应付管理操作手册DOC.docx
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应付管理操作手册DOC
ORACLE应付管理系统
版本11i
操作手册
发行版1.0
2003年6月
第一章定义银行
您可以定义银行或结算行。
定义“银行”以记录内部银行，在内部银行中您是收款和（或）支出帐户的帐户持有人。
如果使用应付款管理系统，则您可以定义外部银行，在外部银行中您的供应商是帐户持有人。
此外，如果您使用Oracle应收款管理系统，请定义银行以记录支出帐户持有人为您的客户的外部银行。
定义“结算行”以记录处理您发送的收款信息磁带的银行。
然后，这些结算机构将创建您客户的收款信息磁带，并将其传送给所有汇款银行。
要输入基本银行，请执行以下步骤：
设置-付款-银行
1.在“银行”窗口中，输入所有基本银行信息：
银行名称、分行名称、银行编号、分行编号以及地址。
请使用表明其用途的银行帐户名，如“主要支出-美元”。
2.选择“银行”作为结算机构。
3.输入EFT（电子资金转帐）编号（可选）。
4.在“联系人”区域中输入银行联系人的名称和信息（可选）。
5.保存您所做的工作。
要输入结算行，请执行以下步骤：
1.在“银行”窗口中，输入所有基本银行信息：
银行名称、分行名称、银行编号、分行编号以及地址。
使用表明其用途的银行帐户名，如“主要结算-美元”。
2.选择“结算行”作为结算机构。
3.输入EFT（电子资金转帐）编号（可选）。
4.在“联系人”区域中输入银行联系人的名称和信息（可选）。
5.选择“相关银行”按钮。
输入与结算行相关的所有银行的银行名称和编号以及分行名称和编号。
6.保存您所做的工作。
定义内部银行帐户
您可以定义内部银行帐户来定义您作为帐户持有人的银行帐户。
Oracle应收款管理系统使用内部银行帐户来接收客户的付款。
Oracle应付款管理系统使用内部银行帐户向供应商支付资金。
要定义收款的基本银行帐户，请执行以下步骤：
设置-付款-银行（B）银行帐户
1.在“银行”窗口中查询现有的银行。
2.选择“银行帐户”按钮。
输入银行帐户名和银行帐号，并输入帐户类型和说明（可选）。
3.如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。
4.选择“内部帐户使用”。
5.在“GL帐户”区域中输入“现金帐户”。
6.在“应收款管理系统选项”区域中，输入汇款收款、贴现收款和短期负债的GL帐户信息。
7.在“其它应收款管理系统选项”区域中，输入收款和折扣GL帐户信息（可选）。
8.在“联系人”区域中输入联系人信息（可选）。
9.保存您所做的工作。
要定义支出的基本银行帐户,请执行以下步骤：
1.在“银行”窗口中查询现有的银行。
2.选择“银行帐户”。
输入银行帐户名和银行帐号。
如果您要使用此银行进行EDI网关付款，请输入帐户类型，并输入说明（可选）。
币种默认为您的本位币。
如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。
3.选择“内部帐户使用”。
4.在“GL帐户”区域中输入“现金帐户”等。
现金输入您要与银行帐户关联的现金帐户。
此帐户必须为资产帐户。
在您创建付款时，应付款管理系统将创建会计分录来贷记此现金帐户。
如果您启用了“允许调节会计”应付款管理系统选项，则应付款管理系统会使用在下一字段定义的现金结算帐户（而非现金帐户）来创建未调节发票付款的会计分录以贷记现金结算帐户。
在您使用Oracle现金管理系统调节付款并将应付款管理系统中的付款过帐后，应付款管理系统将创建已调节发票付款的会计分录来借记现金结算帐户和贷记您在此处输入的现金帐户。
如果您启用了“自动抵销”应付款管理系统选项并启用了“银行帐户”窗口中“应付款管理系统选项”区域的“合并帐户”选项，则在您创建付款时，应付款管理系统将为使用此银行帐户来支付的每个负债分配创建对应的现金付款分配。
应付款管理系统将使用您在此处定义的现金帐户与在“应付款管理系统选项”窗口中选择的“自动抵销方法”一起来创建现金付款分配。
现金结算取决于您在“应付款管理系统选项”窗口中选择的现金结算选项：
“允许调节会计”或“允许远期付款方法”，您可以使用不同的现金结算帐户。
如果您选择“允许调节会计”，请输入您要将其与银行帐户关联的现金结算帐户。
在您创建付款时，应付款管理系统将创建未调节发票付款的会计分录以贷记使用此帐户的现金结算帐户。
在您使用Oracle现金管理系统调节发票付款时，应付款管理系统将创建会计分录以借记此现金结算帐户和贷记此银行帐户的现金帐户。
您在此处输入的帐户将成为“付款单据”窗口中“GL帐户”区域的“现金结算帐户”字段的默认值。
如果要使用远期付款方法，请输入您要将其与付款单据关联的结算帐户。
如果您使用人工远期或远期付款方法的付款单据来支付发票并将应付款管理系统中的付款过帐，则应付款管理系统将自动借记负债帐户并贷记此帐户。
如果您使用应付款管理系统或Oracle现金管理系统中的自动或人工调节来结算此付款，然后将应付款管理系统中的付款过帐，则应付款管理系统将借记此现金结算帐户和贷记此银行帐户的现金帐户。
银行手续费如果您启用了“允许调节会计”应付款管理系统选项并使用Oracle现金管理系统来调节付款，请输入您要将其与银行帐户关联的银行手续费帐户。
在您使用Oracle现金管理系统来调节发票付款时，应付款管理系统将创建会计分录以记录使用此帐户的银行手续费。
您在此处输入的帐户将成为“付款单据”窗口中“GL帐户”区域的“银行手续费帐户”字段的默认值。
银行差错如果您启用了“允许调节会计”应付款管理系统选项并使用Oracle现金管理系统来调节付款，请输入您要将其与银行帐户关联的银行差错帐户。
在您使用Oracle现金管理系统来调节发票付款时，应付款管理系统将创建会计分录以记录使用此帐户的所有银行差错。
您在此处输入的帐户将成为“付款单据”窗口中“GL帐户”区域的“银行差错帐户”字段的默认值。
确认收款如果您使用应收款管理系统的“自动收款”功能并要求在核销收款之前将收款信息发送给客户，则应收款将一直保留在“应收帐款”帐户中直到客户确认为止。
在确认之后，应收款将从“应收帐款”帐户冲销并记入“确认收款”帐户。
如果不要求您将收款信息发送给客户，则应收款将自动从“应收帐款”冲销并记入“确认收款”。
5.在“应付款管理系统选项”区域中，输入付款批的默认信息。
记录您是否允许零额付款以及其是否为合并帐户。
6.在“帐户联系人”区域中输入联系人信息（可选）。
7.进行定义和维护应付款管理系统付款单据的程序。
附：
定义和维护应付款管理系统付款单据的程序
使用“付款单据”窗口以定义内部银行帐户的付款单据。
付款单据的实例有支票或电子付款。
在使用银行帐户来创建发票付款之前，您必须至少创建一个付款单据。
您可以为内部银行帐户创建任意多的付款单据。
在您定义付款单据时，您仅能选择使用与银行帐户相同币种的付款格式。
如果银行帐户是多币种银行帐户，则您可以选择外币付款格式或多币种付款格式。
要定义付款单据，请执行以下步骤：
设置-付款-银行（B）银行帐户（B）付款单据
1.在“银行帐户”窗口中查询支出银行帐户。
选择“应付款单据”以定位至“付款单据”窗口。
2.输入付款单据名称，此名称在银行帐户中是唯一的。
选择支出类型和付款格式。
在“最后单据编号”字段中输入您用于付款单据的最后付款单据编号。
在“最后可用单据编号”字段中输入可用于付款单据的最后付款单据编号。
3.在“附加信息”区域中，输入您要应付款管理系统在每个自动付款批或快速付款初期打印的设置支票数。
如果您要使用序列编号功能，请指定“单据类别”（可选）。
如果您启用了Oracle现金管理系统的集成功能来进行调节，请改写“GL帐户”区域中的GL帐户（可选）。
如果您选择使用“远期付款方法”格式，请改写“GL帐户”区域中的现金结算帐户（可选）。
4.保存您所做的工作。
定义客户银行帐户
如果您使用Oracle应收款管理系统，则可以输入客户的银行帐户信息。
在您接收客户的电子付款时，应收款管理系统将使用此信息。
要定义客户银行帐户，请执行以下步骤：
1.在“银行”窗口中查询现有的银行。
2.选择“银行帐户”按钮。
输入银行帐户名和银行帐号，并输入帐户类型和说明（可选）。
如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。
3.选择“客户帐户使用”。
4.在“联系人”区域中输入联系人信息（可选）。
5.保存您所做的工作。
定义供应商银行帐户
您可以为帐户持有人为您的供应商的银行帐户输入信息。
然后，您可以将这些帐户指定给供应商和其地点。
在您为供应商创建电子付款时，应付款管理系统将使用此银行信息。
要定义供应商银行帐户，请执行以下步骤：
1.在“银行”窗口中查询现有的银行。
2.选择“银行帐户”按钮。
输入银行帐户名和银行帐号。
输入EDI标识号。
输入帐户类型和说明，并更改默认为本位币的帐户币种（可选）。
如果您要使用银行帐户验证，请输入“支票数字”。
3.选择“供应商”作为“帐户使用”。
4.在“供应商指定”区域中列出供应商，并列出使用此帐户接收电子付款的供应商地点（可选）。
5.在“帐户持有人”区域中输入帐户持有人信息（可选）。
在“帐户联系人”区域中输入联系人信息（可选）。
6.保存您所做的工作。
7.在“供应商”和“供应商地点”窗口的“银行帐户”区域中，核实已列出其相应银行帐户的每个供应商和地点。
对于具有多个银行帐户的供应商和供应商地点，请指定每个期间和每个币种的一个银行帐户作为基本银行帐户。
请参阅：
供应商和供应商地点窗口中的银行帐户区域
附：
供应商和供应商地点窗口中的银行帐户区域
如果您选择“供应商”作为“银行帐户”类型，则可以使用此区域将供应商银行帐户指定给供应商和供应商地点。
在此区域中输入信息可以更新“供应商”和“供应商地点”窗口中的“银行帐户”区域。
名称使用此分行来接收电子付款的供应商名称。
如果您输入供应商时没有指定地点，则应付款管理系统会将您为供应商输入的任何新地点默认给此银行帐户（现有地点除外）。
编号使用此分行来接收电子付款的供应商的供应商编号。
地点使用此分行的供应商的供应商地点。
有效日期自/至如果您要设置一个时限，让此供应商地点使用此银行帐户作为银行帐户并以该银行帐户的币种接收电子付款，请输入起止日期。
基本启用此复选框以将其作为默认银行帐户，使供应商或地点以银行帐户币种接收电子付款。
对于具有银行帐户指定的所有供应商和供应商地点，您均必须对每个币种指定一个银行帐户以作为基本银行帐户。
定义多币种银行帐户（参照内部银行）
如果定义了多币种银行帐户，则您应对其使用人工付款调节。
应付款管理系统将存储您在初始化付款批、输入人工付款或创建快速付款时输入的付款币种。
您从银行收到的银行文件明细将包含银行帐户币种。
由于在您使用多币种银行帐户时付款和银行帐户的币种可能不同，自动调节可能会生成很多例外信息。
要定义多币种银行帐户，请执行以下步骤：
1.定义收款或支出的基本银行帐户。
如果您要定义收款的银行帐户，请在“应收款管理系统选项”区域中启用“多币种收款”选项。
如果您要定义支出的银行帐户，请在“应付款管理系统选项”区域中启用“多币种付款”选项并输入已实现收益和已实现亏损帐户。
2.保存您所做的工作。
定义外币银行帐户（参照内部银行）
要定义外币银行帐户，请执行以下步骤：
1.定义收款或支出的基本银行帐户。
如果您要定义支出的银行帐户，请在“应付款管理系统选项”区域中输入已实现收益和已实现亏损帐户。
2.保存您所做的工作。
控制AP会计期状态
应付款管理系统允许您在打开会计期中撤消发票分录、付款分录和付款。
您可以在“将来”会计期中输入发票，但无法过帐“将来”会计期中的任何发票，直至您将期间的状态更改为“打开”为止。
应付款管理系统中的可用期间状态打开未打开、将来、打开、关闭和永久关闭。
在您将期间状态更新为“关闭”时，应付款管理系统将自动检查在此期间中是否存在任何未过帐的发票或付款，或任何未确认的付款批。
如果在您尝试要关闭的期间中存在未过帐的记录或未确认的付款批，应付款管理系统将阻止您关闭此期间，并自动提交“未过帐发票清除”报表。
您可以使用此报表来查看期间的所有未过帐事务处理。
如果要将所有未过帐事务处理从一个期间移至另一期间，您可以提交“未过帐发票清除”程序，然后关闭您所在的期间。
应付帐款期间与总帐期间是分开的。
要更改会计期的状态，请执行以下步骤：
设置-日历-会计-AP控制期
1.在“AP会计期”窗口中将期间状态更新为以下状态之一：
未打开应付款管理系统不允许您在从未打开的期间内撤消发票分录、付款分录或付款。
在您第一次定义期间时，应付款管理系统将对期间指定“未打开”状态。
在将状态更改为“将来”或“打开”之后，您将无法将其重新更改为“未打开”。
将来应付款管理系统允许“将来”期间中的发票分录。
“审批”将挂起您在“将来”期间内输入的任何发票的过帐和付款。
“审批”将在您打开期间并重新提交审批时释放挂起。
应付款管理系统不允许撤消“将来”期间内的付款分录或付款。
应付款管理系统允许您依据“应付款管理系统选项”窗口中输入的数字来限制将来期间数。
在将“将来”期间的状态更改为“打开”之后，您无法将其重新更改为“将来”。
打开应付款管理系统允许“打开”期间内的发票分录、付款分录、付款撤消和过帐。
如果某个期间为调整期间，您将无法打开此期间。
您可以使用“定义日历”表单来定义调整期间。
调整期间可以具有重叠的日期。
关闭应付款管理系统不允许“关闭”期间内的发票分录、付款分录或付款撤消。
如果与“关闭”期间对应的总帐和采购期间均为“打开”，您可以重新打开“关闭”期间。
应付款管理系统将阻止您关闭具有未过帐发票或付款的期间。
应付款管理系统也将阻止您关闭具有未确认付款批的期间。
要关闭具有未过帐发票或付款分配的期间，请提交过帐（一直到期末），也可以提交“未过帐发票清除”报表以将所有剩余的未过帐事务处理从一个期间移至另一期间。
永久关闭应付款管理系统不允许“永久关闭”期间内的发票分录、付款分录或付款撤消。
您无法重新打开“永久关闭”期间。
2.保存您所做的工作。
定义帐龄
使用“帐龄分期”窗口，您可以为发票帐龄报表定义时间周期。
发票帐龄报表提供了有关您的指定四个期间内到期发票付款的信息。
应付款管理系统将在四栏中显示发票信息。
每栏对应一个期间。
在提交发票帐龄报表时，您可以选择用于报表的帐龄分期类型。
您可以随时使用“帐龄分期”窗口来修改或重新排列某个帐龄分期类型内的期间。
要定义帐龄分期，请执行以下步骤：
设置-日历-帐龄期间
1.在“帐龄分期”窗口中输入您要定义的帐龄分期类型的名称和说明。
在您提交发票帐龄报表时，如果此值有效，它将以“类型”参数值列表的形式出现。
要激活帐龄分期，请选择“有效”。
2.输入每个帐龄分期：
输入期间的天数范围。
例如，要定义报告在下一个7天内到期发票付款的期间，请输入“-7天至0天”。
1.保存您所做的工作。
第二章供应商
设置外部供应商
在“供应商”窗口中设置供应商，以记录向您提供货物或服务的个人或公司信息。
您也可以输入为其偿付费用报表的员工。
在输入从多个地点开展业务的供应商时，您仅能存储一次供应商信息，并为每个地点输入供应商地点。
您可以将供应商地点指定为支付地点、采购地点或RFQ唯一地点。
例如，对于单一供应商，您可以从多个不同地点采购货物，并将付款发送至多个不同地点。
多数供应商信息可自动为所有供应商地点所默认，以便输入供应商地点。
系统将使用您输入的供应商和供应商地点信息，以便稍后为供应商地点输入事务处理时输入默认值。
您在“供应商”窗口输入的大部分信息仅用于在“供应商地点”窗口中输入默认值。
当系统在稍后的事务处理中输入那些信息时，即使供应商地点值为空而供应商具有值，它也仅使用供应商地点信息作为默认值。
如果您在供应商层更新信息，它并不更新现有的供应商地点。
在输入供应商时，您也可以记录一些信息作为参考，如联系人姓名或供应商为您指定的客户编号。
要输入基本的供应商信息，请执行以下步骤：
供应商-录入
1.在“供应商汇总”或“供应商”明细窗口中输入唯一的供应商名称。
如果启用“财务系统选项”窗口中的“自动供应商编号”选项，应付款管理系统将自动为您输入供应商编号。
如果您未启用此选项，请输入唯一的供应商编号。
（可选）在“纳税人标识”字段中输入供应商的纳税标识号。
例如，个人的社会保险编号、公司或合伙企业的联邦标识号/联邦纳税标识。
（可选）如果您正输入增值税供应商，请在“纳税登记编号”字段中输入增值税（VAT）登记编号。
如果您要防止某日期之后此供应商的发票或采购订单的输入，请输入失效日期。
2.如果您正使用“供应商汇总”，请选择“打开”以定位至“供应商”明细窗口。
输入您要在“供应商”明细窗口相应区域记录的附加供应商信息。
如果信息同时显示在“供应商地点”窗口，则供应商地点将默认这些供应商信息。
有关任何区域的详细信息，请参阅以下字段参考。
会计、银行帐户、分类、控制、电子付款、通用、发票税、付款、采购、接收、纳税申报、预扣税
3.要在“供应商”明细窗口的“地点”区域中输入供应商地点，请选择“新建”，然后选择“打开”以定位至“供应商地点”窗口。
供应商-录入（B）地点
输入供应商地点名称和地址。
地点名称不会出现在您向供应商发送的单据中。
您可以在事务处理输入期间从值列表中选择供应商地点时将其用作参考。
输入您要在相应区域记录的任何附加供应商地点信息。
如果供应商信息对为供应商所输入的、它的新供应商地点自动默认，则您可以改写这些默认值。
有关任何区域的详细信息，请参阅以下字段参考。
会计
银行帐户
联系人
控制
客户
电子付款
发票税
付款
采购
地点使用及电话
纳税申报
预扣税
4.保存您所做的工作。
会计区域：
供应商会计值是您为供应商输入的所有新供应商地点的默认值。
供应商地点会计值是供应商地点所有新发票的默认值。
您可以在供应商地点输入和发票输入过程中改写任何会计默认值。
分配集为供应商地点输入的所有发票的默认分配集。
您可以在“分配集”窗口中定义值列表的附加分配集。
如果使用多组织支持功能，您只能在供应商地点层将值输入此字段。
负债帐户供应商地点发票的负债帐户和说明（多达240个字符）。
供应商默认值是负债帐户的财务系统选项。
在您创建默认的负债帐户时，应付款管理系统将对输入的每个供应商默认此负债帐户。
您可以改写此默认值。
在您输入发票时，应付款管理系统将自动对发票默认供应商地点的负债帐户。
您也可以改写此默认值。
如果使用多组织支持功能，您只能在供应商地点层将值输入此字段。
预付款帐户供应商发票的预付款帐户和说明（多达240个字符）。
供应商默认值是预付款帐户财务系统的选项。
如果使用多组织支持功能，您只能在供应商地点层将值输入此字段。
银行帐户区域：
使用此区域，您可以记录供应商和供应商地点用于电子付款事务处理的供应商银行帐户。
您可以在“银行帐户”窗口中定义供应商银行帐户。
您在“银行帐户”窗口中对供应商或供应商地点指定的银行帐户将在此处显示。
您在“供应商”和“供应商地点”窗口的此区域中输入的信息将在“银行帐户”窗口的“供应商指定”区域中显示。
在您保存供应商地点之后将出现新供应商地点的银行帐户区域。
在您输入供应商地点的银行帐户时，应付款管理系统将默认供应商的所有有效银行帐户。
您可以随时添加或删除供应商或供应商地点的银行帐户。
更新供应商的银行帐户将不影响现有供应商地点的银行帐户。
控制区域：
通过对供应商地点而非每张单个发票应用挂起，您可以防止支付多个供应商发票。
您可以为供应商地点启用多种类型的供应商相关挂起。
应付款管理系统同时在供应商层提供了这些选项，但它仅使用这些值来提供您所输入的新供应商地点的默认值。
您在“供应商地点”启用的选项可以控制应付款管理系统的处理过程。
挂起所有付款最具有限制性的供应商地点挂起。
通过选定供应商地点的“挂起所有付款”，您可以防止供应商地点被选定用于在付款批期间付款或快速付款。
在撤消选定供应商地点的“挂起所有付款”选项之前，您不能支付供应商地点的发票。
注意：
如果在供应商地点启用“挂起所有付款”选项，由于它是供应商挂起而非发票挂起，因此“发票窗口”中的“挂起”字段并不反映此选项。
挂起未匹配发票如果您为地点启用此选项，则应付款管理系统将对“项目”类型分配未匹配采购订单的发票应用“要求匹配”挂起（除非按会计代码组合的分配总和为零）。
应付款管理系统将在“审批”期间对发票应用挂起。
您不能在释放挂起之前支付发票。
您可以通过将发票与采购订单匹配并重新提交“审批”来释放此挂起，或者在“发票工作台”的“挂起”窗口人工释放挂起。
默认值是您在“财务系统选项”窗口中选择的“挂起未匹配发票”选项。
但如果这是系统在“发票导入”期间自动创建的供应商，则默认值是您在“应付款管理系统选项”窗口的“费用报表”区域中定义的“挂起未匹配的费用报表发票”选项。
挂起将来发票如果启用了此选项，应付款管理系统将自动对为该地点输入的所有新发票（包括EDI发票）应用“供应商”挂起。
应付款管理系统可以在您保存发票时应用此挂起。
您仍可以支付先前为供应商地点输入的发票。
您可以在“发票工作台”的“挂起”窗口人工释放挂起。
如果不再挂起供应商地点的将来发票，请撤消选定此供应商地点选项。
挂起原因您要对发票应用发票挂起的原因。
发票限额如果输入的供应商地点发票超过您指定的发票限额，则应付款管理系统将在“审批”过程中对发票应用“金额”挂起。
此挂起还可应用于您导入的EDI发票。
您不能在释放挂起之前支付发票。
您可以通过调整发票额来释放挂起，或者在“发票工作台”的“挂起”窗口人工释放挂起。
采购区域：
所有供应商采购值将默认到您输入的新供应商地点。
注：
如果使用多组织支持功能，则您在“财务系统选项”窗口中输入的值将默认到供应商和供应商地点。
供应商地点值将默认到采购订单和请购单。
您可以在供应商地点输入和采购单据输入的过程中改写任何采购默认值。
开单至地点供应商发送有关货物或劳务发票的目的地地点。
此字段的默认值是您为“开单至地点”定义的财务系统选项，且供应商地点默认值是您输入的供应商选项。
FOB供应商的船上交货价（FOB）代码。
默认值是您为FOB定义的财务系统选项，且供应商地点默认值是您输入的供应商选项。
装运条件您与供应商议定的装运条件，以确定是否您或供应商支付从供应商处订购的货物的运费。
供应商默认值是您为“装运条件”定义的财务系统选项，且供应商地点默认值是您输入的供应商选项。
挂起原因您要阻止审批供应商采购订单的原因。
仅在启用“采购订单挂起”字段时，您才可以在此字段中输入值。
系统并不采用此信息；它仅供您参考。
采购订单挂起如果启用此字段，您可以创建供应商地点的采购订单挂起，但不能审批该采购订单。
要删除挂起，您必须人工释放挂起。
发运目的地供应商进行装运或发送有关货物/劳务发票的地点。
此字段的默认值是您为“发运目的地”定义的财务系统选项，且供应商地点默认值是您输入的供应商选项。
发运途径您与供应商一起使用的装运方法。
默认值是您为“发运途径”定义的财务系统选项，且供应商地点默认值是您定义的供应商选项。
凭收据付款区域：
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