综合办公室管理制度.docx
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综合办公室管理制度
综合办公室管理制度
第一部分行政管理制度
★办公室管理制度
（一）遵守办公时间，按时上下班，不得迟到、早退。
因病、因事不能按时上下班时，必须请假。
一天之内的假期由分管领导签字，一天以上的假期由分管领导的上级签字。
（二）办公期间必须使用普通话，应当保持肃静，不得大声喧哗、闲聊；
（三）办公设施和用具摆放整齐，保持整洁；
（四）办公期间无特殊情况不准收看电视、电影；
（五）办公室工作人员应注重仪表，任何人不得在办公区穿拖鞋、着背心或赤背；
（六）艰苦朴素，勤俭节约，下班离开办公室应随手关闭电源。
三、文件起草
（一）文件起草人员要加强业务知识的学习，搞好资料积累，不断提高写作能力，达到观点明确、重点突出、文风严谨、文字简练的要求，文种、格式符合分局要求，内容、数字、文字准确。
（二）文件起草人员要认真领会领导的意图、思想敏锐，反映快捷，注重质量，讲求时效；格式正确，书写规范。
（三）文件起草人员要坚持实事求是，克服大话、空话、假话等不良风气，客观、真实、准确地反映事物的本来面目。
（四）以上工作原则上由办公室人员负责实施。
四、文件呈批
（一）呈送上级领导审批的公文必须是打印件，其文种、格式必须符合公文写作要求，内容正确，文字准确；
（二）呈送本机关拟写的公文在文稿前附《发文稿纸》；
（三）呈送上级机关来文用《文件传阅卡》，必须签有办公室分批意见、领导的意见，逐级呈批。
五、公文印发
（一）办公室应将公文文种、格式存放在计算机硬盘内，首先打印初稿，待处领导审签后再用正式公文头纸印发；
（二）经处领导签发的文件复印时，必须反复校核，无错字、别字、漏字、漏页，文字清晰，准确无误后，方能按文件规定分发；
（三）翻印上级机关下发的秘密公文，应经处领导批准，严格控制印数。
六、电脑与存贮设备
（一）电脑要指定专人管理，其他人员不得擅自上机自行操作。
（二）不得使用电脑播放与工作、学习无关的光盘或打游戏。
（三）工作所用软盘、Ｕ盘统一由单位配备，归单位所有，指定专人保管，软盘记录的文件、资料，任何人不得据为己有，私自保存。
（四）及时做好电脑硬盘内重要数据、文档等资料的备份工作，以防电脑崩溃后造成重大损失。
（五）备份软盘、U盘由专人保管，不得擅自交他人代管或借用，确因工作需要借用，必须办理借用手续，使用时严禁在软盘上增删文件内容，用完后及时退回。
★公文处理实施细则
按分局有关文件规定执行。
★文件格式细则
按分局有关文件规定执行。
★文件材料立卷归档管理制度
（一）总则
l.为加强本单位文书立卷工作，特制定本制度。
2.归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
3.公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。
结案后及时交专（兼）职文书人员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚并填写工作交接表，不得擅自带走或销毁。
（二）文件材料的收集管理
1.坚持股室收集、管理文件材料制度。
各股室均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
人员变动应及时通知档案室。
2.凡本单位缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。
3.一项工作由几个股室参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办股室收集归卷。
会议文件由办公室收集归卷。
（1）单位工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向办公室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
（2）本单位召开会议，由办公室指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。
7.各股室专（兼）职文书的职责。
（1）了解本股室的工作业务，掌握本股室文件材料的归档范围，收集管理本股室的文件材料。
（2）认真执行平时归档制度，对本股室承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
（3）承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
（三）归档范围
1.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2.上级机关发来的与本单位有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
3.本单位对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4.本单位的请示与上级机关的批复。
5.本单位反映主要职能活动的报告、总结。
6.本单位的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
7.信访工作材料。
8.本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
9.本单位干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
10.本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
11.本单位的大事记、反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
（四）平时归卷
1.各股室都要建立、健全平时归卷制度。
对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
2.各股室应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。
“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
3.公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。
4.专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文件登记簿上注明。
（五）立卷、案卷质量要求
1.为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配台，档案室文书档案员负责组卷、编目。
2.案卷质量总的要求是：
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
3.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
4.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
5.不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复立年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
6.卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
7.卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。
8.永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。
填写的字迹要工整。
卷内目录放在卷首。
9.有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。
若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。
备考表应置卷尾。
10.案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
11.案卷的装订和案卷各部分的排列格式：
案卷装订。
装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
12.案卷各部分的排列格式：
软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封氏（含备考表），以案卷号排列次序装人卷盒，置于档案柜内保存。
（六）本制度自印发之日起实施。
未尽事宜按分局有关规定执行。
★档案借阅和利用制度
1.凡借阅档案资料者，均需按要求进行登记，经分管领导批准后，方可办理借阅手续予以借阅；
2.档案一般不外借，确因工作需要而外借的，必须办理批准手续，并规定归还的期限；
3.为防止意外事故发生，不得在阅览档案时吸烟和饮茶水；
4.档案利用者必须确保档案材料和档案内容的安全，不得污损档案，不得私自拆卷，不得泄露档案内的机密；
5.未经同意，档案利用者不得擅自摘录、复或翻印档案的内容，不得公布未公布过的档案；
6.违反上述规定并造成损失者，将依法进行处罚。
7.未尽事宜按分局有关规定执行。
第二部分人事管理制度（战略管理和具体各模块实施方案）
★人员考勤制度
第一条 总则
1、考勤是本单位管理工作的基础，是计发工资奖金、劳保福利等待遇的主要依据，各位广大干部职工予以高度重视。
2、各（股、室、队）必须指派责任心强的人员担任考勤员，逐日认真记录考勤。
（？
）打卡机or指纹机
第二条 考勤员职责（？
人事归办公室管？
还是财务管？
）
1、按规定及时、认真、准确地记录考勤情况。
2、如实反映本部门考勤中存在的问题。
3、妥善保管各种休假凭证。
4、及时汇总考勤结果，上报办公室。
第三条 各部门应在每月5日前将当月考勤汇总报办公室
第四条 事假
1、员工遇事须于工作日亲自办理，应该事先请假。
如不能事先请假的，可用电报、电话、书信、口信等方式请假。
如果假期不够应提前办理续假手续。
2、一般职工请假3天内，由其直接主管审批，4天以上由直接主管批准，再由单位分管领导审批，10天以上经直接主管批准后由段长审批。
部门负责人请假，由分管领导批准，段长审批。
书记、副段长请假由单位段长审批。
段长请假报分局领导审批，事假期间不发工资。
（？
）
3、职工每季度累计事假不足4天者照发工资，同时带薪（事假天数）事假天数可累计使用，但不得提前或跨年度使用。
超出4天的扣工资。
第五条 病假
1、因病或因公受伤，凭合同医院病休证明，准病假。
非合同医院的病休证明经主管领导批准，也可给予病假。
2、年累计病假超过半年，其工龄满九年的职工按75%计发工资；工龄满4年（含4年）的员工按70%计发工资；工龄不满4年的员工按65%计发工资。
3、到医院看病，给假半天，记“看病”考勤，不影响工资，超过半天记事假考勤。
第六条 工伤
1、因公负伤，因工致残，持医院诊断证明并经有关部门确认，可按工伤假记考勤，工伤假期间工资照发。
2、因公负伤的职工，伤愈复发，经鉴定后，以工伤处理。
第七条 婚假
职工结婚持结婚证书，享受婚假4天。
男女双方都到晚婚年龄（男26岁、女24岁）者增加婚假6天；因对方在外地工作而需到外地结婚的酌情增加路程段。
婚假期间工资照发。
第八条丧假
职工配偶、子女、父母或养父母死亡，给丧假4天；祖父、外祖父、祖母、外祖母、公婆、岳父母死亡，给丧假3天；如在外地酌情计路程段，假期工资照发。
第九条 产假、计划生育假
1、产假一般为三个月天，产假应产前产后连续计算，假期工资照发。
2、符合晚育年龄（女24岁）并领取独生子女证者产假为六个月。
女职工生育无人照顾者，经女方单位出具证明，可酌情给男方15天以内的假期，按计划生育假记录考勤。
3、女职工计划外生育，其休息时间以事假论处。
4、各种节育、绝育手术按医务部门的休假证明准假。
5、配偶在本地工作，行绝育手术后需护理，可持绝育手术证明享受三天的计划生育假。
6、职工如果一年内做二次人工流产，其中一次按事假。
第十条 加班倒休
1、充分利用正常工作时间，提高工作效率，严格控制加班加点，确因工作需要而加班加点应经单位领导批准。
2、主管人员平日加班3小时以上按实际加班时同等时间调休，不足3小时的加班加点，不累计加班调休。
3、职工平时加班按实际加班时间给予同等时间调休，确实不能倒休时按本人日平均工资的百分之一百五十计发加班工资。
4、单位职工在法定节日加班（元旦、五一、十一、春节）按本人日工资的百分之二百计发加班工资。
5、职工有特殊事务，可调休或倒休。
但调休不能跨年度使用，同时各部门应加强调休的记录管理。
第十一条 旷工管理
1、凡下列情况均以旷工论处：
（1）采取不正当手段，涂改、骗取、仿造休假证明；
（2）未请假或请假未被批准，即不到岗；
（3）不服从工作调动，经教育仍不到岗；
（4）打架斗殴、违纪致伤造成无法上岗。
（5）其它违规违纪行为造成缺勤。
2、旷工扣发相应工资，给予警告处分，扣除奖金。
请假单
姓名：
职务：
部门：
请假事由：
起讫日期：
年月日至年月日
单位负责人：
部门负责人：
请假人：
★招聘（需求分析，员工招聘，简历及员工档案的存放）
★培训（入职培训和在职培训）
★薪酬（？
）和福利
★绩效（工作说明书即岗位职责、绩效指标及标准、综合考评）
分工！
！
！
！
！
！
分工不明直接导致职责不清，互相推诿扯皮，工作效率低下！
！
！
！
！
！
制度的下达和执行力有问题！
！
！
！
！
！
！
！
！
现在的制度只是一张纸！
原有岗位编制落后，岗位职责太简单、绩效指标不明确，办公效率低下！
（岗位说明书由各股室长编制，主要内容包括工作职责、绩效指标、考评标准，务必使各项指标量化，便于考评和管理）
部门
岗位
主要工作内容
办
公
室
主任
起草文件、迎来送往、各种招待、综合内务人事管理？
干事1
起草文件、文印、传阅文件，整理归档及相关行政工作
干事2
全面负责老干工作，落实待遇。
管理客房、大小会议室，接听电话、传真，及主任安排的其它工作。
保洁
负责办公区、客房及卫生间保洁工作
门房
门卫，修剪花草，打扫厕所、大院、大门口上下50米每天一次，分送报纸和邮件，以及主任安排的其它工作。
小车司机
驾驶GL601
小车司机
驾驶GT608
小车司机
驾驶GT609
工具车司机
驾驶GL605
皮卡司机
61845
小车司机
驾驶GT615
养
护
路
政
股
股长
全面管理养护生产工作
统计
统计报表，档案管理员
技术员
懂业务，服从股长安排的其它工作
油台
负责油台的各项管理工作
副队长
负责路政管理全面工作
内勤
负责路政票据档案管理及内业资料的上报工作
中队长
负责本中队分管路段的全面管理工作
中队长
负责本中队分管路段的全面管理工作
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
工
程
股
股长
负责管理大中修工程、水毁工程、外揽工程
内勤
工程统计报表，制做标书，招投标（办公室的工作？
），计量支付，工程内务管理。
领工员
看图施工，负责施工及施工现场管理
领工员
看图施工，负责施工及施工现场管理
试验员
负责工程股、养护股的全面试验工作，考勤归工程股。
即安排临时性工作
财
务
后
勤
股
股长
会计管理工作
副股长
水暖、电管理，材料选购，家属院管理及后勤综合管理
出纳
出纳工作及材料会计。
保管
室内、外的材料，固定资产保管
炊事员
讲卫生，做到粗粮细做，细粮精做。
路
政
支
队
副队长
负责路政管理全面工作
内勤
负责路政票据档案管理及内业资料的上报工作
中队长
负责本中队分管路段的全面管理工作
中队长
负责本中队分管路段的全面管理工作
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
路政员
听从中队长，有责任心，严格执行路政人员管理规定。
机
械
队
队长
负责所有机械的管理
统计
机械报表，租赁机械合同签阅
操作员
必须能操作二台以上的机械
操作员
必须能操作二台以上的机械
操作员
必须能操作二台以上的机械
操作员
必须能操作二台以上的机械
★员工关系（？
）
★职业生涯（？
）
升级会员 