网络协同办公平台 方案书.docx
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网络协同办公平台方案书
网络协同办公平台
方
案
书
周六福珠宝有限公司信息部
2014年9月11日
目 录
第一章概述
1.1简述网络协同办公平台
网络协同办公平台，即办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物。
通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。
通过OA系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。
过去，计算机所带来的办公自动化仅仅是提高了个人工作的效率，帮助文字处理、电子报表，以及进行简单的人事管理、财务管理等。
而现在所说的办公自动化，是经历了文字处理工具、MIS系统、网络协同系统等各阶段，不断发展和完善起来的协同办公平台，是以网络为依托，在企业内部实现顺畅的信息交流。
在这种模式下，整个企业成为一个大办公室，而企业的各业务部门成为企业信息流中的一个环节，不再是一个一个的信息孤岛。
依靠这种模式，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速收集、综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策，提高企业的执行力和团队的整体工作效率，增强企业的实力和综合竞争力。
1.2协同软件标准
随着中国经济的快速增长及信息化建设的发展，作为企业信息化建设基础的OA软件，成为许多企业的首要选择，希望借助于OA软件进一步规范管理，提高办公效率。
但是企业如何在市面上众多的OA产品中，选择适于自己企业特点和管理特色的软件，帮助解决企业存在的问题呢？
OA作为企业的基础管理软件,存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平参差不齐等问题，并且企业发展中的管理变革、业务重组等都对OA及OA供应商提出了较高的要求。
用户在选择OA的时候不仅仅要求产品功能契合自身需求，性能稳定、成熟，OA供应商具有很强的实力以及专业性，还需要OA从设计、实施、使用上都符合协同软件行业的标准，这样才能使用户在应用软件过程中得到一定的收益和保障。
协同软件标准包含三大标准类别：
●产品理念标准
协同软件是一个基础管理软件，必须融合了先进的管理思想，并且这种管理思想可以广泛推广，迅速
普及，推动企业管理的发展和进步。
●产品功能标准
协同软件需要解决企业发展过程中管理和办公的各种问题，因此OA不仅需要满足用户当前的各种需
求，并且要求能够提供大量的可定制元素来满足用户日后增加的个性化需求，适应用户企业管理的变化。
●产品应用标准
协同软件的应用存在应用范围广、使用人员多且计算机应用水平参差不齐等问题，因为要求OA供应商
提供全面的用户培训和规范的售后服务，促使软件实施成功。
协同软件的六易标准：
易推广E-Promotion
Ø具有先进的管理思想指导设计，能够贴近各行各业的中小企业实际需求，产品设计注重实用性及通用性，使得管理明晰，更加适合市场经济下中小企业的内部管理。
Ø产品已经通过多家客户的使用，具有成熟、稳定性，减少客户推广阶段的风险。
Ø以用户为本的使用向导，企业内部无需进行大规模的培训，便可轻松推广项目。
易安装E-Installation
Ø提供先进的智能化安装模式，非专业人员也能完成安装操作。
易实施E-Implementation
Ø提供方便的权限分配方式，能够高效的进行权限设置，精确的掌握人员拥有权限情况。
Ø提供快速简易的图形化流程设置，满足流程定制多种需求。
易学习E-Learning
Ø根据不同工作岗位提供系统操作指南，更加针对性的指导使用系统。
Ø提供细致详尽的系统管理员手册，无需专业人士也可维护功能强大的系统。
Ø每个系统页面具有独立的帮助，更有针对性的指导使用。
易使用E-Operation
Ø采用友好的办公界面，符合中国人的办公习惯，简单易用。
Ø各功能模块使用向导处处可见，采用灵活的交互方式，简单易操作。
易维护E-Maintenance
Ø系统提供方便、易操作的数据更新、管理工具，减轻管理员负担，实现轻松管理维护。
1.3使用网络协同平台带来的收益
金和IOA/S是从产品设计理念到产品功能、使用、实施都符合协同软件标准的协同管理平台。
应用了金和协同管理平台，会给客户带来什么样的收益呢？
●建立统一工作平台，提升员工办公效率
金和IOA/S能帮助企业建立一个统一整合的工作平台，可以打破时间、空间的限制，让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作，大大地提高了办公效率。
●优化工作流程，提升企业反应速度
对企业而言，业务流程始终是创造价值最核心的要素之一，通过工作流作纽带，能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体，责权分明，大大提高了工作效率。
不仅如此，金和IOA/S工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造，找出流程中的瓶颈，避免人为因素的干扰，提升公司的竞争力。
●协同能力增强，提升企业执行力
在传统的管理模式下，团队协作不好，领导不知道下边在干什么，成员不知道其他人在做什么。
有了金和IOA/S平台以后，领导可以非常清楚的知道员工的工作情况，可以根据具体情况知道工作，团队成员之间协作也可以更加紧密，大大提升了企业的执行力。
●科学有效的人力资源管理，提升员工对企业满意度
金和IOA/S提供了一个科学、灵活的人力资源管理应用系统，企业可根据自身的特点和人事制度进行灵活配置，帮助企业对人员进行全面而有效的管理，提高企业员工的工作能力，改进和提高管理人员的管理能力和成效，从而提高组织整体的工作方法和工作效能，完善人力资源管理机制。
第二章金和IOA/S产品介绍
2.1设计理念
2.1.1以用户为中心
IOAS以用户为中心，将所有需要处理的事情都推送到用户的办公平台，由传统的“人找事”模式转变为“事找人”模式。
2.1.2以业务协同为主线
IOAS以企业内部业务协同为产品主线，包括企业收发文处理、人力资源管理、客户关系管理等，其清晰的业务流程处理过程能够满足中小企业发展阶段的管理需求，帮助企业改进内部管理，提升企业核心竞争力。
2.1.3融合精确管理的管理理念
精确管理思想总结中国传统文化，通过精确分析人尤其是中国人在组织中所有共有的行为缺陷，提出了规避这种行为缺陷的科学方法，同时，精确管理总结了企业基础管理中的八个问题与八个现象，通过解决这些问题与现象，来提高企业基础管理的有效性，增强企业实力。
金和软件在认真研究现代企业基础管理和互联网办公模式的基础上，并依据多年为客户实施信息化办公的经验，抽象出客户基础管理的通用模型，自主研发了一款性价比高的协同办公产品IOAS，是精确管理思想的实现工具和手段，致力于解决中小企业发展中遇到的管理问题而，能够帮助中小企业实现工作有序可控，员工快乐工作。
企业管理的八个问题：
⏹量化问题
讲当前很多企业的管理信息量化不充分，有一些老板不同意这一讲法。
他们认为他们对自己企业的情况如数家珍，清清楚楚。
其实他们对这一讲法有两层误解。
第一层误解是他所讲的如数家珍，是一些他的企业中本来就是以量化形式存在的数据，这当然很清楚。
但企业运营中有很多非量化的、模糊的管理信息，这些信息如何来量化；第二层误解是企业中相关职能部门掌握的量化的信息，在我们企业的各个职能部门是不是都能及时获取。
这才是我们指的量化的问题。
⏹计划问题
在企业的管理中，还存在一种比较普遍的问题，那就是计划不够，或者即使做过计划但也不是有根有据的。
有一句话最能表达这一意思——“船到桥头自然直”，我们凭借自己的聪明，过去总能随机应变，所以做规划、做计划的习惯没有养成，这其实是中国文化的一部分，所以大家共同“对付”计划，并据此创造出“计划没有变化快”之说。
⏹积累问题
许多企业在管理中只是原地踏步，而不是在昨天的基础上进步，不是在前人的经验中进步。
时间对我们这么重要，就在于她能使我们不断地积累，这样我们才能在一段时间以后达到或超越对手，获得应有的尊重。
但是，我们现行的习惯是原地踏步多，在昨天的基础上进步少，在前人的基础上进步少。
⏹有限与无限问题
我们认为：
一个人也好，一个单位、一个社会也好，你的资源总是有限的，你工作的意义就是在这样有限的资源之上创造出更大的价值。
有限论对当今社会有很大的指导、提醒的价值。
有限论清楚地告诉每一个人、每一个社会团体，资源都是有限的，千万不要试图将自己定义到无限中去。
但实际生活中我们却经常自觉与不自觉地将自己定义到无限之中。
⏹创新问题
很多人认为创新是在空白之处产生的新思想，是砸碎一个旧世界，创造一个新世界，这是对创新的误解。
要是这样的话，这不是创新，这是捣乱，这是标新立异，对社会的进步没有什么正面的价值。
创新应该是对现有有限资源的改进与改善，是5%的进步，我们应该鼓励的是这样的创新。
在创新这个问题上，无论是我们企业，还是我们社会，我们都付出过巨大的代价，但是目前并没有产生大家共同认可的创新概念，社会还在时时为之付出更大的代价。
还创新以本来的面目，创新原本就应该是改善与改进，是5%的变化，积小变以求大变。
对社会是以最小的资源换来最大的效益，这才是我们企业特别应该追求的。
⏹过程与结果问题
我们认为，过程决定结果，结果应是过程的必然反映。
通过对企业管理的研究发现，企业的发展就是企业在总结与归纳自己的独有过程，这是企业价值最大的方面。
企业也只有有了自己独有的过程，才能更健康地运行在社会之中。
我们要的是我们的员工在我们现有过程基础上的实践与研究，去创新与改进我们的过程。
“过程论”否定了我们急功近利式的企业行为，鼓励我们大家踏实地专注每一项基本的工作，持之以恒，在不断地总结、积累以前经验的基础上，成为我们专有的过程。
我们只有不断地创造并遵循自己专有的过程，在未来的竞争中才能保持竞争力，并由此来影响社会的发展。
⏹控制问题
我们认为，企业应使自己的所有行为尽可能处于“闭环状态”运行，使我们能随时随地地掌控运行状态。
我们现行的企业行为中，多数运行状态为开环的，是不受控的。
因此，在当前快速发展的社会过程之中，我们必须要解决企业管理中的开环问题，让我们更多地做到事前指导，避免问题的发生。
⏹递减问题
人们更多的是在谈论如何提高执行力，怎么样解决执行力，但没有反问，为什么有执行力问题，是什么原因导致执行力出问题的，难道说我们现代企业中的中、下层工作人员天生就干不好工作，天生就不愿意好好干工作吗？
我的研究是否定的。
企业中的员工总体来说是向上的，是积极的，是愿意倾其所能将工作做好的。
问题的根本在于递减的问题，在于基层不能够全面，有效地了解企业的战略意图，不能清楚为什么干，也不清楚如何干。
企业管理的八种现象：
⏹被动现象
管理中的被动现象表现在，人的地位越高，权限越大，越是被动。
在初创企业的时候，我们还能做到非常主动，所有的管理信息都能真实的得到。
但公司办大后，要获得企业运行中的实际数据就变得越来越困难，越来越被动，受制的因素越来越多，想了解某地公司某人的一件工作变得十分困难，而不是像想象那样，了解公司内部信息因为权利增大而变得更容易。
正因为这一现象的普遍性及解决的困难性，所以我们分析下来，这一现象是目前管理问题中首要现象，要能做到我们位子越高，掌握的信息越全面与主动，我们的工作主要精力是花费在核实、分析、研究信息，做出新的决策上来，这样就能实现主动管理了。
⏹黑箱现象
黑箱现象是被动现象的产物，我们的各级领导因为被动现象的存在，对管辖范围内的事件运行过程掌握得不够、不充分，就使得过程对领导而言是屏蔽的，领导多数情况下只知结果而不了解过程，由于存在黑箱，就屏蔽了领导的视线，人的自我与懒惰的本能又在这里促进了黑箱的形成，人为的为过程设置更多的屏障，使得一个简单的过程变的十分复杂。
久而久之，由于领导对过程的不了解，还形成了目前这种认为过程本该就是如此复杂的结论，使得我们的管理效率十分低下，而且过程之中因黑箱的存在，各种不利因素还得到生长，腐败由此产生。
⏹随意现象
随意现象表现在我们各层的管理人员身上，因为我们没有周密的计划，也因为聪明，我们会在问题来到时随意的行使我们的权力，造成混乱与浪费。
君不见很多单位经常是同一件工作，因为领导的随意布置而有几个人在做，还存在着几个人争夺同一资源而出现矛盾的普遍情况。
要结束随意现象，难度在于要改变我们多数人的工作习惯，辅助他的手段要可操作并实用，这才能消除这一现象，提高我们的工作效率。
⏹十二月现象
我们管理中十二月现象普遍存在的原因，是由于我们管理辅助手段的落后，有限论在这里产生了作用。
十二月现象讲，我们有些员工平时工作业绩平平，特别是非量化的工作岗位，往往到年终工作突击表现一下，领导在年终考评时，因其精力有限，他只能记住眼前的工作情况，这样对这类员工还是关怀有加，不断表扬。
这一现象不仅普遍存在，而且危害性很大，他使得我们单位中出现大家模仿的情况，最终使得我们的工作效率平时很难提高，还无有效的手段进行调节，要解决这一现象就要求我们必须改变管理手段、改进考核方式、缩短考核周期。
⏹振臂一呼现象
由于我们缺乏有效的管理手段，对各层的工作实际完成情况缺乏监督，导致振臂一呼现象非常普遍。
振臂一呼现象是指领导总是喜欢、表扬与提拔那些呼应领导的号召，口头坚决支持、保证完成领导任务的人。
由于领导无法以有效的手段来确认这些呼应者以前所呼应的工作完成的情况，还会在不同的场合表扬这些人，久而久之就形成了这一管理现象。
很多人不是在工作上下功夫，不是及时提出不同的意见，而是在呼应上做文章，长期下来，整个管理层是你应付我，我应付他，少了踏实，多了浮夸，工作做的是表面文章，效率低下。
⏹人性中的高估现象
我们的人性中存在着一种本能的对自己高估的现象，有一种案例可以很好的说明这一点，我们十个人坐下来吃饭，喝酒时大家总是互相歉让，都不愿多喝；喝完后，你如果发张纸条，让每人将自己喝的酒写出来，你会发现，最后统计出来，这个数字要远远大于实际喝掉酒的数量。
由于这种现象是人本能的反映，这对我们企业管理带来极大的挑战，人人都会认为自己做得多，得到的少，人人都会认为企业分配不公、不合理，员工的工作积极性受到挫伤。
⏹天高皇帝远现象
随着企业的发展，跨地区设置分支机构，项目点分布在全国各地的情况已经十分普遍，目前缺少行之有效的对分支机构的管理手段，这就形成了天高皇帝远的现象，往往这些谁也管不到的地方问题成堆，到头来危及整个企业的生命。
⏹本位主义现象
本位主义是人类的一种心理现象，人类总是以自我为中心的，人类的能力都是在以自我为中心的基础上向外延伸的，人类的所见所闻都以自己为出发点的。
本位主义在一个企业中的表现还有其隐藏性，它不象社会上部门的本位主义，表现出不顾甚至损害国家和社会利益，一眼能识破，在一个企业中它往往以企业利益为幌子，来强调部门的利益。
2.1.4注重用户体验的产品设计
金和软件一直以来以“以人为本，一学即会，一看即懂，一用便精”为用户体验的指导方针，强调软件操作简单易用，追求软件操作大众化，确保普通消费者无须专业知识即可轻松使用，努力减少用户使用你的产品的学习时间，甚至无须学习。
IOAS产品正是经过充分的需求调研，以真正的易用性为需要，整合了所有企业办公的实用功能，功能通用、强大而不失细腻，对功能细节存在的合理性进行分析，每一个功能都有耐人寻味的细节。
清新简约的界面设计风格，淡蓝色为主调的界面色彩搭配消除您久坐电脑旁的那份疲劳，错落有致的窗口布局，不仅给人趣味和新颖感，而且消除了界面信息负载量过大的拥挤感。
IOAS的界面风格、操作模式统一，学会使用一个功能的操作就会使用其它功能。
2.2体系架构
系统的开发及运行结构基于后台数据库的三层架构，即Web服务器、应用服务器和数据库服务器。
在三层架构基础上，采用MVC（Model-View-Controller）加上服务容器的体系架构，支持各层之间的松耦合，从而做到服务到业务流程可配置和可重构。
金和IOAS系统以开放性、标准化为准则，采用组件式、分层次、服务提供者/使用者间定义接口（ServiceProviderInterface）、容错等设计思想，保证整个应用系统的稳定性、可靠性和可扩展性。
同时在数据交换格式上支持XML标准，使系统功能最优化，同时将整体系统内部在技术上的相互依赖性减至最低。
2.3功能介绍
2.3.1信息显示区
信息显示区是新闻、通知、待阅、待办、温馨提示、伙伴动态、日程等各类信息的综合显示区域，用户能够快速查看需要处理的工作信息，以达到提高工作效率的目的。
用户还可随意拖拽，轻松定制个性化的信息显示区。
2.3.2公文管理
公文管理是企业协同办公的重要组成部分。
它是随着信息化的发展和各分支机构之间互联互通的需求而诞生的。
公文管理通过实现跨机构、部门的电子公文交换，提升公文处理速度，提高工作效率，帮助企业实现收发文处理规范化、制度化、科学化。
收文管理
收文管理能够满足办公过程中的来文登记、拟办、批示、阅办、分发、传阅、归档、查询等所有环节，并将已经完成的文件归入档案管理模块。
收文管理流程采用自定义，并能对流程进行跟踪和控制。
系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能，可以与MicrosoftWord、WPS等文档编辑工具进行嵌入整合，可以进行模板红头套用、目录打印、文件打印和稿纸等功能。
并采用收文和待办事宜配合使用的办法，用户查看信息显示区中的待办事宜即可进行日常收文办理。
发文管理
发文管理根据预先设置的公文办理流程，实现公文网上自动流转来完成发文实际输过程中的拟稿、流转、审批、签发、办理、归档、印发等环节，已完成的文件可归入档案管理中。
流程采用自定义的方式，可满足企业中单一审批、多人并行审批、多人顺序审批、多人审批一人认可即生效、主办/协办等多种公文流程需求，并能对流程进行跟踪和催办跳转，提高公文流转办理的工作效率。
请示管理
请示管理通过自定义的业务流程，实现企业内部人事、请假、费用请示等等内部事项的请示，提供流程监控、跟踪、催办和查询，并支持审批过程寻呼和短信通知。
公文档案
公文档案提供公文归档、档案管理的功能，公文文件在审批处理结束后可归档到指定档案室，档案管理员可对已归档文件再进行统一管理，其他用户可以对档案进行检索、借阅，降低档案管理人员的工作强度，使枯燥的档案管理变得轻松高效。
2.3.3公共信息
提供新闻、通知、期刊、知识和规章制度的发布和管理，使企业的信息、知识能够快速传播和转移，并能够对公共信息进行有效的控制和管理。
新闻管理
新闻管理对企业新闻的发布、查询、设置进行管理，可以发布新闻、快讯，并且支持新闻审批后发布且可指定接收人员，达到新闻的精确发布和有效管理。
通知管理
通知管理对企业各种通知的发布、查询、设置进行管理，支持通知审批后发布且可指定接收人员，同时发布人可查看接收人是否查看通知，实现通知的精确发布和有效管理。
电子期刊
电子期刊是对企业期刊的发布、查询、设置进行管理，支持审批后发布且可指定接收人员。
规章制度
规章制度对企业规章制度的发布、查询、设置进行管理，支持规章制度审批后发布且可指定接收人员。
知识共享
知识共享为企业提供信息与知识共享、发布的平台，将企业中的各种信息积聚在一起，达到知识的共享，并推送至企业的所有员工实现知识的利用、创新，周而复始，使知识成为企业创造价值、不断发展的源泉。
2.3.4在线交流
网络寻呼
网络寻呼是IOA/S为用户提供的一种非常方便的内部沟通工具。
它结合了QQ、MSN、邮件、短信等优点，同时克服了电话不可重现、即时通讯工具不可管理及短信输入困难等缺点，不仅为企业节省大量的费用，而且使企业沟通管理更加方便快捷。
●网络寻呼是一个开放的沟通体系，在任何地方都能将任何选中的文本发送寻呼，达到信息及时共享交流的目的。
●可以查看人员是否在线，进行在线实时交流，还可以将信息发送至离线人员手机中，对方可以直接用手机回复短信至系统中，实现离线交流、信息及时传递的目的。
●同时克服了电话沟通中信息的不可追溯性，可让领导随时查看到信息传递的过程，解决了管理中因信息不统一而遇到的扯皮现象同时，领导也可及时发现下属工作中的问题，以便给下属相应的指导或帮助。
网上调查
企业中经常需要进行各种问题的投票调查，通过调查结果数据帮助企业领导了解企业内部信息。
IOA/S即提供了这种方式满足了企业的需要，并可以通过调查问卷的结果自动统计并以图表直观地显示统计结果，为企业领导分析数据提供帮助。
个人建议
企业的员工可以通过个人建议匿名或署名提出自己对企业的建议，帮助企业领导收集员工的建议持续改善管理。
内部论坛
内部论坛为企业提供一个自由交流、沟通、讨论的空间，可以根据需要设立专门区域进行讨论发言，进行咨询、解答和收集意见等。
网络会议
通过网络发起会议，包括会议议题、会议参与人员、时间，并通过网络寻呼发送到相关人员工作桌面，同时还可以与手机短信进行绑定。
同时可以对历史会议记录进行查询。
2.3.5个人办公
我的便签
在日常工作中我们经常会有临时的事情需要记录，通常都是随手记录在本子或是纸上。
这样就会造成记录没有时间、记录丢失，或者记录不能整理查询等问题。
我的便签就是为解决这些问题的而设计的，不仅能够避免信息的流失，而且也为实现无纸办公提供了解决办法，节约了大量的能源。
工作日记
工作日记为企业员工提供记录工作结果和工作心得的一种方式，方便企业员工记录当天的工作情况和心得，以及工作中出现的问题和明日提示等，以便日后查找历史工作记录，达到了沉淀工作经验，为自己和企业不断的积累知识的目的。
日程安排
日程安排可以协助企业员工根据自己的工作时间将工作进行条理的安排，并且对重要的事宜预先设置提醒时间，即可通过系统消息提醒，也可以通过短信进行提醒，使工作变得井井有条，而不是杂乱无章，让员工都能够“快乐工作”。
计划总结
企业内部根据企业战略制定一个明确的企业目标，并层层布置，通过计划总结按年、季、月逐步分解成企业计划、分支机构或部门计划、个人计划，再通过计划的执行完成企业整体目标的实现。
企业员工还能根据每段周期的工作情况的总结，分析计划与实际工作的差距，找出影响计划实现的因素，从而制定下一段周期的工作计划，使之更贴近自己的工作实际情况。
这样将个人计划总结与企业目标计划控制结合在一起，大大地增加企业的执行力和竞争力。
我的任务
企业内领导经常需要给员工布置任务，但实际工作中有很多任务布置后就没有下文，无法追踪、监控，使得企业执行力减弱，整体工作效率降低。
我的任务即可解决此问题，杜绝这种现象的发生。
通过我的任务能够让日常工作中的任务安排有迹可循、善始善终，对任务的布置、执行、汇报、检查进行全过程的管理，而且领导也可以了解到任务的执行进度和情况，并可随时对员工进行指导和批示，帮助任务的完满完成。
工作委托
企业领导业务比较繁忙或者经常需要出差，在不方便上网或者没有时间处理工作的时候，可以通过工作委托将一些审批工作在设置的时间段内委托给其他人员来协助处理，不用影响企业内部正常的工作流转。
网络硬盘
企业员工可以通过网络硬盘上传、下载文件，并灵活设置不同文件夹的权限共享给企业其他的员工，不仅方便企业内部的信息共享，也方便员工无论何时何地都有一个可移动的网络硬盘。
个人信息
供企业员工修改自己的电话、电子信箱、密码、个人格言和个性签名。
我的短语
用户可通过我的短语建立个人短语库，方便在系统应用中通过快捷键调用短语库中的内容，不用多次重复输入，提高个人工作效率。
通讯录
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