湖南省高速公路建设项目文件材料编制与归档《》第一卷.docx
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湖南省高速公路建设项目文件材料编制与归档《》第一卷
湖南省高速公路建设项目
文件材料编制与归档范本
（2013年修订版）（评审稿）
第一卷编制与归档指南
湖南省高速公路管理局
长沙金翔公路工程技术咨询有限公司
二○一三年十月
2013年修订版说明
《湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本》（2008年修订版）对我省高速公路建设项目档案工作有很好的指导作用，但近年来又有许多新工艺的应用和规范的更新，特别是交通运输部关于印发《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》的通知（交办发【2010】382号）对收集和整体提出了新的要求，同时有必要对5年来应用过程中一些好的经验进一步完善，以便更好的指导建设项目档案工作。
本次修订主要内容是：
名称改为“《湖南省高速公路建设项目文件材料编制与归档范本》”；章节进行了调整，把文件材料规范范围及整理要求排列在文件材料的编制之前；对规范化表格进行了修改完善，特别为桥梁、隧道和房建工程的用表修改较大，确保各种质检表与现行的技术规范和工程质量评定标准的要求一致；对各工序用表提示进一步完善，特别是、隧道和房建工程，按照分项工程和工序编制了用表提示和注意事项；对各册/分册的收集内容进一步修改完善，并根据有关要求对整理的方法和要求进行了修改，进一步明确，更有可操作性。
《湖南省高速公路建设项目文件材料编制与归档范本》再次修订版力求科学、规范、实用、易于掌握、便于操作。
修订后的范本分为两卷，共17章。
第一卷为编制与归档指南，由总则，组织与管理，文件材料归档范围及档案分类，文件材料的编制，文件材料收集与整理，组卷与档案，档案的移交6章组成。
第二卷为规范化表格，分为上、下两册，共11章11类表格。
修订后的《湖南省高速公路建设项目文件材料编制与归档范本》将促进公路建设项目文件材料编制与归档工作的健康发展，确保工程档案的质量稳步提高。
各单位在使用过程中，若发现问题或提出意见、建议，请及时函告湖南省高速公路管理局工程处（地址：
湖南省长沙市开福区三一大道500号邮编：
410016），以便下次修订或再版时参考。
在修订过程中，得到了厅、局和公路建设行业专家的关注和指导，参考并学习了兄弟省市公路建设项目文件材料编制和归档的经验总结，在此一并表示感谢。
编制单位：
湖南省高速公路管理局
长沙金翔公路工程技术咨询有限公司
主要编写人员：
第一卷编制与归档指南
第一章总则
第一节适用范围
高速公路建设项目文件材料是指从公路工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、招投标、施工到交工和竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等形式与载体的文件的总称。
是高速公路工程建设项目的历史记载，也是公路维护、改建、扩建的重要依据。
《湖南省高速公路建设项目文件材料编制与归档范本》（以下简称《范本》）旨在规范、统一湖南省高速公路建设项目文件材料编制、归档与档案整理的要求和方法。
本《范本》适用于湖南省高速公路新建和改建工程建设项目文件材料的编制、收集、整理和归档工作，其他等级公路建设项目可参照执行。
第二节编制与归档依据
高速公路工程文件材料的编制与归档涉及到许多方面，其法律、法规文件较多，编制依据较多，本《范本》主要依据以下标准规范和文件：
1）交通运输部关于印发《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》的通知（交公路发【2010】65号）
2）交通运输部关于印发《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》的通知（交办发【2010】382号）
3）交通运输部关于印发《交通建设项目档案管理登记办法》、《交通建设项目档案专项验收办法》和《交通档案进馆办法》的通知（交办发[2007]436号）
4）《科学技术档案工作条例》（1980年12月27日国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局发布）
5）国家标准GB/T11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》
6）中华人民共和国档案行业标准DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》
7）《公路建设监督管理办法》（中华人民共和国交通部令2006年第6号）
8）交通部、国家档案局关于印发《交通档案管理办法》的通知（2005年9月19日交办发[2005]431号）
9）国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》
10）国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》
11）国家标准GB/《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》
12）中华人民共和国行业标准DA/T31—2005《纸质档案数字化技术规范》
13）国家标准GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》
14）国家标准GB50300—2001《建筑工程施工质量验收统一标准》
15）《中华人民共和国档案法》（1996年）
16）《中华人民共和国档案法实施办法》（1999年）
17）《中华人民共和国保守国家秘密法》（1988年）
18）《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日国务院第279号令）
19）交通部关于印发《公路建设项目竣工决算编制办法》的通知（交公路发[2004]507号）
20）湖南省第十届人民代表大会常务委员会公告第31号《湖南省档案管理条例》2004修订版
21）现行公路工程标准、规范、规程等
第三节名词解释
下列名词解释与定义适用于本范本。
1．高速公路建设项目文件材料
是指新建和改建的高速公路建设项目自立项开始至竣工验收全过程中形成的具有保存和查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。
高速公路工程文件材料是高速公路养护、改建、扩建的重要依据。
2．高速公路建设项目档案
指经过鉴定、整理并归档的高速公路工程文件材料。
3.文件材料的收集与整理
按照一定原则对档案实体进行系统收集、分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
4.组卷（立卷）
将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
5.归档
办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
6.档案分类
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
7.案卷目录
登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。
8.编目
按照一定的规则进行档案着录并将条目组织成目录的过程。
9．档号
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10．案卷
由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。
11．卷内目录
案卷内登记文件材料及其排列次序的表，排列在卷内文件之前。
12．卷内备考表
卷内文件状况的记录单。
排列在卷内文件之后。
13.件
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
14．保管期限
对档案划定的存留年限。
高速公路建设项目档案保管期限分为永久、30年和10年三种。
第二章组织与管理
第一节组织机构与职责
交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目档案工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。
公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。
项目法人应负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责，保证项目文件材料收集、整理、归档的及时、准确、完整、系统和安全；项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见；各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。
目前湖南省内高速公路建设单位对文件材料的编制与归档管理有两种模式，一种为业主负责管理，另一种为业主委托第三方咨询机构协助管理，其组织机构图如图2-1所示。
图2-1高速公路工程文件材料编制组织机构图
一、业主负责管理模式
各方的职责如下：
1．业主的职责
（1）制定本项目工程档案管理办法，明确项目文件材料的形成、整理、组卷及归档的要求。
（2）明确项目文件材料编制与归档管理负责人，配置业主方工程档案专职管理人员，建立临时档案室，收集与归档业主方的项目文件材料，尤其是项目前期工作阶段的文件材料。
（3）协调设计、施工、监理、质监、科研及新技术应用单位之间的关系，为项目工程档案的管理工作提供有利的条件和环境；并督促各职能部门及时履行相应职责。
（4）负责将参建各方移交的工程档案汇总编号，完成整个项目的档案工作。
（5）提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，配合档案验收单位组织设计、施工、监理等单位完成档案验收工作。
（6）在项目通过竣工验收后3个月内向使用单位及有关单位办理档案移交手续。
2．施工单位的职责
（1）明确分管领导,配备专职人员,建立临时档案室。
（2）及时完成与工程施工有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。
3．监理单位的职责
（1）明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室，积极协调施工单位的关系。
（2）及时完成与监理工作有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。
（3）及时全面审查承包商上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和施工单位之间交叉的文件材料。
（4）监理单位除完成自身的工程档案编制管理工作外，还应负责对施工单位的工程档案编制管理工作进行检查和督促。
4．科研及新技术应用单位的职责
（1）科研单位应将科研项目的可行性研究报告、申请书、合同书、阶段性报告、科研成果报告、鉴定书及有关证明、奖励证书、图片及摄像带等及时收集归档。
（2）新技术应用和推广单位应将新技术应用、推广的有关的批复文件与合同，主要负责人名单，试验记录和分析、计算数据，应用、推广情况记载，使用效果及图片、摄像带等及时收集归档。
二、第三方咨询机构协助管理模式
该管理模式是在第一种管理模式中增加了第三方咨询机构。
第三方咨询机构受业主的领导，在工程档案管理工作中协助或分担业主方的
部分管理工作。
如：
1.协助业主制定本项目工程档案编制管理办法；
2.明确文件材料编制管理的实施方案与实施细则，明确项目文件材料的形成、整理、组卷、归档的具体要求；
3.对项目工程档案管理工作进行全过程的技术指导、检查和督促工作；
4.协助业主完成工程档案专项验收。
监理、施工、新技术应用和推广单位的职责不变。
第二节管理与措施
建设单位（项目法人）应认真贯彻国家及部有关交通重点建设项目档案管理规定，健全管理体制，完善管理制度，强化管理手段，项目档案管理不断实现标准化、规范化、信息化。
建设单位要以“建一流工程、创精品档案”为宗旨，以对历史负责，为现实服务的态度，切实加强对建设项目档案管理工作的领导，将档案管理工作纳入目标考核和年度绩效考核范围，明确管理机构和职能职责，项目档案工作必须有领导分管、有部门负责、有专人落实；加强对各参建单位档案管理人员的培训，严格实行先培训、后上岗的制度，提高档案管理队伍的整体素质；加强对项目档案管理工作的监督检查，坚持“四纳入”、“三同步”：
将档案工作纳入工程建设管理程序、纳入招标投标制、纳入合同管理和监理工作内容，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档。
1．纳入项目建设管理
将工程档案编制管理工作纳入工程目标管理及考核范围内，列为日常工程管理中的一项具体工作，与其它工程项目一样，由于编制进度滞后、编制质量不合格应受到扣分、批评、通报批评等处罚。
反之，应受到相应的表彰。
2．加强领导、配备人员管理
加强领导，各参编单位应至少有一名分管领导，负责抓工程档案的编制和落实，并配备专职的档案人员。
专职的档案人员要求有公路桥梁的专业基础知识，也要有档案管理的基本专业知识，且细心兼耐心。
由于工程档案具有数量多、系统性高的特征，档案人员频繁的变动易造成档案文件衔接时的空档，因此，要求档案人员保持稳定。
3．精心指导、培训人材
鉴于工程档案人员同时需要公路桥梁和档案管理双重专业知识，因此，建设单位要加强档案管理人员的精心指导和培训工作。
可根据各建设项目的具体情况，采取“请进来、送出去”等多种方式进行培训，提高各参编单位的档案管理人材。
“请进来”是通过自己办学习班，请专家讲授，“送出去”是参加交通部或大专院校举办的相关学习班。
根据我省施工单位进场不一致的具体情况，还应分期分批地举行学习班，以保证档案管理人员的水平一致。
逐步建立一支高水平的公路工程档案管理人员队伍。
4．统筹运作，同步完成
根据交通部档案馆的要求，工程档案要与工程建设同步完成。
一个单项工程完成，相应的档案文件必须收集、整理完毕；单位、分部、分项工程施工完成，相对应工程档案编制、收集、整理工作也同步完成；进行单位、分部、分项工程质量评定和工程验收时，同时验收应归档的工程档案的完整程度与整理质量。
在工程开工前，各建编单位应根据施工进度安排统筹工程档案编制计划，争取做到归档的工程资料日清月结，工程项目完工一个，工程档案移交一个，验收一个。
在工程竣（交）工验收完成的同时，工程档案的收集、整理、归档工作也全部完成。
5.加强档案的现代化管理
从项目档案管理的实际出发，积极稳妥地采用计算机、缩微等先进技术和手段，探索档案现代化管理的新途径和新方法。
使用规范的档案管理软件，项目档案管理软件应经过相关技术部门鉴定或省级以上（含省级）档案行政管理部门鉴定，并随着技术发展，要不断更新和完善；加强电子文件与纸质文件的同步归档。
对利用率高的竣工文件，还应采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制，根据湖南省高管局《关于认真做好建设项目档案数字化管理工作的通知》（湘高局工程2012【800】号）的要求，2012年以后（含2012年）的通车项目的项目档案均进行数字化，留存一套原件正本，副本只留存同版本的电子文件（扫描件），不再复印存档；加强保密、安全管理。
保密文件要严格按照保密规定进行保管，对已形成的电子文件，要加强技术和安全管理，对需要作为档案保存的电子文件，要转化为纸质文件，与电子文件一并归档保存，严防泄密和遗失事件发生。
第三章文件材料归档范围及整理要求
第一节文件材料归档范围
凡是反映与高速公路工程建设项目有关的活动，从提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工验收全过程中形成的，具有保存、查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程档案中。
其归档范围不仅包括包括交通运输部关于印发《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》的通知（交公路发【2010】65号）附件2《公路工程竣工档案目录》的内容，还交通运输部关于印发《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》的通知（交办发【2010】382号）附件1《公路建设项目文件材料收集归档单位》的内容。
结合湖南省的实际情况，文件材料归档的范围及保管期限具体见附录B。
第二节湖南省高速公路建设项目档案分类
根据交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2010〕382号）文件的精神，公路建设项目文件材料按照立项、准备、施工及验收四个阶段文件材料的自然形成规律和成套性的特征进行分类。
施工和监理独立抽检文件材料按单位、分部分项工程的施工工序整理组卷，其他监理文件按阶段，问题分类整理组卷。
《范本》将高速公路建设项目工程档案分为7部分（简称部）40册58分册，7部分分别是：
1.立项及设计文件，2.工程管理文件，3.监理文件，4.施工文件，5.科研、新技术文件，6.验收文件和7.特殊载体文件。
分类框架图见图3-1湖南省高速公路建设项目工程档案分类框架图，各部分内容主要如下：
第一部分：
立项及设计文件
共分为4册，包括前期立项审批文件、初步设计文件、施工图设计文件，设计变更作为设计的补充，也归入这个部分。
第二部分：
工程管理文件
共分为5册3分册，包括征地拆迁文件、招投标及合同文件、综合管理文件、技术管理文件，并根据湖南高速公路建设管理的实际情况，把计量支付文件归入此处。
其中招投标及合同文件分为招标评标文件、投标文件、合同协议书3个分册。
第三部分：
监理文件
监理文件共分为6册12分册，包括监理管理文件、工程质量控制文件、工程进度计划管理文件、工程合同管理文件、安全与环保管理文件、监理日志及其它文件。
其中工程质量控制文件包括12分册，分别为质量控制管理文件，材料试验及检测文件，路基、路面、桥梁、互通立交、隧道、环保、绿化、交通安全设施、机电、收费站及房建工程独立抽检文件和交工验收工程质量评定文件。
第四部分：
施工文件
施工文件共分为13册19分册，所有施工原始记录归入到各个单位、分部、分项工程中，不能归入的则分别归入施工管理文件、工程质量管理文件和试验、检测文件中。
13册分别为：
施工管理文件、工程质量管理文件、试验检测文件、路基、路面、桥梁、互通立交、隧道、环保、绿化、交通安全设施、机电、收费站及房建工程的施工原始文件、缺陷责任期施工原始文件。
施工管理文件路基工程、交通安全设施、机电工程分别划分为若干分册，详见图4-1。
第五部分：
科研新技术文件
科研、新技术文件共分为3册，包括科技管理文件、科技成果文件和新技术应用推广文件。
第六部分：
验收文件
验收文件共分为6册24分册，包括参建单位总结、交工验收文件、专项工程验收文件、决算与审计文件、竣工验收文件和竣工图表6册。
其中，竣工图表根据工程特点，参照施工图设计的分类，共分为20分册，详见图3-1。
第七部分：
特殊载体文件
特殊载体文件共分为3册，包括声像文件、电子文件及其他特殊载体文件。
7
特殊载体文件
6
验收文件
2
工程管理文件
5
科研、新技术文件
4
施工文件
3
监理文件
1
立项及设计文件
G**.**
缺陷责任期施工原始文件
收费站及房建工程施工原始文件
交通安全设施施工原始文件
机电系统施工原始文件
环保绿化工程施工原始文件
安全与环保管理文件
新技术应用推广文件
科研成果文件
综合管理文件
竣工图表
参建单位总结
竣工验收文件
决算和审计文件
专项工程验收文件
交工验收文件
计量支付文件
科技管理文件
技术管理文件
招投标及合同文件
征地拆迁文件
隧道工程施工原始文件
互通立交工程施工原始文件
（特）大桥、中桥施工原始文件
路面工程施工原始文件
路基工程施工原始文件
试验检测文件
工程质量管理文件
施工管理文件
监理日志及其它文件
工程合同管理文件
工程进度计划管理文件
工程质量控制文件
监理管理文件
施工图设计文件
初步设计文件
设计变更文件
立项审批文件
12341234512345612345678910111213123123456
交工验收工程质量评定文件
互通立交工程独立抽检文件
收费站及房建工程独立抽检文件
机电工程独立抽检文件
交通安全设施独立抽检文件
环保绿化工程独立抽检文件
隧道工程独立抽检文件
桥梁工程独立抽检文件
路面工程独立抽检文件
路基工程独立抽检文件
材料试验及检测文件
质量控制管理文件
电子文件
声像文件
其它特殊载体文件
其他文件
隧道机电设施
项目审计文件
工程决算文件
财务决算文件
合同协议书
投标文件
招标评标文件
照明设施
低压配电设施
收费设施
通信设施
监控设施
护栏隔离墙隔离栅防眩板等
标志标线
防护工程
涵洞通道工程
小桥渡槽工程
排水工程
土石方工程
12312345678910111212345121234561234123
收费站及房屋建筑工程竣工图表
照明设施竣工图表
低压配电设施竣工图表
收费设施竣工图表
通信设施竣工图表
监控系设施竣工图表
护栏隔离栅（墙）防眩板等竣工图表
标志标线竣工图表
环保绿化工程竣工图表
隧道工程竣工图表
互通立交工程竣工图表
（特）大桥、中桥工程竣工图表
路面工程竣工图表
防护工程竣工图表
涵洞通道工程竣工图表
小桥渡槽工程竣工图表
排水工程竣工图表
路基横断面及土石方竣工图表
路线平面纵断面竣工图表
隧道机电设施竣工图表
综合管理文件
施工日志及其它文件
合同管理文件
投资控制文件
进度控制文件
安全及文明施工文件
1234561234567891011121314151617181920
第7部分
科研、新技术资料
图3-1湖南省高速公路建设项目档案分类框架图（7部40册58分册
第三节立项及设计文件的收集与整理
一、第一册立项审批文件
（一）收集的内容：
1．项目建议书及批准文件，包括项目建议书、项目建议书的批复及其专家评审文件。
2．工程可行性研究报告及批准文件，包括工程可行性研究报告、批复及其专家评审文件。
3．环境影响报告书及批复文件。
4．水土保持方案报告书及批复文件。
5．文物勘探调查报告。
6.防洪影响评价。
7.地震安全性评价。
8.压覆矿产资源评估。
9.地质灾害危险性评估。
10.土地利用整体规划修改方案及项目建设规划实施的影响评估。
11.质量、安全监督申请及其批复文件。
12．施工许可批准文件。
13．上级单位有关指示。
（二）整理要求及方法：
1．文件材料按基本建设程序的顺序排列。
2．项目建议书及批准文件和工程可行性研究报告及批准文件按建设程序的有关批文顺序排列，结论性文件应放在前面。
3．水土保持批准文件、环境影响评价及批准文件、文物调查和保护等文件首先按文件类别分类，类别内再按时间顺序排列，结论性文件应放在前面。
4.质量、安全监督申请及其批复文件，土建、路面、机电、房建等如果分别申请的按时间顺序排列，批复与申请成套整理，批复在前。
5．施工许可批准文件按照批准文件、申请文件及附件的顺序排列。
6.巳装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。
二、第二册初步设计文件
（一）收集的内容：
1．初步设计审批文件，包括初步设计批复及其专家评审文件。
2.初步设计图表，包括：
第一册总说明书，第二册总体设计，第三册路线，第四册路基、路面，第五册桥梁、涵洞，第六册隧道，第七册路线交叉，第八册交通工程及沿线设施，第九册环境保护、服务设施、筑路材料、施工方案，第十册设计概算（甲组文件），第十一册设计概算（乙组文件），附件基础资料。
（二）整理的要求及方法：
1.初步设计审批文件排列在初步设计图表的前面，建议批复文件、专家评审文件、外业验收等文件合为一卷，批复文件排列在前。
2.初步设计图表，按合同段依次排列，每个合同段按原设计单位提供的图纸编排顺序排列（从第一册开始，依次排列），
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