考勤管理系统说明文档+TCP门禁最新范本模板.docx
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考勤管理系统说明文档+TCP门禁最新范本模板
考勤管理系统说明文档
第一章考勤系统安装说明
1。
1安装要求
操作系统：
windows2000以上版本
数据库：
SQLServer
安装内存要求：
16M
1。
2安装步骤
第一步：
点击Setup图标，进入考勤系统安装向导,点击下一步。
第二步:
仔细阅读许可协议后如同意请点击“我接受”，进入下一步。
第三步:
选择安装位置，默认为：
C：
\ProgromFiles\考勤管理系统,如需更改安装位置,请点击“浏览“,选择你想到的安装位置,点确定后点击“下一步”。
第四步：
选择在开始菜单中创建程序快捷方式的位置，点击“安装“后开始安装。
第五步:
进入完成考勤管理系统安装向导画面，如需安装后运行考勤管理系统请勾选运行“考勤管理系统”,点击“完成”后完成考勤管理系统的安装。
第二章考勤系统使用说明
说明:
在使用之前请确保考勤机与服务机的正确连接（方法见考勤机说明书），本系统使用过程中，请始终保持数据库的开启.
2。
1登陆
2。
1.1进行本地参数设置
点击考勤管理系统图标进入本地参数设置（见图2—1），以下对各参数进行说明。
数据库地址：
为需要连接数据库的IP地址，如连接本机数据库，此项可以不填。
数据库用户/数据库密码：
填入所连数据库的帐号及密码。
数据库名称:
选择YQSHDB,如为第一次进入系统会创建一个数据库YQSHDB，如已有使用数据库YQSHDB并进行了保存则会直接调用数据库YQSHDB。
图2—1
2。
1。
2进入考勤管理系统
输入考勤管理系统用户帐号及密码，点击“确认”后即进入系统（见图2-2）。
说明：
用户分为系统管理员（可执行系统里的所有操作）及普通操作员（权限由系统管理员设定），系统默认系统管理员的用户名称：
admin（不区分大小写）用户密码：
admin（注意为小写），为考虑系统安全性，建议系统管理员进入系统后立即修改此默认密码（方法请见：
操作员管理中的修改密码）
图2—2
登陆后进入主导航（见图2—3），建议按主导航顺序进行各项设置.
图2-3
2.2基础资料管理
2.2.1工作站配置
工作站配置包括新增工作站（对应一个服务器IP地址），新增区域及新增工作组（对应一个考勤刷卡机，配置方法见设备管理节）。
举一个例子进行说明,以便更好的理解.
A公司有二个部门（开发部，销售部），需用一台服务器，两台考勤机来进行考勤管理，则需建一个工作站，两个区域，每个区域下建一个工作组。
以下针对此例子来详细说明。
2。
2。
1.1新增工作站
点击“新增工作站"后,依次填入以下数据后点保存，下面对各参数加以说明.
工作编号：
系统按自然数顺序生成
工作站名称:
输入你的工作站名称
工作站地址：
为工作站的服务器IP地址如:
192。
168。
1.39
工作站类型：
考勤工作站
发卡设备：
此项在设备管理中设置，具体方法见设备管理节。
你可用同样的方法新建多个工作站，但至少得建一个，如图2-4，建了A公司工作站。
图2—4
2.2。
1。
2新增区域
方法一：
新增工作站保存之后，有提示“工作站添加成功！
是否现在为本工作站设置工作区域与工作组?
”,点击“是”,输入工作区域名称。
方法二：
点击工具栏上的新增区域。
输入区域名称，enter后成功（如需修改此区域名称，则单击名称进入编辑状态输入新的名称，或先选定此区域点击工具栏上的修改，输入新的名称即可）.
当然你可以新建多个区域,但至少得建一个。
见下图2-5，建了二个区域（开发部,销售部）
2.2.1。
3新增工作组
选定需建工作组的工作区域，点击工具栏中的新增工作组，此时你会发现区域名的前面多了一个“+"的标识，说明新增工作组成功。
选定工作组，单击或点击工具栏上的修改进行名称的修改.见下图2—5，开发部，销售部各建一个工作组.
图2-5
2。
2.1。
4删除工作站/区域/工作组
选定要删除的工作站/区域/工作组，点击工具栏中的删除，点工具栏中的刷新后发现删除的工作站/区域/工作组已不再存在.
2。
2.2部门定义
设置部门结构，最底级部门下设置人员,此数据在人事资源管理中的人员资料中引用。
如下图2-6所示,建立A公司下面的二个部门,开发部及销售部，注意，此部门跟工作站工作组无必然联系，工作站的设置只是为了设定服务器及考勤机，与人事资料完全无联系，而部门则是人事资料中的一个重要项。
图2-6
2。
2.3数据字典
数据字典为根据本企业的需要自定义的一些数据的编码（此些数据在人事资源管理中的人员资料中引用）,其中民族编码及地域编码中已初始化一些编码,你可以根据自企业人员资料的需要添加各类型编码。
添加编码的方法为:
左边编码设置中,选择要新增编码的类型,点击工具栏上的“新增编码"，输入类型编号及类型名称,点确定即可,如下图2-7所示
图2—7
2.2。
4卡类型定义
人员发放卡片类型，设定发卡时的各项费用.
2.2.4。
1新增类型
点击卡管理类型中工具栏上的卡类型定义,并对各选项的值进行个性化的设置,如下图2—8所示:
图2-8
2。
2.4.2修改类型
选定要修改的卡,点击工具栏上的修改类型，修改其中数据点确定即可。
2.2。
4.3删除类型
选定要删除的卡,点击工具栏上的删除类型，确定即可。
2。
2.5节假日定义
设定节假日,该设置将在排班和考勤计算中生效。
点击工具栏中的增加假日，如下图所示，注意:
为了规范日期输入格式化，节假日期直接拖选日历中的时间即可（如节假日为二天以上，则从日历中用鼠标从开始的日期拖动到结束的日期即可）。
点保存设置即定义OK，见下图2—9。
图2-9
以上即进行了基础资料管理的所有设置，点击返回主导航，点设备管理进行设备管理设置。
2。
3设备管理
2。
3。
1设备信息管理
2。
2节进行了站点的配置,本节将对每个工作站配置考勤设备,如下图3-1,在左区域中选择工作组（注意，应选定工作组而不是工作站或是区域,因工作站和区域是不能添加设备的,图中选中开发部下的01工作组）点击工具栏中的“添加设备”。
2.3.1.1设备资料
点击“设备资料"依次填入所列参数后点“保存设置”，见图3-2，各参数说明如下：
机号:
可设为1到65535之间的任何数据，但应与考勤机中的机号保持一致
设备名称:
输入有意义的名称，如考勤机等。
设备类型:
为考勤机
设备密码：
设置修改考勤机参数的密码，默认为0000
通讯端口：
输入考勤机接到服务器的端口。
联机方式：
分为串口连接及TCP/IP通讯，如果用以太网进行连接,则选择TCP/IP通讯。
如果设置为TCP/IP通讯,则需进行IP地址的设置,如果选择串口连接,则IP地址无需设置。
IP地址:
考勤机的IP地址。
服务器地址:
考勤机的IP地址，如为本机可不填写.
图3—1
2.3.1。
2考勤机参数
勾选设备名称,对其进行考勤机参数的设置，见图3—2
2.3。
1.2。
1常规参数
重复刷卡间隔:
设置刷卡间隔时间（注意设置后点下载把数据下载到考勤机中）.
现在时刻:
点校正可把考勤机时间与服务器时间保持一致。
使用扇区：
：
（注意设置后点下载以把数据下载到考勤机中，此扇区必须与考勤机中设置的使用扇区保持一致,且与系统管理下的系统参数设置的扇区保存一致）.
图3-2
2.3。
1。
2.2打卡规则
规则编号为系统按正整数顺序生成（0。
1。
2…），
起始/结束考勤分组：
选择起始与结束的考勤分组,此分组在2.2。
3数据字典中定义,人员资料中的考勤资料中引用,注意：
只有人员的考勤分组在此范围内才可正常刷卡。
起始/结束打卡时间：
设定打卡的有效时间段。
响铃次数:
刷卡时响铃次数
响铃时间：
刷卡时响铃时间
设定OK后点确定，如下图3-3所示.
图3-3
可通过同样的方法创建多个规则。
此时我们可以从面板的右下方看到所有创建的规则，但此时的规则只是建立,并没有下载到考勤机上,所以你此时刷时并不会有定义规则里的效果，还需点击面板上的”下载规则”把需要的规则下载到考勤机中去,下载成功后，你刷卡时就会有你规则定义中的效果。
2.3.1。
2。
3响铃设置
点击添加响铃，在面板的右下角填入各参数，如参数的说明如下：
编号：
系统自动生成的顺序整数（如0,1，2）
响铃时间：
设置你考勤机上的响铃的时间。
响铃延时:
设置响铃的时间长度
点击“保存响铃”，则此响铃已设置OK，注意需点击“下载响铃”，把此响铃下载到考勤机.如下图3—4所示：
图3—4
2.3.1。
2。
4部门下载
把部门下载到考勤机上，这样此部门所属人员刷卡时会显示所在的部门，同时可通过删除选择/全部部门来删除考勤机上的部门信息。
勾选所需下载的部门，点工具栏上的“下载选择部门”，提示“下载部门*到设备＊成功”，下载成功！
!
2.3。
1。
2.5人员下载
人员下载，把需要在此考勤机上刷卡的人员下载到考勤机中，这样,刷卡的数据才会有效，否则会显示“无资料刷卡”。
点击人员下载中的“选择人员”来选择单个或多个人员,并把数据下载到考勤机中,
下载可以用下白名单及下黑名单（用户在换卡、挂失、注销时将当作废的卡号写入黑名单,考勤机有此人的资料，但是刷卡的数据不会流入到数据库中），
删白名单及删黑名单（如一卡原来设为黑名单，则删黑名单后此卡不再是黑名单）可删单个人员名单，清空名单（删除考勤机中的全部数据）.
OK后点所配置的工作组，即可在右上角看到设备,选定此设备，点右键，出现提示“设置为发卡设备”可把考勤机设为发卡设备。
2.3.2设备监控
普通操作员进入时可实时监控刷卡信息（注意如果是超级用户登陆则不可使用此功能）实时监控信息包括打卡流水表及打卡详细信息,打卡流水表实时显示打卡信息，打卡详细信息显示打卡人员信息，如果在打卡时,打卡流水表中无实时数据,请检查考勤机与服务器是否连接好。
2.4人事管理
2。
4。
1新增人员
点工具栏上的新增人员,进行人事资料及考勤资料的填写
2.4.1.1人事资料
此时我们发现在人事资料表中引用了数据字典中定义的编码,在人事资料中填入人员的各项资料，如下图4—1所示,
。
图4-1
2.4.1。
2考勤资料
以下对考勤资料的各参数进行说明
开始考勤时间:
输入考勤开始的时间.
适用考勤制度：
在2。
6.2考勤制度管理中定义,需在考勤制度定义后再对此项进行选择。
适用考勤分组：
在2.2.3数据字典中定义。
数据填入OK后，点确认。
注意“确认”后如显示“数据存储异常，存盘失败”,则可能是你输入的身份证号大于18位的原因。
可通过员工档案管理工具栏上的修改,删除,查询进行人员的修改删除查询，并可通过工具栏上的导出功能,把所有人员资料导出到相关文档中。
工具栏上的首页，向前，向后末页，跳转实现员工档案的翻页。
人事管理资料建OK后点返回主导航，进行卡管理设定
2。
5卡管理
卡管理包括“发卡中心”,“卡片挂失”，“个人换卡”，“个人解挂”，“卡片注销”，“补发新卡”，其各功能的使用流程如下：
图5—1
2。
5。
1发卡中心
点“发卡中心”进行卡的批量发卡管理,首先需选择需要发卡的人员，步骤如下：
第一步:
点工具栏中的“选择人员”，选择人员可在按部门在“部门”下选择，也可按帐号，卡号等信息在”其他”中进行选择.
在“部门”中选择人员方法：
在“部门”中双击人员所在部门，部门中所有人员都出现在待选择人员中，在待选择人员中选择需要发卡的人员,双击或点击第一个箭头符号（“待选择人员”与”已选择人员”之间）,如需把”待选择人员”全部选中，则点击第二个箭头符号，待选择的人员全部被选择到已选择人员,下两个箭头实现已选择人员的去除）,OK后点确定，如下图5—2所示:
图5-2
在“其它“中选择人员方法：
点其它,见图5-3，可通过输入帐号，工号，入职日期或通过“高级”及“自定义”来设置查询条件（单选,只能根据其中的一个条件来选择），通过帐号，卡号,工号，入职日期来选择人员十分简单，这里具体说一下通过“高级“及“自定义”方法。
图5-3
“高级”设置方法如下：
勾选“高级"点”设置”，可通过人员信息,卡信息或考勤信息来设置查询条件，如想查找学历为“高中以上”性别为“女性”的人员信息，设置如下图5-4：
图5—4
通过“自定义”可根据一些特殊的要求进行更“高级"人员选择，设置方法如下：
勾选“自定义”点设置，可以看到,有四种逻辑关系，分别为与，或,非（与），非（或），见下图5-5
图5-5
举例子来说明其用法。
如需选择名字中有兰，民族为汉族（编码为01）或回族（编码为02）的人员。
首先查询要同时满足名字与民族两个条件，所以第一层关系我们要选“与"，则右键点击“过滤条件”选择“添加组",“应用所列条件”选“与"。
然后民族满足汉族或回族中其一，所以民族是一个多层条件，也需添加组，“应用所列条件"为或，如图5-6所示：
图5-6
确定后我们发现选择的人员全出现在卡批量管理中,如下图5—7所示，点“配卡”则可进行所有选择人员的发卡（注意此时的操作必须有设备为发卡设备,可以把读卡器或考勤机设为发卡设备,具体方法见，2。
3。
1设备信息管理）
图5—7
如出现“末进入读卡模式，请检查设备之后重试”的提示，需检查你的设备是否连接OK（方法:
进入设备管理中，勾选你的读卡设备,点测试连接，就可以看到结果），如出现“已进入读卡模式，请将卡片放置正确，点击确定继续”的提示,则可以读卡了，按提示执行操作,最后发卡完毕。
返回主导航，进入考勤管理设置
2.5。
2卡片挂失
如果人员遗失了自己的卡，可以在此挂失，已挂失的卡片所产生的打卡无效。
我们可以看到卡片挂失面板的左边有查询条件，可以输入帐号或工号，点击“查找”,对应的人员的基本资料在面板的右边显示出来，点击“挂失"，弹出“挂失卡片成功”，挂失完成.见下图5-8
图5—8
2.5.3个人解挂
挂失的卡片可在此进行卡片的解挂，解挂后卡片即可正常使用.注意,解挂之前将对卡片进行检查，如果卡片信息与原卡片信息不符，将不能解挂（比如说卡片已回收使用）。
点击“个人解挂”,则设备处于读卡状态，刷卡后点”读卡”，并点“查找”，卡片人员的基本资料在面板的右边显示出来，点击“挂失”,弹出提示“解挂成功，该人员当前卡号为*＊＊”,解挂成功，如下图所示5—9。
需要注意的是在解挂之后，必须重新把人员的资料下载到考勤机中,才能正常刷卡，下载方法见2.3。
1.2。
5人员下载。
图5-9
2.5。
4卡片注销
卡片注销后可回收使用，但是本卡片的持有者在补卡之前不能进行任何卡的操作。
点“卡片注销”进入后，设备处于读卡状态，刷卡后,点“读卡”，再点击“查找，卡片人员的基本资料在面板的右边显示出来，点解挂，弹出提示
“注销成功“
2。
5。
5补发新卡
人员在挂失或注销后可对其补发新卡,
进入“补发新卡"面板,设备进入读卡状态,把新卡放在读卡器上面，输入其帐号或工号,查找后点击补卡,弹出“补卡成功,该人员的卡号为***＊”，补卡成功。
见下图5—10所示：
图5-10
2。
5。
6个人换卡
如人员卡破损，或其它原因造成卡不能使用,则可以通过“个人换卡”给人员更换卡，进入“个人换卡”面板,输入人员的帐号或工号,点击查找后再点击“补卡”弹出“换卡成功,该人员的卡号为*＊＊＊”，换卡成功！
！
如下图5-11所示：
图5—11
2.6考勤管理
2。
6.1班次管理
定义上下班时间,及是否免刷卡。
如开发部门的上下班时间为：
上午08：
00—12：
00，下午13：
00-17：
00，并且晚上18：
00-20：
00作为加班,为了方便，中午上、下班不用刷卡，设为免刷卡。
步骤为：
在工具栏中，点击增加班次,打卡时间定义的各项应设如下图6-1.确定后可用同样的方法设定其它班次。
图6-1
可通过工具栏上的修改班次,删除班次进行修改删除.
注意：
跨日上班情况（如从第一天的晚上20：
00到第二天凌晨的5：
00）则可以采用48小时制，可设为上班时间为20：
00，下班时间为29:
00.
2。
6。
2考勤制度管理
可进行制度细则，休息日设定，计算方式的设定,此项的设置对人员的考勤数据十分重要，请仔细阅读以下,如有觉得有不理解，请电话和我们联系。
2.6。
2.1制度细则
1）设定“提前/推迟下班时间”
设定的“允许提前/推迟下班时间”与班次管理（方法见上节的班次管理）决定了人员的正常上下班打卡时间.
例如，班次管理中设定上下班的时间段为08:
00-20：
00，而允许提前/推迟下班时间"为上班允许提前50分钟,下班允许推迟50分钟,那么上班在7：
10到8:
00之间为正常打卡时间。
下班在20：
00到20:
50之间为正常打卡时间.
2）定义迟到、早退
设定迟到、早退多少分钟忽略为迟到。
拿以上例子进行说明，如设为10分钟,则8:
00到8：
10打卡都不算迟到，下班19:
50到20：
00打卡都不算早退。
3）定义旷工
定义迟到多少分钟算旷工，以上例子进行说明,如果此处设为60，则上班在9:
00之后打卡,就算旷工,下班在19:
00之前算旷工。
注意，如果此处填为0，则不管迟到多久都会视为旷工，也就是说迟到相当于旷工。
定义旷工多久算一天。
以上例子中，如此处设为120分钟,则上班在10:
00打卡之后打卡算一天,下班在18:
00之前算一天。
注意，如此处为0,则只要是旷工都视为旷工一天。
4）如缺勤时间在工时里扣除，“缺勤时间在工时里扣除”
5）加班相关设定，设定对加班是否进行考勤，如是，则勾选“对加班是否进行考勤",注意此时的加班是指进行加班登记（加班登记见:
2。
6.5员工加班登记）中的加班,而不是班次定义中设为加班时间段的加班,见下图6—2
进行加班登记后在此设置加班是否需要刷卡.
图6-2
2.6.2。
2休息日定义
休息日设定可以将人员的正常上班和休息日加班区分开,对于休息日，你可以设定在休息日上班是否考勤，以及是否按加班时间计算工时。
可以星期或是按日期来设定休息时间，如下图6-3所示设定每周的周六周日为休息时间。
图6—3
2。
6.2.3计算方式
此处可设置考勤数据的计算方式,包括取整方式和结果表示方式,
其中取整方式中取整单位以分钟数计算，取整方式包括四舍五入，进一，去尾三种,例：
某日某人员的工时记录为8小时27分，如将此人的工时取整单位设为10分钟，取整方式设为四舍五入，则计算为8小时30分钟，取整方式设为去尾则计算为8小时20分钟，设为进一则计算为8小时30分钟。
“加班工时倍率"设置加班工时所乘倍率,日常加班为在正常工作日登记加班的时间，休息日加班为所设置休息日登记加班时间，节假日加班为所设置节假日登记加班的时间.见下图6—4，图中设置休息日加班工时倍率为2，则如果有员工在休息日加班2个小时，计算的工时就为4个小时.
图6—4
点确认后如下图6—5所示：
可通过删除,修改规则进行考勤制度的删除及修改。
图6—5
2。
6。
3排班规律定义
如某人员考勤使用的班次不只是一个班次，一个月中前半个月为白班（编码为01），后半个月为夜班（编码03）等情况，则需用排班规律来定义。
方法为：
点击工具栏中的新增规律，输入排班规律代码（自定义，建议从1开始的自然数），排班规律名称（自定义）,单位（可为月,日，周），点击日期下面的空格，出现一个“放大器”标识，点击标识则显示已定义的所有班次，选择你所需要的班次，用同样的方法设置其它日期的班次。
见下图6-6所示：
图6—6
确认后,此规律已定义OK，当然可以通过工具栏上的“修改规律”，“删除规律”对规律进行修改及删除。
2。
6。
4排班管理
设置好班次,考勤制度，排班规律之后，就可以通过排班管理来对人员进行排班了。
批量排班:
举例说明，四月份A公司开发部的排班,我们需把一组成员排为白班，第二组的人员排为混合班（也就是我们前面排班规律中定义的混合班），则方法如下：
点击排班管理工具栏中的“批量排班”，
在选择人员中选择开发部中的一组人员（方法见“2.5.1发卡”中有详述），“排班方式选择”及“排日期范围"设置如下所示，确定后会出现“排班完成”的提示，则开发部一组人员的排班已完成。
见图6-7
图6—7
用同样的方法对开发部第二组人员进行排班,所不同的是排班方式选择“规律排班方式”的“混合班”。
特殊修改：
批量排班后，你可以针对一些特殊人员,进行排班的修改，例如：
在前面我们已把开发部的第一组人员排为白班,现有特殊需要，我要把开发部的陈兰兰4月1号排为夜班，方法如下：
双击左边区域开发部01组的图标，则开发部01组排班的人员都会出现在右上角区域中，双击姓名为“陈兰兰”的行，我们在右下角可以看到陈兰兰4月份的每天排班情况，双击4月1号的格子，则弹出“请选择班次”的提示,选择“夜班”确定即OK。
结果如下图6-8：
图6-8
此时我们发现，在排班表中，前面设置的休息日，节假日会在这里表现出来，休息日为红色字体，节假日排班为空（如上图的4月4号清明节）。
2.6.5员工请假登记
进行员工请假的登记，此数据在考勤报表中用到。
点击“员工请假登记”,再点击“登记”，出现如下图6-9画面，输入卡号（可写入或读入卡号）、帐号或工号（单选，三则中选一个作为查询条件即可），点击“查找”后，用户的“帐号"“姓名”信息在面板的右上角显示，填入单据号,请假的起始和终止时间，批准人，原因后点“确定”，员工请假登记成功！
图6—9
2.6。
6员工加班登记
进行员工加班的登记，此数据在考勤报表中用到.点击“员工加班登记"，再点击“登记”，出现如下图6-10画面,输入卡号（可写入或读入卡号）、帐号或工号（单选,三则中选一个作为查询条件即可），点击“查找”后，用户的“帐号”“姓名"信息在面板的右上角显示,填入单据号，加班的起始和终止时间，分钟数（系统自动生成，可不填），原因后点“确定",员工请假登记成功！
图6-10
2.6.7员工出差登记
进行员工出差的登记,此数据在考勤报表中用到。
点击“员工出差登记”，再点击“登记”，出现如下图6—11画面，输入卡号（可写入或读入卡号）、帐号或工号（单选,三则中选一个作为查询条件即可），点击“查找”后，用户的“帐号"“姓名”信息在面板的右上角显示，填入单据号，出差的起始和终止时间,批准人，原因后点“确定”,员工出差登记成功！
图6-11
2。
6。
8人工打卡
如果出现刷卡异常或是员工忘记打卡,可以进行人工打卡登记.点击“人工打卡登记”，出现如下图6—12画面，输入卡号（可写入或读入卡号）、帐号或工号（单选,三则中选一个作为查询条件即可），点击“查找”后，用户的“帐号"“姓名"信息在面板的右上角显示，填入“打卡日期"“打卡时间”后点“确定",人工打卡登记成功!
图6-12
2.6。
9生成考勤数据
点击“生成考勤数据"如下图6—13示，输入生成报表的时间,如要覆盖已生成的数据，则勾选“覆盖已生成的数据”，选择生成报表的人员,选择人员的方法见2。
5。
1发卡中心中的选择人员的方法。
点击“确定"后会完成考勤日报表及考勤月报表
图6-13
2。
6.10考勤日报表
2。
6。
8生成考勤数据会形成考勤日报表及考勤月报表，点击“考勤日报表”，双击相关部门，则相关部门的考勤数据会在全部右边显示出来.
你也可以通过对帐号，卡号等的设置来作为生成表的条件，如要查看姓名为“马宗锋”的考勤日报表，则点击“姓名”的下拉菜单，选“定制过滤”设置姓名等于“马宗锋”即可。
如下图6-14所示:
图6—14
为了编辑方便你可以把数据通过工具栏上的“导出数据”，把数据导出为EXCEL、TXT、XML、HT
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