XX公司销售现场收款管理办法（海关高级认证企业标准）.doc

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XX公司销售现场收款管理办法

（海关高级认证企业标准）

一、目的

为了规范XX业务的销售现场的收款、开票等环节的操作，确保销售收款的安全和效率，特制定本办法。

二、适用范围

适用于集团内全资、控股及受托非控股经营的企业各项目销售现场的收款管理。

三、总体原则

（一）岗位分离、即时控制、防范风险。

（二）兼顾安全和效率，对于事前控制不足的采取补偿控制措施。

（三）遵守公司制度的同时兼顾客户感受，全心全意为客户服务。

四、职责

（一）一线公司

1.项目销售控制员

负责将公司审批确定的价格表、折扣录入系统系统；复核客户认购资料，在系统系统中登记客户认购记录，在完成公司规定的审批流程后，执行更名、退、换房、更改付款方式、延期付款、没收再售等特殊销售事项的操作，确保系统系统销售信息准确。

2.项目销售现场收款员

负责项目销售现场的收款工作，非集中开盘期人员配备无法达到收款和开票岗位分离的项目，收款员同时负责开票和系统系统收款信息登记工作，确保收款准确和单据的完整，系统系统收款信息录入及时、准确。

3.项目销售经理

负责统筹项目销售工作，维护销售现场收款的秩序，调度、协调现场相关人员的工作。

4.公司财务管理部

负责对项目现场收款员进行上岗前培训、考核，对现场收款情况执行监督和检查，复核系统系统中的定价、收款信息，检查销售现场票据的使用情况,审核核销票据。

（二）集团总部

1.集团市场营销部、财务管理部

负责本办法的制订、修改、解释、指导；

2.集团风险管理部

对本管理办法的执行情况不定期进行审计。

五、方法和过程控制

集中开盘和非集中开盘实行不同的控制，具体控制要求见下表：

集中

非集中

人员配备

收款和开票岗位须分离，由不同人员担任

收款和开票可由一人担任，采取事后核对、检查的补偿性控制措施

收据

使用公司统一印制的空白收据，可手工填写开具后录入系统

使用公司统一印制的空白收据，将收款信息录入系统后，机打开具收据

票据送交公司的时间

最迟于开票后次日送交公司

最迟于开票后一周内送交公司

（一）价格和折扣录入

1.销控岗（或项目销售经理指定人员）根据预售测绘面积报告和公司审批确定的《销售定价明细表》、折扣方案，将XX业务的标准总价、相关信息录入系统。

2.对于未售单位的价格调整，销控岗根据公司审批后的调价方案，在系统更新售价，调价数据的复核和锁定要求。

3.对于特殊折扣，销控岗根据按公司规定审批完成后的《销售折扣审批表》，将相关的特殊折扣信息录入到系统中。

4.合同价格根据锁定的价格及选择的付款方式和折扣，由系统的运算程序自动计得。

5.对于更名、退、换房、更改付款方式、延期付款、没收再售等特殊销售事项，在完成公司规定的审批流程后，销控岗在系统执行相应的操作。

6.项目销售经理（或客户事务部）指定专人定期（至少每两周）核对系统与政府网上签约系统、买卖合同文本的房号、客户姓名、合同金额、面积等相关信息是否一致。

（二）收款

为规避现金收款的丢失和舞弊风险，销售现场不收取现金。

公司应要求销售人员提前和客户做好沟通，并通过销售宣传资料、现场提示牌等多种途径告知客户各类可选择的缴款方式和注意事项。

若客户带现金到现场，销售人员应耐心做好对客户的解释工作，由项目销售经理安排人员陪同客户将现金存入就近银行的公司账户。

现场可采用的收款方式和相关控制要求如下：

1.POS刷卡收款

POS交易单须请持卡人签字确认，使用未设密码的信用卡，收款员须核对卡背面的签名和POS单的签名是否一致。

收款员当天须完成POS机结算处理，结算笔数、金额与系统中的POS收款方式数据及收款日报表上POS收款方式数据核对一致。

2.支票收款

收款人员对客户交付的支票须认真进行审核，重点查看出票日期、金额、收款单位名称、印鉴等要素是否填写完整、准确，要素不全的，需当场补齐，确认所有信息无误及完整后向客户开具《票据收取回单》，待收到公司财务确认款项到帐的邮件通知后方可通知客户前来换开收据。

票据的出票方如和购房者名称不符的，须取得《第三方代为履行合同义务的确认书》。

3.转帐（现金缴款单、银行进帐单、电汇等）收款

客户以现金缴存公司账户、银行进帐单、电汇等方式缴款的，现场收款员联系公司出纳查询款项是否到帐，待收到公司财务确认款项到帐的邮件通知后，通知客户前来办理开票事宜。

转账或汇款方如和购房者名称不符的，须取得《第三方代为履行合同义务的确认书》。

（三）票据管理

1.空白收据由公司统一印制，同一公司内每张收据的编号应保持唯一性。

2.收据、发票收发须通过系统登记，按编号顺序使用。

销售现场领用的空白收据、发票须放置在保险柜内并妥善保管，若有遗失、损毁须立即报告公司财务部。

现场收款人员须于整本收据、发票使用完毕一周内送回公司财务，公司财务须即时审核核销收据、发票的编号是否连续完整、作废联次是否完整。

3.为了规避系统收款信息漏记的风险，通常情况下开具收据须通过系统录入信息后打印，特殊情况，可手工填写。

收据、发票各栏内容必须填写齐全，包括项目名称、楼栋号、房号、客户姓名、交款方式、款项性质、开票人、日期等信息，并请客户签字确认。

上述各栏填写内容须与录入系统的数据核对一致。

4.同一笔业务若有不同的收款方式，须按每一类收款方式分别开具数张对应金额的收据。

5.收据换开发票，以及客户退、换房、更名等，须收回原收据客户联，如果客户收据遗失，须由客户出具遗失声明，同时留存客户身份证复印件。

其中现场受理的退款业务单据须传递到公司财务办理，销售现场不直接经手退款。

6.现场收款员每日盘点票据，确保票据和附件完整，每月由项目销售负责人不定期监盘一次，公司财务至少每季度抽查各项目一次，检查系统系统登记领取的票据是否完整并按编号连续使用。

（四）交接和核对

1.现场收款人员须每日通过邮件向公司报送收款日报表，在规定时间内将收据记帐联及POS结算单等附件送交公司财务部；公司财务须审核收款日报表、收据及其附件、系统记录是否一致，每月核对系统、EAS记录、银行对账单是否一致。

2.现场收款人员休假，由项目销售负责人安排人员进行交接，并做好交接记录，包含移交票据号码、系统操作备忘等，接班时对接交票据和系统数据进行核对，若出现不符须及时查明原因并报告公司财务负责人。

六、附则

（一）本办法在执行过程中具体问题由XX公司指挥部负责解释。

（二）本办法自公布之日起施行。

XXXXXXXX有限公司

XXXX年XX月XX日

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