会议营销标准流程.docx

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会议营销标准流程

《会议营销标准流程指导手册》目录（草稿）

一、决策会议：

重点考察六大指标,然后出具会议策划书

1、主题及由头:

2、客户的来源、会议规模:

3、产品定位：

包括到位时间

4、投入人力、物力、费用及收入分析：

5、时间：

6、地点：

7、讨论：

流程策划方案,填写《会议策划书》

二、会前准备：

1、分工分组，明确责权利

2、各组工作进度表

3、签责任状，提报计划，颁布奖惩

4、会前物料准备：

5、会前客户邀约：

6、会前大客户拜访预售:

三、会议中期:

1、各组实际运营流程

2、彩排：

3、监察流程会议：

4、培训工作：

四、会议后期:

1、撤场安排:

2、核定销售和销售费用：

3、定金送货：

4、客户照片等承诺事项落实：

5、总结:

五、常见问题列举：

手册说明：

1、本手册以620王刚活动为基础总结的流程，其他活动可根据特定情况进行选择

2、本手册每个单元以解决问题为出发点,分为：

观点,举例,小补丁。

观点:

力求准确详细能说明问题；举例：

主要结合620问题；小补丁:

补充一些涉及到的概念解释或相关观点注解

第一部分:

决策会议

观点：

决策会议是开会前的可行性分析，一定要开，尽可能客观地把正面负面情况通过公司中高层头脑风暴的形式，提前考虑清楚,或者针对性地进行改变,也就是一切都考虑在前.

特别注意：

1、内部参会人员包括:

总经理，各部门负责人

2、如果是确定了和厂家合作，厂家负责邀请名人，那一定厂家代表出席（即使厂家说提前2天来的及，也不行必须按规定时间来），把情况说明在先，否则到了现场就混乱了.

举例1：

活动是签售会公司认为要进行签名还有合影，并告诉员工,并告诉客户；总经理认为就站在身后简单照,并安排签售组；厂家认为没有合影只有签名;这样关于这个问题就极大地错位了.

举例2:

620会议总结都说我们销售人员不足以接待600人,而会前大家都盲从总经理下达的600人的任务,而没有实际分析过,如我们根据实际情况,会议规模只能是400人，那场地就有更好的选择了。

第一章:

主题及由头是邀约客户，销售人员实际销售要用到的话术,以及所有参会人员统一的声音，因此要明确其具体内容：

举例：

620活动主题是“和珅荐宝"—王刚世博藏品签售会,这个主题关键是：

1、为什么是“和珅”；2、为什么是荐，而不是鉴；3、为什么是世博藏品签售，世博和王刚有什么关系?

具体有合影吗？

这几个问题要搞清楚

第二章客户的来源、会议规模:

1、客户的来源涉及到两个问题：

A、自己的客户我们要分析到他可能的产品需求，为后续销售做好铺垫,B、与第三方合作，要对客户要有基本的了解，分析出他对产品的需求.

2、会议规模：

会议总的要求不是客户数量越多越好，而是质量越高越好，客户越满意越好。

小补丁：

客户情况的详细了解功夫要下在平时，要对客户的数据库管理软件时时更新

第三章产品定位：

产品涉及到销售过程中的每个环节，因此要对她的几个方面要提前确定。

1、产品的类别和价位区间要与到会顾客有针对性，不能泛滥不能错位：

举例：

1、一般而言，山西客户对邮票和瓷器认识不深，需要很长时间说教引导才有可能成交;山西客户普遍对贵金属和钱币较为认可；个别大老板喜欢新奇数量上价格高的稀缺产品如金瓯永固杯

2、价位区间如果是高端的，就不适合普通客户购买

2、产品厂家不能出现在会议现场，因为:

一方面接触少，不好判断他的现场销售能力，另一方面无法控制他的销售方式。

3、产品利润空间，产品价格打折问题：

活动现场一定要有优惠,但是明确价格表后，一定要有一个价格授权，便于现场销售人员灵活把控客户。

（具体产品价格及授权由分工里具体约定）

4、产品数量:

要对现场客户有针对性，同时要适合现场销售人员去掌握发挥。

（为了方便销售员工掌握和发挥：

600人会议主打产品4-5个，100人左右会议2款主打产品）总之:

产品要精,而不在于多.

5、产品库存和到货时间：

主打产品在决策会议上要确定，产品库存在决策一周内要到达，

举例:

620活动涉及产品太多,几个主打产品活动前几天才到位，太晚，影响了提前针对性地培训和现场针对性地销售。

第四章投入人力、物力、费用及收入分析：

1、投入人力：

2、投入产品库存、物料：

3、费用：

要计算全面,以往活动计算中漏掉了物流费用和公司送的好多礼品费用

观点：

1、费用整体预算，层层填写《活动费用申请表》提报费用，由各小组组长负责本组费用的统计工作，报会议总负责人审核，财务部汇总后报总经理批准,费用预算必须在会议举行前一周定稿。

所有费用必须提前申请，签字程序:

小组长－总负责人－财务经理－出纳，然后出纳凭此进行款项支付.

2、为便于控制费用，所有费用不管多少必须提前申报，否则不予事后核销

4、收入分析：

要在实际客户分析基础上,确定收入预计

第五章活动时间：

1、活动的具体举办时间：

2、活动组织时间跨度:

举例：

620是国家中考的第一天，如大同郝继光儿子就参加考试,类似情况，客户有可能就不来了.613吕梁活动时间正好是端午放假，很多客户来不了。

第六章活动地点：

1、会议现场情况:

可容纳规定人数

举例：

620活动现场有8根柱子，阻挡了顾客的视线，不算最理想的会场

小补丁：

会场最好是较熟悉的会场,对以下因素都非常清晰：

A、会场的硬件要求：

大小,装修档次,备用座位,卫生间，空调

通风，费用,最好配有贵宾间休息，如哪项条件顾客不舒服，就会影响到顾客听会状态。

B、会场的软件配合：

会场的业务人员要有专业的配合，服务员，音响师也要配合；

C、会场的布局：

适合会议主题设置，能容纳参会人数，同时通道合理通畅，而且能凸现出贵宾席的重要

D、会场的费用要适合,对相关客房，贵宾间等综合谈判，力求最低。

2、贵宾室情况:

A、距离较近，最好在场内，也方便库存流转:

B、大客户要和普通客户互动起来：

举例：

A、如果把销售都集中在一起，比如620会议500克金算盘（会场有客户在看货，结果大客户部也急需要调货，这样给客户感觉很不好），B、带动不起其他人的购买，所以销售集中在一起,我们可以为一次性交款几万元以上的客户开辟绿色通道.

第七章会议策划书

经过决策会议，必须对以上6个指标有个清晰的认识，确定后这就是以后会议安排的基础,不能轻易改变的内容,同时这个认识要统一到基层员工,以及以后的会议安排,因此需要落实到书面-就是会议计划

1、包含以上6个指标

2、以PPT形式呈报总经理确认

3、如涉及到第三方如银行客户，可以凭此谈判

4、这个策划书是所有组（含具体员工）必须明确的

第二部分：

会前准备

第一章：

分工分组,明确责权利:

（一）、确定总指挥及副总指挥：

总指挥负责全面，副总指挥负责具体几个组：

1、各自的权利职责要进行明确：

销售工作是整个活动的核心,其中打折权限必须由副总指挥执行，而且每次例外的优惠必须由责任人签字才能生效。

2、明确:

哪些是公司内部可以解决，哪些需要外聘专业公司去做如：

音响,摄像，照相，演艺等

3、明确会议准备过程中的约束条款，会议筹备期任何组长，员工不得以任何理由推诿工作，视情节轻重给予警告,处罚50元，100元，200元，开除出会议组等处罚，同时根据员工管理规范予以另外处罚。

（二）具体模块：

1、会务组：

会议物料,司机

2、策划组：

宣传物料、音响灯光、摄像、主持人

3、邀约组：

4、大客户预售组：

5、接待礼仪组：

普通客户签到、大客户接待、专家接待、领位、模特、抽奖、礼品发放

6、销售组:

普通客户、大客户，相关产品展示物料

7、安保签售组:

8、财务组：

9、物流组：

10、培训组：

流程（从上到下）、产品、销售技巧、财务、物流

第二章：

各组工作进度表:

第三章：

签责任状,签人员，提报计划；颁布奖惩政策：

1、奖惩方案特别是销售奖惩方案明确，不能只奖不罚，并要责任到人，也会避免个别销售人员只从个人利益出发,从而有可能影响会议销售情况.

注:

这就要求工作职责要明细到个人，每个人会前必须明确他自己的职责

2、奖惩同样约束，大家在具体会议执行过程中的纪律，如：

擅自离岗，工作期间手机接听问题，交款时排队问题:

第四章：

会前物料准备：

第五章：

会前客户邀约：

第六章：

会前大客户拜访预售：

第三部分：

会议中期

第一章:

各组实际运营流程另外附件：

《各组工作流程指导手册》

关键是：

1、整体会议分工要细,要细到每个人

2、时间要明确，要按照《时间进度表》按期完成

3、要求要严格，确保会议整体利益

4、监督要细,细到每个人的了解到位

第二章：

策划环节（主持人、音响、摄像、媒体管理）

●主持人：

是会议中期核心灵魂,非常关键，

一、主持人的作用：

1、整个会场流程的核心,穿针引线之人

2、场面气氛的调动者

3、名人专家的互动

二、选择主持人有几个要求：

1、熟悉收藏行业这类型会议特点

2、熟练销售环节的热场办法

3、必须熟悉活动的销售政策，不断宣讲

4、要让顾客熟悉流程,并能热情高涨地参加完全场会议

三、主持人训练：

1、服装站台礼仪表情：

2、知识储备：

3、现场应变能力：

4、合作的默契程度:

5、不断总结能力：

●

1、会议主持人手稿一定要找有文笔的人来写,同时要求主持人提前练习，熟练：

举例:

620活动会议主持人就强调礼品，导致好多人以为会议结束了，领完就全部走了，以后活动没有结束不强调礼品,全部结束之后再说，提前走的客户没有礼品。

以后的活动最好还是请比较了解我们活动的主持人，与其请那些有点名气，但是人们不认识的主持人不如请一个经常与我们合作的主持人。

2、会议主持人一定得好好练习，熟悉现场，光靠提前半天的彩排并不解决问题:

举例：

620活动主持人老出现断档的地方

第三章：

彩排:

根据会议大小复杂程度,以及各个组别准备情况，决定彩排几次？

如何彩排？

第四章：

监察流程会议：

根据会议执行

第五章:

培训工作，一场会议就如同一场多支部队的会战，就像是一次世界杯征战,我们是一个军，我们是一支球队，我们是一个整体，为了达到一个声音，一个动作，一个形象，必须进行不间断的培训,包括：

团队培训;会议整体精神培训;会议流程的不断灌输；会议要求培训

第六章：

现场控制关键还是销售整体顺畅性的控制,这才是总负责人的总职责和关键所在.

第四部分：

会议后期

第一章：

撤场安排,最后一个环节才能看出一个员工的真品质！

一、现场物料如何打包安排？

如何上车到公司谁来检查验收?

站好最后一班岗！

二、回来的所有物料如何运送？

第二章核定销售结果和销售费用:

1、签售组和销售人员在会议结束后,及时将各项涉及到财务数据和客户资料的东西及时交财务，财务收集后交数据管理员。

2、各组负责人把销售涉及到的费用单据及时核销,要求可以有不超过10%的费用

第二章：

定金送货:

第三章：

客户照片等承诺事项落实：

第四章：

总结

第五部分：

常见问题列举