协同办公平台解决方案.docx
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协同办公平台解决方案
协同办公平台方案介绍
1.系统整体设计方案
1.1系统平台架构
协同管理平台不仅仅是传统的OA软件，而是一个涵盖协同办公、信息充分关联、各种业务系统充分协同综合协同办公平台，它是现在及未来系统的集成平台。
协同管理平台解决方案：
协同管理平台基于J2EE架构技术的三层架构，完全采用B/S体系结构，她包括基础服务平台，内含单位、组织、用户、权限等管理、各种开放接口，她具有：
●信息管理平台，实现各种信息（word/excel等各种格式）文档资料的分类管理、权限控制、查询、跟踪信息查看状况，信息发布的审批等功能；
●利用数据库自定义、表单自定义，基于wfmc标准的图形化流程定义及强大的工作流引擎，结合手写意见、电子签章实现各种办公与业务流程的流转及公文网上流转与办理情况查阅、自动归档等；
●具有综合事务管理平台，包括会议管理、车辆管理、档案管理、问卷调查、办公用品管理等内容，并提供了一个自定义平台允许用户自定义基础小型应用，如固定资产,合同管理等等；
●以即时通讯、内部邮件、论坛、短信平台为内部提供丰富的交流手段；
●具有个人办公功能,实现个人信息设置，个人工作汇报、工作日志，工作日程及与团队共享日程，个人任务安排，及领导安排任务等。
2.协同平台介绍
协同管理平台涵盖门户自定义平台、信息知识平台、工作流程平台、公文管理平台、通讯沟通平台、个人办公平台、综合办公平台、人力资源管理、系统管理平台功能，它以工作流引擎为底层服务，以通讯沟通平台为交流手段，以门户自定义平台为信息推送显示平台，为用户提供集成的协同工作环境。
如图：
2.1门户自定义平台
协同办公平台门户自定义平台集成来自于系统各模块，来自于互联网及各应用系统的信息并根据不同的单位不同的岗位人员关注的内容不一样为用户提供个性化的集成界面，使的每个人进入协同办公系统后显示自己关注的内容，极大地提高工作效率。
门户自定义平台主要功能特点如下：
●可以定义多套门户，使每个单位每个岗位人员的首页内容可以不一样
系统可以根据不同的人（或组织）关注的内容不一样由管理员给不同的人定义不同的首页。
例如领导的首页与其他用户首页的内容不一样，业务部门与后勤部门的首页不一样，集团与分支机构的首页不一样。
●可以随意定义栏目，每个功能模块的新信息都可以放在首页上
我们把整个系统的多个功能模块的最新信息做成一个个的小模块，管理员可以根据不同的人关注的内容不一样为不同用户定义不同的内容并且可以定义显示的条数。
●首页上每个功能模块的位置可以调整及信息条数可以调整
管理员可以通过拖拉的方式设置每个功能模块的位置及每个功能模块信息的条数。
●整合RSS技术，ezOFFICE成为RSS阅读器，可以采集互联网的信息，把列车时刻、天气预报、飞机航班等信息及时更新到首页
●通过二次开发接口，可方便地集成其他业务系统的最新信息
可以通过系统开放的自定义模块接口将各业务系统的最新信息通过二次开发的方式集成到首页上来实现各系统最关注的信息整合查看，帮助用户提高办公效率。
●提供其他业务系统的单点登录
详见系统集成方案单点登录
2.2信息管理平台
信息管理平台提供了跨越组织的信息管理模式与按组织的信息管理模式，为用户实现信息与知识的发布、共享、积累、利用与创新的全过程管理,便于组织传递信息、积累知识、打造学习型组织，为组织节省大量传递信息、查找信息、管理信息的成本，具体的功能如下：
●知识地图：
具有灵活的栏目（目录）管理，可以象windows资源管理器一样创建任意级的栏目（目录），可以跨越组织建立栏目上，也可以在某个组织下建立栏目。
如建立公司新闻、规章制度、下载中心、报表中心、通知公告等
●信息审批：
可以调用工作流引擎对栏目的信息发布建立审核流程，实现某个栏目下的信息经过审核后才能发布。
●信息编辑：
给用户提供多种信息发布方式，HTML,WORD/EXCEL等，可提供HTML编辑器供在线编辑正文内容与拷入或导入WORD/EXCEL内容并且不变形，可在线编辑WORD/EXCEL文档，另外提供模板的功能，供用户发布信息时选择相应的模板发布。
●安全性：
提供栏目级的新建、维护、查看权限控制及信息级的查看权限控制，保证访问者只在权限允许的范围内查看、维护信息。
●信息查看：
以列表、详细、缩略图等多种方式查看信息列表,以多种方式查看详细信息与附件，媒体文件可以直接播放，网页可直接打开，附件可直接下载，可以基于文档讨论与交流，可以记录信息的查看情况便于相关人员跟踪信息查看情况，可以针对文档记笔记，打印等，查看时还可以禁止打印拷贝等。
图（信息查看页面）
●版本管理：
系统记录信息的每次修改版本，默认查看最新版本，可以查阅历史版本。
●信息附件：
可以上传多个附件，通过FTP的方式上传大的附件。
●网站结合：
跟ezOFFICECMS网站管理软件结合，可以将信息发布到网站中去，可以在信息管理平台管理网站信息。
●信息统计：
可以对信息的发布情况按组织、按人、按作者统计结合相应的绩效管理。
配置知识积分方案。
综合积分=贡献积分+推进积分+索取积分。
统计表
●全文检索：
系统提供丰富的信息检索能力，可以按标题、内容、发布时间等组合检索，支持全文检索。
●信息管理：
为信息维护人员提供信息转移、推荐，归档等管理功能。
2.3工作流程平台
工作流平台包括数据库定义、表单定义、流程定义（图形化流程定义工具ezFLOW）及工作流引擎，系统采用WFMC的流程标淮实现各种复杂流程的电子化流转,并且采用插件式的设计方法让工作流模块还可以被其它功能模块调用，完成相关的业务流程驱动,工作流程平台与各业务模块的关系如下：
●插件式：
独立的插件式设计，其它功能模块可以灵活调用工作流引擎，实现各功能模块的业务流转，如信息管理、公文管理、综合办公、名片订购等，工作流程作为独立的服务可被各模块引用，流程引擎与表单定义相结合产生工作流程的独立应用“工作流程”模块。
●设计工具：
提供图形化的流程设计工具，以所见即所得的方式设计流程，方便易用。
●构建复杂流程模型的能力：
智能的工作流引擎，提供标准活动、子活动、虚拟活动、自动返回等多种活动类型;采用前驱、后继的模式可以建立任意模型的流程，同时支持由流程办理人选择下一环节及由表单内容条件判断来实现流程的路由，并在条件路由时支持与表单中各字段的关系判断并支持与流程启动人或上一办理人的职务级别的判断。
图（流程定义）
图（活动定义-基本信息）
图（活动定义-操作按纽）
图（活动间关系定义）
●流程办理人（参与者）：
丰富的流程参与者的选择方式，可以按角色与组织或职位或发起人相同办公地点的组合计算得到参与人、也由当前办理人从指定范围中选择、从所有用户中选择，从上一办理人本部门中选择、可以是发起人，发起人的领导、以及从指定的群组中选择等多种方式满足日常办公中对流程办理人的选择要求。
●办理类型：
系统支持只有单个人办理的模式，支持从多个人中任一办理人办理完毕即可模式，支持多个依次办理模式，支持多人同时办理模式、允许办理过程中转给其他人办理模式、支持阅办不影响流程流转的模式。
●催办与提醒：
支持手动催办与提醒，自动催办与提醒，自动提醒通过系统中设置，设置时支持按固定的催办期限、根据表单内容得到相应的催办期限的催办方式，并可以设置到达办理期限后如何催办用户,在提醒方式上支持短信提醒，即时通讯提醒，系统中滚动提醒等多种提醒方式。
●接口：
预留丰富的扩展接口，可与其它业务管理系统进行数据交互，从而实现采用工作流建立各业务系统之间的通道，实现业务的顺畅连接。
●办理情况监控与跟踪：
所有涉及到流程的相关人员包括流程发起人，办理人，流程跟踪人员都可以通过图形化的方式查询流程的进展情况，随时了解流程动态并可以通过流程详细记录了解流程整个办理过程与签收情况，针对流程查询与实时跟踪。
●流程例如处理：
流程当前办理人可以退回流程，监控人可以撤办流程，收回流程，管理员可以转交流程给其他人员办理，当事人可以提前设置工作代理指定流程代办人。
●手写意见：
流程审批和灵活选择手写和键盘两种方式批写意见，可以在线编辑WORD及excel等多种形式的文档，痕迹保留，电子印章等。
●流程关联与触发：
可通过子流程进行流程与流程之间的关联，在子流程中可以链接到主流程，在主流程中可以链接到所有相关的子流程。
图-流程的项目关联
●归档与查询：
流程审批结束后所有信息可归档到档案管理保存，另外系统提供了丰富的查询统计能力，可以按流程、按表单任何元素组合查询并可以导出查询结果到excel，如下图可以查询在办流程与办结流程，可以将查询结果导出到excel进行分析。
图（办理查阅在办流程）
图（办理查阅在办流程-具体流程界面）
●工作代理：
可通过工作代理的方式授权他人代办流程审批工作，工作代理可以指定到流程，可以指定代理来自某范围内的流程。
●表单：
灵活的表单定义工具，可以定义各类流程表单，可从word/excle中定义工作流程所需表单样式并通过设置表单内容与自定义的数据库结合；实现强大的表单定义能力，自定义数据库不仅定义表单元素，还可以定义这些元素在界面的表现形式及可以关联数据库；可以实现主从表；实现不同流程环节表单不一样，并可以实现显示表单与打印表单不一致。
●流程办理：
流程办理时按待办、在办、办结等分类，并可按时间、缓急、类型等多种模式分类供用户选择办理优先级较高的流程。
图-流程监控
图-流程记录查询
2.4公文管理平台
2.4.1公文管理
公文管理系统是以工作流为基础定义的特殊工作流模块，主要负责实现内部公文管理电子化，由电子行文代替手工行文，解决公文传递慢及成本高、信息不及时、不同步、办理情况不易于跟踪，办理意见不利于查阅等问题。
系统实现了收文管理和发文管理及文件送审签等办理过程的自动化，利用工作流引擎可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档，公文管理模块关于流程方面的特性见工作流平台的描述，公文管理特有的特性包括：
●公文表单：
除了默认表单之外，管理员可以自定义收文、发文、文件送审签的表单，可以为不同的子单位建立不同的表单，同一表单可以定义多个流程并且控制流程权限，让不同的用户使用不同的流程。
●痕迹保留、电子签章、手写签名：
发文与文件送审签等支持WORD/WPS在线编辑，WORD与WPS的修改痕迹可以保留，根据需要显示干净的文档与有修改痕迹的文档；支持电子签章功能；支持手写签名。
●文档模板及WORD与HTML交互：
公文管理模块提供了自定义标签字段和公文模版的功能，可满足各单位各种发文格式的需要。
管理员可以自己设计单位的各类红头文件格式，在发文流转中，指定用户可以直接将编辑好的正文套用模板，并且将文号等信息自动加载到正文中。
●办理查阅：
系统对收发文的办理情况提供了丰富的查询功能，可以按多个关键字查询以了解收发文的办理情况。
●消息提醒与查看跟踪：
系统在收发文的办理过程中提供了短信、即时通讯等多种手段提醒下一办理人，并可以通过短信方式提醒所有收文用户并能够跟踪用户的收文情况。
●丰富的参数设置：
系统提供了文号、流水号、主题词等多种基础设置功能，其中文号设置满足多机关代字同一编号，支持跨年度是否重排及特殊效果的文号模式的设置，主题词采用国家标准的主题词设置等。
●收发文互相触发：
系统支持收发文的互相触发，收文可以转发文和文件送审签，发文可以转收文，并可以跟踪发文转收文后的办理进展。
●PDF及WORD：
系统支持发文时发送WORD或PDF文件。
●扫描接口与OCR识别：
系统提供了与扫描仪的接口，收文发文时纸质文件可直接扫描录入，同时结合WORD自带的OCR识别功能将附件可以识别成文本文件。
●公文交换：
同构系统支持跨系统多单位的公文交换，异构系统支持导出xml格式的公文交换。
2.4.2公文交换
ezOFFICE公文交换系统是为多套ezOFFICE系统之间交换公文而设计（如果多个单位采用大集中模式则公文交换指系统内的小交换，不属本节讨论内容），作为公文信息的传输交换通道，主要解决了一级机构与下属二级机构之间公文信息交换的需求，公文交换与ezOFFICE公文管理流程办理相结合实现公文全过程的管理与分发，公文交换的实现原理如下图所示：
图（公文交换原理）
●在一级单位部署公文交换中心，可以与一级单位的ezOFFICE办公系统部署在一台服务器上一个应用里。
●通过公文交换中心的单位管理功能设置各下属单位的账号，并将每个单位的账号信息生成一个配置文件，并将各单位的账号信息的文件配置在各下属单位系统中。
●各单位具有公文收发权限的用户可在自己单位的系统中访问公文交换客户端，访问公文交换客户端时可通过本单位系统中的单位ID配置文件读到本单位的账号并将此账号传递给公文交换中心，通过该单位账号识别该单位，进入公文交换中心后收取本单位的公文及以本单位的身份发公文。
ezOFFICE公文交换的网络部署图如下所示：
（1）单位设置:
单位设置用来设置各交换单位的单位账号
图（单位设置列表）
图（单位设置新增单位页面）
（2）已发公文：
显示所有已经分发的公文，点击标题可以查看公文的具体内容。
图（已发公文列表页面）
（3）未发公文：
显示所有的ezOFFICE系统中已经流转完毕并成文的但未分发的公文，点击标题或修改按钮进入可以进行分发。
图（未发公文列表页面）
图（公文分发页面）
（4）未收公文:
显示所有新收到的公文，点击新收到的文件可以转ezOFFICE系统中的收文流程，直接启动收文流程进入收文登记状态。
2.4综合应用平台
综合管理平台为日常工作中的各项办公事务提供了丰富的管理功能，并能通过一个自定义的平台由管理员再定义出新的模块出来，实现按自己的需要自定义模块并按自己的需求调整这些模块,系统提供的基础模块是资源使用、车辆管理、资料管理、物品管理、贺卡管理，问卷调查、网上调查、档案管理、会务管理、人事信息、培训管理等模块，外加自定义平台自定义一些管理模块。
2.4.1资源使用
从用户的角度，将当前用户都会使用的车辆资源、图书资源、会议室资源、设备资源等列出并标记状态，让每个用户可查自己可以使用的资源及其状态，并可以进行网上预订操作，预订可以与流程相结合，审批通过则表示预订成功。
资源预订跟流程相结合，通过流程审核后预订的资源生效。
2.4.2物品管理
对易耗的办公用品提供进销存管理，提供仓库管理，可以按仓库管理物品，在每个仓库下建立物品类别及物品信息，具备物品的库存超高与超低的预警能力，多次进货之间的物品价差加权平均，采购进货、领用出库、退库及退货时跟流程结合使用，具备报表功能，可以分单位、分品种查询物品流向及得到各单位的费用分摊表，及仓库报表等。
采购进货增加物品仓库库存，物品退货减少物品库存，是一对互逆操作。
领用出库减少物品库存，物品退库增加物品库存，是一对互逆操作。
统计报表
分品种存货盘点表
2.4.3合同管理
实现合同的流程审批、合同分类、存档及查询，合同约定情况提醒、统计报表等全过程的管理。
2.4.4车辆管理
管理车辆的详细信息及车辆的预订流程设置等及车辆的状态维护，车辆的使用预订情况管理及使用之后的详细用车信息的录入管理以及使用费用的管理，及根据用车信息产生的司机工作情况统计表、公司车辆月度、半年度费用报表、分部门的车辆月度费用报表、按年度的公司分部门车辆使用情况及费用报表。
图（车辆信息）
2.4.5资料管理
管理资料的信息及预订情况，并对资料提供分类管理及按登记类型的管理，以及对资料的借阅情况进行管理，可通过超期列表查看所有借阅超过期限未归还的资料并可以批量催还。
2.4.6网上调查
可面向特定的用户群设计单个的题目进行调查，题目的选择项可单选、多选，可针对答案统计各选项的投票率等。
2.4.7问卷调查
可面向特定的用户群设计多种类型的题目，包括单选、多选、问答等组成问卷，用户在线进行答题，系统自动计算结果。
2.4.8会务管理
会务管理提供与会议相关的资源与信息管理，实现会议通知、会议室及相关设备预订、等一体化管理，具体包括会议通知、会议室信息、会议室预订情况及预订流程设置，以及与会议相关的会议设备的情况及预订。
2.4.9设备管理
设备管理用来管理可借用设备的借用管理，可在线查询各种设备的预定情况，通过预定的流程进行设备借用申请，记录设备的申请使用记录。
2.4.10项目管理
项目管理和任务中心功能整合在一起，为项目组成员提供了项目文档共享、项目任务分配、项目进展汇报等功能，使项目各阶段环环相扣、步步为营、进度和质量可控。
2.4.11资产管理
管理资产从采购到入库、领用、送修、调拨、归还、退库、报废等各种生命周期的状态和过程。
2.5人事管理平台
人事管理包括人员信息管理、人事工作、统计查询三个子模块。
人员信息管理管理以人为对象，人的各项信息以卡片的方式展示，人在系统中的重要动作，如工作流程的办理情况、信息的创建情况、所负责的项目、创建的日志等一目了然。
图-人事卡片信息
下属卡片查询下属的详细人事信息，人事信息包括人的基本信息，详细人事信息，工作信息包括合同情况、受教育情况、奖励情况等，并记录员工奖惩情况，绩效考核，居住证办理及社保与工伤等情况；
组织结构是按组织统计各组织人数；
提供合同到达员工与生日到达员工的查询方便人事部门的人事管理；
人事卡片的各项内容如培训记录、奖惩记录、绩效考核、工伤、居住证办理、社保等均可授予不同人员权限维护。
统计报表可按时段统计人员异动表及人员结构分析。
●贺卡管理
可面向一定的人员群体设定节日与生日贺卡并设定提前多长时间提醒，节日或生日到达时相应人员登录系统即弹出贺卡祝福员工。
●考勤管理
结合考勤机数据、工作流程（请假、销假、出差、加班），管理人员的各种考勤状态，方便员工查看自己的考勤记录，并帮助人事管理者进行相应的考勤信息的统计和分析。
●培训管理
以考试或自测的形式培训，提供考试与自测题库的管理，题目类型包括单选、多选与问答，可设定题目的答案与分值。
自测时允许用户随机从各种分类中抽取题目组成自测卷，自测完毕弹出正确答案与用户答案的对比提示用户答卷的正确性，考试卷允许从各种类型题库中抽出题目组成试卷，考试完毕可以阅卷并评分。
图-试题库
2.6通讯沟通平台
通讯沟通平台包括内部邮件、论坛、短信及即时通讯，通讯沟通平台不仅作为独立的功能应用，还给系统提供丰富的信息提醒手段，其中短信及即时通讯与系统的各模块结合实现新信息、新流程、新任务、新催办等到达时的提醒。
通讯沟通平台给组织提供了丰富的打破组织边界与地理位置限制的沟通方式，弥补传统沟通方式的不足，使的组织的沟通能力大大加强，沟通成本大幅降低，其中的特点如下：
●内部邮件：
方便的选择收件人及群发功能，与短信结合提醒用户，无需要担心邮件收不到，无需要较高邮件维护成本，具有邮件匿名，收回错发邮件等功能，邮件分类管理，邮件容量控制等。
●论坛：
供用户内部交流，可为某群特定的用户设立论区，具备记录用户IP及用户的匿名功能,可设定某论坛帖子审核后发布，可设定某论区在某时间开放，可进行帖子转移，置顶等充分考虑内部论坛的各种管理需求。
●短信：
在系统中短信可作为独立的模块供用户收发短信，也可作为各模块的消息提醒，把信息推送给用户。
系统中独立模块短信主要是用来收发短信，并对各模块的消息提醒进行设置及短信费用使用限制的控制等。
●即时通讯：
即时通讯目前整合的产品是腾讯科技RTX、E-LINK等，实现OA系统和即时通讯系统的单点登录，消息和代办事项的提醒，在线感知等。
2.7个人办公平台
协同办公平台提供了多种个人办公套件供用户使用，将个人的日常办公实现电子化管理。
用户可以管理自己的个人信息、进行个性化设置、管理自己的人际关系信息、进行日常工作日程安排、管理自己和下属的工作汇报等。
具体功能如下：
●个人设置:
提供个人的基础设置功能，包括修改密码，个人信息设定，工作流程常用办公用语的设定，工作流程外出代理的设置，自定义群组及自定义提醒声音,系统皮肤设定，个人工作状态设定等。
●联系人（通讯录）：
包括内部联系人、公共联系人与个人联系人，内部联系人为系统内部的员工通讯信息，可按部门查询，可设定查看权限范围，公共联系人为共享的联系人信息，默认公开给所有人查看，可设定查看范围，个人联系人为当前用户自己的联系人信息。
●工作日志:
填写个人工作记录，查询下属工作记录，可按项目记录工作情况并按项目统计工时及为项目所做的所有工作记录，按天、工作周、月、列表多种方式显示工作记录。
●工作汇报:
可向领导汇报工作，工作汇报提供了周报、月报、共它报告等多种形式并提供了工作汇报模块的设置，用户可选择模板汇报工作；汇报时可自动显示工作日志内容供用户抽取工作日志内容作为汇报的内容；领导可转发员工的工作汇报，可评价月工作汇报并将工作汇报作为月考核的一种方式,人事部门可导出月绩效汇总作为考评依据，考核时允许用户申诉。
●任务中心:
为领导安排工作任务，员工管理个人工作任务提供管理平台。
●实用工具:
是个人使用的一些小工具，包括便笺、笔记本、日记、常用网址、万年历等小工具。
●个人文档管理：
个人网上硬盘空间，可管理个人的文档资料，并可以共享个人文档资料与查看共享给自己的文档资料，网络硬盘的容量可由系统管理员控制。
2.8系统管理平台
系统管理提供了系统运行的基础管理，是系统运行的前提，当系统多个单位运行在一套系统中并完全的信息独立时需要使用单位管理平台，每个独立的单位管理系统时使用系统管理即可。
单位管理平台：
提供给后台运营商的或多单位的单位管理系统，可管理单位及单位用户数，单位帐号的使用期限等。
系统管理：
是每个单位的管理员进行单位管理的平台，可以设立组织机构、用户、群组及角色、并给用户赋于群组及角色等。
可以进行系统的各用户的首页定义，系统的工作流定义、表单定义、自定义的功能模块的菜单定义，查看系统的用户日志等。
在大型集团式应用中系统管理的管理可以分级进行，即系统管理下可设置普通管理员，普通管理员下设立模块管理员，各单位通过ezOFFICE四维权限模型设计与分级管理体系设计达到既共享又独立的目的。
2.8.1基础设置
●系统设置:
为系统的一些功能开关，可通过配置的方式决定系统中的一些功能是否使用等。
●界面设置:
设置系统界面的窗口标题及左上角图标。
●访问IP控制:
设置系统安全访问的IP段，如果不在系统设置的IP段内访问系统则需要
开通“特权”用户，否则无法访问系统，这种设计是为了保护系统信息的安全，防止泄密。
●组织管理:
设置使用的组织架构。
●群组设置:
跨越组织结构让具有一定共性的人员组成群组，例如部门经理组，ISO项目组等以方便用户使用。
●角色管理:
角色是一组权限的集合，把权限赋给角色，再把角色赋于用户。
●用户管理：
维护系统的用户帐号及权限等，设定用户所拥有的角色下权限的数据范围。
●权限管理（四维管理权限）
传统的权限模型是由组织、权限、角色，四维权限模型就是在传统三维模型的基础上增加了第四维:
数据范围,通过设定数据范围,我们可以很方便地将某一用户所具有的某一功能权限限定在一特定的数据范围内。
有了四维权限模型，在协同办公中模拟复杂的工作分工就变得轻而易举了，这大大强化了协同办公系统的可用性和安全性，让我们广大用户可以轻松、完美地通过协同办公实现管理电子化，充分发挥电子化办公的强大优势，提高工作效率，产生巨大效益。
（一）多级管理角色
系统中的管理用户分成如下三种角
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