外贸跟单员详细工作流程.docx
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外贸跟单员详细工作流程
外贸跟单员详细工作流程
外贸跟单员详细工作流程外贸跟单员定义:
外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸业务人员。
外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类：
①前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；②中程跟单是指“跟”到装船清关为止；③全程跟单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。
跟单员按业务性质分又可分为外贸跟单和订单跟单（生产跟单）。
跟单员对出口货物的跟单工作主要有：
接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一．接单：
接单也即合同的签定，订单的取得。
合同的书面形式并不限于某种特定的格式。
任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：
客户下单的方式有：
通过电话，Fax,Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：
交易会，出访，出guo参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：
在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
（1）合同：
（CONTRACT）合同有销货合同（SALESCONTRACT）和购货合同（PURCHASECONTRACT）。
前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。
对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。
它也有销货确认书（SALESCONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASECONFIRMATION）。
这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。
而合同用的比较正规。
机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。
要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。
4．接单的程序：
接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1）询盘：
（INQUIRY）又叫询价。
（2）发盘：
（OFFER）又叫发价。
是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3）还盘：
（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
二．审单：
即审核合同1．审单内容：
确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
2．审单方法：
（1）产品名称，规格：
审查时产品代码是不是自身的产品？
与我们的产品资料能否对上号？
有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
（2）质量：
也称品质。
是货物的外观形态和内在质量的综合。
在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
（3）数量：
应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。
约数：
如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。
国际上对约字的含义解释不一。
有的认为是2。
5%，有的认为是5%。
按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
（4）单价，总额的审查：
1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？
总额有没有加错？
新客户下单，要查看我们给他的报价。
2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。
要注意的是要用在国际上流通的硬货币。
（英镑，港币，欧元）（5）价格条款的审查：
出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
FOB船上交货价（指装运港的价格条件），C&F（FreightorCarriagePaidto…..）运费付至指定目地的交货，CIF成本+保险费+运费（指目的港）价格。
常用的FOBCFRCIF几种价格的换算及公式介绍如下：
（1）FOB价格换算为其它价：
CFR价=FOB价+运费FOB价+运费CIF价=--------------------------------1-保险费率X投保加成
（2）CFR价格换算为其它价：
FOB价=CFR价–运费CFR价CIF价=---------------------------------1–保险费率X投保加成（3）CIF价格换算为其它价：
FOB价=CIF价X（1–投保加成X保险费率）-运费CFR价=CIF价X（1–投保加成X保险费率）（6）付款方式审查：
1.付款方式是否能接受？
LC，付定金，等等。
2.支付的货币能否接受？
（7）包装要求的审查：
1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
3．客户提供的包装资料是否齐全？
（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：
普合，白合，彩合，吸塑外包装：
纸箱，木箱，桶装，编织袋。
最主要是唛头印刷。
（8）交货期的审查：
跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。
交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。
期限有长有短。
可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
（9）交货方式的审查：
运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：
如运费由客户支付，客户决定交货方式。
如我们付费，尽量用海运。
如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
关于样品：
要获取订单，备好样品是很重要的一步。
1．寄目录，样本：
2．准备样品。
（1）工厂现有的款式
（2）新款（3）客户来样。
要领：
无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。
特别是新品可能要反复修改几次。
跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。
在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。
作为跟单员，我们要做到：
A：
有完整的产品资料，主动进行宣传。
B：
新品的成本，价格要进行核算。
C：
新品的制作要留有实样。
D：
客户的来样要保存好原样。
产品信息（品名，数量，价格，交货期）。
合同条款（价格条款，付款方法）。
此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
注意几点：
1.单价条款要明确（FOB,CFR,CIF）2.交期要明确3.付款条件要明确（LC,TT）四．出口货物跟单的基本程序：
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。
它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，（报关，报验，装船），制单，结汇等环节。
我们将这些程序概括为：
（1）.筹备货物：
按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。
（2）.催审单证：
大多数的支付方式是L/C。
对安全收汇有保障，因它是银行信用。
只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。
跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
催证：
货物快完成时，要催证。
审证：
审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。
银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。
公司则审开证人和受益人是否正确，L/C的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。
改证：
审证后发现问题是常事。
包装上，总金额，效期，包括拼写错误。
要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
（3）.订仓装船：
货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。
按CFR和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。
首先：
出货装柜：
（P。
28）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。
这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
A．货柜选择：
（P。
29）根据货物的不同而选择不同的货柜。
常用的有：
20’29–30立方/17.5吨40’58–61立方/22.5吨40’H68–71立方/27.5吨B．制作装箱单：
（P。
30）装箱单着重表现货物的包装情况。
应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C．跟踪装柜：
（P。
31）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。
协助生产部门安排好人员装柜。
货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。
如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
（4）.制单结汇：
是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单：
货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。
要在L/C的有效期内将单据送交银行。
出口单据主要有：
汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇:
如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。
单据要求：
正确，完整，及时，简明，整洁。
五．进口货物跟单的基本程序：
（1）就是跟进进口合同的履行。
其程序为：
租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。
一．采购跟单的基本要求：
适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。
（适时，适质，适地，适量，适价）二．物料采购跟单的原因：
以下原因造成我们要对物料进行跟催：
1、供应商方面的原因：
由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：
超过产能的接单和超过技术水准的接单。
制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。
低工资的员工工作效率低，完不成等原因。
2、企业方面的原因：
供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。
所要求的品质没说清楚。
价格的决定很勉强。
进度的掌握和督促不力。
下订单到过远的地方。
3、沟通方面的原因：
信息交换不及时。
三.物料采购跟单流程：
1、制作订购单:
跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。
制订购单时注意：
审查请购单。
熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。
确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。
（制作采购单P。
26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。
交期等要求表达清楚。
采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。
2、订单跟踪：
对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。
跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。
3、物料检验：
确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题。
4、物料进仓：
协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题。
四．物料采购跟单的方法策略：
催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。
1．催单的方法：
（1）按订单跟催。
按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。
（2）定期跟催。
于每周固定时间，将要跟催的订单好，打印成报表定期统一跟催。
生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。
因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。
所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。
一．生产过程跟单的基本要求：
1、按时交货：
要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。
2、按质交货：
生产出来的产品符合订单的质量要求。
二．生产过程跟单的流程：
1、下达生产通知书。
跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。
通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。
2、分析生产能力。
生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。
能否按期，按质地交货。
如不能应采取什么措施？
要不要外包？
3、制定生产计划：
生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。
跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。
4、跟踪生产进度
（1）生产进度控制流程：
（2）生产进度控制作业程序（3）生产进度控制重点：
实际进度与计划进度发生差异，要找原因。
（4）跟踪生产进度的表单：
生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。
5.交期延误：
如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。
如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。
二就只好取消订单了。
6.我们再提一下有关订单的更改问题：
客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。
有包装上的。
（彩印，或白合）。
有交期的变更。
（或提前，或推迟）。
接到客户要求变更，首先要看改什么？
能否接收？
如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。
如还没按排，问题不大。
如已按排了部份，要进行协商。
比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。
但如是专用的，客户要承担部份费用。
对交期：
如要提前，我们要根据实际情况说。
如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。
外贸跟单员业务流程指南xx/4/14：
诸葛八戒商机网关于外贸跟员业务流程，给大家提出以下几点建议在外贸跟员业务流程，需要给大家提出以下几点建议：
一、外贸跟单员业务流程中需要“认真”的态度1.明确“认真”的必要性。
在跟进客户中尤其要做到认真。
及时认真地跟进客户，不要无谓地丧失公司花费大量广告费才引来的客户。
3.制定工作计划。
确保完成最重要和最紧急的工作。
4.在所有日常与客户沟通中使用正规商务信函格式及公司规定的签名。
做到专业，正式。
6.确保样品沟通环节的高效率。
尽量保证样品能让客户一次性满意，加快订单时间和减少公司样品制作费用。
对产品的充分了解会帮助你提供让客户更满意的服务。
样品完成后，业务人员手上必须保留一套与提供给客户完全相同的样品并完整和完好的保存。
7.慎重承诺，言出必行。
当出现不确定因素时，向直属上级征求建议后再确认给客户，以保证每一个承诺的实现。
并与上级沟通处理结果的原因。
8.了解订单生产排程，定期对订单产品质量进行跟进。
9.遇到问题不分“你我”。
把客户的问题当成我们自己的问题，不要畏惧麻烦。
实践告诉我们最麻烦的客户会是最忠诚的客户。
认真在外贸跟单中是不可缺失的一个因素。
外贸跟单是体系严密的流程，如果其中任何一个环节因为粗心大意出现差错，那么整个外贸跟单流程就得再走一遍，让工作效率大打折扣。
二、外贸跟单员业务流程的服务“多一步”，客户更满意1.宣传公司网站，充分利用公司网站。
让客户通过网站来了解公司，会节省很多时间。
2.做到主动定期与不定期与客户保持联系，主动提供快递单号，主动提供样品产品图片，主动索取及确认外箱唛头，主动提供订单生产进度，主动约定验货时间，主动提供验货报告，用你的积极性来赢得客户。
3.注重信息的反馈。
将客户的反馈建议集中反馈到市场部，作为公司将来规划的借鉴。
这将会为公司带来整体利益，也更有利于维护老客户，开发新客户。
4.重视团队成员，互助合作。
完成自身职责范围内工作的前提下，帮助同事解决问题或提出解决问题的建议。
组成互爱互助的业务团队。
在公司这个大的团体中，个人力量不可能改变公司的状况，团队力量才是无限的。
5.以细节论英雄这个产品只有您的企业可以生产吗？
这个产品您提供给客户的质量和价格只有您企业可以做到吗？
竞争无处不在。
但每个企业在产品和服务上的优势是不同的，处理问题的方式也是不同的。
注重细节才能使企业更稳定的发展商务谈判准备工作五要素xx/3/7：
诸葛八戒商机网商务谈判时企业对外营销的重要手段,做好充足的准备工作对于在谈判进程中掌握主动是至关重要的伴随经济的迅猛发展，企业业务量持续增长，商务谈判在企业发展中显得愈加重要。
商务双方都希望通过谈判达到双赢同时为自己争取到最大的利益。
那么如何在商务谈判中占居主导地位，左右谈判的整体局势？
做好谈判前的准备工作就成为成功的第一步。
要素一.收集资料和信息，做到知己知彼在谈判准备过程中，谈判者要在对自身情况作全面分析的同时，设法全面了解谈判对手的情况。
需要收集信息的内容包括：
1）.收集“标的”信息●相关的商业行情：
商品价格、市场及销售状况、产品质量及相关交易信息；●对方的经营情况：
经营、生产、人事、销售、财务等情况；●对方谈判的策略：
了解对方的谈判目的、真正的需要以及对方可能采取的策略等。
2）.收集对方信息●对方的背景、实力、规模、历史、荣誉等客观信息；●对方有关谈判的目标、需求、利益等主观信息；●对方的谈判风格、谈判实力、对谈判的重视程度等策略信息；●对方人员的权限、策略，职位、性别、年龄、家庭、嗜好、个性、经历等3）.收集政策、时事导向、国家、地方的各种政策、法律、法规。
要素二.选择人员并做合理安排，确定谈判班组商务谈判从某种程度上讲是谈判双方人员实力的较量。
谈判的成效如何，往往取决于谈判人员的学识、能力和心理素质。
一名合格的商务谈判者，除了具备丰富的知识和熟练的技能外，还应具备自信心、果断力、富于冒险精神等心理状态，只有这样才能正视挫折与失败。
而商务谈判又常常是一场群体间的交锋，单凭谈判者个人的丰富知识和熟练技能，并不一定就能达到圆满的结局，应选择合适的人选组成谈判班子。
成员各自的知识结构要具有互补性，从而在解决各种专业问题时能驾轻就熟，并有助于提高谈判效率，在一定程度上减轻了主谈人员的压力。
要素三确定目标及可让步的尺度谈判目标是对谈判所要达到结果的设定，是指导谈判的核心。
分析企业的内部条件和外部环境，根据企业的经营目标提出明确的谈判目标：
例如商品贸易谈判的谈判目标，应该包括品质目标、数量目标、价格目标、支付方式目标、保证期目标、交货期目标、商品检验目标等。
谈判目标是一种体系：
最低目标（基本目标）、可接受的目标（争取目标）、最高目标（期望目标）。
按其重要性，确定谈判双方各自的目标的优先顺序。
要素四确定谈判策略不同的谈判有各自的特点，因此应制定谈判的策略和战术。
1）选择战略：
我方最看重的是本次谈判的结果还是双方的长远关系。
2）判断我方谈判地位：
根据影响谈判的各种因素，分析我方的谈判地位，处于优势、劣势、还是均势。
3）准备替代方案：
谈判中，双方可能都对对方提出的方案不予接受，谈判处于僵局状态。
一方提出新的替代方案，常可以打破这种僵局，并最终达成协议。
所以，事先要准备好替代方案。
这项准备，能防止你接受不利的条件，也能防止你拒绝对你有利的条件。
没有替代方案，就没有选择的余地；替代方案越好，选择的机会越充分，取胜的概率就越大。
4）做好心理准备●在谈判中遇到强硬对手的心理准备。
●“马拉松”式谈判的心理准备。
●谈判破裂的心理准备。
要素五确定议题●先把与本谈判有关的所有问题罗列出来，尽可能不遗漏。
●再根据对本方利益是否有利的标准，将所列出的问题进行分类。
●尽可能将对本方有利和对本方危害不大的问题列入谈判的议题，而将对本方不利或危害大的问题排除在谈判的议题之外。
如果是较复杂的多人参加的谈判，还应该制定谈判计划书，让谈判人员在谈判前预先对谈判目标具体内容和步骤所作的安排，作为谈判者行动的指针和方向。
外贸跟单员工作流程外贸跟单员，指的是在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的人员。
外贸跟单流程1.当业务员和客户在网上进行沟通，确定初步意向后。
客户通过快递把样品和加工的细节数据传过来。
此时，将样品和相关的加工制作的要求通过打样申请单反映出来。
之后，经过业务部经理签字，将样品和打样单（打样单要复印一份，正本留自己保存）。
给打样室，打样。
2.样品出来后通过快递寄给客户，注意即使向快递询问UPS号。
3.客户确认样品并将样品寄回，同时下单。
4.根据回传样品，制做简单的定货单给技术部。
定货单要业务员和部门经理签字。
将单和样品留技术部。
要求其制作工艺流程。
5.之后将合同传给财务部签字和老总签字。
并连同工艺流程样品3样物品，下正式的订货单。
订货单要根据合同来做，把品质要求，包装要求，和备注事项，交货日期。
写清楚。
之后把订货单复印5份，分别传生产-品管-财务-物控-出货。
并在正本上签字。
正本订货单留给自己。
把工艺流程书复印5份，传财务-技术部-物控-生产-品管。
正本留技术部，副本自己留着。
6.将合同复印2份，正本自己归档。
副本分别传老总办公室和财务负责人。
7.即使反映工厂在生产过程中的问题，并和业务员沟通。
在业务员和客户沟通达成协议后，将结果通过工作联系单将变更要求传达到生产车间。
工作联系单正本留己，副本传达。
8.快出货时，联系货代。
做报关单据。
并提前寄交货代。
若生产有问题，导致不能即使出货要提前通知货代，以便其另做船期安排。
9.若即使完货。
则提前两天将货代传来的进仓单或相关单据交给出货部门。
并将出货通知单复印3份，传生产-品管-出货部。
正本留己。
10.即使做好议付单据连同货代送来的提单进行议付。
如前T/T下，则先传副本给对方，要其付款。
L/C项下，则交由财务部到银行进行相关事项。
11.到核销单等相关单据回来后，将单据交由财务部进行结汇，办理核销退税手续。
外贸跟单员的工作流程？
1）每天处理客人的E-mail，包括自己有关订单的任何疑问出电邮问客人；答客人的任何关于订单的问题。
收到客人的E-mail首先在电脑上看一遍，然后依次打印出来，有关批核的信息第一时间通知给工厂（用FAX，自己留有记录），要复客人的（客人是欧美的，有时差）最好是下午4：
00~5：
30一次复回。
因为有的问题是要问工厂或有关同事才能答给客人的。
打印出物的电邮要按款号存档。
（存档是一个最基本的一项工作，也是很重要的一项工作，此项工作也可由助理来做）2）收到客人原办和资料à拍照或画图à查客人资料是否齐全，包括：
数量，尺码分配，尺寸表，颜色，物料，包装方法及物料并且要仔细看清客人原办的制做工艺有无特别的加以记录，以便能够有重点的跟进生产à好资料，开办单给工厂报价及做初办（一般报价要在两日内完成）。
同时要做好一个进度表，以便跟单员可以跟进整个订单的进度。
督促工厂能够按时交货。
à收到工厂报价和公司的目标价对比，如有相差须与工厂协商使价钱接近公司目标价à制做价目表给公司老板批准à老板批准OK后，会有一个报价给客人à待客复价钱OK即可做以下的工作了。
3）追工厂的初办，及物料批办，都要一式三份，一份给客，一份自己存档，一份预给工厂（将会写上客人评语）à自己先核对是否正确，如不正确要退回工厂重做，如正确要寄给客人批。
4）客人有头办评语à写在给工厂的头办上和物料批办上给工厂à要求工厂按评语做生产前办（或销售办或称为大办视客人要求）订物料或重新做物料办5）在做办期间，要做好生产制单及QCFILE（即QC查货的文件）包括生产制单，色办，大货布办，包装资料及正确大货物料卡。
还要一件正确的PP办。
PP办要有签名盖章及批准日期及客人的一些评语。
6）PP办工厂要做3件（1件寄客；1件自己存，到时要给QC做查货用；1件将会给工厂），收到PP办后仔细核对布料是否是正确大货布，辅料是否正确齐全，尺寸是否满足客人的尺寸表。
给客人的PP办要正确，不可有任何错误。
如有代用物料必须注明（实际生产中经常有钮钉代用情况）。
但尽量要求工厂能够做到所有物料正确。
挂好挂牌，就可以寄给客人。
待客
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