动界面后点[确定]
2、修改总账参数：
[设置]---[选项]—[编辑]---[确定]：
[凭证]、[账簿]、[会计日历]、[其他]
共四个页签
3、设置凭证类别：
点左下角的设置页签—[基础档案]—[财务]—[凭证类别]—选择[记账凭证]—[确定]—[退出]
4、设置会计科目：
A、财务会计科目设置：
1）增加会计科目：
[财务]—[会计科目]—选择增加—输入科目编码及科目名称--确定
2）修改会计科目：
点[财务]—[会计科目]—选中要修改的科目后，点[修改]—[修改]，开始修
改科目编码及名称。
3）删除会计科目：
点[财务]—[会计科目]—选择末级科目[删除]—确定
注意：
会计科目如果已经被使用，则不能删除！
4）指定会计科目：
为了进行出纳签字和查询现金、银行日记账。
[财务]—[会计科目]—[编辑]—[指定科目]—选择[现金总账科目]按钮，选[现金]，点“>”，
把现金指定过来;选择[银行总账科目]按纽—选[银行存款]，点“>”，把银行存款指定过来。
B、凭证类别—[财务]—[凭证类别]—选择[记账凭证]—[确定]—[退出]
C、收付结算—结算方式—增加—输入编码为1—输入结算方式名称为：
现金
5、辅助账的核算
为了满足企业对某些具体会计业务的核算和管理，企业除了完成一般的总账、明细账核算设备外，还可以设置辅助核算，以更灵活多变的辅助核算形式、统计方法为管理者提供准确、全面的会计信息。
㈠部门核算
1）部门档案
部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理的单元体，不一定与企业实际的职能部门相对应。
部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等。
A部门档案的增加
基础信息—基础档案—部门档案—[增加]—输入部门编码及部门名称等—保存
B部门档案的修改
将光标定位到要修改的部门编号上，用鼠标单击[修改]按钮。
这时界面即处于修改状态。
除部门编号不能修改，其他信息均可修改。
C部门档案的删除
1）单击左边目录树中要删除的部门，背景显示蓝色表示选中，单击[删除]按钮即可删除此部门。
若部门被其它对象引用后就不能被删除。
2）部门核算的应用
会计科目—选择要进行“部门核算的科目”—[修改]—在右侧的[辅助核算]栏中将“部门核算”选中
㈡项目核算
为了满足企业的实际需要，可定义多类项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。
为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分类管理，如将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。
系统要求在建立会计科目时先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。
A会计科目—选择要进行“部门核算的科目”—[修改]—在右侧的[辅助核算]栏中将“项目核算”选中
B设置页签—“编码档案”—“项目目录”—[增加]—输入项目大类名称—[下一]编辑项目级次—[下一步]—定义项目栏目取系统默认值—完成
C选择项目大类—单击“核算科目”页签—选择核算科目—单击[>]添加到已选科目栏内—确定
D定义项目分类
为了便于统计，可对同一项目大类下的项目做进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。
如工程的项目大类下的分类项目及明细项目。
单击[项目分类定义]页签—输入分类编码及名称—确定
E定义项目目录
单击“项目目录”页签—单击[维护]按钮，进入“项目目录维护”窗口—[增加]—输入项目编号、项目名称及所属分类码—[退出]
6、期初余额的填制
业务页签：
（屏幕左下角）
1）修改总账参数：
[设置]---[选项]—[编辑]---[确定]：
[凭证]、[账簿]、[会计日历]、[其
他]共四个页签
2）[设置]—[期初余额]—录入明细余额—试算、对账
A、各种颜色余额栏录入余额的方法：
白色余额栏
末级科目
单击直接录入
灰色余额栏
非末级科目
不用录入，系统自动计算
黄色余额栏
是辅助核算科目
双击点增加录入.
（注意：
如果不是年初启用账套时辅助核算的累计借、贷方发生额只能录入总数）
B、年初建账与年中建账录入余额的区别：
年初建账（1月份）
余额栏为一栏式
只需录入期初余额
年中建账（2-12月份）
余额栏为四栏式
需录累计借、贷方发生额及本月初余额。
年初余额不用录入，由系统自动计算
C、期初余额注意事项：
1）期初余额录入完毕，一定要试算并对账，如若试算不平，不能记账！
2）录红字余额:
用负号录入。
3）修改余额:
在错误余额处直接录入正确余额即可。
4）删除余额:
点中要删除的余额后按零即可，有辅助核算的科目期初余额双击进入后点击删除。
5）凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态。
（二）日常业务处理
1、填制凭证：
（业务页签—总账）
1）凭证--填制凭证—增加--选择凭证类别—输入制单日期—输入所附原始单据数—按回车键—输入摘要内容—按回车键—在科目框中点参照按钮、选择科目编码—按回车键，输入借方金额；再一直按回车键至第二行，摘要是自动复制过来的与第一行相同，再选择科目编码，回车至贷方后输入金额。
2）在填制凭证时,按“=”可以自动平衡借、贷金额。
3）在填制凭证时,按空格键可以调整金额借、贷方向，按“-”号显示红字/蓝字金额。
4）如有辅助核算，在录入科目完毕后会自动弹出辅助核算对话框，只需选择录入即可。
2、查询凭证：
未记账的凭证可以点[填制凭证]—点[上张]或[下张]进行查找；
也可以点[填制凭证]—[查询]—[辅助条件]—输入查询条件找到相应的凭证.
3、修改凭证：
未审核的凭证可以点[填制凭证]—[查询]—[辅助条件]—输入查询条件找到要修改的凭证后，由本人直接修改。
4、删除凭证:
1）在[填制凭证]界面—[制单]—[作废/恢复]，凭证即已被作废；
2）在[填制凭证]界面—[制单]—[整理凭证]—选择凭证期间—[确定]—在[删除？
]项下双击或者点“全选”--出现Y后—点[确定]—提示“是否整理凭证断号？
”——点“是”后，则该张凭证以后的所有凭证都自动往前串号；{如果不想串号，则点“否”。
可以用手工编号：
点设置—选项—凭证页签—选择手工编号}
5、设置常用摘要：
点[凭证]—[常用摘要]——[增加]——输入摘要编码及内容（常用摘要可以随
时调用）
6、审核凭证：
1）制单人与审核人不能是同一人！
审核前必须换人。
2）换人：
点[系统]菜单—[重新注册]—在[操作员]处输入具有审核权限人员的编码—选择账套
和日期--确定。
3）执行审核：
[总账]--[审核凭证]——[审核凭证]——[确定]——[确定]——点[审核]
7、出纳签字：
此功能各单位可以根据实际情况来选择是否执行。
1）前提条件:
必须保证已经指定科目.因为只有指定科目后才能查询现金日记账和银行日记账以及进行出纳签字。
如果没有指定则操作为：
点[系统初始化]—[会计科目]—[编辑]—[指定科目]—选择[现金总账科目]按纽，选[现金]，点“>”，把现金指定过来;选择[银行总账科目]按纽—选[银行存款]，点“>”，把银行存款指定过来
2）签字操作（出纳员盖章）：
点[审核凭证]——[出纳签字]——[确定]——[确定]——点[签字]
8、记账：
点[记账]—[下一步]—[下一步]—记账，第一次记账会弹出期初余额试算平衡界面，如果提示试算平衡—点[确认]—记账完毕！
—确定；如果提示期初余额不平，则必须点[系统初始化]—[录入期初余额]—把余额调整平衡.
注意：
1）凭证未审核，不能记账！
2）如果上月未结账，则本月不能记账！
否则会提示为“无可记账凭证！
”
3）凭证都已经记完账后，不用再点记账，否则也会提示“无可记账凭证！
”
4）记完账的凭证通过点[凭证]—[查询凭证]—选择[已记账凭证]进行查询
（三）总账月末处理：
1、凭证记账：
参见记账步骤
2、试算并对账：
点[期末]－[对账]，在“是否对账下双击选择月份—[对账]，计算机自动进行对账！
3、数据备份：
结账之前进行数据备份，请参照系统管理模块中的账套输出功能（P9）
4、结账：
[期末]—[结账]—选中月份—点[下一步]—[对账]—[下一步]—[结账]
结账注意事项：
1）凭证没记账，则不能结账。
2）结账必须逐个月份进行。
3）上月未结账，本月不能记账，更不能结账。
4）若本月没有任何业务发生，也必须执行结账（即空结账）。
5）结账后不能再填制凭证。
如果确实漏记，可以取消结账。
6）每月结账之前应备份。
7）如果和其他模块联合使用，则必须在所有模块都结账后，总账才能结账。
步骤
功能
操作
人员
1
取消结账
点[期末]—[结账]，选中要结账的月份按Ctrl+shift+F6,输入口令点取消退出
会计主管
2
取消记账
1）.点[期末]—[对账]，按Ctrl+H，激活恢复记账前状态
会计主管
2）.凭证菜单—恢复记账前状态—恢复到
最近一次或月初
3
取消审核
点[审核凭证]—[审核凭证]—[确定]—[确定]，找到相应的凭证后点[取消]
由审核人本人取消
4
取消签字
点[审核凭证]—[出纳签字]—[确定]—[确定]，找到相应的凭证后点[取消]
由签字人本人取消
5
修改凭证
点[凭证]—[查询凭证]—点[辅助条件]找到错误的凭证后可以直接修改任何内容。
由制单人本人修改
6
删除凭证
在填制凭证界面，点[制单]—[作废]，再点[制单]—[整理凭证]
由制单人本人修改
（四）、查询凭证及账簿
1.查询凭证（注意：
查询凭证时不能修改凭证）
1）查询未记账凭证：
a.可以在填制凭证界面直接查询
b.点[凭证]菜单—[查询凭证]—[未记账凭证]—[辅助条件]
2）查询已记账凭证：
点[凭证]菜单—[查询凭证]—[已记账凭证]--[辅助条件]
3）利用辅助条件查询：
点[凭证]菜单—[查询凭证]—选[已记账凭证]或者[未记账凭证]，点[辅助条件]—输入查询条件即可。
2.查询基本账簿：
如果凭证没记账可以选包含未记账凭证
1）查询现金、银行日记账
注意：
查询之前请您检查是否已经指定科目，否则在出纳菜单下查询不到。
操作：
[出纳]—[现金日记账]—如果凭证没记账、又想查看，则可选择[包含未记账凭证]，则没记账的凭证在账簿里也能查看得到。
[出纳]—[银行日记账]
2）查询总账:
[账簿]—[总账]
联查：
[账簿]—[总账]—在总账界面双击本月合计可以联查明细账—在明细账界面双击某
一摘要行可以联查凭证。
3）查询明细账：
[账簿]—[明细账]
4）查询多栏账：
定义：
[账簿]—[多栏账]—[增加]—选择核算科目—点[自动编制]—[确定]
查询：
[账簿]—[多栏账]—选择多栏账名称后点[查询]
（五）、凭证及账簿打印
注意：
正式存档的账簿必须在凭证及账簿菜单下打印。
1、填加打印机：
注意：
在进行打印之前，首先应检查电脑是否已经添加了打印机。
检查方法：
双击[我的电脑]—双击[打印机]，看此界面是否已有打印机的图标。
如果没有添加，则请照以下步骤：
添加方法：
双击[我的电脑]—双击[打印机]—[添加打印机]—如果打印机是直接连在这台机器上，就选择[本地打印机]，否则选择网络打印机—选择厂商和打印机型号—按照向导提示进行添加。
2、修改总账参数：
[设置]—[选项]—[账簿]，如果要用用友公司的套打纸，则一定要选择“凭证、账簿套打”按钮，注意选择正确的纸型（连续表示针式打印机，非连续表示激光或喷墨打印机）.
3、打印凭证
操作：
[凭证]—[打印凭证]
打印设置：
[凭证]—[打印凭证]—[打印设置]—[专用设置]—页边距可参考以下数据：
左=109，右=5，上=8，下=8，凭证间距为0—[确认]—点[属性]—纸张来源选择传纸器，纸张类型选择[自定义]—凭证宽度=2420，长度=1150.
注意：
打印机的无法打印区域应该设为0,操作方法为:
双击[我的电脑]—用右键点[打印机]—[属性]—[纸张]页签—将无法打印区域为应该设为0.
4、打印账簿
操作：
[账簿]—[账簿打印]
打印设置：
[账簿]—[打印账簿]—[总账]—[设置]—页边距可以参考以下数据，
左=12.5，右=0，上=15，下=5—点[打印机]—[属性]—[自定义]—账簿宽度=3830，账簿长度=2930。
**专项：
期末处理
（一）对应结转：
对应结转就是对两个科目进行一一对应结转。
对应结转的科目可为非末级科目，但其下级科目的科目结构必须一致（相同明细科目），如有辅助核算，则两个科目的辅助账类也必须一一对应。
如将“预收账款—供热收入”结转至“主营业务收入—供热收入”科目中。
（1）期末—转账定义—对应结转—“增加”—录入结转内容—保存
（2）转账生成：
期末—转账生成
确定之后会出现一张记账凭证，如果没有问题点击“保存”，在凭证的右上角会出现“已生成”的字样。
（二）自定义结转
由于各个企业情况不同，各种计算方法也不尽相同，特别是对各类成本费用分摊结转方式的差异，必然会造成各个企业这类转账的不同。
为适应各个企业不同转账的需要，用户可以自行定义自动转账凭证。
设置转账分录时，首先设置转账分录的基本内容，如：
凭证的摘要、会计科目和借贷方向等。
系统在生成自动转账凭证之前，要求将以前的经济业务全部登记入账，方可采用自定义转账分录生成机制凭证。
1、转账定义：
例：
将“预收账款—物业费（陈欠）”结转到“主营业务收入—物业费（陈欠）”
A期末—转账定义—自定义结转—“增加”—录入转账信息—确定
B定义借方科目
公式的录入如下
说明：
科目：
指贷方要结转的科目
期间：
如果是每月结转就选择“月”，如果一年一结转则选中“年”
项目：
是指要将“陈欠”这一项目中的金额结转出去。
C定义贷方科目
增行—科目选择“主营业务收入—物业费—陈欠”，公式同上—保存
定义完成后的界面为：
2、转账生成：
期末—转账生成—自定义结转
（三）期间损益结转：
期间损益主要用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况。
主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收入等科目的结转。
期末—转账定义—期间损益结转—选择“本年利润”科目“3131”
转账生成：
期末—转账生成—期间损益结转—确定
年度结账及新年度账的建立
1、完成上年度工作（2005年12月份结账）
作好数据的备份工作。
另工资模块12月不用结账。
2、将系统时间调整为新年度日期（2006年1月）
3、以账套主管身份注册“系统管理”模块（会计年度为2005年）
4、[年度账]－[建立]（默认新年度为2005年）
5、[系统]－[注销]
6、[系统]—[注册]—选择账套主管—选择2006年—[确定]，进入新年度账。
7、[年度账]－[结转上年数据]―结转总账
8、如果要调整某科目的结构，需进入“总账”模块的[期初余额]界面先把余额表打印出来，当删除此科目余额后，再修改科目，完成之后重新录入余额。
当然也可以修改或删除客户、供应商以及职员档案等。
注意：
1、12月份结账前，要完成所有制单、审核、记账、出表、核对工作
2、当前年度结账后其数据只能查询，不能修改
3、旧年度不结账，新年度账不能建立
第三篇UFO报表
一、概念
1.单元：
行和列交错组成的空格，单元是组成报表的最小单位。
行号用1-9999表示，列标用字母A-IU表示。
例如：
D1表示第4列第一行的那个单元.
2.区域：
一张表页上相邻的单元组成的矩形块。
最大的区域是一张二维表的所有单元即表页，最少的区域是一个单元。
3.表页：
在UFO报表系统里可以将格式相同而数据不同的报表用表页的形式加以管理，把不同的数据放在不同的表页里。
一张报表最多可容纳99999张表页。
4.关键字：
作用在于唯一标识一个表页。
包括：
单位名称，单位编号，年，季，月，日。
5．格式状态和数据状态的区别
格式状态
数据状态
1、画表样，录入表体文字
1、录入或修改数据
2、设置单元公式和审核公式
2、执行公式
3、设置关键字
3、录入关键字的数值
4、追加行和列
4、追加表页
5、调用报表模板
5、表页汇总、排序、透视、数据采集
二、报表模板的调用
（一）利用模板出资产负债表
第一个月资产负债表
1.启动：
双击“U8管理软件”—双击“财务系统”—双击“UFO报表”—输入操作员编号并选择
账套号
2.新建：
点[文件]—[新建]
3.[格式]菜单—[报表模板]—选择行业性质和报表名称—[确认]—[确定]
4.点左下角的“格式”进入“数据”状态
5.录入关键字:
点[数据]—[关键字]—[录入]—录入单位名称和年、月、日—[确认]—[是]—数据即
从账里取出。
6.保存：
点[文件]—[保存]—选择D盘—在文件名框内写上表名。
第二月及以后月份资产负债表
1、启动
2、打开文件：
点[文件]—[打开]—选择表名
3、在数据状态下追加表页：
点[编辑]—[追加]—[表页]—确认
4、选中下面的第二页，点[数据]—[关键字]—[录入]—录入单位名称、年、月、日
—点[确认]—[是]
5、如果不能取出数来，可以进行表页重算（点[数据]—[表页重算]）
6、保存（第二次保存不会再出现另存为的画框）
三.画表
例如某企业每月都要出一张管理费用明细表，表样如下：
事业支出费用明细表
编表单位：
2005年8月
项 目
合计
基本工资
补助工资
其他工资
职工福利费
公务费
列次
1
2
3
4
5
6
事业支出
其中：
1、财政拨款支出
2、预算外资金支出
合计
1.进入UFO报表，点[文件]—[新建]
2.设置报表尺寸。
在格式状态下，点[格式]—[表尺寸]，输入9行7列。
3.定义行高：
选中要调整的单元所在行，点[格式]—[行高]
4.定义组合单元：
选择要合并的区域A1：
G1，点格式—组合单元—选择整体组合或按行组合都可以。
5.划表格线：
选择要划线的区域A3：
G12，点[格式]—[区域划线]，选择网线—确定。
6.输入表间项目。
注意：
编制单位，日期不需要输入，可将其设为关键字。
7.设置单元属性：
[格式]
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