海立集团OA系统服务说明书 海立二期项目SOW.docx
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海立集团OA系统服务说明书海立二期项目SOW
附件一
服务说明书
客户（甲方）：
上海海立（集团）股份有限公司
服务供应商（乙方）：
上海微创软件股份有限公司
项目名称：
海立办公平台二期
服务说明书日期：
2011年4月20日
1.介绍
2.
2.1.修订说明
2.2.
海立二期项目已经完成开发与测试工作，根据实际开发情况，原签署的SOW已发生变更，本版本为海立OA二期完成后对《海立二期项目SOW》的修订，相关内容仅供海立参考。
2.3.文档目的
2.4.
本文档作为海立办公平台二期工作说明，为项目管理人员、架构师、开发人员等提供框架性依据，指定了项目开发的范围、项目开发的阶段和提交的文档。
并对整个开发过程遇到的问题提供规范化的解决方法和模板框架。
3.项目描述
4.
4.1.项目背景
4.2.
海立办公平台一期经过半年的开发和实施现已成功上线，在海立一期的基础上，我们将进行邮件审批、短信提醒等功能的继续开发，开发后的海立二期系统将成为一套集pc审批、手机邮件审批和短信平台为一体的综合型自动办公平台。
4.3.整体技术架构
4.4.
项目整体采用基于微创办公平台和微创短信平台为基础，通过B/S页面为主的方式进行操作。
系统将新增：
短信提醒、邮件审批等主要功能模块：
5.建议的技术方案
6.
建议整个开发分为3个阶段：
第一阶段：
完成邮件审批系统架构和编码；完成短信服务器的配置和编码，短信服务器与OA系统间的接口。
第二阶段：
完成短信与邮件审批的测试与调整；完成Moss批量审批；八益系统接口；
第三阶段：
系统实施与维护。
7.工作范围说明
8.
8.1.本项目工作范围
8.2.
以下是海立办公平台二期的功能范围定义。
其中部分内容如海立一期完善相关内容未在本文件中详细罗列，未包括内容参见《海立办公平台二期报价》中的定义。
“邮件审批”模块
所有海立指定允许邮件审批的用户，当收到新的OA流程需要处理时，则系统首先会自动发送一封包含流程审批表单信息的邮件至该用户的Outlook邮箱。
用户可通过手机或PC回复邮件的方式，处理该项OA流程。
（回复邮件的内容需遵从指定的回复格式。
回复“1[空格][审批意见]”，表示“同意”该流程；回复“2[空格][审批意见]”，表示“不同意”该流程；回复“3[空格][审批意见]@[转发人员]”，表示流程将转发至您所选择的人员，先行处理，转发情况下允许不填写审批意见；回复“4[空格][审批意见]@[加签人员]”，表示同意流程，并加签至您所选择的人员，继续处理。
当用户成功发送回复邮件后，系统将再次发送一条验证短信。
用户通过短信回复数字的方式确认邮件审批内容，或放弃已完成的审批并重新操作，例：
回复“1”表示“确认”，回复“2”表示“重新审批”。
系统收到用户回复的确认短信后，认可本次邮件审批操作，自定执行相关指令，并将审批意见自动回填至表单，并在表单中添加审批人员的落款（为图片格式，非电子签章），如：
其中，邮件中设置安全信息，只有回复本邮件内容才会被系统认可，经转发的邮件不被系统接收；回复格式不符合要求的内容不接受；相关内容该用户已审批的不再重复接受，加签或转发的人员信息不正确的不被系统接受。
以上内容如有涉及，系统自动反馈用户知晓，用户可重新执行邮件审批操作。
在所有的OA流程中，对已办结的流程增设“海立OA系统审批验证”的金格电子签章
，其主要作用如下:
表示当前流程中所有的审批合乎海立OA办公平台的操作流程，该电子签章完好代表本流程结束后未被篡改。
导出OA系统的表单文件、截图、打印资料等其他导出文件，如需核实文件的真实有效性，可登陆海立OA系统直接查询相关流程进行验证。
性能指标:
用户人数
审批邮件发送延迟
回复邮件响应延迟
50人以下
<30秒
<30秒
50-100人
30-90秒
30-90秒
100-200人
90-120秒
90-120秒
*审批邮件发送延迟:
当审批流程到达特定节点时，系统发送邮件的延迟时间。
*回复邮件响应延迟：
当用户回复审批邮件后，系统处理邮件并发送确认短信的延迟。
提醒的联系人将以XML形式保存在服务器中，允许日后通过增加XML项的方式添加审批联系人。
短信提醒模块
本模块用于OA固定时间点的待处理工作的自动提醒，以及OA流程中的催办提醒，海立发文的子公司人员收文提醒。
1）OA待处理工作的自动提醒
●建立一个流程管理统计数据表，记录所有流程审批操作的开始时间与完成时间，以及流程基本信息。
其中对具有超过三日尚未处理的工作内容设定警示标记。
●预设时间点（如初始设定的周一-周五早08：
00），由系统自动执行流程管理统计查找并发送短信提醒。
●
●系统将发送短信至用户手机，提醒该用户当前时间点的待处理流程数目。
●短信提醒内容包括该用户所有“我的工作区”中的相关提示内容（同MOSS首页），以及超过3日未处理的流程数。
●
●短信格式如下：
“海立OA办公提醒：
您当前有2项OA待处理工作；其中超过3个工作日的工作有1项。
[海立股份]”。
●
2）OA中的催办提醒
●用户点击催办功能时，系统自动向当前所有处理人发送一条短信，对用户进行工作加急提醒。
●
●短信提醒内容包括要求从速处理流程的基本信息，例如：
[催办提醒]贺侃于2011-11-2316:
00提交的关于”OA催办功能上线”的<2.呈阅报告>流程，请您登陆海立OA平台从速处理。
[海立股份]（流程不同的关键要素名称及本次提醒操作流程相关要素具体内容）。
序号
流程名
提醒关键要素
（一览表中同步增加此要素显示）
1
日常费用预支
“用途及内容”中的第一条
2
日常费用结算
“用途及内容”中的第一条
3
资金划转
“划款原因”
4
融资呈批
“本次申请融资金额”
5
担保呈批
“被担保单位名称”
6
工作事项请示书
“事由”
7
呈阅报告
“提要”
8
一般文件审批
“事由”
9
用印审批
“事宜”
10
IT维护预约
“维护描述”中的前10个字+……
11
设备竣工验收
“设备名称”
12
低值易耗品验收
“材料名称”
13
红头文件发文
“事由”
14
公务用车
“去向”
15
领导外出请假
请假“领导姓名”
16
假期申请
“请假类别”
17
加班申请
无
18
培训申请
“课程名称”
19
人员调派通知
调派人员“姓名”
20
离岗人员管理
离岗人员“姓名”
21
劳动合同到期考核
被考核人员“姓名”
3）流程办结后自动发送一条短信给发起人，通知流程办结。
短信提醒内容包括已办结流程基本信息，例如：
[办结提醒]贺侃于2011-11-2316:
00:
00提交的关于”OA催办功能上线”的<2.呈阅报告>流程已审批完毕。
[海立股份]（流程不同的关键要素名称及本次提醒操作流程相关要素具体内容，同催办提醒）。
“八益系统接口”模块
将实现OA系统向八益档案归档系统的归档功能。
●OA平台提供导入工具，允许OA管理员导入自定义时间段的OA系统办结流程（初始设置为上一年度相关办结的流程）自动归档至八益档案归档系统中。
●
●允许分多次导入，导入信息不出现重复、遗漏、错误。
●
●建议导入时间为夜晚或者休息日，导入期间OA服务器、八益服务器不可关机。
●
●归档的内容包括：
OA流程表单（具有领导签名的格式打印的页面），以及OA流程中所有上传的附件。
●
●包括以下4个流程：
ID
描述
流程代码
A
工作事项请示书
243
B
呈阅报告
241
C
一般文件审批
254
D
红头文件发文
253
●允许管理员更改归档流程，详见：
《OA八益导入工具使用与维护手册.doc》
●
●OA流程归档将根据八益系统提供的接口，严格遵照对应格式，实现目录集、文件级的内容归档，同时对于文件级的归档，将同时把OA流程附件以八益系统的设计方式进行归档。
●
●导入的信息存放在八益系统的案卷下，责任人栏目填写部门名称，不同流程以不同卷内的方式呈现，后期可以由档案管理人员在八益系统中重新归类，附件保存在卷内之中。
●
卷内示例：
点击电子文件栏目的“查看”即可打开相关流程表单及附件，如下图所示：
表单格式示例（流程表单文件存放在“图片文件”栏目中，同一流程的附件存放在“电子文档”栏目中）。
“短信平台”模块
可通过本“短信平台”实现自动或手动发送短信的功能。
用户可配置专用于系统自动发送的短信内容，设置系统监测频率等（即OA短信模块以多少时间间隔扫描系统中需要邮件审批的信息。
过短扫描时间将提高系统响应速度，同时会增加服务器负荷；过长扫描时间将减慢系统响应速度，同时会降低服务器负荷。
根据当前服务器内存与CPU情况，默认设置初始周期为10秒。
）。
短信平台包括以下两部分：
第三方短信发送平台、平台开发的API接口。
第三方短信发送平台采用：
北京漫道短信平台。
该平台可以提供以下服务：
●通过工具（即短信客户端）发送短信。
●
提供海立管理员的短信通知功能，通知范围包括所有OA用户及其它添加用户。
管理员分为系统管理员账号和普通管理员账号两类，系统管理员账号允许查询余额、添加或删除用户名单、查询历史发送信息等管理操作；普通管理员仅允许发送短信。
●通过程序调用发送短信
●
●该平台覆盖电信、移动、联通3大用户群，支持包括iphone，黑莓等主流手机。
平台提供免白名单机制，即不需要通过电信审批即可直接添加用户并发送短信息。
●
●
短信平台API接口提供一个供OA、ERP和其他各类应用调用的封装服务和DLL。
此外，将根据实际需求，对“短信平台”进行定制开发，以满足以下需求：
●将通过对“短信平台”的定制开发，与OA系统，以及ExchangeServer的集成，实现在“邮件审批”过程中，系统自动发送短信，以及用户回复短信确认的内容监测。
●
●
●对“海立发文”中相关的收文环节，设置自动短信提醒收文功能。
●
●流程办结后自动发送一条短信给发起人，通知流程办结。
●
●允许用户通过短信平台催办OA流程，提醒当前处理人从速办理。
●
平台功能：
登陆客户端并发送短信，
直接采用短信平台发送短信的参数指标：
并发数
发送延迟
<10条
<30秒，平均每增加一条短信增加0.5秒延时。
10-50条
30-60秒，平均每增加一条短信增加0.5秒延时
海立内网优化
实现文档库的批量审批。
提供统一的批量操作界面，设置全选或多选功能，允许选定内容的同时批量通过或者拒绝。
一期完善
1
OA流程细节完善
电子签章性能优化
任务管理模块增强优化
海立发文流程与呈阅报告流程的关联
财务流程细节修改
一览表功能完善
2
OA打印格式完善
对打印格式进行完善
3
OA产品功能完善
OA首页增加“待办任务”栏
OA表单审核意见之间增加间隔
领导审批意见选择“不同意”时，未应用到电子签名，需修改
4
Moss部门门户更改
对总经理门户领导行程完善
5
Moss其他页面与布局更改
主页、文档库、知识库与管理界面的简单界面规范、统一、完善
6
修改OA系统的错误
修改流程和程序上存在的错误。
7
修改Moss主页的错误
修改页面报错和逻辑错误
8.3.非本项目工作范围
8.4.
●手机相关的审批页面开发。
●
●其他海立主页的功能性更改。
●
●其它无关的短信平台订制。
●
●4.1节工作范围未提及的其他开发内容。
●
8.5.项目里程碑
8.6.
海立办公平台二期系统项目将包含如下里程碑：
Ø项目启动会议（kickoffmeeting）
Ø
Ø项目需求调研完成
Ø
Ø项目架构设计完成
Ø
Ø软件测试完成
Ø
Ø用户接受性测试完成（UAT）
Ø
Ø项目验收上线
Ø
8.7.项目交付物
8.8.
各阶段的活动和对应的交付物如下表。
需求规格设计
交付文档
文档描述
文档要求
签署人
《需求规格说明书》
需求开发阶段的产出。
以书面的、正式的形式确定了系统的功能和非功能需求。
经相关干系人签字确认后，需求开发阶段宣告关闭。
需求定义是完整的
需求定义是明确的，无歧义的。
需求描述与用户要求是一致的
需求是可验证和可测试的。
项目发起人
项目负责人
项目经理
系统架构师
测试负责人
数据库设计
交付文档
文档描述
文档要求
签署人
《数据库设计说明书》
包含对系统数据库结构的逻辑设计，如表结构的详细定义，实体关系图。
是否满足数据库设计范式。
是否满足性能的要求。
是否易于数据迁移
项目发起人
项目负责人
项目经理
系统架构师
系统测试
.交付文档
文档描述
文档要求
签署人
《系统测试用例》
包含详细的测试用例开发文档。
是否完整和正确。
用例的粒度是否合适。
项目发起人
项目负责人
项目经理
测试经理
验收与上线
交付文档
文档描述
文档要求
签署人
《系统操作手册》
描述系统的使用方法与功能说明。
指导用户使用。
项目发起人
项目负责人
项目经理
《版本发布说明》
版本发布时间、内容及其他说明。
指导项目上线和部署。
指导项目维护。
项目发起人
项目负责人
项目经理
《源代码以及代码清单》
项目的实际产出的可执行程序和源代码
通过UAT测试，验收签字
项目发起人
项目负责人
项目经理
8.9.知识转移及培训
8.10.
培训内容仅限于如下人员、地点和次数：
.培训名称
面向对象
内容介绍
时间
系统使用培训
文档使用人
针对新开发的功能点的使用培训或提供操作手册教授使用方法。
1天
系统配置培训
系统管理员、IT人员
针对功能点的配置、数据库的维护和配置的管理员培训
1天
8.11.项目限制和前提条件
8.12.
一般
所有实施中，如需改变规定的工作地点，须由双方同意；
双方各指派一名总项目经理，负责协调和管理整体项目。
海立项目经理为傅海莹，上海微创方面的项目经理为张俊。
微创所提供的项目文档按照微创所定义的格式，语言为中文；
工作地点
系统的开发地点为：
上海海立（集团）股份有限公司、上海微创软件股份有限供公司。
期间按照开发进展和需求协商是否进行现场开发与部署。
项目前提及依赖条件
项目建设过程中，海立指派相应人员参与项目建设；
对于微创提出的背景材料、相关文档等要求，海立将给予积极配合，并在5个工作日内回复或确认；
项目执行将按照客户的需求定义，超出需求定义的要求将按照变更流程来完成。
微创项目实施一般在正常的工作时间，即星期一至星期五的9:
00AM到6:
00PM，节假日除外。
如海立需要微创项目小组成员在正常工作时间之外或法定假日期间加班，需双方进行协商确定。
海立提供整套系统部署的环境，包括机房、机柜、网络等。
软硬件列表
本节内容定义了系统的技术环境。
硬件环境：
编码服务器:
CPU：
Intel3.06GHz
Memory:
4GB
HardDisk:
160GB
发布服务器:
CPU：
IntelCore2Quad2.66GHZ
Memory:
4GB
HardDisk:
无限制
NetworkInterfaceCard：
100Mbps
操作系统环境：
编码服务器：
WindowsXP/Windows2008
部署服务器：
Windows2008ServerR2
9.角色与责任
10.
10.1.微创
10.2.
微创提供符合资质要求的人员参与项目工作，与海立密切协作。
指派专人担任项目执行经理，负责项目整体工作，并有调度所有资源的权力。
按工作范围提供相关服务。
微创选派的项目成员遵照项目的有关安排和规定开展工作，并保证工作的质量。
提交本工作范围书内描述的项目交付物。
保证提供可用的资源供项目使用；
10.3.海立
10.4.
按合同约定履行付款义务；
积极配合和支持开发方的需要，监控项目进度和质量，保证按计划完成项目；
如果因工期短而导致进度压力或开发质量无法保证，双方应共同协商解决办法，延长交付期限或增加资源。
严格遵循变更管理流程，防止需求蔓延或增加成本。
负责协调本项目与海立其他相关项目之间的关系
及时审阅交付物成果并给出建设性意见
11.项目验收
12.
海立办公平台二期系统将按照以下标准指导验收行为。
12.1.文档验收
12.2.
文档验收每个里程碑到达后同步进行。
文档按照微创软件开发过程模板为基本依据，要求内容全面、表达清晰。
文档验收完成后提供电子版和相关人员签署的纸质文件。
12.3.验收报告
12.4.
为保证项目开发质量，用户需尽早进入验收测试。
用户需要提供验收测试用例，指导验收测试。
验收测试完毕后，上海微创应提交验收测试报告。
应该在SOW或合同中明确约定验收标准，以便能够顺利验收。
若验收测试通过，海立负责人应在验收报告上签字确认。
即认为验收通过。
13.项目成员组成
14.
角色
职责
项目经理
签署SOW
批准需求变更请求
商议重大问题的解决方案
业务分析师
编制SOW
编制项目开发计划
需求分析，架构设计，数据库设计
决定关键技术解决方案
开发组长
执行并监控项目开发计划；
控制项目总的成本在预算之内
分配项目组成员具体任务，并检查完成情况，反馈给项目经理和负责人；
与负责人及项目组成员沟通
开发工程师
编码
按计划完成开发任务，并保证质量
测试工程师
测试
开发测试用例；
执行测试用例；
Bug管理；
提交测试报告
15.项目保障措施
16.
加强项目管理和监控。
建议采取以下活动：
为严格控制需求变更，组建变更控制委员会（CCB），成员包括：
项目发起人，项目负责人，开发方客户经理，开发组长，测试负责人。
定义变更请求与批准流程。
建立沟通与问题解决机制，以解决关系重大的问题。
建立检查、审核制度，重大里程碑点以评审会议签字结束。
建立周会与周报机制，每周项目组和项目负责人召开周例会，就最近1周的进度和问题进行反馈。
会后提交会议记录，存档。
建立多种沟通渠道，如Email，电话，例会，面对面交流，随机检查。
建立风险管理机制。
对于可能发生的高影响级别的风险，要早做分析，识别，并制定相应的风险应对计划和策略。
如资源保障，时间压力。
16.1.项目变更管理
16.2.
项目将遵循以下项目变更管理办法：
所有变更，都要遵循变更处理流程。
变更请求、批准流程：
Ø首先由请求人（可能是用户，也可能是项目组成员）提出需求变更请求。
Ø
Ø召开CCB会议，对变更的影响进行分析和评估：
会增加多少工作量，对进度有何影响，是否会扩大范围，是否需要削减其他优先级低的模块的开发？
Ø
Ø如果CCB同意并接受变更请求，则需要在变更请求单上签字，存档。
然后履行变更。
Ø
16.3.质量管理
16.4.
保障测试资源的可用；
对测试用例进行评审，要求：
1）与需求一致；2）覆盖完整，无遗漏；3）粒度合适，不过于粗，也不过于细。
4）每个功能单元至少应有2个测试用例：
成功路径，失败路径。
严格按测试用例进行测试，并建立跟踪矩阵；
合理设计测试数据，保证测试覆盖率
在系统开发的全过程中，保证用户的充分参与，如需求调研和评审，测试用例评审，UAT测试。
公司QA部门的支持。
16.5.风险管理
16.6.
风险管理的目的是最大限度地减少项目中各方面可能出现的负面影响，从而尽可能地减小项目的风险。
项目的风险管理是通过以下一系列步骤来实现的：
首先，找出项目中可能引起风险的因素；然后，估计出可能引起的影响的程度；最后制定出相应的预防措施。
在项目早期阶段，召集头脑风暴会议，识别项目可能存在的风险，建立风险管理计划；
对风险进行分类，评定发生的概率，风险的影响大小；
针对每种风险，建立应对策略，以便风险发生时，可以将损失降至最低。
在项目进行过程中，对风险进行实时的、动态的监控，及时发现新的风险，并更新到风险管理计划中；
建立紧急事务处理机制，对重大风险做出快速反应。
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