企业外贸部管理条例修改.docx
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企业外贸部管理条例修改
企业外贸部管理条例
1、组成人员：
销售总监---盯目标
望远镜---全面的看待市场和使命，要有前瞻性；
外贸部经理----追过程求结果-
平面镜---真实的看待自己，时刻检查自己的工作
外贸部业务员----强有力地正确执行
显微镜---把事情做细，从小处入手，精细的做好每一件事情！
共同的关键词：
开心、付出有回报（个人能力提升和经济收入）
阿里客户专员：
帮助监督过程、协调各部门、引导、激励
2、管理制度
为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：
一、绩效考核方法：
标准：
1、业绩2、阿里有效利用率3、工作态度及方法（根据三点每季度综合考核一次）
第一季度：
外贸部所有业务员在进公司后，工作期间的连续3个月内如果没有出单子（以到款为准），将被调岗或辞退。
如果没有达到业绩要求，根据第2、3点标准，若表现突出，公司可以考虑给第二次机会；
有效利用阿里1----3个月要求如下：
A：
对阿里资源的充分利用与彻底了解。
在这过程中（会抽查二次）。
B：
你对自己产品的充分认识与对产品卖点的充分认识。
把自己产品通过邮件达到最大价值化。
C：
对自己阿里展台的充分部置。
让买家第一时间能觉的你公司的实力与信认感。
D：
不断的要求自己与买家交流能充分认识的各地区的买家的采购行为。
E：
逐步让自己成为电子商务交流的专家，建立更多的网上朋友。
考核：
三个月中有三十个联系中msn或trademanager国外客商。
工作态度及方法：
勤奋、积极、热忱
第二季度：
每月初预报自己的业绩，根据完成率评估。
有效利用阿里4---6个月要求如下（考证自己前三个月的成绩）
A：
考查自己对各地区的买家行为是否了解透彻。
B：
有没有意向客户产生。
（即有多少个网上朋友）
C：
有多少个网上朋友向你要样品（但必须出样品费）。
考核条件：
三个月内有6个以上客户要求寄样。
工作态度及方法：
对客户热忱、专业，在公司内部积极分享，和各部门配合交流畅通
第三季度：
每月有客户成交（不管金额大小）
有效利用阿里7----9个月要求如下
A：
在后台订单栏目里记录每一笔订单
B：
给每个已经合作的客户做服务
C：
邀请高质量客户来华参观我们企业
D：
保持经常与老客户的联系，挖掘客户的新需求
E：
请求过关系要好客户给公司推荐买家
F：
关注后台报表栏目，及时掌握公司国际市场及调整公共产品
工作态度及方法：
热忱、专业、创新
第四季度：
有至少2个返单客户
有效利用阿里10---12个月要求如下：
考核自己是否把客户有条理的服务与安排，这是成功的关键。
把过去一年中与现在的国外客户系统分类：
1、成交客户按地区、产品等分类，做出个性化的服务计划
2、未成交客户按客户优质等级分类，并能系统性跟进
A类：
寄过样品，并一直保持跟进
B类：
对网上产品询价比较仔细与认真
C类：
对网上产品比较统一询价或让你全面报价
D类：
不是对网上产品询价只是对相关产品询价
3、把过去一年的客户与现在的客户按地区、产品分类，总结各地区或各类买家行为
工作态度及方法：
激情、创新、归纳总结
二、外贸部销售人员收入计算方法（具体资料公司情况不同）：
基本工资1800元（每月发放）＋外贸业务提成（每季度或半年发放一次）+奖金（每年发放一次）
提成根据外贸业绩，每季度累计业务0-100万人民币（包括100万）提成2%
100万-500万（包括500万）提成2.5%,500万以上提成4%和额不外奖金
奖金根据每季度阿里有效利用率和工作态度及方法综合而定,奖金额度不少于整年的工资。
三、外贸部作息时间：
考虑到国外买家的工作时间跟国内工作时间的时差问题，特调整公司外贸部作息时间如下：
上午：
8:
30－12:
00工作
中午：
12:
00－14:
00休息
下午：
14:
00－18:
00工作
周日休息
如果有特殊情况，需向公司销售总监请假说明.
四、外贸部的学习培训：
为了形成公司内部学习和交流的良好氛围，达到互助提高的效果，公司鼓励交流，学习和互相帮助，公司的业务培训要求必须到场，而且做好学习笔记，阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强和公司内部人员的沟通和学习，好的意见要充分利用，帮助自己提升业务能力和业绩；
五、客户跟进管理方法：
要求每个业务人员，把自己联系中的客户进行软件管理，把每个客户每次跟进的情况，在用户管理平台进行管理和记录，销售总监会定期查看；也方便自己有效管理客户。
一周内的新客户必须在当周至少联系一次，对于客户必须进行等级管理，较高级别以上的客户每月至少联系5次（任何形式）。
六、工作报告的提交：
要求外贸部人员，每周写工作报告，打印出来提交给销售总监或外贸部经理，同时要求自己建立报告档案，报告要求如下：
1.本周工作回顾；
2.本周重点开发的客户以及重点跟进客户（要求说明，客户公司名称，地址，主要联系人，电话，E-mail，客户跟进情况详细描述）；
3.工作总结：
本周工作中发现的问题，包括公司内部的问题，自身存在的问题，改进方法，公司如何给予支持；自己业务员心态的变化及感受。
公司制定的外贸部管理条例，每位应员工认真执行，有意见可以及时向老板提出，在以后的实施过程中，可以及时补充目的是为了更好的提升个人和公司业绩，建立良好的工作氛围。
若暂无其它意见，公司管理层和外贸部人员可以签订制度共同遵守执行。
外贸部门电子商务规章制度
为了更好地管理电子商务部门及激励操作电子商务人员，特制订以下规章制度：
管理制度
一、考虑到外贸工作的特殊性（有时晚上要与国外客人沟通），故早上上班时间可以适当延迟，但最迟不得超过上午10点，如有特殊情况必须向董事长申请；同时考虑到时差问题，外贸人员应自觉在晚饭后再处理一些国外客人的询盘事宜，但公司不提倡外贸人员超过10点以后持续工作。
二、请假必须提前半天向董事长提出书面申请，并填写请假条说明事由，经董事长批准后方可离岗；特殊情况应电话请假，事后需补写请假条一份，不请假或董事长不准假而擅自不到岗的视为缺勤，一律作旷工处理，扣除当天工资，连续3天或当月累计临时工5天的员工自动离职处理。
三、为了确保公司对外通讯联系的畅通及以免公司电话费用的浪费，公司员工上班时应尽是避免拨、接私人电话，严禁打电话聊天；公司员工应避免、减少使用各类无关紧要的查询、声讯电话；严禁私自拆、装公司内的各类通讯设备。
四、上班时不翻阅与工作无关的书刊、杂志、报纸、网页，不准上网聊天、玩游戏、看电影，不准会客。
对工作态度恶劣，不服从管理，无理取闹或消极怠工的员工，公司将予以辞退，且必须在24小时之内移交完所有公司物品。
五、外贸人员离职必须提前一个月向销售总监提出，在销售总监同意后离职申请单，若员工与公司签定合同的，则有关离、退职依照合同或有关法律规定进行。
六、原则上公司按排每周日休息，若有特殊情况处理，外贸人员也应该放弃休息。
七、每周六上午十点，最迟不得迟于下午四点统一向销售总监汇报一周以来电子商务部门的询盘情况及客户跟进情况，以便给予指导及相应的支持。
（通过视频会议或邮件）
业务提成制度
一、除来自公司参加展会，促销活动和其它户外广告行为，公司领导开发的客源及其它业务员非关联中介所获得的客户下单外，业务员在电子商务平台上接来的订单或通过其它管道自费开发的订单一律按实际销售回款进行提成。
二、报价，统一由董事长制订报价单，若有新款没有报价单时，应先报董事长核定价格之后再报，若确实有特殊事情，则外贸人员应在报完价后汇报董事长。
三、提成比例采取浮动制，销售合同款10万人民币以下（含），按1%提；10万---30万，按1.2%提；30万----50万，按1.3%提；50万----80万，按1.4%提；80万以上按1.5%提，公司另行额外奖励。
提成发放以货款回收后一个月内予以兑付。
四、公司集体战略性开发的重要客户、公司参加展会，促销活动和其它户外广告行为、公司领导开发的客源及其它其它业务员非关联中介所获得的客户下单，交由业务员跟单时，业务员享有比例提成，提成比例为0.2%
五、订单/合同在执行中，非业务员因素造成的损失，业务员不承担任何比例赔偿责任，因业务员操作失误和工作不到位造成的损失，依失误大小和关联程度进行赔偿，原则上不高于业务员年度提成累计总额的80%。
六、如果客户要求寄样品，原则上必须让客户预先汇进样品费和快递费，若有特殊情况，可以在向董事长申请后不要客户付样品费，但快递费还是要由客户出。
七、工资发放条例：
公司对新业务员前两个月试用期，每月发800---1000元工资，从第三个月起工资1000---1200元保底基数。
每个业务员的考核基数是6万人民币/季，三个月内销售额不能达到6万人民币的，公司考虑将其换岗位。
工资发放时间定于每月8号，公司不得无故拖延时间。
八、货款回收条例：
资金流转是公司的命脉，货款回收关系公司职工的切身利益和企业的正常运转，业务员应该负起对所做订单的销售回款的催收责任，国际业务订单的付款方式必须严格按照30%的预付款，余款在拿到提单传真给客户后付清。
需特殊处理的客户，必须由董事长批准。
以上制度仅供参考！
具体细节根据各企业自身实际情况调整。
外贸部门电子商务人员工作内容
1、每天两次（上午和下午4点之前）发布产品的供应信息，每过一段时间要更新信息，不能机械性的重发。
一个星期检查一下公司各个产品关键词在阿里巴巴上的排名及产品展示情况，向销售总监汇报。
2、必须在客户发出邮件的12个小时内给予回复，有特殊情况必须提前向经理说明。
3、在给客户回复邮件之前要先用google，或者客户的邮箱查询一下客户的情况，了解客户背景，做有效的跟进回复。
4、所有联系的客户数据必须输入crm客户管理系统，每天跟进客户的情况（包括邮件、MSN、trademanager、电话及传真）必须在下班之前以中文的方式录入系统。
5、每天必须和30家以上的客户沟通并将联系记录输入系统，尤其是报价和寄样的情况必须详细输入系统，便于后期跟进。
6、在熟悉产品的基础上及时更新阿里巴巴公共页面上的产品信息，并且丰富私人产品库，创建私人展厅，定期向重点客户推介新产品
7、每周周五下班前要向所有联系的客户群发邮件，祝周末快乐。
国外的节日期间和客户的生日也要向客户发送祝贺邮件
8、每周六下班前以书面的形式将一周的工作情况汇报经理，包括一周跟进的客户，重点客户情况等等（具体的表格由网络部主管提供大家）
9、有问题要及时向经理汇报，操作方面的问题可以及时联系网络部工作人员。
阿里巴巴客户跟进一览表
年月第周
询盘客户的数量
本周目标询盘数
实际询盘数
可以跟进数
实际跟进数
大体情况
寄样品的客户数量
国家
联系方式
样品名称
数量
收费情况
需要跟进的客户情况
国家
联系情况
预计何时成交
存在问题及如何跟进
成交情况
国家
联系方式
产品名称
数量及价格
反单率及原因
注：
星期天晚上8：
30以前上报，星期一上午共同探讨相关事宜
日报：
姓名日期
一今日工作内容：
二、今日总结分享
1收获，心情（包括潜在客户跟进进展，学习成长等）：
2是否遇到困难，希望得到的支持和帮助：
3重点客户跟进的策略：
三明日工作安排
上午：
下午：
周报：
上周（2016年月日——2016年月日）计划要做的10个最重要的事情
序号
事项内容
执行日期
完成情况
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
上周工作总结及心得
下周（2016年月日——2016年月日）计划要做的10个最重要的事情
序号
事项内容
执行日期
完成情况
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
你对管理层和团队的期望/意见/建议
本周总结
年月第周
卖家销售方式（通过阿里巴巴、XX、平台/老客户回访等等）
买家采购方式（阿里巴巴询盘/电话/公司企业网站）
产品分析市场行情
公司的优劣势及如何扬长避短
本周内最大成功点和最遗憾的事
离目标多远
注：
星期天晚上8：
30以前上报，星期一上午共同探讨相关事宜
网络贸易平台操作年度总结
（一）自年月份到年月，现将此一年以来的操作情况，简单的做如下总结：
1．总信息量和月份信息量分析（共收到条求购信息）
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
2．求购信息的国家和地区分布
北美
非洲
印度
香港
中东
南美
其它
地区
%
%
%
%
%
%
%
3．求购产品信息分析
产品A
产品B
产品C
产品D
产品E
产品F
产品G
%
%
%
%
%
%
%
4．邮寄样品月份分布
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
次
次
次
次
次
次
次
次
次
次
次
次
（二）客户拜访情况
1．姓名,来自国家客户，年月份开始与我司有联系，年月份来我司拜访，已经签下将近万美金的定单。
该客户将成为我司长期合作的客户之一。
2．姓名,来自国家客户，年月份开始联系，年月份来我司拜访，与年月份开始与我司开始定单，因为价格原因，现在为止没有续单。
3．姓名,来自国家客户，年月份已经有联系，年月份来我司拜访，对我司的工厂比较满意，后来因为该客户的每样式的数量太低，成本浪费比较大，所以没有接该客户的定单。
4．姓名,来自国家客户，年月份和我司做完一次试销单，年月来我司拜访，月日开始续单，可以建立长期合作的目标。
5．姓名,来自国家客户，年月份开始联系，月日专门来我司拜访，对我司的产品比较感兴趣，已经将部分样品带回国测试。
如果工艺上没有问题，将进一步洽谈贸易合作
其余省略
（三）××年本人已经熟练的操作后台，坚持每天一次发布供求信息，坚持5分钟内及时，准确的回复客户询盘，邮寄样品做到及时跟踪，××年的成交量已经有了明显的提高，统计数字为USD（年月到年月日），已经和个客户建立了贸易合作关系，具体的成交情况如下：
1．区域，客户名称
定单的数量和月份如下：
1）年月日成交USD
2）年月日成交USD
3）年月日成交USD
4）年月日成交USD
2．区域，客户名称
定单的数量和月份如下：
1）年月日成交USD
2）年月日成交USD
省略其余
（四）分析，总结（省略）
有限公司
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