档案管理档案编制与报送.docx
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档案管理档案编制与报送
附件
常德市建设工程档案编制与报送规定
（修订）
第一章总则
第一条为规范我市建设工程档案的编制、验收与移交工作，确保建设工程档案完整、准确、及时地报送城建档案馆（室），根据《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法》（住房和城乡建设部令第2号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）等相关法律、法规和规范的要求，结合本市实际，制定本规定。
第二条城市规划区内、风景名胜区内及乡镇所有新建、改建、扩建的建筑物、构筑物、市政公用设施工程（包括工业建筑、民用建筑、城市道路、交通、桥涵、供水、供气、供热、园林建筑、环境治理、电力、防汛、排污、军事、人防、铁路及轨道交通、港口、机场等设施和各种管线等），其档案的编制、验收与移交工作，均适用本规定。
本规定所称建设工程档案，是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。
第三条本市或区县（市）城建档案管理机构按照本规定的要求，负责相应的市或区县（市）建设工程档案的指导、验收、报送等管理工作。
第四条建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向城建档案管理机构移交建设项目档案。
第五条建设单位在办理建设工程规划许可证和建筑工程施工许可证前，必须与所在地城建档案管理机构签订《建设工程档案报送责任书》，并明确分管档案工作的领导，确定经城建档案管理机构培训取得合格证的档案资料员。
填写《建设工程档案工作终身责任人登记表》，明确档案编制责任。
建设单位未签订《建设工程档案报送责任书》的不予核发《建设工程规划许可证》和《建筑工程施工许可证》。
第六条工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
第七条工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。
第八条建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作：
（一）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容。
（二）收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档。
（三）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、累积和立卷归档工作。
（四）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
（五）收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档。
（六）在组织工程竣工验收前，提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得城建档案管理机构出具的工程档案认可文件，不得组织工程竣工验收。
（七）对列入城建档案管理机构接收范围的工程档案，工程竣工验收后3个月内，应向当地城建档案管理机构报送一套符合规定的工程档案。
第九条勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
第十条城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。
在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，预验收合格后，必须出具工程档案认可文件。
第十一条建设工程竣工验收后3个月内，建设单位未按规定向城建档案管理机构报送建设工程档案的，依照《建设工程质量管理条例》的规定处罚。
第二章归档文件及其质量要求
第十二条对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。
第十三条工程文件的具体归档范围应符合国家有关规范和本规定附录A-H的要求。
第十四条声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业标准《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）和本规定第三章的要求。
第十五条建设工程电子文件的归档要求另行规定。
第十六条建设单位报送的建设工程文件应当符合下列要求：
（一）归档的纸质工程文件应为原件。
（二）工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。
（三）工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。
（四）工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。
计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨水打印机和热敏打印机。
（五）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
（六）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。
图纸宜采用国家标准图幅。
第十七条工程文件编制应符合下列要求：
（一）立卷应遵循工程文件的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管与利用。
（二）一项建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程立卷。
（三）归档的工程文件，应按《分部工程》制作封面，其格式见图例一；《分部工程》所含各项资料应制作相应的封面，其封面见图例二，缺项的不制作封面。
各封面应为A4彩页纸，以区别其内容。
（四）不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），应图面朝内，首先沿标题栏的短边方向以W形折叠，然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。
（五）案卷不宜过厚，文字材料和图纸厚度一般不超过20mm。
（六）案卷内不应有重份文件。
印刷成册的工程文件宜保持原状。
（七）整理时要去掉金属物，小于标准尺寸规格的进行托裱，可将几张文件同时托裱在标准尺寸规格的白纸上，文件右边与白纸右边靠齐，托裱时使用浆糊。
（八）文字材料应按事项、专业顺序排列。
同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
（九）图纸应按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
（十）当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。
（十一）卷内文件均应按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
页号编写位置：
单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。
（十二）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
（十三）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70g以上白色书写纸制作，幅面应统一采用A4幅面。
（十四）卷内目录的编制应符合下列规定：
1、卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合本规定图例三的要求。
2、序号应以一份文件为单位编写，用阿拉伯数字从1依次标注。
3、责任者应填写文件的直接形成单位或个人。
有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
4、文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。
5、文件题名应填写文件标题的全称。
当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[]”符号。
6、日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。
日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。
7、页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号。
8、备注应填写需要说明的问题。
（十五）卷内备考表的编制应符合下列规定：
1、卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合本规定图例四的要求。
2、卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明。
3、立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。
（十六）案卷封面的编制应符合下列规定：
1、案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。
案卷封面的式样宜符合本规范图例五的要求。
2、案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。
3、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。
档号由档案保管单位填写。
4、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。
案卷题名应包括工程名称、分部工程或专业名称及卷内文件概要内容、外文资料的题名及主要内容应译成中文。
5、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
6、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
7、保管期限应根据卷内文件的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限中选择划定。
当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。
8、密级应在绝密、机密、秘密三个级别中选择划定。
当同一案卷内有不同密级的文件时，应以高密级为本卷密级。
（十七）案卷采用不装订用内封皮包装的形式。
（十八）案卷装具一般采用案卷盒的形式，卷盒应采用无酸纸制作。
第十八条竣工图编制应符合下列要求：
（一）竣工图的编制形式
1、应在盖有设计单位出图章、注册设计师印章和施工图审查专用章的施工蓝图上进行绘制。
2、设计没有变更，在本条
（1）款的图上加盖竣工图章后作为竣工图。
3、局部设计有变更的，在本条
（1）款的图上进行修改、补充，并注明修改依据，加盖竣工图章作为竣工图。
4、凡结构、工艺、平面布置有重大变更或变更部分超过图面1/3的，应当根据设计变更文件等重新绘制竣工图，并同时报送一套
（1）款的施工图。
（二）竣工图的修改、注记
1、竣工图必须与工程实物相符，与设计变更通知单等有关资料一致，所有修改内容必须修改到位。
绘制竣工图必须符合制图规范，做到图样清晰和字迹工整。
绘制与注记要用碳素墨水。
2、对于少量文字和数字的修改可用杠改法。
即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近适当的位置填写变更后的内容，并注明修改依据。
3、对于少量图形的修改可采用叉改法。
即用“×”将被修改部分划去，在其附近适当位置画上修改后的图形，注明修改内容及修改依据。
4、对较多图形的修改，可采用蓝图粘贴法。
即将变更较大的部分进行重新绘制或绘成底图后晒成蓝图剪下，粘贴在变更部分上，吻合相接成竣工图，并注明修改依据。
5、图纸会审纪要、设计变更单、技术核定单、工程业务联系单等修改依据，应注记编号或产生日期。
修改依据中每一条、款需注明被修改的图号。
（3）竣工图的签章
所有竣工图均应加盖竣工图章（见图例六），并应符合下列规定：
1、竣工图章的基本内容包括：
“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
2、竣工图章尺寸应为50mm×80mm。
3、竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，应盖在图标栏上方空白处。
第3章声像档案的编制
第十九条建设工程声像档案，是记录工程建设活动，具有
保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。
第二十条建设工程声像档案的归档范围
（一）所有建设工程项目均需报送声像档案（照片、录像等）。
（二）符合下列条件之一的建设工程，还应编辑制作专题片：
1、建筑面积在5万平方米（含5万）以上的房屋建筑工程、新建城市主干道、桥梁、隧道、轨道交通、大型长途客运站、火车站、飞机场、污水处理厂、垃圾处理厂、自来水厂、电厂、风景名胜、博物馆、图书馆、展览馆、燃气厂、人防、水利防洪等公共设施。
2、列为国家、省、市级重点工程的项目或需申报省级、国家级奖项的工程。
第二十一条声像档案具体归档范围见附录I-K。
第二十二条建设工程声像档案的归档要求
（1）总体要求
1、建设单位应当按照建设工程声像档案编制要求，编制一套完整的建设工程声像档案向城建档案管理机构移交。
2、建设单位在建设工程开工前，要将声像档案的形成和积累纳入工程建设管理环节。
指定专人负责，根据工程进度制定声像档案的编制计划并组织实施，做到声像资料收集与工程建设同步。
3、建设工程声像档案制作单位应配备专业声像摄录、制作设备，拍摄制作人员应具备相应的专业技能。
4、建设工程声像档案必须图像清晰、稳定，色彩还原准确，被摄主题无失真变形，避免有损其原真性的技术处理。
5、建设工程声像档案的数量，以能够全面记录工程项目建设过程和成果为准。
6、利用摄录设备的内置功能准确记录照片、影像的拍摄时间等元数据信息，并嵌入到声像文件之中。
（二）照片档案归档要求
1、照片摄制数量以能够全面反映建设工程施工过程和成果为准，视工程规模和性质而定，每个阶段都必须有照片反映。
对反映同一个内容的若干照片，应选择其主要照片归档。
2、照片应采用数码相机拍摄，照片分辨率不得小于800万像素，以RAW、JPEG或TIFF格式存储和报送。
3、归档的数码照片不得经过后期加工。
4、重要工序、重要部位、隐蔽工程要求拍摄细部特征。
原址原貌及竣工后全貌须有多视角全景照片。
5、归档照片要求使用高光相片纸，采取数码冲印的方式，规格为5寸彩色照片，并使用《照片档案》相册按照规范进行整理。
《照片档案》相册由卷内目录、总说明、照片及著录卡片、备考表组成，每张照片对应一张著录卡片，著录卡片包括照片档号、照片编号、摄影者、拍摄时间、拍摄地点、照片题名、文字说明。
其中，照片档号不填写，照片编号为大流水号，拍摄时间与地点据实填写，照片题名应著录详细。
所有填写内容请按照《照片档案》内标准格式用电脑打印后粘贴于相应位置处。
6、数码照片的归档保存还应选用一次性写入光盘作为载体，载体材料不能有磨损、划伤。
内容应与相册内容一致，卷内目录应以Excel表格格式放在照片所在的文件夹内，照片排列及编号应与《照片档案》相对应。
（三）录像档案归档要求
1、录像摄制以能够全面反映建设工程施工过程和成果为准，视工程规模和性质而定，每个阶段重要活动和主要环节必须有录像反映。
2、录像应当使用分辨率在720P以上的数码摄像机拍摄，采用MPEG或AVI格式，统一写入光盘报送。
3、建设工程的摄录应采取多机位、多视角，选择最能反映工程质量和特点的画面，应使用三脚架等稳定器材，确保录像素材稳定可用。
录像素材应适当剪辑，使其保持连贯性，每个不同的拍摄场景都必须标注相应的文字说明，详细地解释施工特征。
（四）专题片归档要求
1、专题片要配解说词、字幕、背景音乐，解说、字幕、图像画面要同步准确，片长不应少于10分钟。
2、专题片编辑制作主题明确、内容真实、连贯简洁、影像清晰、镜头平稳。
3、专题片要简明、系统、完整地介绍项目所在地理位置（原址原貌）、前期工作、主体结构、施工工艺、竣工后外观、周围环境、建筑、设计等特色以及建设、施工、管理活动中的重大事宜。
第四章工程档案的验收与移交
第二十三条建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，取得城建档案管理机构出具的《常德市建设工程档案预验收意见书》（见附录L）后，方能组织工程竣工验收。
第二十四条工程竣工验收备案前，建设单位必须将初验整改后的一套完整的工程档案报送所在地城建档案馆（室），申领《常德市建设工程档案接收和移交证明书》（见附录M），城建档案机构在《建设工程竣工验收备案表》上签署意见。
第二十五条建设工程档案验收程序：
1、建设单位向城建档案管理机构提出档案预验收申请，并递送申请材料。
城建档案馆（室）在2个工作日内对申请材料进行初步审查。
2、初审通过后2个工作日，城建档案馆（室）派员对档案实体进行预验收。
不合格的向建设单位提出书面整改意见，整改合格后出具《常德市建设工程档案预验收意见书》。
3、竣工验收后3个月内，建设单位将全套完整档案报送城建档案馆（室）进行正式验收并移交，城建档案馆（室）在5个工作日内审验完成。
4、验收不合格的，建设单位在7个工作日内完成整改后报城建档案馆（室）复验；验收合格的，由城建档案馆（室）出具《常德市建设工程档案接收和移交证明书》，并在《建设工程竣工验收备案表》上签署意见。
第二十六条建设工程档案预验收需向城建档案管理机构提交的材料：
1、常德市建设工程竣工档案预验收申请表（见附录N）
2、********工程竣工档案移交目录及编制说明（包括声像档案的电子版）
第二十七条建设工程档案正式验收需向城建档案管理机构提交的材料：
1、********工程竣工档案移交目录及编制说明
2、常德市建设工程声像档案移交验收审核表（见附录O）
3、全套工程竣工档案
第二十八条停建、缓建建设工程的档案，可暂由建设单位保管。
撤销单位的工程建设档案，应当向上级主管机关或者城建档案管理机构移交。
第二十九条对改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程建设档案。
凡结构和平面布置等改变的，应当重新编制工程建设档案，并在工程竣工后3个月内向城建档案管理机构报送。
第三十条本规定自2015年5月1日起施行。
图例一：
主体分部资料本分部共含24项资料
《主体分部工程》封面，用彩色A4纸
图例二：
主体分部第20项资料
归档编号：
67
资料名称：
结构抽查报告
总张数：
5张
其中：
原件5张
复印件0张
《主体分部工程》内各项封面，用彩色A4纸
图例三：
卷内目录式样
序号
文件编号
责任者
文件题名
日期
页次
备注
图例四：
卷内备考表
本案卷共有文件材料页，其中：
文字
材料页，图样材料页，
照片张。
立卷人：
年月日
审核人：
年月日
图例五：
案卷封面样式
档号
案卷题名
编制单位
起止日期
密级保管期限
本工程共卷本案卷第卷
注：
1.卷盒、卷夹封面A×B＝310×220；
2.案卷封面A×B＝297×210；
3.尺寸单位统一为：
mm。
图例六：
80
竣工图
编制人
审核人
技术负责人
编制日期
监理单位
施工单位
总监
现场监理
20202020
附录A：
常德市建筑安装工程竣工文件移交表
归档编号
归档文件
备注
建设文件
1
政府投资项目：
项目建议书及可行性研究报告（含附件）、核准意见书、年度计划的申报、批复文件（300万以下为项目投资计划替代核准意见书）
企业投资项目：
项目申请报告及企业投资备案文件
2
选址意见书及规划设计条件通知书
3
国有土地使用证（复印件）、国有土地使用权出让合同、建设用地使用权挂牌出让成交确认书
4
拆迁安置文件（意见、协议、方案等）
5
工程地质、水文地质勘察报告
6
有关行政主管部门：
市政、教育、卫生等批准文件或取得的有关协议
7
方案设计、初步设计、技术设计及审批意见
8
人防、环保、消防等有关主管部门（对设计方案）审查意见
9
招标事项的批复、中标通知书
10
施工图文件审查备案表、施工图文件审查报告
11
建设用地规划许可证及附件（审批单、红线图）、建设工程规划许可证（正副本）及附件（审批单、总平面图）、规划验收合格单（建设工程竣工联合验收部门审查表）、建筑面积复核报告书
12
建筑工程施工许可证、劳保基金解缴通知单及发票复印件
13
消防设计审核意见书、竣工验收备案意见、受理凭证、抽查结果公告（抽查合格）、验收合格意见书（大项目）、消防设施检测报告、电气安全检测报告
14
人防设计文件审查报告、工程设计要点批复、工程备案意见
15
环境影响报告（大项目）、登记表（小项目）、验收意见、室内空气检测报告及环境空气、噪声监测报告
16
防雷核准书、检测报告、评价意见、合格证、雷电灾害风险评估报告
17
绿化设计方案审批单、验收合格证明书、绿化面积复核测量成果报告书、绿化总平面图
18
抗震设防要求审批意见书、安全评估报告及批复
19
地下管线综合技术审查审批表、综合管线验收表
20
节能验收备案登记表
21
常德市城市道路管理办公室条件审查表、综合竣工验收表
22
建设工程法人授权书（建设、勘察、设计、施工、监理）
23
项目负责人质量终身责任承诺书（建设、勘察、设计、施工、监理）
24
工程质量终身责任制承诺书（建设、勘察、设计、施工图审查、施工、监理、检测单位）
25
工程项目负责人及现场管理人员名单（建设、施工、监理单位）
26
工程安全质量监督备案申请表、质量安全监督台账、安全等级证书
27
决算文件（含审计、审价）
28
勘察合同
29
设计合同
30
施工合同
31
监理合同
32
招标合同
33
其他合同（如白蚁防治合同、甲方分包合同、甲供主材合同）
监理文件
34
监理规划
35
监理实施细则
36
监理工作总结
37
监理工程师通知书、回复单
38
工程开工报审表
39
工程暂停令
40
工程复工报审表
41
工程旁站记录
42
会议记录
43
质量事故报告及处理资料
44
工程延期申请表
45
工程延期审批表
46
竣工移交证书
施工文件
一、土建（建筑与结构）工程
1、地基与基础分部资料
47
地基与基础分部工程质量验收资料和条件检查记录
48
基础工程质量验收记录
49
分部（子分部）、分项工程质量验收记录
50
企业资质证书及相关专业人员岗位证书
51
施工方案
52
会议记录
53
图纸会审、设计变更、洽商记录（技术核定单）
54
天然地基或复合地基承载力检测报告和复合地基处理验收记录
55
基槽验收记录
56
基础验线记录
57
地基钎探记录
58
砂、碎石、水泥、钢筋及焊接件、墙体材料、其它材料出厂质量合格证、进场试（检）验报告及监督抽检报告、见证试验检测汇总表
59
施工记录
60
土工击实试验报告
61
回填土实验报告（应附图）
62
砂浆试件试验报告及监督抽检报告
63
混凝土试件试验报告及监督抽检报告
64
不合格材料、试块的处理报告
65
房屋沉降观测方案和记录
66
工程质量整改完成
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