SAP应付账款操作手册v.docx
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SAP应付账款操作手册v
[应付账款操作手册]
3.供应商特别总账业务20
供应商预付款清算25
1.
有采购订单的供应商发票录入
在系统内供应商的发票录入有两种情况：
有采购订单的供应商发票录入和无采购订单的供应商发票录入，如果采购业务在系统内有相应的采购订单记录，并进行相应的收货记录，当供应商开来发票时，财务对供应商发票进行入账，我们把这类业务叫做有采购订单的供应商发票录入
1.1.供应商发票校验
SAP菜单
后勤?
物料管理?
后勤发票校验?
凭证输入?
输入发票
事务代码
MIRO
功能说明
对有采购订单的供应商发票进行校验
在事务代码框输入MIRO,回车进入下界面，输入红色标记信息
5
4
3
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
业务处理
必输
系统默认，如果是红色发票的话，注意手工修改为“贷方凭证”。
2
发票日期
必输
发票的日期
3
过账日期
必输
会计凭证过账的日期
4
参照
必输
具体输入内容没有规定，根据情况填写即可。
5
采购订单
必输
输入要校验的采购订单号码，如果同时校验多张采购订单，点击旁边的
进行输入即可。
回车，系统自动带出采购订单的信息和收货信息，如下图所示
44
3
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
计算税额
可选
如果需要系统计算税额则需要勾选此选项，如果手工输入税额，不勾选此标志。
2
税额
必输
如果需要系统计算税额，此数额，系统会自动显示计算的金额，如果不需要系统计算税额，则手工输入此金额
3
税码
必输
如果没有税，选择J0，有税选择相应的税码即可。
4
余额
系统自动显示
该处的余额=金额-税额-净值，如果金额处输入了价税合计数，则此处为0，只有此处的余额为0，发票才能过账
输入金额，或者将上面余额处的数字直接拷贝到“金额”处
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
金额
必输
价税合计数
2
余额
系统自动显示
该处的余额=金额-税额-净值，如果金额处输入了价税合计数，则此处为0，只有此处的余额为0，发票才能过账
如下图所示，点击
标签，输入标记的信息
3
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
基线日期
必输
根据付款条件计算到期付款日的基准日期，不输入系统默认为当天，可根据实际情况进行填写。
2
付款条件
系统自动根据供应商主数据里的付款条件自动显示
系统自动根据供应商主数据里的付款条件自动显示，也可进行更改。
3
到期日
系统自动计算
到期日=基准日期+付款条件里的期限。
点击模
按钮，如下图所示
点击过账按钮，系统提示下列信息
表明发票已经建立，会计凭证已经生成。
1.2.供应商发票显示
SAP菜单
后勤?
物料管理?
后勤发票校验?
进一步处理?
显示发票凭证
事务代码
MIR4
功能说明
供应商发票显示
在事务代码框输入MIR4，回车，进入下列界面，输入红色标记部分
回车，或者点击
，进入下列界面，可以看到具体的发票信息
点击
，可以看到财务会计凭证
双击红色标记部分，查看凭证信息
1.3.冲销发票校验
SAP菜单
后勤?
物料管理?
后勤发票校验?
进一步处理?
取消发票凭证
事务代码
MR8M
功能说明
直接增加资产的原值,不调整以前的折旧.
在事务代码框输入事务代码MR8M,回车,进入下列界面。
点击
，系统提示下列信息
表示发票已经被冲销。
1.4.供应商冻结发票下达
如果供应商开来的发票与采购订单和入库单不匹配，并且差额太大的话，系统会自动冻结发票付款，当相应批准人审批通过后，需要对冻结付款的发票解除冻结，则使用此功能进行操作。
使用MIR4查看一张冻结的发票，以发票62为例
如上图所示，红色标记部分表明此发票已经冻结支付。
下面我们来使用MRBR对冻结的发票解除冻结
SAP菜单
后勤?
物料管理?
后勤发票校验?
进一步处理?
下达冻结发票
事务代码
MRBR
功能说明
对冻结付款的供应商发票解除冻结
6
5
4
3
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
公司代码
可选
公司代码
2
发票凭证号
可选
输入要下达的冻结发票凭证号，不输则会过滤出所有冻结的发票
3
供应商
可选
供应商编码
4
过账日期
可选
过账日期
5
处理
必输
勾选“手动付款”
6
冻结过程
必输
勾选“由于变化而冻结”
点击
按钮,进入下列界面
选中要批准的行项目，如上图所示红色标记部分，点击
按钮
发票的状态改为“已批准”，如上图所示，点击
按钮，系统提示下列信息
说明此发票冻结已经解除。
可以使用MIR4查看发票的冻结状态，如图所示
付款冻结处已经由发票校验冻结修改为“自有付款”。
2.无采购订单的供应商发票录入
在系统内供应商的发票录入有两种情况：
有采购订单的供应商发票录入和无采购订单的供应商发票录入，如果采购业务在系统内没有有相应的采购记录，只是相关部门提供供应商发票，财务根据供应商发票进行记账，我们把此类业务成为无采购订单的供应商发票录入
2.1无采购订单的供应商发票录入
SAP菜单
会计核算?
财务会计?
应付账款?
凭证输入?
发票
事务代码
FB60
功能说明
无采购订单的供应商发票录入
7
6
5
4
3
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
供应商
必输
输入要记账的供应商编码
2
发票日期
必输
发票的日期
3
过账日期
必输
会计凭证要记账的日期
3
参照
必输
必输，但没限制输入内容
4
金额
必输
价税合计数（贷方金额）
5
计算税额
可输
如果需要系统自动计算税额，可以勾选，否则可以不选。
6
科目
必输
借方的会计科目
7
税码
可输
没有进项税的话，可以不输
双击行项目如图所示
系统进入下一界面，输入成本中心（对于成本费用类科目，必需输入成本中心）
返回，点击
，系统显示将要产生的会计凭证
点击
按钮，系统提示下列信息
可以使用下列图示查看生成的会计凭证
也可以使用FB03查看会计凭证。
2.2无采购订单的供应商贷项凭证录入
SAP菜单
会计核算?
财务会计?
应付账款?
凭证输入?
贷项备忘录
事务代码
FB65
功能说明
无采购订单的供应商发票录入
使用事务代码FB65进入下列界面，输入红色标记信息
9
8
7
6
5
4
3
2
1
7
6
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
交易
系统默认
注意此处与事务代码FB60的不同之处
2
供应商
必输
输入要记账的供应商编码
3
发票日期
必输
发票的日期
4
过账日期
必输
会计凭证要记账的日期
5
参照
必输
必输，但没限制输入内容
6
金额
必输
价税合计数（借方金额）
7
计算税额
可输
如果需要系统自动计算税额，可以勾选，否则可以不选。
8
科目
必输
借方的会计科目
9
金额
必输
贷方金额
双击行项目，输入成本中心（对于成本费用类科目，必须输入成本中心）
返回，点击
点击
按钮，系统提示下列信息
表明会计凭证已经生成。
3.供应商特别总账业务
在实际业务中，与供应商可能发生多种类型的业务，但是不同类型的业务记账的会计科目不同，有应付账款、其他应付款、预付账款、汇票等，在SAP中我们会在供应商主数据中维护一个默认的记账科目（统驭科目），在与供应商发生业务交易时，输入供应商的编码，系统根据供应商的编码自动带出在供应商主数据中维护的默认的记账科目，但是有时与某供应商发生的业务交易并不计入供应商主数据中维护的记账科目，为了通过供应商记账能够记入非默认的记账科目，我们使用特别总账标志+供应商编码共同指定要记账的科目，这就是我们所说的特别总账业务。
目前在系统内设置的特别总账有
特殊总账标志
特殊总账描述
用途
V
供应商保证金
记录供应商需要支付的押金或保证金
X
其他应付款-集团内
记录关联方之间非贸易往来，如代垫代付等等
M
预付款，有形资本
预付固定资产和无形资产
L
Downpaymentsinventorygoods
对第三方贸易应付款
Q
供应商其他应付
记录非关联方之间非贸易往来
R
Downpaymentsmade
记录第三方的非贸易应付款、预付给关联方的款项、对第三方的非贸易应付款、对员工的借款。
3.1供应商特别总账业务记账（以其他应付款为例）
SAP菜单
会计核算?
财务会计?
应付账款?
凭证输入?
发票一般
事务代码
F-43
功能说明
特别总账业务记账
使用事务代码F-43，进入下列界面,输入红色标记部分
98
88
7
6
5
4
3
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
凭证日期
必输
选择凭证日期
2
过账日期
必输
选择过账日期
3
凭证类型
必输
KR，系统默认
4
公司代码
必输
输入公司代码，如CN52
5
货币/汇率
必输
输入公司货币CNY,如果是外币则输入外币代码和汇率
6
记账码
必输
供应商特别总账借方29，贷方39
7
科目
必输
输入供应商编码
8
SGL标志
必输
输入了记账码29或者39,特别总账标志是必输的，根据实际情况选择特别总账业务的标志，在此选择Q
回车，进入下列界面，输入金额
4
3
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
金额
必输
输入供应商发票金额
2
税码
必输
如果没有税，输入J0，有税，根据实际情况填写即可，然后勾选“计算税额”
3
记账码
必输
40代表总账科目的借方，50代表总账科目的贷方。
在此输入40
4
科目
必输
输入要记账的会计科目
回车，进入下一界面，输入金额和成本中心
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
金额
必输
输入借方金额
2
成本中心
必输
如果选择的是成本费用类科目，成本中心是必输的
点击
，如下图所示，可以预览凭证
点击保存
按钮，系统提示下列信息
3.2供应商预付款输入
SAP菜单
会计核算?
财务会计?
应付账款?
预付定金?
预付定金
事务代码
F-48
功能说明
供应商预付款录入
使用事务代码F-48，进入下列界面
9
8
7
6
5
4
3
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
凭证日期
必输
选择凭证日期
2
过账日期
必输
选择过账日期
3
凭证类型
必输
KZ，系统默认
4
公司代码
必输
输入公司代码，如CN52
5
参照
可输
根据实际情况输入即可
6
科目
必输
输入供应商的编码
7
SGL标志
必输
特别总账标志是必输的，根据实际情况选择特别总账业务的标志，在此选择R
8
科目
必输
输入要记账的银行会计科目
9
金额
必输
输入预付的金额
回车,输入金额，
1
项次
输入字段名称
类型
备注
1
总账科目
系统自动显示
此科目表示要记账的预付款的会计科目
点击保存
按钮，系统提示下列信息
3.3供应商预付款清算
SAP菜单
会计核算?
财务会计?
应付账款?
凭证输入?
预付定金?
清算
事务代码
F-54
功能说明
供应商预付款清算
使用事务代码F-54，进入下列界面，输入红色标记部分
7
6
5
4
3
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
凭证日期
必输
选择凭证日期
2
过账日期
必输
选择过账日期
3
凭证类型
必输
KZ，系统默认
4
公司代码
必输
输入公司代码，如CN52
5
货币/汇率
必输
输入公司货币CNY,如果是外币则输入外币代码和汇率
6
参照
可输
根据实际情况输入即可
7
科目
必输
输入供应商的编码
点击
，进入下列界面，输入要结算的金额
点击保存
按钮，显示下列界面
如上图所示，系统提示“请修正被标记的行项目”，双击蓝色行项目，输入红色标记的文本信息
点击保存
按钮，系统提示下列信息
3.4供应商预付款请求
SAP菜单
会计核算?
财务会计?
应付账款?
凭证输入?
预付定金?
请求
事务代码
F-47
功能说明
供应商预付款付款申请
使用事务代码F-47，进入下列界面
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
凭证日期
必输
选择凭证日期
2
过账日期
必输
选择过账日期
3
凭证类型
必输
KA，系统默认
4
公司代码
必输
输入公司代码，如CN52
5
参照
可输
自行决定输入内容
6
凭证抬头文本
可输
可输入凭证摘要信息
7
科目
必输
输入供应商的编码
8
特别总账标志
必输
输入“R”
回车，进入下列界面，输入申请的金额和到期日
点击
，预览产生的凭证（非财务凭证）
点击保存按钮，系统提示下列信息
对于预付款请求，如果手工付款的话，使用事务代码F-48进行付款，如果采用自动付款的话，使用F110进行付款，下面我们以手工付款F-48为例来进行付款:
点击
，系统显示下列界面
选中要付款的预付款请求，如下图所示：
点击
，系统显示将要产生的会计凭证
点击保存按钮，系统提示下列信息
4.供应商付款
供应商付款分两种方式：
手工付款和自动付款，通过美国银行进行付款的采购自动付款方式，不通过美国银行对供应商的付款采用手工付款方式
4.1供应商手工付款
SAP菜单
会计核算?
财务会计?
应付账款?
凭证输入?
付款
事务代码
F-53
功能说明
供应商手工付款
使用事务代码F-53进入下列界面，输入红色标记的信息
9
8
7
6
5
4
2
3
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
凭证日期
必输
选择凭证日期
2
过账日期
必输
选择过账日期
3
凭证类型
必输
KZ，系统默认
4
公司代码
必输
输入公司代码，如CN52
5
参考
必输
具体输入内容没有规定，根据实际情况输入即可。
6
科目
必输
输入要记账的银行会计科目
7
金额
必输
输入要付款的金额
8
科目
必输
输入要付款的供应商编码
9
科目类型
系统默认
K表示供应商的科目类型，也就是上面的科目处输入的必须是供应商编码，系统才认为是正确的。
10
特别总账标志
可输
如果要付款的是特别总账业务，可以在此输入特别总账标志
11
标准未清项目
可选
选择此选项，表示要付款的行项目不是特别总账业务。
点击
，进入下列界面
点击
，如下图所示
图示行项目全为灰色，表示这些行项目未被选中，如果想选中所有行项目，则点击上图红色标记部分，然后点击
，如图所示，所有行项目全部显示为蓝色，表示行项目全被选中
假设只付凭证号码13这一笔，则双击其他的行项目使其变灰，如下图所示
红色标记的行项目变成灰色，表示不进行支付如下图所示
如上图所示，输入的金额不等于已经分配的金额，此时我们需要在支付金额处输入支付的金额1001，如下图所示，此时输入的金额等于已经分配的金额
如上图所示“未分配的”处的金额为0，表示凭证的借贷方金额相同，点击保存按钮，系统提示下列信息
点击菜单—凭证—显示，如图所示，
查看生成的会计凭证
以上介绍的是手工付款中的部分支付的支付方式，此支付方式的特点是原未清项不变，并产生一张新的支付金额的未清项。
我们可以使用FBL1N查看供应商行项目，原凭证号13仍然是未清项，新产生一笔凭证号为07的未清项。
下面介绍剩余付款的方式，以供应商300290为例
使用F-53,进入下列界面，输入红色标记信息
8
7
6
5
43
33
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
凭证日期
必输
选择凭证日期
2
过账日期
必输
选择过账日期
3
凭证类型
必输
KZ，系统默认
4
公司代码
必输
输入公司代码，如CN52
5
科目
必输
输入要记账的银行会计科目
6
金额
必输
输入要付款的金额
7
科目
必输
输入要付款的供应商编码
8
科目类型
系统默认
K表示供应商的科目类型，也就是上面的科目处输入的必须是供应商编码，系统才认为是正确的。
点击
，进入下列界面
点击
，双击行项目，如图所示
在剩余行项目处输入应付款与已付款的差额==，或者直接双击剩余行项目处，让系统自动计算。
点击保存
按钮，系统提示下列信息
双击蓝色标记行项目，输入文本信息
点击保存
按钮，系统提示下列信息
剩余支付的特点是结清原来的未清项，产生一笔差额的未清项，使用FBL1N查看行项目，如下图，原来的未清项28已经结清，产生一笔新的凭证08金额为的未清项。
4.2供应商自动付款
系统自动筛选到期的应付账款、预付款请求，给出付款建议，业务人员根据付款建议进行自动付款，如果对于给出的付款建议不进行付款可以手工进行冻结支付。
SAP菜单
会计核算?
财务会计?
应付账款?
定期付款?
付款
事务代码
F110
功能说明
供应商自动付款（对供应商的应付款项进行自动付款）
使用事务代码F110进入下列界面，输入红色标记信息
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
运行日期
必输
选择运行的日期
2
标识
必输
自动付款业务的标识码，自定义输入即可
点击
，进入下列界面输入红色标记信息
6
5
4
3
2
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
过账日期
必输
自动付款记账凭证的运行日期
2
截止凭证输入日期
必输
系统按照此日期筛选凭证
3
公司代码
必输
输入要付款的公司代码
4
付款方式
必输
输入T
5
下一记账日期
必输
系统按照此日期筛选到期的未清行项目
6
供应商
必输
选择要进行付款的供应商编码
选择
，勾选红色标记信息
点击保存按钮，系统提示下列信息
点击
，进入下列界面
点击
，系统进入下列界面
输入红色标记信息，回车，系统提示下列信息
点击
，系统显示下列界面
点击
，进入下列界面
回车，进入下列界面
如图所示红色标记部分为付款建议，如果想要冻结某笔付款，可以双击行项目，进行修改，在此假设对所有付款建议进行付款，返回，进入下列界面
点击
，进入下列界面，输入红色标记部分
回车，进入下列界面，注意红色标记部分
回车，进入下列界面，注意红色标记部分
回车，点击
，进入下列界面
如上图所示，红色标记信息为产生的付款会计凭证。
4.3下载银行付款文件
使用事务代码ZFCN029下载付款文档，发给银行。
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
运行日期
必输
自动付款记账凭证的运行日期
2
标识
必输
自动付款运行时的标识
3
公司代码
必输
输入要付款的公司代码
4
银行付款日期
必输
要求银行进行付款的日期
5
下载模板
必输
选择“美国银行模板格式”
输入红色标记部分，点击
按钮，系统提示下列信息
输入下载的文件的文件名，点击保存即可，找到下载的文件，查看下载的信息如下：
4.4供应商清帐
1．当供应商的未清项有借方金额和贷方金额时，如果某几笔的借方金额之和正好等于某几笔的贷方金额之和，实际上供应商的借方金额就是针对某几笔的贷方金额进行支付的，由于当时支付的时候没有进行对应，此时我们可以使用F-44进行手工清帐，减少供应商的未清项。
2．使用MIRO进行发票校验后，发现凭证错误又使用MR8M进行了冲销，此时会产生G供应商一借一贷的两笔未清项，实际上这两笔未清项是可以相抵的，此时我们可以使用F-44进行手工清帐。
3．注意：
此种情况下产生的凭证是没有行项目的。
SAP菜单
会计核算?
财务会计?
应付账款?
帐户?
清帐
事务代码
F-44
功能说明
供应商预付款清算
使用事务代码F-44进入下列界面，输入红色标记部分
5
2
4
3
1
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
科目
必输
输入要清帐的供应商编码
2
公司代码
必输
输入公司代码，如CN34
3
清帐日期
必输
输入清帐的日期
4
过账期间
必输
系统会自动默认
5
特别总账标志
可选输入
如果要清算特别总账业务，则在此输入特别总账标志
点击
，进入下列界面
双击要清帐的行项目，使行项目显示蓝色，点击保存按钮，系统提示下列信息
使用FB03查看会计凭证如下：
该会计凭证是没有行项目的。
不产生实际的财务凭证
4.5供应商与供应商（客户）转账
SAP菜单
会计核算?
财务会计?
应付账款?
凭证输入?
其他?
带清帐
事务代码
F-51
功能说明
供应商之间转账或者供应商与客户之间转账
假如某几个供应商之间或者某几个客户之间串户，或者某供应商同时又是公司的客户，供应商的应付账款可以和客户的应收账款相抵，可以使用此功能进行转账。
供应商之间转账
使用事务代码F-51,进入下列界面
项次
输入字段名称
类型
输入内容
1
记账码
必输
31，代表供应商的贷方；21代表供应商的借方
2
科目
必输
输入要转入的供应商的编码
回车，输入要转账的金额
点击
，进入下列界面，输入红色标记信息
输入要转账的供应商编码，回车，系统列示该供应商的未清行项目
选中要转帐的行项目，双击行项目变成蓝色，输入要转帐的金额，如图所示
点击
，如下图所示
点击保存按钮，系统提示下列信息
供应商与客户之间转账
使用事务代码F-51，进入下列界面
点击
，回车，进入下列界面，输入红色标记信息
回车，进入下列界面,输入红色标记信息
注意：
类型：
D,表示选择的是客户的编码
点击
按钮，进入下列
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