如何写好公文.docx
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如何写好公文
如何写好公文
同志们，大家上午好！
其实大家对写作并不陌生，从小学开始就有接触，而且还是一个主要学科。
但随着年龄的增长、学识的增加，可能大家都有这样一个感觉：
越来越不会写、越来越不愿写、越来越不敢写，尤其对“公文”，这种感觉更加强烈。
我想这里面的原因有很多，但对我们公文写作来说，不外乎有这么三种情绪：
一个是对公文的要求不清，无从下手。
第二个是掌握的材料不多，难从下手。
第三个写作的激情不高，不愿下手。
下面我从两个方面和大家交流一下体会。
一、拟写公文的要求
公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。
所谓公文，它就是公务文书的简称，是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。
公文的种类主要包括：
命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
但对我们来说，接触最多的还是通知、请示、会议纪要、工作计划要点、函、调研报告、工作总结、讲话稿等等。
公文写作有自身的特定格式，下面我就介绍一下几种常见公文的格式：
（一）通知的起草
通知是一种下行文，是要求下级机关或部属办理、执行或服从安排的一个文种。
通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。
1、标题：
制发机关＋事由＋通知。
2、正文：
有两部分组成，一是通知前言：
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。
二是通知主体：
写出通知事项，分条列项，条目分明。
3、结尾：
有两种写法：
一是意尽言止，不单写结束语；二是在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。
拟定通知时，不要啰嗦，只要说明通知的事项和要求即可。
（二）请示的起草
请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。
1、标题：
制发机关名称＋事由＋请示。
2、正文：
主要有两部分：
一是请示的原因：
陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。
二是请示的事项：
写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额等等。
3、结尾语：
多用“上述意见，是否妥当，请指示”。
“特此请示，请予批准
”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。
注意事项：
一文一事，一个主送机关，逐级请示。
请示类公文写作规范：
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：
1、首部。
主要包括标题和主送机关两个项目内容。
请示的标题一般有两种构成形式：
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
如《无锡市人民政府关于举办第四届中国大学生服务外包创新创业大赛的请示》；另一种是事由和文种构成，如《关于开展春节期间走访外资企业的请示》。
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。
每件请示只能写一个主送机关，不能多头请示。
2、正文。
其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。
开头主要交代请示的缘由。
主体主要说明请求事项。
另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。
结语应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门研究执行”等。
3、落款。
一般包括署名和成文时间两个项目内容。
标题写明发文机关的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间**年*月*日。
撰写请示应注意的问题。
请示的写作首先要和“报告”
文种相区别。
在这个前提下，一要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中。
二要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；三要理由要充分，请示事项要明确、具体；四要语气要平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。
（三）会议纪要的起草
会议纪如果依据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，会议纪要是反映会议基本状况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。
1、会议纪要格式。
会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。
标题有两种情况：
一是会议名称加纪要，如《全市外商投资企业座谈会纪要》。
二是召开会议的机关加内容加纪要，如《市商务局关于稳定外贸增长会议纪要》。
会议纪要正文一般由两部分组成：
一是会议概况。
主要包括会议时间、地点、名称、主持人、与会人员、基本议程。
二是会议精神和议定事项。
常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。
工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。
2、会议纪要的三种写法。
依据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
一是集中概述法。
这种写法是把会议的基本状况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。
这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。
二是分项叙述法。
召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。
这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，经常包括对目标、意义、现状的剖析，以及目的、任务、政策措施等的阐述。
这种纪要一般用于须要基层全面领悟、深入贯彻的会议。
三是发言提要法。
这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神本质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。
这种写法能比较如实地反应与会人员的意见。
某些根据上级机关布署，须要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采取这种写法。
3、会议纪要的特点。
一是内容的纪实性。
会议纪要如实地反应会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。
否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。
二是表达的要点性。
会议纪要如果依据会议状况综合而成的。
撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。
重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。
三是称谓的特别性。
会议纪要一般采用第三人称写法。
由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，
“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特别性的表现，
4、会议纪要与会议记录的差异会议纪要有别于会议记录。
二者的主要区别是：
第一，性质不同：
会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。
会议纪要只记要点，是法定行政公文。
第二，功能不同：
会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。
（四）函的起草
函是不相隶属机关之间相互接洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。
在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。
在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互接洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。
函的特点：
一是具有沟通性。
函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。
二是具有灵活性。
表现在两个方面：
一是行文关系灵活。
函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。
二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。
可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。
三是具有单一性。
函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。
函的分类，主要有三种：
一是按性质分，可以分为公函和便函两种。
公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。
便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
二是按发文目的分。
函可以分为发函和复函两种。
发函即主动提出了公事事项所发出的函。
复函则是为回复对方所发出的函。
三是从内容和用途上，还可以分为接洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。
函的结构、内容和写法：
由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下：
一是首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
二是正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
三是结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。
四是结语。
通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。
如
“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。
五是结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日，并加盖公章。
撰写函件应注意的问题：
一是函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。
（五）报告的起草
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
1、标题：
制发机关＋事由＋报告。
2、正文：
一是事由：
直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。
二是事项：
写工作步骤、措施、效果。
也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三是结尾：
可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。
注意事项：
概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
（六）工作计划和意见的起草
工作计划就是对即将开展的工作的设想和安排，如提出任务、指标、完成时间和步骤方法等。
计划的种类较多。
按内容分，有全面的综合性计划，有单项计划等。
按覆盖的范围分，有国家的、地区的、系统的、部门的、单位的、个人的计划等。
按针对的时间分，有多年性的，一般又称为规划；有近期的，如年度、季度、月份的计划等。
按计划的详细程度分，有计划要点、简要计划和详细计划。
工作计划一般有三种格式：
条文式（一般详细的计划多采用条文形式）、表格式（简单的计划多采用表格形式）、文件式（时限长的计划多采用文件形式），大体有三个部分组成：
标题、正文、结尾。
1、标题：
标题的内容一般包括计划单位的名称、计划时限、计划内容摘要、计划名称等四个方面。
一般有以下三种写法：
一种是四种成分完整的标题，如《商务局2013年工作计划要点》。
其中“商务局”是计划单位，“2013年”是计划时限，“工作计划”是计划内容摘要，“要点”是计划名称。
二是省略计划时限的标题，如《广东省××公司销售部销售工作计划》。
三是公文式标题，如《江苏省关于二〇一三年农村工作的部署》。
计划单位名称，要用规范的称呼，计划时限要具体写明，一般时限不明显的，可以省略，计划内容要标明计划所针对的问题，计划名称要根据计划的实际，确切地使用名称。
如所订计划还需要讨论定稿或经上级批准，就应该在标题的后面或下方用括号加注
“草案”、“初稿”或“讨论稿”字样。
如果是个人工作计划，则不必在标题中写上名字，而须在正文右下方的日期之上具名。
2、正文：
除写清指导思想外，大体上应包含以下三方面的事项：
一是目标。
这是计划的灵魂。
计划就是为了完成一定任务而制订的。
目标是计划产生的导因，也是计划奋斗方向。
因此，计划应根据需要与可能，规定出在一定时间内所完成的任务和应达到的要求。
任务和要求应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。
二是措施。
要明确何时实现目标和完成任务，就必须制定出相应的措施和办法，这是实现计划的保证。
措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段，动员哪些力量，创造什么条件，排除哪些困难等。
总之，要根据客观条件，统筹安排，将“怎么做”写得明确具体，切实可行。
三是步骤。
这是指执行计划的工作程序和时间安排。
每项任务，在完成过程中都有阶段性，而每个阶段又有许多环节，它们之间常常是互相交错的。
因此，订计划必须胸有全局，妥善安排，哪些先干，哪些后干，应合理安排。
而在实施当中，又有轻重缓急之分，哪是重点，哪是一般，也应该明确。
在时间安排上，要有总的时限，又要有每个阶段的时间要求，以及人力、物力的安排。
这样，使有关单位和人员知道在一定的时间内，一定的条件下，把工作做到什么程度，以便争取主动，有条不紊地协调进行。
执行希望，需在正文的最后写出，为计划的结尾部分。
但是，这部分的内容，要看实际情况决定要不要。
3、落款：
在正文结束的后下方，制订计划的日期（如标题没有写作者名称，这里应一并注明）。
此外，如果计划有表格或其他附件的，或需要抄报抄送某些单位的，应分别写明。
4、要求：
一是工作计划不是写出来的，而是做出来的。
二是计划的内容远比形式来的重要。
要拒绝华丽的词藻，欢迎实实在在的内容。
三是工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。
四是简单、清楚、可操作是工作计划要达到的基本要求。
（七）公文的一些特殊要求
字号规格：
公文标题居中排一行或数行。
公文标题用2号宋体。
正文用3号仿宋。
一般每页22行，每行28个字。
用A4纸打印。
结构层次序数，第一层为“一”；第二层为“㈠”；第三层为“⒈”；第四层为“⑴”。
成文时间用汉字，“零”可写为“○”，右空4个字。
印章上不压正文，下压日期，“骑年盖月”。
所谓骑年就是盖章的时候，要盖在年份的上面，章子有1/3是在年份下面，就好像骑上去了一样，而同时，章子要把月份整个盖住，这就是盖月，主要是为了防止篡改公文日期。
二、拟写公文的步骤与方法
公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。
公文的拟写通常按以下步骤进行:
（一）明确发文主旨。
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。
因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：
一是文件的中心内容是什么?
比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样?
存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。
二是根据文件内容，准备采用什么文种?
比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。
三是明确文件发送范围和阅读对象。
比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验，是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。
四是明确发文的具体要求。
例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。
（二）收集有关资料，进行调查研究。
发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。
当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。
例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。
但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?
一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。
例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等。
总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
（三）拟出提纲，安排结构。
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。
提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。
篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。
篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。
提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。
当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。
由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
（四）落笔起草、拟写正文。
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。
写作中注意两点:
一要观点鲜明，用材得当。
也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。
用材料要能说明问题，做到材料与观点一致。
在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。
如果观点不明，令人不知所云。
有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。
而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。
二要语句简练，交代清楚。
拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
（五）反复检查，认真修改。
初稿写出后，要认真进行修改。
写文章，需要下功夫。
自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。
只要认真，有耐心，写公文也是不难的！
（注：
可编辑下载，若有不当之处，请指正，谢谢!
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