实用英语写作学生资料1.docx

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实用英语写作学生资料1

第一讲

英文信件与格式

随着国际间交往的日益频繁，英文书信的应用也越来越广泛，而且，大学英语教学大纲四、六级统考都把英文书信作为写作的一项要求，纳入了学习和考试的范围。

但是，英文书信无论在格式上还是在表达方式上都不同于汉语书信，不仅要掌握英文书信的称谓，格式，惯用词语，还要了解英语国家的风俗习惯。

英文书信与文学作品的表达方式不同，它并不要求华丽的辞藻，而是用简明的语言来表达意思。

1.信封的写法

在信封地址格式上，英语和汉语采用截然不同的方式，英语写书信的惯例是收信人地址写在信封中间，具体写法是：

第一行：

对收信人的称谓及其名和姓（中国人的姓名可以先写姓再写名，在国际上是承认的）

第二行：

寓所的房间号码、门牌号码、弄名以及所在街名；

第三行：

城镇名、直辖市名、省名/州名/郡名及邮编；

第四行：

国名（如果寄往国外）

寄信人姓名邮票

地址

收信人姓名

地址

门牌号、街名

城镇名、州名、邮政编码

国名

发信人地址写在信封的左上角，和收信人地址的写法差不多，不过除非要让对方知道自己的性别或头衔，一般名和姓前面不加称谓。

如：

英文信封的写法主要有两种：

并列式（也叫齐头式）和缩写式。

齐头式就是每一行的左边都要对整齐，美国的信多采用这种形式。

例：

HarryJohnsonstamp

1568GOrchardPlace

UrbanaIL61834

UnitedStatesofAmerica

Mr.PeterStone

325GreenStreet

Greenfield，London

U.K

缩进式就是每行逐次向右缩进一两个字母。

例：

JiaLuo

Room205No.6Lane10NanJingRoad

Shanghai20051

ThePeople’sRepublicofChina

Mr.JohnSmith

505RamapoValleyRoad

Mahawah,NewJersey07430

TheUnitedStatesofAmerica

07430邮票

美国新泽西马瓦

拉玛坡山谷路505号

约翰·史密斯先生收

中华人民共和国上海南京路10弄6号205室罗寄

与此相对照的汉语信封为：

有时，也可把发信人地址写在信封的背面，即信封盖上。

例：

JiaLuo

Room205,No.6,Lane10,NanJing

Shanghai,200051

ThePeople’sRepublicofChina

托人转交的信则写上C/O,意思是incareof,放在收信人下一行及转交人姓名之前。

例：

WangPing

347HenanRoad

Shanghai

People’sRepublicofChina

Mr.F.ERichard

C/OMrs.PaulineScott

211BroadAvenue

LosAngeles,CA91640

U.S.A

这封信是写给理查得先生的，由波琳﹒斯科特转交。

2．书信的格式

英文书信由以下几部分构成：

1）信头（Heading）

指写信人的地址和写信日期，位于第一页信纸的右上角。

写地址名称的次序是由小到大，即第一行写门牌号和路名；第二行写区、市、省（州）名称和邮政编码，国名。

地址最后一行写日期，月份要用英文写，不要用数字代替，可采用标准的缩写式，如，Aug,Sep,Oct…，日期可用基数词1，2，3，4，……，也可用序数词1st，2nd，3rd，4th…；年份要写全，如2005年不能写05年。

日期的写法常见有两种：

一种是以日、月、年排列，如：

19Jan.,2005,这是英国写法；另一种是以月、日、年排列，如：

Jan.18,2005,这是美国写法。

月份和日期间均不用标点，在年份前要用逗号。

如果所用的信纸上已印有公司的名称、地址、电话号码……等等，只要写上日期就行了，不必重复写信的地址。

2）信内地址（InsideAddress）

指收信人的名称和地址，位于第一张信纸的左上角，低于写信日期，和信封上的收信人姓名和地址写法完全一样。

写事务信件时一般需要写信内地址，写私人信件时则不需要。

根据收信人的性别，婚姻状况及身份，在其姓名前可冠以不同的称呼和头衔。

如：

Mrs.用于已婚女子，后面接其夫姓，为“……夫人”

Mr.用于男子名字前，为“……先生”；

Miss.用于未婚女子，为“……小姐”；

Ms.用于婚姻状况不明的女子姓名前，为“……女士”

Dr.用于具有博士头衔的姓名前；

Prof.用于具有教授头衔的姓名前；

Pres.（President）用于大学校长，总统，议长，会长，主席，州长，董事长，总经理等姓名前。

Rev.（Reverend）用于神职人员的姓名前是对牧师或神父等的尊称。

Sir用于对不相识的男子，上级，长辈或对从事某一职务者的尊称。

如写给机关，团体，学校，商行的负责人。

3）称呼（Salutation）

是对收信人的尊称语，从左边顶格写起，在收信人姓名，地址下面空两行处，自成一行，开头词和专有名词的第一个字母要大写，称呼末尾的标点英国人用“，”，而美国人多用“：

”。

在英文信笺里，通常在收信人的姓名前加上Dear，例如“DearSmith”。

如果收信人是熟识的人，可以直接在其名字（firstname）前加上Dear,例如“DearJohn”。

为了表示礼貌，收信人的姓名前常冠以称谓或头衔，如：

DearDrJohnSmith.在事务信笺中尤其如此。

但要注意的是，称谓和头衔可以与姓名全称合用，也可与姓氏（lastname）合用，但不能单独与名字合用。

例：

DearMr.JohnSmith（√）

DearMr.Smith（√）

DearMr.John（×）

在事务信笺中，还常常使用一些泛指的称呼方法，例：

DearSir.,

DearMadam,

DearSirs,

Gentlemen,

Towhomitmayconcern,（致有关人士）

4）正文（Body）

正文是信的最重要的部分，写信人所要表达的内容和目的都在这一部分，要求简明扼要，有条理，段与段之间要空出两三行，这样显得清晰。

一些英文专家把写英文书信归纳为五原则，即五个“C”:

◆Completion（内容完整）

◆Clarity（意思清楚）

◆Correction（语言正确）

◆Conciseness（简明扼要）

◆Courtesy（谦恭有理）

5）结束语（ComplimentaryClose）

在信的正文结束后，应当有致敬的结束客套语和谦称，相当于汉语书信中的“敬上”，“此致，敬礼”等等，它们位于正文下两三行。

从信纸中间或稍右处，第一个词的开头字母要大写，末尾加逗号，常用的结束语如下：

◆无论熟悉与否最常用的结束语有：

Sincerely,Yourssincerely,Verysincerelyyours,Mostsincerelyyours…忠诚的

Truly,Yourstruly,Veryrespectfullyyours,Yoursverytruly...忠实的

Respectfullyyours,Veryrespectfullyyours…您恭敬的

◆写给长者的，领导等用的结束套语有：

Appreciativelyyours你的恭敬的，敬上，谨上

◆给熟人和一般同事用的套语有：

Cordiallyyours您真挚的

Yourfriend您的朋友

Fondly亲爱的

Asever永远是您的

◆给亲属和亲友的结束语有：

Yourever永远是您的

Loveorlovingly亲爱的

Withlove爱你的

Affectionately亲爱的

Allmylove爱你的

Yourlovingdaughter/nephew您的爱女/侄子

◆给政府机关呈文的结束语有：

Yourobedientservant您虔诚的仆人

Yourfaithfully；Yoursincerely；Sincerelyyours；Faithfullyyour你真诚的；

6）署名（Signature）

署名主要是让收信人相信信件是真实的，如果信件是写给不太熟悉的人，签名下面应该用正楷或打字的形式再次写出姓名，以便识别。

如果是事务信件，写信人在签名之后，还须写明自己的职称或头衔。

例：

Yourssincerely,JaneTreat,ProfessorofEnglish

如果写信人为女性，与收信人不相识，则往往在署名前加圆括号注上Mr.或Mrs.，以便对方知道如何称呼，如：

Yourstruly,

EllenButler（签名）

（Miss）EllenButler

Prof.ofEnglish

7）附件（Enclosure常缩写成Encl）

如果信的正文谈到有附件要寄，则在信纸的左下角注明，以便收信人查阅。

如：

Encl:

Myresume

Encl:

Myrecentphoto

Encl:

Doctor’scertificate

8）附言（Postscript简写成P.S.）

在信的本文写完之后，又有新的情况通知收信人，那么可以在信的左下方，低于右边签字1-2行处写上P.S.，然后补述。

一般说来附言应该尽量少用，事务信件更要避免，以免给人留下粗心大意的印象。

例：

P.S.:

Kindlysendmeyourrecentphoto.

范例：

54FairviewDrive,

Eastbourne,BNl8,2BU,

England.

Jun.30,2001.

Mr.MorrisSimpson

387MadisonAvenue

NewYork,NY10022

U.S.A.

DearSirorMadam:

____________________________________________________

____________________________________________________

Cordially,

CherryFish

Encl.:

ListofPublications

P.S.IfyouhappentofindthelibraryofRenaissance,pleasetellmewhichbookstoresellsit.

练习一：

1．请按以下提示填写下面的信封。

TheScharfferFamilylivesat15315S.E.18st,inUnionCity,PA.Thezipcodeis19001.

2．写出下列信件的称呼语。

1）Alettertoyourbestfriend.

2）Alettertoyourpresident.

3）Acomplaintlettertoamailordercompany.

3．请纠正下面信件中的错误。

1991,October

DearSusan,

Howareyou?

I’msureyou’reworkingveryhard.I’veanewjobandIlikeitverymuch.Theweatherisstartingtogetcoldhere.You’reluckyyouliveinFlorida.Theweatherisalwayssowarmandsunnythere.Writemesoon.

Love,

Liya

4．下面的句子是书信的结束语。

请推断出是写给谁的，并把相应的序号填在下面的横线上。

___________afriend

___________aseller

___________astudent

___________awife

___________adaughter

撰写英文信件要注意的事项及方法

1.写前要构思

在第一讲“基础写作”中我们知道，任何形式的写作，写前都要构思。

当然写作应用文之前也要进行构思。

构思的内容包括：

如何开头、怎样发展、怎样结果、想说明什么问题、达到什么目的。

因为构思比较复杂，环节多，所以写前要拟订提纲，以免遗漏。

另外，写信时，需要写什么就写什么，不必要遵循什么公式。

但一般书信，必须包含以下几个要点：

◆写信的原因

◆要告诉的事情

◆有关的希望、建议、申诉或要求等。

◆礼貌性的问候。

如果是商业上的产品推销书信，则又有以下几个要素：

◆促使对方注意

◆提起对方对产品的兴趣

◆唤起对方的购买欲望

◆告诉对方如何购货

2.文字要准确、简洁

信中的文字切忌模棱两可、含糊其辞，让人看信后不知所以然。

例：

Hehadapictureinhishousewhichhewasproudof.这句话让人看了煞是费解：

是“他为他那有图片的房子还是为他那房子里的图片而感到自豪”呢？

其实，这句话应改写成这样：

Hewasproudofthepictureinhishouse.（他为他那所房子里的图片而自豪。

）或改成：

Inhishousehehasapicturewhichhewasproudof.（在他那间房子里，他有一张值得骄傲的图片。

）

下面再举一些含糊、清楚的实例：

◆含糊：

Mr.BrownwrotetoMr.Caterthathehadacceptedhisproposal.

清楚：

Mr.BrownwrotetoMr.CaterthathehadacceptedMr.Cater’sproposal.（布朗先生给卡特先生写信，说他已经接受了卡特先生的建议。

）

◆含糊：

Wheningrammarschool,histeacherstaughthimtoread.

清楚：

Wheningrammarschool,hewastaughttoreadbyhisteachers.（在他上语法学校时，他的老师教他如何阅读。

）

写信不同于写小说，不需要言景写情，更不需要华丽的辞藻，主要是浅显易懂，言简意赅，能用一个词表达清楚的，就不该用两个词；能用一句话说清楚的，就不要再追加一句。

简洁且通俗易懂是英语书信的特征。

下面举一些避繁就简的句子：

◆繁：

Inyourletterdatedthe22ndoflastmonthyouinquiredaboutourexperiencewithMr.Henry.Wearehappytotellyouabouthisworkforus.Mr.Henrywasaloyalandfaithfulworkerduringthetwoyearshekeptforus.

简：

Mr.Henry,aboutwhomyouinquiredonMarch22,wasaloyalandfaithfulbookkeeperherefortwoyears.

你方3月22日来信询问的亨利先生是个忠实、守信的记帐人，他为我们工作已有两年之久。

◆繁：

Thereareseveralcausesofmalnutrition,oneofwhichisvitamindeficiency.

简：

Vitamindeficiencyisonecauseofmalnutrition.

缺乏维生素是营养不良的一个因素。

要做到语言简洁，须注意以下几点：

1）尽量用主动语态

因为在主动语态中，主语是动作的执行者，这样会使句子有力和直接，而且还可以减少用词。

试比较以下两组例句：

◆被动：

TheorderNo.535wasreceivedyesterday,andthecontentshavenowbeenexaminedbyusagainstyourenclosedlistsandinvoices.

主动：

WereceivedtheorderNo.535yesterdayandhavenowexaminedthecontentsagainstyourenclosedlistsandinvoices.

（我们已于昨天收到535号定单所购之货，目前我们已依照您所附之清单及发票检验过物品。

）

◆被动：

Whenthesalesrepresentationcompletedtheirreports，thedatawereanalyzedandamarketingplanwasoutlinedbytheheadofeachdepartment.

主动：

Whenthesalesrepresentationcompletedtheirreports,theheadofeachdepartmentanalyzedthedataandoutlinedamarketingplan.

（销售代理人完成了工作报告后,各部门负责人对资料做了分析,拟订了销售计划。

）

有时因行文需要或确有必要隐去执行者时，也可用被动语态。

2）强调重点内容

强调重点的方法之一是把需要强调的内容放在主句中叙述，把次要的内容放在从句或短语中交待。

如：

—AttherequestofmanycollegesanduniversitiestheTOEFLprogramwillofferawritingtestatoneadministrationinthePeople’sRepublicofChinaduringthe1987-1988testingyear.

（应许多需要托福考试成绩的大专院校要求，托福考试将在中华人民共和国1987-1988年度的考试中加试作文。

）

在这个句子中，“托福考试加试作文”是个重点内容，所以放在主句“TheTOEFLprogramwillofferawritingtest…”中。

而“应许多大专院校要求”是主句的修饰语，作状语，放在“attherequestof…”中交待。

3）以对方为重

写信时应避免从“自我本位”的立场出发，要以对方为重，使对方感到愉悦，不能只站在自己的立场上，考虑自己的利害关系。

例：

—Wehaveonourhandcompletestocksofvariousqualitiesandwecanshippracticallyanyitemyoumayneedforshipmentonshortnotice.

（眼下，我们有各种品质的现货，你们如需要任何项目，一经通知，我们马上就能发运。

）

此句从“自我”出发，读起来生硬，给人居高临下的感觉。

但如果把句子改写成这样：

—Youmayselectfromourcompletestocksofvariousqualitiespracticallyanyitemyoumayneedforshipmentonshortnotice.

（你们可以从我们各种品质的现货供应中挑选任何所需项目，一经通知，马上就发送你处。

）

此句读起来舒服亲切，特别是“Youmayselectfrom…”一句，是站在“对方本位”的立场叙述，以对方为重，能打动读者。

再如：

—Wehopethisdelayhasnotinconveniencedyou.

（我们希望此次延误不会给你们带来不便。

）

此句的格调是消极的、被动的，虽然对“延误”表示歉意，但可能不会引起对方注意。

如把这句话译成这样：

—Wearegladthatwecouldsendyoumerchandisetoday.

（我们非常高兴现在我们终于能给你们送货了。

）

这句话的格调是积极的、主动的，委婉地把“延误”推诿与客观原因，可使对方精神振奋。

因此，写信时要尽量用积极、主动的内涵，使对方愉悦。

试比较以下句子：

◆自我本位：

—Iwilldispatchyourcamerapromptly.

我马上把你的照相机寄出。

对方本位：

—Yourcamerawillreachyoupromptly.

你的照相机很快就会到你那里。

◆消极：

—Unfortunatelywecannotfillyourorderbecauseyoufailedtosendyourcheck.

很遗憾，由于你没送来支票，我们不能供应你方货物。

积极：

—Weshallbegladtofillyourorderassoonaswereceiveyourcheck.

一旦收到你方支票，我们将很高兴供应你们货物。

3．避免文句单调

书信当中，如果正文中的句子都是同一种结构的句子，如主谓宾简单

句，则读起来会非常单调，没有韵味。

例：

DearSirs,

Wehaverecentlydevelopedanewkindofbicycle.Thebicycleissellingverystronglyonthehomemarket.Youwillbeveryinterestedtohearthat.

Itissuccessfulinthiscountry.Theremightbeasalespotentialabroad,wethought.Couldyoufindamarketinyourdistrict?

Wewouldliketoknowthatverymuch.

Ifyouagree,weshallbegladtosupplyyouwithoursamples.Youcanshowthemtothecustomers.Youwishtomakeanimmediateorder.Youwillfindencloseanorderform.

Welookforwardtohearingfromyousoon.

Yoursfaithfully,

Signature

DearSirs,

Youwillbeinterestedtohearthatwehaver