湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本.docx
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湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本
第—章总则
第一节适用范围
高速公路工程文件材料是指从公路工程建设项目的提出、立项、审批、勘察
设计、招投标、施工到交工和竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各
种文字、图表、声像等形式与载体的文件的总称。
是高速公路工程建设项目的历
史记载，也是公路维护、改建、扩建的重要依据。
《湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本》（以下简称《范本》）旨在
规范、统一湖南省高速公路工程文件材料编制、归档与档案整理的要求和方法。
本《范本》适用于湖南省高速公路新建和改建工程建设项目文件材料的编制、
收集、整理和归档工作，其他等级公路建设项目可参照执行。
第二节编制与归档依据.
高速公路工程文件材料的编制与归档涉及到许多方面，其法律、法规文件较
多，编制依据较多，本《范本》主要依据以下标准规范和文件:
1）交通部关十印发《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》的通知（交
办发[2001]390号）
2）交通部发布《关十贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》
（2004年8月13日·交通部·交公路发[2004]446号）
3）中华人民共和国档案行业标准DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归
档要求与档案整理规范》
4）关于印发《交通建设项目档案管理登记办法》、《交通建设项目档案专项
验收办法》和《交通档案进馆办法》的通知（交办发[2007]436号）
5）交通部关十发布《交通文件材料立卷归档办法》的通知（1992年1月9
日交办发[1992]100号）
6）《交通部关十颁发《交通部科学技术档案分类编号办法》的通知（[87]
交办字315号）
7）国家标准GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》
8）交通部关于印发《交通档案管理办法》的通知（2005年9月19日交办
发[2005]431号）
9）交通部关于印发交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格式样的
通知（交办发[1992]121号）
10）国家标准GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》
11）国家标准GB50300-2001《建筑工程施工质量验收统一标准》
12）《中华人民共和国档案法》（1996年）
13）中华人民共和国档案法实施办法》（1999年）
14）《中华人民共和国保守国家秘密法》（1988年）
15）《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日国务院第279号令）
16）2000年12月6日国家档案局发布的中华人民共和国行业标准
DA/T22-2000《归档文件整理规则》
17）交通部办公厅转发国家档案局《关十印发<建设项目（工程）档案验收
办法>的通知》的通知（厅档案字[1992]21号）
18）交通部令《公路工程竣（交）工验收办法》2004年交通部令第3号
19）国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》
20）国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》
21）国家标准GB/T17678.1-1999《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》
22）交通部关十印发《公路建设项目竣工决算编制办法》的通知（交公路发
[2004]507号）
23）中华人民共和国建设部令第90号《城市建设档案管理条例》
24）湖南省第十届人民代表大会常务委员会公告第31号《湖南省档案管理
条例》修订版
25）湖南省交通厅文件《湖南省公路工程竣工文件编制及档案管理办法》
（2000年）
26）现行公路工程标准、规范、规程等
第三节名词解释
下列名词解释与定义适用于本范本。
1.高速公路工程文件材料
是指新建和改建的高速公路建设项目自立项开始至竣工验收全过程中形成
的具有保存和查考利用价值的文字、图表、声像等不同形式与载体的历史记录。
高速公路工程文件材料是高速公路养护、改建、扩建的重要依据。
2.高速公路工程档案
指经过鉴定、整理并归档的高速公路工程文件材料（以下简称“工程档案”）。
3.案卷
由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。
4.卷内目录
案卷内登记文件材料及其排列次序的表，排列在卷内文件之前。
5.卷内备考表
说明案卷内文件材料状况的表，排列在卷内文件之后。
6.档号
由分类号、案卷号等组成，是存取档案的标记。
7.保管期限
分为永久、长期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三种。
第二章组织与管理
第一节组织机构与职责
公路工程建设单位（业主）、施工单位、施工监理单位（以下简称监理单位）、
科研及新技术应用单位应将项目文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目
的管理工作中，并建立相应的管理机构和管理网络。
明确分管领导，配备专职人
员，并保持专职人员的相对稳定，设置临时档案室（柜），采取各种积极措施，
确保文件材料的质量符合归档要求并达到及时，真实、完整、准确和系统的目标。
目前湖南省内高速公路建设单位对文件材料的编制与归档管理有两种模式，
一种为业主负责管理，另一种为业主委托第二方咨询机构协助管理，其组织机构
图如图2-1所示。
图2-1高速公路工程文件材料编制组织机构图
一、业主负责管理模式
各方的职责如下:
1.业主的职责
（1）制定本项目工程档案管理办法，明确项目文件材料的形成、整理、组
卷及归档的要求。
（2）明确项目文件材料编制与归档管理负责人，配置业主方工程档案专职
管理人员，建立临时档案室，收集与归档业主方的项目文件材料，尤其是项目前
期工作阶段的文件材料。
（3）协调设计、施工、监理、质监、科研及新技术应用单位之间的关系，
为项目工程档案的管理工作提供有利的条件和环境;并督促各职能部门及时履行
相应职责。
（4）负责将参建各方移交的工程档案汇总编号，完成整个项目的档案工作。
（5）提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，配合档案验收单位组织
设计、施工、监理等单位完成档案验收工作。
（6）在项目通过竣工验收后3个月内向使用单位及有关单位办理档案移交
手续。
2.施工单位的职责
（1）明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室
（2）及时完成与工程施工有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报
送工作。
3.监理单位的职责
（1）明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室，积极协调施工单位
的关系。
（2）及时完成与监理工作有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报
送工作。
（3）及时全面审查承包商上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签
认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和施工单位之间交
叉的文件材料。
（4）监理单位除完成自身的工程档案编制管理工作外，还应负责对施工单
位的工程档案编制管理工作进行检查和督促。
4.科研及新技术应用单位的职责
（1）科研单位应将科研项目的可行性研究报告、申请书、合同书、阶段性
报告、科研成果报告、鉴定书及有关证明、奖励证书、图片及摄像带等及时收集
归档。
（2）新技术应用和推广单位应将新技术应用、推广的有关的批复文件与合
同，主要负责人名单，试验记录和分析、计算数据，应用、推广情况记载，使用
效果及图片、摄像带等及时收集归档。
二、第三方咨询机构协助管理模式
该管理模式是在第一种管理模式中增加了第三方咨询机构。
第三方咨询机构受业主的领导，在工程档案管理工作中协助或分担业主方的
部分管理工作。
如:
1.协助业主制定本项目工程档案编制管理办法;
2.明确文件材料编制管理的实施方案与实施细则，明确项目文件材料的形
成、整理、组卷、归档的具体要求;
3.对项目工程档案管理工作进行全过程的技术指导、检查和督促工作;
4.协助业主完成工程档案专项验收。
监理、施工、新技术应用和推广单位的职责不变。
第二节管理与措施
1.纳入项目建设管理
将工程档案编制管理工作纳入工程目标管理及考核范围内，列为日常工程管
理中的一项具体工作，与其它工程项目一样，由于编制进度滞后、编制质量不合
格应受到扣分、批评、通报批评等处罚。
反之，应受到相应的表彰。
2.加强领导、配备人员
加强领导，各参编单位应至少有一名分管领导，负责抓工程档案的编制和
落实，并配备专职的档案人员。
专职的档案人员要求有公路桥梁的专业基础知识，
也要有档案管理的基本专业知识，且细心兼耐心。
由于工程档案具有数量多、系统性高的特征，档案人员频繁的变动易造成档案文件衔接时的空档，因此，要求档案人员保持稳定。
3.精心指导、培训人材
鉴于工程档案人员同时需要公路桥梁和档案管理双重专业知识，因此，建设
单位要加强档案管理人员的精心指导和培训工作。
可根据各建设项目的具体情
况，采取“请进来、送出去”等多种方式进行培训，提高各参编单位的档案管理人材。
“请进来”是通过自己办学习班，请专家讲授，“送出去”是参加交通部或
大专院校举办的相关学习班。
根据我省施工单位进场不一致的具体情况，还应分期分批地举行学习班，以
保证档案管理人员的水平一致。
逐步建立一支高水平的公路工程档案管理人员队
伍。
4.统筹运作，同步完成
根据交通部档案馆的要求，工程档案要与工程建设同步完成。
一个单项工程
完成，相应的档案文件必须收集、整理完毕;单位、分部、分项工程施工完成，
相对应工程档案编制、收集、整理工作也同步完成;进行单位、分部、分项工程
质量评定和工程验收时，同时验收应归档的工程档案的完整程度与整理质量。
在工程开工前，各建编单位应根据施工进度安排统筹工程档案编制计划，争
取做到归档的工程资料口清月结，工程项目完工一个，工程档案移交一个，验收
一个。
在工程竣（交）工验收完成的同时，工程档案的收集、整理、归档工作也
全部完成。
第三章文件材料的编制
第一节文件材料编制质量要求
一、总体要求
文件材料编制工作总的要求是在保证文件材料的内在质量的基础上，注重提
高外在品质，对于施工过程中的资料要求及时收集，及时分析，及时报送，以便
指导管理和施工。
所谓内在质量是指文件材料的内容要准确、真实、完整、规范;
外在品质则是指及时和美观。
原始:
公路工程文件材料是公路工程在建设过程中直接形成的原始记录，不
能随意增加、减少或更改。
及时:
针对竣工文件的时效性而言，在每个施工工序和管理过程中所形成的
文件材料都应该及时收集和整理，并按要求报送审核和归档，为动态管理提供最
快的信息和资讯。
准确:
指试验数据的记录、计算过程、计算结果准确，控制的技术指标符合
公路工程技术规范、规程的要求等。
监理应对施工单位的资料准确性进行审查。
真实:
指文件材料的数据真实可靠。
严禁伪造、捏造数据，严禁闭门造车、
“回忆录式”编写资料等。
监理应对施工单位文件材料的真实性进行审查。
完整:
指文件材料齐全完整、无遗漏，如停工令---整改报告---复工令等资料
要闭合，试验和检测频率符合规范要求等。
规范:
指表格填写、文件分类、科目编排科学、合理，符合规范要求。
美观:
要求文字清晰、幅面整洁，符合档案存档规定。
二、具体质量要求
文件材料编制的具体质量要求包括书写、纸张规格、版本、笔迹、表格填写
等方面，竣工图的质量要求详见本章第七节中竣工图编制的规定，规范化表格的
详细要求见本章第四节“规范化表格填写要求”。
文件材料编制具体质量要求如
下:
1.书写要求
文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，文件材料书写、绘制和签字
应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，现场记录可使用HB铅笔书写。
禁止使用
圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。
2.纸张规格
除房建图纸外，文件材料用纸均采用A3,A4两种尺寸。
竣工图及与其合订
在一起的文字材料、表格一律使用A3纸，图纸允许加长，但不准加宽，如桥梁
布置图可以加长粘贴，但不能加宽;其他一般使用A4纸（除上级红头文件外），
当使用A3纸时，则折叠成A4纸大小（297X210mm）。
3.版本要求
应提供一套完整的原件，个别的特殊情况可用复印件，尽可能减少使用复印
件。
4.笔迹要求
（1）所有的签名都应该是本人签名或授权代签名，代签名必须是签代理人
本人的名字，不允许代替别人签名;表格中的签名应签在表格规定的位置上，关
键签名不能由同一个人重复签署，如计算与复核不能是同一个人签名。
（2）所有文件材料中的签名必须手签全名，不能以盖章、打印或复印代替
手工签名。
（3）原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等，
如果必须更改，不能涂改只能划杠，并在旁边签名。
5.表格填写要求
（1）正确选择工序对应的表格。
（2）表格内容除意见签署和签名一定要手写外，其他内容均可手工填写或
打印，但质量监督部门要求备查的原始资料需按其要求手工来填写。
（3）表头的填写必须完整统一。
如施工单位和监理单位应填写单位的公司
名称，而不是填**驻地项目部，合同号应填写准确完整（如11A、11B等，不
能模糊填写为11等）。
（4）表格如果有附件必须详细注明附件名称、数量等。
（5）注意表格中工程名称填写的统一、规范，如果分左右幅必须注明。
（6）表格中的技术指标控制值，应该符合有关设计、规范的要求，特别是
高速公路招标文件中的技术规范，如混凝土施工记录表中的混凝土施工温度，不
能超过技术规范中的限值（10℃~35℃）.
（7）表格中的意见、结论填写用语必须严谨规范，描述准确，如评价用“合
格”、“不合格”等词语，不能用模棱两可的“基本合格”等词汇，质检表格中
自检意见应填写“自检合格”，监理意见应填写“符合设计和规范要求”、“验收
合格”或“###不满足设计要求”等。
部分试验和质检表格的结论用语可参考
附录C。
（8）表格中的时间填写应符合实际，不要前后矛盾。
（9）填表时要求字迹清晰、工整，签名要能辨认。
（10）成套表格中前后的系列表格应该相互闭合（特别是检验时间和签认时
间的前后一致性问题），如果出现验收不合格的记录表或质检表，应该在随后重
点体现其再次验收合格的对应表格。
第二节规范化表格分类及编号
一、表格种类及数量
表格共分为十二大类，分别是:
（4）施工监理用表（共25种）、
（2）计量支付用表（共13种）、（3）质量检验用表（共279种）、（4）监理质量抽验用表（共243种）、（5）测量与试验用表（共185种）、（6）监理测试抽验用表（共185种）、（7）交工验收质量评定表（共9种）、（8）竣工验收质量评分表（共6种）、（9）工程监理月报（共19种）、（10）附属房建用表（共262种）、（11）竣工工程汇总表（共37种）、（12）竣工决算用表（共34种）、（13）责任备查用表（共6种）。
十二大类表格共有1303种表，前10类及第}3）类用A4纸，（11）、（12）两类用A3纸。
“测量与试验用表”和“监理测试抽验用表”，“质量检验表”和“监理质量抽检表”的内容和形式相同，只是表类代号和签字栏不同，目_前者供施工单位使用，后者供监理单位使用，另外“监理质量抽检表”去掉了“质量检验表”一些施工过程记录的表格。
表类代号统计表见表3-1.
表3-1表类代号统计表
序号
代号
表类名称
代号由来
用纸规格
表格数量
1
SJ
“施监”
施工监理用表
A4
25
2
ZF
“支付”
计量支付用表
A4
13
3
ZJ
“质检”
质量检验用表
A4
279
4
CJ
“抽检”
监理质量抽检用表
A4
243
5
CS
“测试”
测量与试验用表
A4
185
6
CY
“抽验”
监理测试抽验用表
A4
185
7
JY
“交验”
交工验收质量评定表
A4
9
8
JP
“竣评”
竣工验收质量评分表
A4
6
9
YB
“月报”
工程监理月报
A4
19
10
FJ
“房建”
附属房建用表
A4
262
11
JH
“竣汇”
竣工工程汇总表
A3
37
12
JS
“决算”
竣工决算用表
A3
34
13
ZR
“责任”
责任备查用表
A4
6
合计
1303
二、表格代码
为了方便查阅，便于计算机管理，特对所有表格进行系统分类，并编制代码。
代码是由代号加编号组成，代表某个具体文件或表格，整个项目内不会重复。
如
《范本》提供的编号系统不能满足项目的需要，业主可根据项目特点进行调整。
（一）代号
表格的代号由表类代号与表种流水号组成。
表类代号统一为两位，由表类名
称缩写的汉语拼音（前面第一个）字母组成。
例如:
“施工监理用表”，取“施监”
两字的汉语拼音前面第一个字母，其表类代号为“SJ”,”测量与试验用表”，取
“测试”，表类代号为“CS"。
表种流水号为一至二位数，根据表类内表种的数量
来定。
如“竣工验收质量评定表”共有6种表，其流水号取一位数；而“质量检
验用表”表格较多，其流水号取为三位数。
所以，表格代号由三至五位组成。
例
如:
“JY1、"ZF01”、"ZJ101”。
（二）表格编号
编号分为施工编号系统（14位数）、监理编号系统（15位数）和业主编号系
统。
并非所有表格均需要编号，少数表格在整个项目中只使用一次，故无编号。
1编号系统
在开工初期，施工单位应尽早完成单位、分部及分项工程的划分，并报送监
理处审核。
编号一般为14位，由施工合同号、单位工程号、分部工程对应编号、
分项工程对应编号、文件流水号五部分组成，代表意义如下:
a.各类表格编码（编号），应统一为14位;
b.
（1）,
（2）,（3）代表施工合同号代码，施工合同代码，最多三位数，不
足三位数，前面用“0”代替，如“001,10A"，依此类推。
c.（4）,（5）代表单位工程编号，其中:
J#一路基工程、M#一路面工程、Q#
一桥梁工程、H#一互通立交工程、S#一隧道工程、A#一交通安全设施工程、D#-
机电工程、L#一绿化和环境保护、00一没有区分单位工程;其中#为阿拉伯数字，
为第几座桥或隧道，例如，Ql表示第一座桥。
d.（6）代表分部工程所对应的识别号，（7）,（8）代表分部工程所对应的编
号，其中:
路基工程以1~3km路段为单元;路面工程以1~3km路段为单元；桥
梁工程（小桥属路基工程）以每座为但愿;隧道工程以座为单元;交通安全、绿
化及环保根据实际情况进行划分;编号用两位阿拉伯数字表示，形成一一对应关
系。
e.（9）的代表分项工程所对应的识别号，（10）,（11）代表分项工程所对应的
编号，根据实际情况进行划分;编号用两位阿拉伯数字表示，形成一一对应关系。
f.（12）,（13）,（14）代表文件或填报表流水号从“001”至“999"，按（6）
（7）所代表的工程中某一类表格进行流水编写，通常按时间先后顺序，如果三位数的流水号不够，可酌情增加一位。
g.举例说明:
（以4合同段为例）
004QlA01B01001表示4合同段桥梁工程中XXX桥（对应01）第一个墩的桩
基的001文件。
h.以上的编号根据《公路工程质量检验评定标准（JTGF80/1-2004））（以下
简称“JTGF80标准”）的单位、分部、分项工程划分编制，考虑了施工单位便
于操作，有所改动。
2.监理表格编号系统
编号一般为15位，由监理合同和施工合同代号、单位工程号、分部工程对
应编号、分项对应编号、文件流水号五部分组成，代表意义如下:
a.各类表格编码（编号），应统一为15位;
b.
（1）代表监理合同号，
（2）、（3）、（4）代表施工合同号，监理合同号的
代码“A,B,C,D,E,F”分别代表一、二、三、四、五、六监理处，依此类推;
施工合同代码，最多三位数，不足三位数，前面用“0”代替，如“001,11A",
依此类推。
c.（5）、（6）代表单位工程编号，其中:
J#一路基工程、M#一路面工程、Q#
一桥梁工程、H#一互通立交工程、S#一隧道工程、A#一交通安全设施工程、D#-
机电工程、L#一绿化和环境保护、00一没有区分单位工程;其中#为阿拉伯数字，
为第几座桥或隧道，例如，Ql表示第一座桥。
d.（7）代表分部工程所对应的识别号，（8）,（9）的代表分部工程所对应的编
号，其中:
路基工程以1~3km路段为单元;路面工程以1~3km路段为单元;桥
梁工程（小桥属路基工程）以每座为单元;隧道工程以座为单元;交通安全、绿
化及环保根据实际情况进行划分;编号用两位阿拉伯数字表示，形成一一对应关
系。
e.（10）代表分项工程所对应的识别号，（11）,（12）代表分项工程所对应
的编号，根据实际情况进行划分;编号用两位阿拉伯数字表示，形成一一对应关
系。
f.（13）,（14）,（15）代表文件或填报表流水号从“001”至“999"，按（5）
（6）所代表的单位工程中某一类表格进行流水编写，通常按时间先后顺序，如
果三位数的流水号不够，可酌情增加一位。
g.举例说明:
（以4合同段为例）
B004QlA01B01001表示第2监理处在4合同段桥梁工程中XXX桥（对应01）
第一个墩的桩基的001文件。
B00400000000001表示第2监理处在4合同段的抽检、验收、发布等的
001监理文件，此文件与单位分部、分项工程无关，故用000表示。
h.以上的编号根据JTGF80标准中的单位、分部、分项工程划分编制，考
虑了施工单位便于操作，有所改动。
2.3业主或总监办文件编号系统
业主或总监办各部门采用的SJ类表格编号如下:
填报（或发文）单位（或部门）简称+流水号（001~999）
其中单位（或部门）简称规定如下:
合约部----计监理部----监工程部----工工作组----工[站号〕
流水号根据各部门发文等时间顺序流水编号，通常取二位数，可酌情增加或
减少位数。
例如:
“工[3]002”表示第三工作组第002号文件。
ZF类表格的编号由合约部另行规定。
3.代码
表格的代号与编号组合起来，中间加一短横杠即构成表格的代码。
例如:
"ZJ616-004Q1A01B01001表示4合同段桥梁工程中XXX桥（对应01）第一个墩
的桩基的001号“钢筋及骨架质检表”;"CS206-C10ALJA01A01007"，表示第三监
理处在10A合同段路基土方工程抽检的“007"号“压实度试验记录表（环刀法）”;
SJ06-监030，表示总监办监理部发布的“030"号“监理工作指令”。
没有编号
的表格，其表格代码直接等于表格的代号。
第三节施工工序用表顺序提示
规范化表格共有十三大类，共1303张表。
本章对部分施工、监理过程中的
用表做了一定程度的提示和说明，供档案管理人员参考使用。
具体用表及顺序根
据工程的实际情况进行调整。
一、路基工程
（一）路基土石方工程用表
1.开工报告及施工准备
（1）路基土石方工程正式开工之前，承包人申报试验路段用SJ24（承包人
申报表），附上完整的相关资料（资料同正式递交土石方开工报告的附件），监理
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