企业参展企划.docx
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企业参展企划
能力单元二：
企业参展企划
教学目的：
掌握企业参展的原则和要求；
掌握企划的步骤和内容；
熟悉参展企划X本与相关表格；
掌握制作企业参展企划文案的技巧；
掌握企业在国内外参展工作的步骤、要求与程序；
了解国外参展的注意事项。
教学重点与难点：
掌握企划的步骤和内容；
掌握制作企业参展企划文案的技巧；
掌握企业在国内外参展工作的步骤、要求与程序；
掌握国内外参展的选择与费用；
教学方法与手段
讲授法、讨论法、小组活动法、案例法、模拟法、课堂展示
第四堂企业参展企划的步骤和内容
参加展览会不是简单地派几个人带着展品和样木去展馆展是企
业的产品，而应该看作是一个涉及面很广的复杂工程项目，因而制定详细的参展计划就显得十分重要，一个好的参展计划是在一定的投入下取得最大参展效益的基础。
参展计划应该包括在企业的年度工作计划中，统筹安排。
参展计划一般包括：
展出目标。
确定参加展览会的目的或预期达到的目标。
选择展会。
根据展出目标确定要参加的一个或数个展览的重点项目。
相关活动。
确定在展会期间开展的各种活动。
时限要求。
按展览会的时间确定各项工作的起止时间。
人员安排。
指定参展项目的管理人员、工作人员以及各自的分工责任。
资金计划。
安排全年度用于展览会的资金使用计划。
筹备工作。
确定与所参加展览会配套的资料准备、展品制作、运输等其他工作。
展出目标是企业根据自身发展的需要和市场环境，通过参加展览会预期达到的经营或销售目标，是为企业总体经营目标服务的。
企业参加展览会的主要目的可以归纳为：
产品和行业的市场调研、宣传企业的新产品和新技术、联系客户和销售网络、技术和业务交流、建立或增强企业商业形象、扩大贸易机会等几种，企业应按照总体经营目标根据不同的发展阶段和市场情况来确定展出目标。
展出目标可以制定成一些量化指标，使展出目标具体化和便于操作。
在年度参展计划的指导下，针对每一个要参加的展览会要制订出详细的参展方案。
参展方案中除了年度计划中的相应内容以外，还应包括主题、标志、色彩、文字、照片、图片、展品、布局等针对展览会的具体要求，以及对指定的展位设计和施工公司提出的要求。
展览工作筹划步骤
展览工作基本上可以分为两大部分：
一部分是筹备工作，包括对内组展、对外联络、展品运输、设计施工、宣传广告、行政后勤、财务费用等等。
这一部分工作是“后台”性质的展览工作，是“搭台”，贯彻整个展览工作过程；
另一部分是展台工作，包括接待观众、介绍公司、介绍产品、散发资料、记录情况、洽谈贸易、签订合同以及开展后续工作等等。
这一部分工作是“前台”性质的展览工作，是“唱戏”，基本限于展览会展出期间。
两部分工作有着密不可分的联系，对展出成功都很重要，都需要认真策划。
但是两部分工作的性质却有所不同，筹备工作服务于展台工作，展览有关人员必须清楚这一关系，明口这种关系将有助于有目的地做好各项展览工作，提高展出效益。
具体的展览工作筹划步骤如下：
第一步按实际需要将工作分为几大类：
设计施工，展品运输，宣传联络，行政后勤，展台工作后续
第二步在各分类之下详细列明具体事项
第三步弄清楚工作之间的关系，比如A工作要在B工作完成之
第四步要定期检查工作进度和质量，及时发现并解决问题，保证整体工作协调、正常。
展出工作内容
明确人员及分工
人是展览工作的第一要素，是展出成功与否的决定性因素。
展览工作首先是人的工作。
把人的工作做好才有可能把展览工作做好，才有可能使展了成功。
展览人员包括筹备人员和展台人员。
人员组成
从管理角度出发，展览工作需要由各方面的人员组成一个协调的组织机构。
此机构可以大到委员会，由高级领导人挂帅，比如参加世界傅览会的组织委员会多由各参展国的政府领导人挂帅挂名，也可以小到小组甚至一个人。
后一种情况比较普遍，通常称为项目小组或筹备小组。
此机构必须有一个负责全面工作的人员，通常称为项目经理或协调人。
人员分工
确定人员后，确定人员分工，制定人员分工情况联络表。
联络表内容包括人员XX、职权、联系地址。
联络表可以包括外部单位比如支持单位、接待单位、运输公司、运输代理、设计施工公司、道具公司、广告代理、花草公司、电信公司等。
联络表分为筹备联络表和展台联络表，分别用于筹备和展出阶段。
人员管理
对展览有关人员进行有效地管理是展出成功的基本保证。
展览人员管理其突出的特点是临时性。
对大部分参加展览工作的人员而言，展览工作只是其全部工作中的一部分，甚至是一小部分。
筹备组、组出组也是临时组建的机构，也就是说工作是临时的、人际关系是临时的。
这种临时性可能表现为当事人工作不全力以赴，同事之间、上下级之间关系松散，合作比在正常环境下可能难一些。
把临时组织起来的展览人员管理好，从而将临时性的展览工作做好，需要比正常情况更下功夫。
规定工作事项及顺序
展览工作事项相当繁杂，工作中的衔接、交叉环节也很多。
面面周到地安排展览工作有助于筹备和展出有条不紊、少疏忽、高效率。
展览工作由项目经理，或由项目经理与上级领导，或由项目经理与项目组共同讨论制定；展览工作由项目经理监督实施并协调。
为科学地筹划、开展展览工作，制定展览工作方案是必须的，目前对工作方案有几种表示方法：
所有一切记在脑子里。
这是一种原始的计划和工作方法凭经验和记忆办事。
这种方法己不适应现代工作要求。
列出主要工作事项和时间。
这是一各初级的计划和工作方法工作仍主要靠经验，也不能适应现代工作要求。
制作简单的工作日程表。
这是一种中级的计划和工作方法，将所有事项分类排列，注明负责人，注明办理时间。
这方法适应目前中国的管理水平。
制作详细的工作日程图。
比上一种方法又进了一步。
用图示方法表明工作流程、关系，注明负责人，注明办理时间等有关管理因素。
展览工作事项列明、列清后，再加上一些基木情况，就是一份展览工作方案。
规定时间和期限
时间安排也可以称作日程安排。
展览筹备时间看起来可能富裕，但是实际很紧X。
越拖延，展览筹备工作将越困难，而展出成功的可能性就越小。
展览会上常见参展企业抱怨主办者。
但是实际是参展企业木身造成的。
这些公司往往把筹备工作放到不得不做时才做，导致效率和效益低下。
如果筹备时间确实太大，那么只有把工作全部委托给施工公司，包括设计、制作、施工、布置等。
施工公司也许会在最后一刻赶制完毕，但是质量可能要受一些影响，费用肯定要高潮少。
展览许多工作看似不起眼但是筹办起来却很费时费力，因此要尽早安排。
展览会日程具有不可更改性，因此展览工作H程和计划一定要严谨，执行也要认真。
制定严格的工作日程将有助于提高本展览工作的效率。
在展览会工作中，“按时”非常重要。
展览环节多，如果一项工作未按时，一系列工作将受影响，严重的会出现混乱，甚至使展览失败。
因此，做展览工作一定要严时，规定的截止期一定要遵守。
不论展览会大小，参展企业都应把己定日期当作纪律来执行遵守。
规定费用标准
展览各项工作都需要费用。
费用预算总额应在做展出决定就确定。
在做出展出决定后，就应该尽快做展览的详细预算，与计划工作结合做。
根据财力和工作需要安排预算，在执行过程中根据实际情况进行必要的调整，并对开支做出必要的控制。
没有预算，没有控制，就可能超支，甚至超支严重。
费用工作为整体展览工作服务，费用工作的目的是合理、科学地使用各种费用，提高展览工作的效率和效益。
做展览费用工作，不仅要站在财务角度，精打细算，不浪费金钱；也要站在经营角度，用投资的观念有效地使用金钱，把它当作投资时，金钱才有活力，工作才具有挑战性，才能导致效果和高效益。
费用的使用涉及预算、开支、记账、审核、决算等等许多技术要求和规定。
展览费用应纳入参展企业的整体财务系统以及政府统计、税务等部门的标准，而各单位、各地方的差别很大，且不相容，这里只简单讲述展览预算、控制等管理方面的一些原理、方法知识、经验，为参展企业做费用工作提供帮助。
展览费用一般分为直接费用和间接费用。
直接费用是指为筹办展览直接开支的费用，各个展览项目之间会有比较大的差异。
展览直接费用由展览项目有关人员负责管理，发球展览项目工作一部分。
展览界一般将展览费用划分为四大类，并根据不同的特点、标准提出分配比例和备用比例：
设计施工类费用，也有人称作展台费用。
包括设计、施工、场地租用、展架租用或制作及搭建和拆除、展具制作和租用、电源连接及用电、电气设备租用及安装、供排水设备租用及安装、电脑租用及安装、餐饮设备租用及安装、地毯租用、展品布置、文图设计制作安装、防火器材租用、展台清扫等。
这部分费用可能占总预算的35%〜70%,—般需要约15%的备用。
展品运输类费用。
包括展品的制作或购买（如果是现有产品，也有资金占用问题）、包装、运输、装卸、仓储、保险等。
这部分开支因距离远近、展品多少、单程或往返运输而差异可能很大，可能占总额预算的10%〜20%。
需要留有10%的备用额。
宣传公司关类费用。
这是一个X围很广的开支类别，包括宣传、新闻、广告、公共关系、交际、联络、编印资料、摄影、摄像等等。
这部分开支可能占总预算的10%~30%,由于其收缩性很大，因此备用额可以多留些，为20%o有些参展企业在宣传、广告、公关、编卬资料等方而有专门的预算，展览宣传等工作是整体宣传等工作的一部分，在这种情况下这类开支项目也可以列为间接开支项目。
行政后勤类费用，也有人称作人员费用。
行政或人员开支是一个比较复杂的类别。
展览间接开支大部分发生在这里。
比如正式筹备人员和展台人员的工资是参展企业的经常性开支，不从展览预算中开支。
但是，从管理角度看，为了计算展览工作效率和效益，必须计算人员开支。
有一种计算方式称为“人员一一时间核算“，。
”人员一一时间核算“不仅是一种时间与预算和开支挂钩，要根据参展企业具体情况决定。
行政后勤的直接开支费用主要有人员的交通、膳食、食宿、长期职工的补贴、人员培训、人员制服、临时雇员的工资等。
这部分费用可能占总预算的10%~20%,备用额
10%o
在人员配备上，人员配备的质量决定着决定着参展企业在会展上的成败，企业配备人员的能力及其展示反映了企业在行业中的地位。
物别是服务人员的身体语言、对话和知识是否具有亲和力对会展的成功是极为重要的，服务人员在发放资料时应尽量多与观众沟通交流达到互动的效果。
展台的人员配备可以从以下方面来考虑：
根据展览性质选派相关部门的人员：
根据工作量的大小决定人员数量：
注重人员的基木素质，如相貌、声音、性格、能动性等：
加强现场培训，如专业知识、产品性能、产品性能、演示方法等。
四、展览礼仪企划
核心提示：
单单是漂亮的小姐还不能胜任展览礼仪模特，展览礼仪模特还要具备良好的公关素质。
如：
应变能力，动听的声音，流利的解说能力，服装模特的表现能力，丰富的礼仪常识等。
什么是展览礼仪企划
礼仪企划既是通过专业策划公司的精心策划，为参加展览会的公司提供最完美的参展活动设计方案。
它包括硬件的展位、展台布置，以及与之配合的各种声、光、电效果；软件的宣传促销活动、展览礼仪模特的培训及包装等，使公司的优势最大限度地表现出来。
公司参加展览会的主要目的无非是提高公司的知名度，吸引客户，洽谈合作,在客户心目中树立自己良好的品牌形象。
但是要达到这些目的的前提条件必须是：
先把尽可能多的人吸引过来。
参展企业通常把这个光荣
而艰巨的任务交给展览礼仪企划公司来做。
五、如何掌握报名参展的时间
国外的大部分展会均在头一年的展会结束后就会开始下一年的招展。
对中国的展商而言，由于牵扯到境外付款、签证申请及展品国际运输等复杂环节，最好能在展会开幕前至少半年就进行报名，热门展会的报名更是越早越好。
像参加国内展一样提前一两个月报名是不可行的，首先很多持因公护照中请签证的国内主管部门审批程序就需要近两个月。
另外，展品通常需要在展会前两个月就要准备出运了，如果报名太晚，势必会带来很大风险或根木就无法出运展品。
六、会展行业术语的掌握
标摊：
又名标准展位，是指国际上通称的3*3标准展位3*2展位,即9平米与6平米的展示空间。
异型展位：
是指非标准的展位空间。
例如：
两个或两个以上的标准展位，在不破环主体结构时，将中间的隔断使几个标准展位联在一起。
成为一个不规则的展示空间。
或者由于场地空间问题产出的非正方形与长方形的展示空间。
光地售价：
是指展览场地周边或内外未搭建标准展位而进行的土地短期使用权的一种租凭行为。
特装：
在光地面积内通过不同的材料、展体、展品包装、展位结构包装而形成的一种具有特色的展示空间。
博览会：
是指在某一领域非同类产品或某一行业的具有相同属性的物质进行的综合性展示。
指定：
是指会展相关责任与义务的权限说明。
指定即具有排他性。
流程：
分为会展管理流程、实施流程等。
根据时间或内容设定的一各表式职权职为分工与合作的执行引导过程。
标牌：
是指通过特定的材料制作的一种可用于展示具体内容的标志。
门楣：
门楣是展览会议标准展位正面顶端的非展位内展示空间，用展会主办方为参加企业设计的一种企业标识或展示产品说明名称展示位置。
参展商：
是指在展览期间利用固定的展出面积进行直接信息交流的特定群体。
AV设备：
是指展览或会议使用的音频与视频与视频设备的统称。
招商：
是指展览或会议非直接展位或参会者信息的销售行为！
招展：
是指展会的展位销售行为。
效果图：
通过高科技手段与人工设计表现具体的事物或产品的一种图形。
三二模式：
是指通过三种展出方式与二种促销活动相结合的方法来体现一个展览或会议品牌与形象。
一加一模式：
是指通过一个展览与一个会议相结合的方式来体现一个展览的品牌与形象。
布展期：
通称为展览或会议在举办之前现场施工布置的期限。
净地：
是指某一展览场地的总展岀面积，而非展览场地的建筑而积。
另一种叫法为：
展出而积。
第五堂国内外参展工作
国内参展程序
刚刚选定参加欧洲的一个专业展览会并报名参加来展示您的产品：
现在工作开始了，您得以专业水平准备参加这个展览，以便在您的竞争对手中脱颖而出，不管是中国的还是外国的。
您的目标是最大限度地吸引有可能购买您产品的参观者到您的展台来参观。
请注意：
您的参观者不会自己过来参观：
需要吸引他们过来，并说服他们认为您的产品是最好的。
法则一：
制订计划
在出发前精心准备一个倒计时计划一旦您选定即将参加的展览会，就需要制订一个倒计时计划，并将它X贴到企业相关部门，以便所有员工随时可见，不至于遗漏相关步骤：
参展计划时间表：
（一）12个月前：
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年展览计划；2、与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料；3、选定场地；（一般而言,首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。
（二）9个月前：
1、设计展览结构；2、取得展览管理公司的设计批准；3、选择并准备参展产品；4、与国外潜在客户及目前顾客联络；5、制作展览宣传册。
（三）6个月前：
1、以广告或等进行推广活动；2、确定旅行计划；3、预付展览场地及其他服务所需款项；4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；5、安排展览期间翻译员;6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。
（四）3个月前：
1、继续追踪产品推广活动；2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签;3、将展位结构设计做最后的决定；4、计划访客回应处理程序；5、训练参展员工；6、排定展览期间的约谈；7、安排展览现场或场外的招待会；8、岀国展则需购买外汇。
（五）四天前：
1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影卬本放入公事包；2、搭乘飞机至目的地。
（六）三天前：
1、抵达，饭店登记；2、视查展览厅及场地；3、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达；4、指示运输承包商将物品运送至会场；5、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；6、与展览组织代表联络，告知通讯方法；7、访问当地顾客。
（七）两天前：
1、确定所有物品运送完成；2、查看租用的设备及所有用品，了解其功能；3、布置展位；4、将所有活动节目做最后的决定。
（A）一天前：
1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查；2、将促销用品送达直接分配中心；3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。
法则二：
为参加展览组建一个特别团队
考虑到企业品牌形象，代表您的企业参加展览的员工队伍必须精心挑选。
对负责展台的团队的挑选取决于参展企业的财力和它希望建立的形象。
这个团队要以包括：
技术、商务人员负责向观众介绍参展产品的优点；
一个或多个导游小组，确保观众与商务人员建立对话/联系；一个翻译。
导游小姐和翻译可以由展览主办单位提供。
最好在展览开始前对导游小姐进行培训，主她们熟悉贵公司的团队成员及其各自职责，以便她们到时候把观众引导到正确的接待人员而前。
负责动作的项目主管一定要坚守展台。
在员工中选择这个“展览会项目”主管时，最好选择一个英文流利甚至最好能讲展览会所在国语言的人来担当。
如果展览会团队的员工中没有一个人能够讲英语，那么您至少得选择一个有到欧洲参加展览经验的同事来担当主管。
团队人员中不论是否有过参展经验，在去参展前都需要进行培训。
让每个人都了解企业的目标非常重要，因为他们会感到自己在这个新的任务中扮演着重要角色。
另外，在展览会上推销产品跟平常的业务谈判其实是一样的。
这个概念在培训时一定要考虑到，尤其是在与客户交谈的方式、而对竞争者时如何行囊、谈话时应有原则以及信息跟踪等方而。
参加一个展览会是一次艰苦的考验，尤其是体能方面，所以应该选择那些积极主动、充满活力的员工在展览会期间担任您的形象大使。
一般来说，一个3到5人组成的团队规模是最理想的，因为这样可以确保展台上始终能够有两个人在场。
法则三：
让大家了解自己，获得最大数量的观众
参加展览会，您的首要任务是在目标市场中获得知名度。
为扩大展台的观众流量，有必要提前对这个活动进行宣传、沟通。
以下是您可以用来在参展准备阶段进行对外宣传、沟通的一些手段。
邮寄资料
就是向所有潜在客户寄送资料。
其中内容可以是您的企业即将参加这个展览，同时附上展台位置（展馆及展台号）。
也可以在附上一个小册子以及参观展览或展览会期间所搞活动（鸡尾酒会、报告会、有奖竞赛等）。
可以分两次寄送这些资料。
第一次是在两个月之前，可以短信的形式通知大家您即将参展。
第二次是两周之前，可寄送邀请函并提醒大家您要参展。
分两次寄送材料更能准确保较高的反馈率。
请不要忘记邀请与您业务领域相关专业媒体记者。
展览会的正式目录
登录到展览会名录是需要付费的，可通过填写展览会主办方寄来的表格完成。
一旦注册登录到名录上，每个展商就可以获得一个有特点的版而。
在该名录上露而就可以让所有参观展览会的观众知道您的参展，因为他们通常都是根据名录上的展商信息来设计自己的参展路线的。
不要忘记提醒您的企业标志，如果这个标志完成由汉字组成的话，可以将它翻译成当地文字。
新闻通稿
它简要介绍了贵公司的业务X围，发送对象是参加展览会的所有记者。
经常被用来推介一种新型产品，内容包括企业及生产方面的一股信息；拳头产品介绍；销售游说和寻找合作伙伴的市场目标。
这些资料通常嵌配相关产品照片和简要的规格数据。
该新闻通稿可放到媒体办公室让记者自由取阅，一般每个展览会都会设立一个媒体办公室。
因此您有可能在一个专业杂志上（免费）刊登一篇介绍贵公司的文章。
媒体
展览会主办单位通过新闻社、电视台以及广播宣布展会消息。
您可以在展览会名录和专业刊物上刊登一个图文广告。
在当地刊物上刊登的广告可以包括展览会和您的公司的因特网地址，以便感兴趣的读者访问。
法则四：
展台内沟通至关重要
一个展商的产品，服务品质木身并不足以在他的展台前制造观众流量。
要实现这一目标，必须依赖产品的表现、介绍技巧和展台员工的能动性。
展台的总体布局（色彩搭配、标志设计、样品摆放等）对于您参加欧洲的展览会成功与否非常重要。
观众自然愿意访问那些最美观和最有秩序感的展台。
即使在了解您产品品质之前，他们就会根据展台的水准评判您的企业，即使有非常好的产品，但在设计的非常糟糕的展台上展出，等于产品非常糟糕。
最好是把展品带到展会上来展出。
但如果做不到达点的话，用相关的商业文字图片介绍也可以。
这些文字资料绝对需要翻译成当地文字，使用中文介绍是无效的，因为懂中文的欧洲人非常少。
同样，也没有必要展示所有系列的产品。
为明确您的产品推销方向，最好只展示您的基础产品和领先产品。
同时最好通过演示、动漫展示或灯光特效让产品运转，体现其价值。
演示应该适合目标各户的偏好并体现您期望获得的企业形象。
为帮助您实现展台沟通战略，您最好使用欧洲的专业策划公司，因为他们了解欧洲消费者的口味。
除邮寄资料和新闻通报外，沟通的工作主要在展览会期间进行。
展台应提前布置完成并给观众留下深刻印象。
为达到这一目标，有如下沟通工具可资利用：
广告招贴画：
可使用在展台上向观众提供企业信息，及招贴在展台外公布木展台的所在。
广告版：
一般包括与招贴画相同的信息内容。
但因为它们竖立在地上，高度正好与视线相当，所以阅读起来比招贴更方便。
折页册子和产品名录;简要介绍企业产品系列。
CD-ROM或DVD光盘：
可以代替活页夹和折页册子并以更加丰富和有吸引力的方式来向观众提供贵公司的所有信息。
当然，这些沟通材料的内容应该完全使用当地国的语言或至少使用英语制作。
促销用品：
（圆珠笔、打火机、名片盒等）能够让您在观众中留下永久的卬象。
不妨准备点小礼物赠送给您感兴趣的观众。
样品:
它们为观众提供了试用产品的可能；（如可能）请携带相当数量的样品以便向观众提供；您将和那些不送或少送样品的竞争对手拉开距离，因为您的企业将贏得更好的形象。
在确定了参展目的、选择了合适的展览会后，要按部就班地做好以下工作：
报展程序选择某个展览后，与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。
这些文件包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。
填好参展表格、返回给大会主办方者、并得以确认之后，您还要将全部展位费作定金汇至主办者，这样您的展位便得到最后的确定。
费用预算参展费用包括展位费、展位装饰费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必必要的设备租赁费等。
做参展经费预算时，还要加上总费用的10%,作为不可预见费用的支出。
展台位置展台的位置由主办者全盘规划，按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置，或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。
主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。
总之，越早将参展中请表格递交交给大会主办者，越容易得到好的位置。
展会的装修大会提高标准展位的搭建，展墙、桌椅都采用防火材料，在做装修时可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排，做出别出心裁的独特装修。
装修时要特别注意,如果采用的是木结构的展架和装饰物，应涂上防火材料。
展品的运输大会主办者会在”参展细则”里提供展品运输的提供负责人和XX和收货地址，您可以按此将展品提前运往展览所在地。
另一便捷的方式是委托运输代理。
布展和撤展展会组织者通常会通常会给布展留出足够的时间，大多展览会的布展时间3天以上，并且可以在正常工作时间之外加班施工。
在大会最后一天，观众清场以后即可以开始撤展。
入场卷大会主办者视展位面积的多少分配给每个单位一定数量的展览入场卷甚至开幕式请柬，
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