广电工程档案管理系统用户手册.docx

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广电工程档案管理系统用户手册

《广电工程项目档案管理系统》

用户手册

广州美络科技有限公司

2007年10月

1系统简介

《项目档案管理系统》主要用于科技档案原始数据的录入、编辑管理和导入OAK工作。

2系统需求

硬件需求：

PentiumD915/512MB/40G以上微机。

软件平台：

中文版WINDOWSXP

中文版MsOFFICE2003或以上版本。

3安装和卸载

3.1安装步骤

1、开始安装

双击“广东电网工程项目档案管理系统.exe“安装程序就可以正常安装，然后如下图安装提示窗。

一直点击“下一步”就可以完成安装了。

2、一直点击“下一步”安装

3、缺省的安装目录是“C:

\ProgramFiles\广东电网工程项目档案管理系统”。

要将软件安装到其他目录，请在树型列表框了选择。

如果不重新选择，则单击图中的“下一步”按纽即可开始安装；

4、安装复制文件完成后，可以立即运行程序；也可以从WINDOWS系统的开始菜单中选择“开始”→“程序”→“美络科技”→“工程档案管理系统”，开始运行软件。

3.2卸载程序

１、单击WINDOWS系统的“开始”→“设置”→“控制面板”来打开控制面板；

2、在控制面板中选择“添加/删除程序”；

3、在添加/删除程序对话框中选择“广东电网工程项目档案管理系统V2.0”后单击“添加/删除”按纽；

4、按屏幕提示进行操作；

5、缷载工作成功完成。

4使用程序界面简介

下图是档案管理系统程序的主窗口。

4.1工程项目管理

1.下图是项目列表视图，在项目列表里，双击你选择的项目名称，可以进入该项目的工作流程。

每个项目后面都有提示包括案卷总数，未交、待交、已交的案卷数，还有提示“已上报”表示项目已经上报移交到上一级单位。

2.在项目电压等级筛选框，你可以选择不同的电压等级，而列表就会出现对应电压等级项目。

3.在工具栏里，你可以新建、删除、修改项目资料。

4.2项目档案管理

4.2.1前期工作视图

进入项目后，在左边的导航栏选择项目档案---前期工作，进入前期工作视图。

点击下图箭头所指按钮，弹出3个前期工作管理性word表单。

4.2.2收集归档视图

进入项目后，在左边的导航栏选择项目档案----收集归档，进入收集归档工作视图。

点击下图箭头所指按钮，弹出“项目归档文件关联表“管理性word表单。

4.2.3整理案卷视图

进入项目后，在左边的导航栏选择项目档案----整理案卷，进入整理案卷工作视图。

里面包括了两个页框，分别是“案卷浏览“和”文件浏览“，如下图4.2.3-1和图4.2.3-2

图4.2.3-1

图4.2.3-2

4.2.4中间检查视图

进入项目后，在左边的导航栏选择项目档案---中间检查，进入中间检查工作视图。

4.2.5档案移交视图

进入项目后，在左边的导航栏选择项目档案---档案移交，进入档案移交工作视图。

4.2.6审查验收视图

进入项目后，在左边的导航栏选择项目档案---审查验收，进入审查验收工作视图。

5操作方法

5.1案卷的操作

因为根据“广东电网公司建设项目档案管理工作手册”规定的7个工作阶段流程，所以把全部的案卷和卷内文件管理都归到“整理组卷”这阶段完成，以下所有操作都在导航栏的项目档案----整理组卷视图下操作。

5.1.1添加案卷

1.要添加案卷，有两种方法，分别是新建空白案卷和从分类表里引用案卷。

新建空白案卷：

在“整理案卷”视图里，选择“案卷浏览“页面，如下图，然后点击箭头所指按钮，就可以创建一空白案卷，如图5.1.1-1。

图5.1.1-1

从分类表里引用案卷：

点击箭头所指按钮，弹出图5.1.1-2的案卷导入窗口，这时，你就可以根据分类号选择引用一新案卷，选择完成后，点击“完成”按钮，这时就会在“案卷浏览”视图里有新建的案卷，而且新案卷的基本信息，如分类号，分类描述都已经自动填写好，如图图5.1.1-3。

图5.1.1-2

图5.1.1-3

5.1.2编辑案卷

要编辑案卷，请按以下步骤进行：

1、在“案卷浏览”页面，双击选中要编辑的案卷，或者单击工具栏上如下图箭头所指的“编辑案卷”按纽进行编辑，；

2、在弹出的“案卷”表单中对案卷的有关信息进行修改；

3、修改完成之后单击“案卷”表单上的“确定”按纽则该案卷编辑完成。

5.1.3删除案卷

要删除案卷，请按以下步骤进行：

1、在“案卷浏览”页面，选中要删除的案卷，单击工具栏上的“删除案卷”按纽；

2、在弹出的“提示”对话框中单击“是”；

3、完成之后则所选中的案卷将被删除。

注：

要选取多个案卷，可有两种方法：

①要顺序选择多个案卷时，先单击第一个案卷，之后按住Shift键再单击要选取的最后一个案卷；

②要单个选择多个案卷时，先单击第一个案卷，之后按住Ctrl键再单击要选取的每个案卷。

5.1.4合并案卷

1、在“案卷浏览”页面，选中要合并的两个案卷，单击工具栏上的“合并案卷”按纽；

如下图箭头所示。

2.在弹出的“提示”对话框中单击“是”；

3、完成之后则所选中的第二个案卷里的卷内文件就被添加到第一案卷里。

5.1.5复制案卷

1、在“案卷浏览”页面，选中要复制的一个案卷，单击工具栏上的“复制案卷”按纽；

如下图箭头所示。

2、在弹出的“提示”对话框中单击“是”就把卷内文件一并复制，选“否”则不复制，但两者都是不复制电子文件的；

3、完成之后，就有多一个相同案卷出现在列表框里。

5.1.6批量修改案卷

1、在“案卷浏览”页面，选中需要批量修改的案卷，单击工具栏上的“批量修改”按纽；

如下图箭头所示。

2、弹出“批量修改案卷”编辑窗口。

在空白编辑框里填写需要修改的地方，然后点击“保存资料”按钮保存。

5.1.7修改案卷状态

1、在“案卷浏览”页面，选中需要列入待交状态的案卷，单击工具栏上的“列入待交”按纽或者“取消待交“按钮；

如下图箭头所示。

2、按了“列入待交”按钮完成后，在案卷浏览列表框，就可以立即看到该案卷状态为“待交案卷”；按了“取消待交”按钮的，案卷状态为“未交案卷”

5.2卷内目录的操作

在“案卷浏览”页面，选中需要查看卷内目录的案卷，单击工具栏上的“卷内目录”按纽；

5.2.1卷内目录文件修改、排序

在卷内目录中可对文件进行添加、编辑、删除等操作，要进行这些操作，请按以下步骤进行：

1、选中要进行编辑的文件所在案卷，下图红色框工具栏上从左到右的按纽分别有“添加”、“编辑”、“删除”、“复制”、“文件序号上移”和“文件序号下移”；

2、对卷内文件的序号修改，只需要在列表里选择案卷，然后用鼠标拖动到你要的位置；也可以使用工具栏的“上移”“下移”按钮来排序。

3、操作完成后，按“保存资料“按钮保存修改，而序号和页号在保存后，也会自动修正。

5.3文件的操作

1、在卷内目录中双击文件进行编辑操作，弹出下面文件编辑窗口。

箭头所指按钮可以无需进入电子文件编辑窗口就可以直接添电子文件。

2、当完成一个文件的编辑后，你也可以按“添加文件”按钮来继续添加一个新文件。

如果不再需要添加，可以按“保存现有资料”按钮保存。

3、选择“电子文件”页框，你就可以添加任何电子文件，还有编辑该电子文件的发文号和发文机关信息。

工具栏还有删除，提取按钮。

4、添加完电子文件后，点击“保存现有资料”保存。

6数据管理

6.1上报数据

施工单位在竣工资料整理完成之后，需向档案管理单位移交，这时就必须先生成“上报数据”。

要生成上报数据，请按以下步骤进行：

1、在导航窗口的数据管理中点击选中“数据上报”；

2、选择要上报的项目名称；

3、已经是待交状态的案卷默认上报，你也可以选择任何状态的案卷上报；

4、确认“单位名称”是否正确；

5、单击窗口框下的“上报”按纽；

6、成功后弹出的“上报数据已经成功生成”对话框。

7、上报数据一共有两个，分别是一个放有项目详细信息的VMD文件和一个放有电子文件的文件夹。

6.2接收数据

要接收上报数据，请按以下步骤进行：

1、在导航窗口的数据管理中点击选中“接收数据”；

2、弹出选择数据文件窗口，选择你要接收的VMD文件；

3、成功接收。

6.3数据导入OAK

6.3.1检查数据

在完成数据汇总后，你可以在工程项目列表里，打开进入“接收项目”下的项目，对数据进行检查，如发现有误，还可以在此对数据进行编辑，其编辑方法和前面介绍的编辑案卷和编辑文件相同。

6.3.2导入数据

经检查无误后即可将汇总的数据导入OAK，要将数据导入OAK，请按以下步骤进行：

1、打开Lotus客户端程序，进入“我的工作”界面；

2、返回到《档案管理系统程序》操作界面；

3、在工程项目列表里，选择“接收项目”下的项目，单击工具栏上的数据管理菜单下的“导入OAK…”按纽；

4、成功后弹出提示已全部导入OAK的科技档案数据库中。

6.4将旧单机版数据导入《档案管理系统》

本系统可以导入旧单机版的备份数据，请按以下步骤进行：

1、在工具栏上的数据管理菜单下的“导入旧单机版数据”，然后选择备份的ACCESS数据库文件；

2、成功后弹出提示已全部导入档案管理数据库中。

7系统设置

7.1分类表管理

7.1.1分类表介绍

《广东电网工程档案管理系统》的分类表是完全按照《广东电网公司建设项目档案管理系统工作手册》里的《电网工程项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》建立而成的数据库文件。

其实质就是案卷的模板库，就是当用户进行新建案卷时，能够通过引用这个系统里的分类表的各个案卷数据来建立自己的案卷。

系统安装后，就已经建立好这个数据库文件，命名为“基本模板”给用户使用。

7.1.2分类表“基本模板”使用管理

要对基本模板进行管理案卷模板数据，请按以下步骤进行：

1、在导航窗口的系统设置下点击选中“分类表管理”，弹出图7.1.2-1窗口；

2、选中窗口左边分类表模板列表中的“基本模板”后，在右边的树型列表窗口就会出现案卷节点；

3、用鼠标右键点击每个节点都会出现弹出式菜单，就可以对每个节点进行“添加”、“删除”、“编辑”处理；

图7.1.2-1

7.1.3自建模板的使用管理

除了“基本模板”以外，用户也按照自己的需要建立自己的模板库，这样在以后建立项目时，就可以引用自建的模板库里的案卷，大大提高了工作效率，避免了繁琐的重复工作。

1。

要建立自己的模板案卷模板数据，请按以下步骤进行：

1、在分类表模板列表框空白处，用鼠标右键点击弹出菜单，然后选择“新建案卷模板”，成功后，在列表框里就多了一个节点，修改一个容易表示该模板特点的名字。

2、新建的模板是没有任何案卷数据的，你需要在用鼠标右键点击该新模板节点后，从弹出菜单选择“导入基模板数据”，然后在模板导入窗口，选择你要导入的案卷模板数据。

3、选择完后，点击“保存资料”，成功后，你会看到你见的模板已经有你导入的数据在树型框里了。

2。

建立自己的模板案卷数据，也可以通过已经存在的现有项目中，把项目中的案卷数据引用到你新建的模板中，这样你建立另外一个同类型项目时，就可以使用这个类型的模板，不需要再为去建立一个个案卷文件而烦恼。

1、在分类表模板列表框空白处，用鼠标右键点击弹出菜单，然后选择“新建案卷模板”，成功后，在列表框里就多了一个节点，修改一个容易表示该模板特点的名字。

2、新建的模板是没有任何案卷数据的，你需要在用鼠标右键点击该新模板节点后，从弹出菜单选择“引用现有项目模型”，然后在系统已有项目中选择一个项目导入，选择你要导入的项目案卷模板数据。

3、选择完后，点击“保存资料”，成功后，你会看到你见的模板已经有你导入的数据在树型框里了。

要使用你建立的自有模板，请你在新建项目时，在创建项目窗口的“工程模板”点击。

7.2打印模板管理

在打印模板中放显示了卷内目录的打印模板，用户可以根据本单位的要求对模板的相应的改动。

7.3环境变量设置

环境变量是用户为了提高效率而将一些常用的参数预先设置好，便于用户在数据录入时能快速进行选取。

要设置环境变量，请按以下方法进行：

1、单击导航窗口下的“环境变量设置”；

2、选中要设置的变量类型后，在右边的树型列表框里，你可以在每个节点，右键鼠标弹出编辑菜单编辑；