程序管理制度汇编.docx
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程序管理制度汇编
程序文件与管理制度汇编
受控状态：
受控
版本号：
2/0
分发号：
部门：
编制：
审核：
批准：
持有者：
目录
序号
文件名称
文件代号
页码
1
HL-CX01-2013
文件控制程序
2
HL-CX02-2013
记录控制程序
3
HL-CX03-2013
合同控制程序
4
HL-CX04-2013
设计控制程序
5
HL-CX05-2013
采购控制程序
6
HL-CX06-2013
标识与可追溯性程序
7
HL-CX07-2013
产品防护控制程序
8
HL-CX08-2013
仓库管理制度
9
HL-CX09-2013
检验与试验控制程序
10
HL-CX10-2013
检验记录和报告控制办法
11
HL-CX11-2013
设备控制程序
12
HL-CX12-2013
检验与试验装置控制程序
13
HL-CX13-2013
不合格品（项）控制程序
14
HL-CX14-2013
纠正与预防措施控制程序
15
HL-CX15-2013
内部审核程序
16
HL-CX16-2013
图书资料管理制度
17
HL-CX17-2013
档案管理制度
18
HL-CX18-2013
工艺控制程序
19
HL-CX19-2013
焊接控制程序
20
HL-CX19-2013
分包控制程序
HL-CX01-2013文件控制程序
1目的
确保本公司的质量管理体系文件得到有效控制，使各相关场所得到相应的有效版本，防止不适用文件的误用。
2范围
适用于本公司质量管理体系文件包括外来文件的控制。
3职责
3.1办公室负责
a）在质保工程师领导下组织有关人员编写、修改本公司体系文件；
b）体系文件的标识、发放、修改、换版、归档和销毁等工作；
c）外来文件的收集、组织评审、分发控制。
3.2质管部负责技术文件的编制。
3.3质保工程师负责体系文件审核。
3.4技术负责人负责批准发布技术文件。
3.5总经理负责质量保证手册（含程序文件）、企业管理条例等文件批准。
4程序
4.1文件分类与文件编号
4.1.1体系文件分类与文件编号
4.1.1.1质量保证手册代号规则
本公司质量保证手册代号为HL-SC-2013
4.1.1.2管理文件代号
注：
本公司企业管理管理文件分程序文件与作业文件为其中程序文件汇编代号HL-CX-2013，作业文件汇编代号为HL-ZY-2013，安全性文件汇编代号为HL-AQ-2013。
4.1.2外来文件
外来文件包括法律、法规、安全技术规范、标准、设计文件，设计文件鉴定报告、型式试验报告，监督检验报告，分供方产品质量证明文件、资格证明文件等。
外来文件的编号按其自身的编号，管理编号按类、按册（本）进行编号。
例：
B001为标准的第一册（本）。
4.2文件编制、审核、批准和发布
4.2.1文件编制
a）程序（管理制度）文件由办公室在质保工程师领导下组织相关部门进行编制；
b）作业（工艺）文件由质管部负责组织相关技术人员进行编制；
4.2.2文件审核、批准和发布
文件的审核包括本公司编制的所有文件和外来文件，审核和批准按以下规定：
a）质保工程师负责质量手册与程序文件的审核会签，总经理会签批准和发布；
b）工艺责任人负责作业（工艺）文件的审核会签、技术负责人会签批准和发布.
4.3文件控制和管理
4.3.1文件登记和归档
办公室负责按以下规定进行统一登记：
a）本公司编制的文件经审批后用【受控文件清单】进行登记；
b）外来文件相关部门根据文件的分类按册进行编号，归档登记分别为：
1）外来标准：
用【外来（标准）文件一览表】进行登记；
2）外来法规：
用【外来（法规）文件一览表】进行登记；
3）外来书籍：
用【外来（书籍）文件一览表】进行登记；
4.3.2文件的标识与分发
各相关场所应确保得到相应的有效版本文件，文件的分发按以下规定进行控制：
a）办公室负责填写【文件分发回收控制清单】经质保工程师批准，文件管理员依据【文件分发回收控制清单】发放；
b）在文件封面上的标识分发号，文件管理员应按4.5规定在分发前注明；
c）文件封面上的持有者，文件管理员应在文件分发时督促其标识持有者或部门；
d）分发的文件，接收部门或个人应在【文件分发回收控制清单】上签收；
e）文件按规定发放外，复制均需经批准。
不准随便复制、分发、拆散文件；
f）经修改的文件分发时将作废文件及时收回，确保作废文件不致发生误用。
4.3.3电子媒体承载的文件管理
电子媒体承载（包括计算机系统文件）文件的管理应确保：
a）计算机承载的文件与外部相应的文本（包括更改后的文本）应保持一致；
b）在电脑中存贮应按文件的分类和结构进行编目，便于录入、输出、检索；
c）对质量管理文件应进行备份（采用光盘或软盘），备份文件（包括光盘、和软盘的文件）应采取措施进行适当的防护，确保安全，以防丢失，并做好标识；
d）防止病毒侵袭，每周至少杀毒一次。
4.3.4外来文件管理
办公室负责收集购买与接收上级主管部门的外来文件及相关法律法规；质管部负责收集与购买与产品有产的标准；有关部门收集相关的涉及质量管理体系的外来文件，按4.2.1要求进行审核，以确保其有效、适用；凡是作为信息了解、不需执行的或与质量无关的参考文件，作为非受控文件；
4.4文件受控标识
4.4.1文件受控及标识
a）文件分为“受控文件”和非“受控文件”（非受控文件持有者在文件更改时不予通知）。
在文件发放时一律由文件管理员负责标注“受控”或“非受控”标识进行统一发放。
由文件管理员负责注明文件分发号；
b）标注有“非受控”的文件不编分发号；
c）不适用的作废文件（包括外来文件）应及时收回盖上“作废”章并销毁，需要保留的应盖上“保留文件”章，并在【受控文件清单】或在相应的“外来文件一览表”上加以标注。
4.4.2文件分发号规定
文件分发号：
按附表规定。
4.5文件借阅
文件原则上不准外借，因业务或工作需要借阅时，由借阅者填写【文件借阅登记表】，经部门领导审批后借阅，程序文件和管理标准文件不得对外提供和借阅。
4.6文件保管
文件要保持清晰，易于识别和检索，当使用的文件破损严重、影响使用或文件丢失时，使用者用【文件申领单】提出申请，说明并查明原因，经部门领导批准后办理更换手续。
新文件沿用原文件分发号，文件管理员负责销毁原文件。
4.7文件更改、换版和作废与回收
4.7.1文件更改
管理文件的更改，由更改申请者填写【文件更改申请单】，经相应的授权的批准人批准后进行更改，应按4.1～4.5条款要求进行控制，并在【受控文件清单】上作相应的登记。
修改后的文件应重新批准。
更改后的文件重新分发时，应收回相应作废文件。
4.7.2文件换版
文件经多次更改（一般为10次），或需进行大幅度修改时应进行换版，换版时按4.4、4.5条款要求发放新的版本，同时收回旧版作废的文件并将其作废。
4.7.3作废文件
作废文件需留用的由留用人提出并填写【文件留用登记表】，经部门领导审批，由文件管理员盖上“保留文件”章后进行管理。
借阅时应按4.6要求办理有关手续。
4.7.4文件回收
对更改、换版前的文件袋和作废文件应进行回收，并在原【文件分发回收控制清单】中注明。
4.8记录
记录是一种特殊类型的文件，其控制按《记录控制程序》执行。
5相关文件
《记录控制程序》
6记录表式
序号
代号
名称
保存期限
1
JLCX01-01
受控文件清单
长期
2
JLCX01-02
外来（标准）文件一览表
长期
3
JLCX01-03
外来（法规）文件一览表
长期
4
JLCX01-04
外来（书籍）文件一览表
长期
5
JLCX01-05
文件分发回收控制清单
长期
6
JLCX01-06
文件借阅登记表
5年
7
JLCX01-07
文件申领单
5年
8
JLCX01-08
文件更改申请单
5年
9
JLCX01-09
文件留用登记表
长期
附表：
文件分发号编制规则
序号
部门
分发号规则
备注
部门
代号
岗位
岗位代号
职务
姓名
1
总经办
01
0101
总经理
2
0102
副总经理
3
办公室
02
0201
主任（兼）
4
经营部
03
0301
经理（兼）
5
0302
业务员
6
0303
业务员
7
0304
业务员
8
0305
业务员
9
工程部
04
0401
经理
10
0402
技术员
11
质管部
05
0501
经理
12
0502
质检安全员
13
0503
质检安全员
14
财务部
06
0601
经理
15
0602
会计
16
0603
出纳
17
其他
07
0701
0702
HL-CX02-2013记录控制程序
1目的
对记录进行控制，为质量管理体系运行提供有效证据。
2范围
适用于本公司质量体系运行过程中产生的各项记录、外来记录的控制。
3职责
3.1办公室负责记录的标识、收集、编目、归档、贮存、保管、查阅、检查和处置。
3.2各部门负责记录的标识、收集、编目。
4程序
4.1记录编号
例：
用JL1.4-01质量保证手册第1.4条款“管理评审”第一个记录【管理评审计划】；用JLCX01-01，表示《文件控制程序》第一个记录为【文件现行修改状态清单】；用JLZY01-01，表示《电梯安装作业指导书》第一个记录为【施工方案】。
注：
记录顺序号：
记录数量多的以月为一个连续顺序号，记录数量少的以年为一个连续顺序号，可由记录部门或记录者自行决定。
4.2记录的填写与确认
a）记录必须有标题、代号、编号或顺序号等标识
b）所有记录的填写都应字迹清楚、正确，并严格按各文件规定的项目填写完整；
c）数据要真实，并有签名确认和日期等；
d）负责记录的人员只能用钢笔、圆珠笔、签字笔填写记录，不得用铅笔填写；
e）保持记录版面清晰、完整无缺；
4.3记录收集与归档管理
办公室统一负责本公司记录的控制与管理，按以下规定进行：
a）各部门应将收集整理后的记录提交给办公室；
b）办公室负责统一收集、编目后用【记录归档登记表】进行归档。
4.4记录的贮存与保护
a）办公室应指定人员专门保管，并存放在合适的专用设施内，加以标识以易于识别、查阅和检索；
b）记录的贮存处应确保避免损坏记录的光线、雨水、防火、害虫、腐蚀性物质等
c）专管人员应每季度一次（在梅雨季节应每月一次）翻阅检查所保存的记录。
有霉变、虫蛀的应及时采取措施，已难看清记录内容的，应通过原记录部门向该记录其他持有者复制，然后由记录收集部门负责人签章后重新登记保存；
d）采用其他媒体形式的记录，各有关部门要做好防潮、防压、防光、防消磁等措施。
4.5记录的更改
a）记录人员出于笔误需要更改的记录可用划改，涉及到判定结果的计算数据的更改，更改者要在划改处签名；
b）记录表式按要求制定【记录一览表】并按《文件控制程序》要求进行受控，记录表式需要更改时，办公室文件管理员要及时收回所发的，并对其登记或更改，再发给相关部门。
各部门、人员、场所使用的相关记录表格均应为受控有效版本。
4.6记录的保存期限
本公司根据记录不同性质和作用，均应规定其保存期限。
当合同或法规要求时，应按合同或法规要求的时间进行保存。
4.7记录的借阅
a）需借阅记录时，借阅者应向记录专管人员办理【记录借阅索取单】手续，逾期不还者，专管人员要负责追查；
b）本公司非管理人员不得查阅记录；
c）重要记录（如合同、来自顾客/企业的记录）需经总经理批准后方可借阅。
返还的记录，专管人员必须逐卷逐张的清点和检查，记录不得涂改。
如有遗失或损坏，要追查借阅者的责任。
对遗失的记录，专管人员应及时汇报，并通过原始记录人向该记录的其他持有者复制，然后由该记录的收集部门负责人签章后登记保存。
4.8记录的处理
记录保存期结束后，记录管理部门应填写【记录销毁审批单】经质保工程师审批后统一销毁，销毁后在【记录归档登记表】备注中注明。
5记录表式
序号
代号
名称
保存期限
1
JLCX02-01
记录一览表
长期
2
JLCX02-02
记录归档登记表
长期
3
JLCX02-03
记录借阅索取单
5年
4
JLCX02-04
记录销毁审批单
5年
HL-CX03-2013合同控制程序
1目的
充分了解顾客的需求和期望，确定、评审并确保满足顾客及合同要求。
2范围
适用于本公司产品销售过程与安装维修保养合同的签订的控制。
3职责
3.1经营部负责顾客对产品要求的确定、评审、顾客沟通，并负责下达特殊合同设计任务和常规合同生产任务。
3.2工程负责顾客抱怨的鉴别，解决产品的相关技术问题。
3.3总经理负责特殊合同评审的批准。
4程序
4.1确定合同要求
顾客以电话、传真、来人、来函等方式，提出与产品有关的要求，经营部或相关人员应热情接待、礼貌服务，并用【顾客信息反馈登记表】进行记录，以确定：
a）顾客提出规定的要求，如：
产品的品种、规格/型号、数量、产品质量要求等；
b）顾客对交付时间、交付地点、交付方式包括运输方式以及交付后活动的要求；
c）因顾客缺乏对产品认识而不能明确的要求；包括本公司明示担保的规定；
d）法律法规有关要求；
e）本公司的附加要求，包括订货量对价格的要求等；
4.2合同评审
4.2.1合同分类
以下方式本公司与顾客双方同意的均属合同范围：
a）书面合同：
以书面形式签订的合同，内容应包括产品质量要求、订货量、型号/规格、交货期、价格、交付及运输方式、交付地点及其他要求；
b）非书面合同：
包括来函、口头、电话、传真、电子媒体等方式传递的均属合同范围，本公司要求对每一项安装、改造、大修及每年的电梯日常保养及电梯销售均须签订书面合同，不得有非书面合同存在。
c）其他方式的合同：
如公开性的承诺文件、明示担保、网上销售等均属合同范围；
d）常规合同：
是没有责任风险及特殊技术要求，经营部有权做主的合同；
e）特殊合同：
有经济及责任风险的合同，包括技术上有特殊要求的合同。
4.2.2合同评审要求
顾客对产品有关的要求的评审：
书面合同应在签订前，非书面合同应在承诺之前进行评审，还包括标书和订货单及其更改。
合同评审的要求应确保：
a）顾客对产品的有关的要求和本公司对产品有关的任何规定都应在合同中得到明确；
b）与以前表述不一致的合同或订单的要求，顾客与本公司应共同协商已予解决；
c）与产品有关的及合同有关的法律法规要求；
d）顾客的要求与本公司的规定，本公司应有能力满足这些规定的要求；
4.2.3合同评审及其批权限
每份合同（包括标书或订单）应按4.3.2的要求进行评审，应有能力满足其要求后，有关人员方可签订正式合同。
其审批权限按以下规定：
a）确定为常规合同，业务人员可在【非书面合同登记表】或在书面合同上签全名确认评审后方可向顾客做出承诺或签订合同。
b）确定为特殊合同的评审：
根据特殊要求的内容，由经营科负责召集有关部门进行会审，并将结果填写在【特殊合同评审报告】中，总经理批准后方可与顾客签订合同；
c）顾客对技术上有特殊要求的、顾客要求的产品需经设计的、或以前末生产过的产品，经营部应填写【特殊合同评审报告】提交或组织质管部进行评审，评审结果作为设计输入，并按《设计与开发控制》执行。
4.2.4合同评审应注意事项
a）要识别产品质量要求、相关产品标准要求；
b）要衡量本公司自身的资源能力、生产能力及工艺水平；
c）对成本和利润关系；
d）对有特殊要求、风险大和条款不清之处要重点进行评审；
e）确认顾客提出要求已全部得到解决。
4.2.5其他合同的评审
本公司如果要在网上销售，对有关的产品信息，如产品目录、产品广告、明示担保等内容应进行评审，确保有能力满足顾客要求后方可发布。
4.3合同的执行
合同签订后，经营部用【合同及合同评审登记表】进行登记后，按以下规定进行传递：
a）技术上没有特殊要求的合同，由经营部用【工作指令单】及其他相关文件，一并提交给工程部安排生产，工程部应确保合同的履行；
b）技术上有特殊要求的合同用【设计计划书】及其他相关文件，一并提交给工程部安排设计和开发并安排生产，工程部应确保合同的履行。
4.4合同的修改
合同签订后或在履行过程中，如顾客提出新的要求时，应4.2条款要求重新评审，并将合同修改后内容填写在【合同修改记录单】上，通知并确保相关人员知道已变更的要求。
4.5记录控制
合同评审的结果及评审所引起的措施的记录应按《记录控制程序》执行。
5相关文件
《设计与开发控制》
《记录控制程序》
记录表式
序号
代号
名称
保存期限
1
JLCX03-01
非书面合同登记表
5年
2
JLCX03-02
特殊合同评审报告
5年
3
JLCX03-03
合同及合同评审登记表
5年
4
JLCX03-04
合同修改记录单
5年
HL-CX04-2013设计控制程序
本公司为电梯安装、改造、维修施工企业，设计主要体现为施工方案的编制，具体要求参见《施工方案编制指导书》相应描述。
HL-CX05-2013采购控制程序
1目的
评价和选择供方。
对采购产品进行控制，确保采购的产品符合规定的采购要求。
2范围
适用于本公司采购产品的供方、外包方、运输的承运方及产品采购的控制。
3职责
3.1经营部负责收集供方信息、组织供方的评价、选择和控制，采购产品的分类，编制采购单及采购。
3.2质管部负责采购产品的检验或验证。
3.3总经理批准合格供方名单和采购单。
4程序
4.1采购产品分类
本公司根据采购产品质量影响要求，由经营部负责对采购产品进行分类，并制定【采购产品分类明细表】。
其分类原则：
本公司安装、改造、维修中的主要材料有：
电梯易损件（呼梯盒、油杯、钢丝绳、曳引机等）、钢材、标准件、电气元件（含电线电缆、空气开关、照明灯等）。
外协供方：
脚手架搭设供方、吊装与运输供方；
4.2供方的评价和选择
4.2.1供方的评价准则
适当时，供方的评价应包括：
a）供方的法人地位及资质；
b）国家强制性产品认证的标志；
c）安装维修/服务能力；
d）对供方的交付和服务要求；
e）质量保证能力要求或质量管理体系要求；
f）供方的业绩和信誉。
4.2.2供方信息的收集
由经营部负责对收集供方信息。
对提供A类采购产品的供方，应调查其质量保证能力，提供相关背景材料。
必要时，可派员前往实地考察，并填写【质量保证能力调查表】。
4.2.3确定合格供方名单
经营部根据调查情况填写【供方评价表】，并提交背景材料给质保工程师组织相关部门对供方的质量保证能力进行评价，经评价后相关人员在评价表上签署意见，经总经理批准后纳入【合格供方名单】。
4.2.4特殊情况下的供方评价
特殊情况下的供方评价，是在本公司或顾客对产品提供有特殊要求，且采购产品的供方原先未经评价和选择的新供方。
其评价按以下规定：
由经营部负责对供方作初步了解，并填写【供方评价表】经总经理批准后实施采购。
待确认证实能力后补充有关背景材料，总经理批准后再纳入【合格供方名单】。
4.2.5供方的跟踪和再评价
a）由经营部对供方产品与服务质量情况进行跟踪，并每年一次对其再评价；再评价根据供方提供产品的质量，交付时效、服务等情况确定；
b）经跟踪和再评价，对提供产品质量、交付时效、服务等质量保证能力下降的供方，经营部应根据具体事项用【改进措施要求】，通知供方限期改进，经营部应对其进行跟踪，不能按期改进的将评价表提交给总经理审批，取消其合格供方资格。
4.3采购文件控制
4.3.1采购文件范围
a）合格供方名单；
b）采购产品验收标准；
c）采购计划或采购单；
d）采购合同或协议。
4.3.2制定采购计划和采购单
经营部根据不同的采购产品制定【采购单】，各部门根据采购需求填写【采购单】报总经理审批，由经营部负责采购，并明确俄采购产品验收要求。
4.3.3采购合同
a）经营部依据采购要求，必要时按照《中华人民共和国合同法》对采购产品的重要性、经济性、时效性签订【采购合同】。
采购合同应明确产品名称、型号规格、技术和质量要求、验收标准、交货时间、地点、数量、价格、服务要求、违约责任及处置，必要时还应包括质量保证能力或体系要求；采购合同金额大于1万元的，需签订采购合同，金额小于一万元（包括1万元）以口头协议为准；
b）采购合同应经总经理批准后由经营部执行。
4.3.4采购产品验收要求
适当时，采购产品验收要求包括：
a）法律、法规或行业规定要求；
b）合同要求；
c）《采购产品检验规程》中相关要求；
d）合格的质量保证凭证；
e）经审批的合格供方
4.4采购实施
根据已审批的采购单或必要时的采购合同要求，由采购人员在合格供方中执行采购。
4.5采购产品的验证
为确保采购的产品满足规定的要求，由质管部负责确定并实施对采购产品的检验或其他必要的活动，对其要求按《采购产品检验规程》执行。
当本公司或顾客（或合同）拟在供方的现场实施验证时，经营部应在采购文件中对拟验证的安排和产品放行的方法做出规定。
4.6记录控制
供方和采购有关的任何记录，按《记录控制程序》执行。
5相关文件
1999年3月15日主席令《中华人民共和国合同法》
《采购产品检验规程》
《记录控制程序》
6记录表式
序号
代号
名称
保存期限
1
JLCX05-01
采购产品分类明细表
长期
2
JLCX05-02
质量保证能力调查表
5年
3
JLCX05-03
供方评价表
5年
4
JLCX05-04
合格供货方名单
长期
5
JLCX05-05
供货状况登记
5年
6
JLCX05-06
采购单
5年
7
JLCX05-07
采购合同
5年
HL-CX06-2013标识与可追溯性程序
1目的
在产品实现的全过程中使用适宜的方法识别产品，以防止过程产品或其状态的混淆和误用，以及在合同有要求时实现可追溯性。
2范围
适用于
升级会员 