P0403项目合同变更管理规定0921定稿.docx
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P0403项目合同变更管理规定0921定稿
中煤陕西榆林能源化工有限公司
CHINACOALSHAANXIYULINENERGY&CHEMICALCO.,LTD.
项目合同变更管理规定
1
年月日
版次
编制
审核
评审
审定
批准
批准日期
编制部门：
商务管理部
参编：
发表范围：
公司部门/项目组
文件会签表
序号
职能部门
签署
日期
1
项目管理部
2011年月日
2
商务管理部
2011年月日
3
技术管理部
2011年月日
4
采购管理部
2011年月日
5
施工管理部
2011年月日
6
质量管理部
2011年月日
7
HSE部
2011年月日
8
机械动力部
2011年月日
9
生产准备部
2011年月日
10
财务部
2011年月日
11
综合部
2011年月日
说明：
（1）本管理体系文件知识产权属中煤陕西榆林能源化工有限公司所有，XX许可或批准，不得对公司以外任何组织或个人提供；任何外部组织或个人擅自获取、使用、转让本规定文件的行为均属侵权。
（2）本管理体系文件执行解释权在商务管理部。
1目的
为加强项目合同变更管理，规范合同变更处理，有效地控制合同变更（以下简称“变更”），特制的本规定。
2适用范围
本规定适用于EPC总承包、EPCM、设计、施工、监理及其他与工程建设有关服务合同的变更管理。
EPCM项下设计、施工合同变更可参照本规定执行。
本规定不适用于设备、材料采购合同。
按照合同约定构成合同变更的，方可纳入本程序执行。
3变更概述
变更指工作变更的详细过程。
这些工作是在设计、施工阶段中由业主和承包商处理。
如果本规定和合同条文有冲突，以合同为准。
4变更定义
以下内容将作为合同变更来处理
4.1原工作范围的增减或变更，例如：
4.1.1设计过程、设计数据单、设计规定、标准或由业主的增加、调整或改变；
4.1.2在审定合同中，除了由规定或合同要求以外的调整；
4.1.3原工作范围内工作的增减；
4.1.4由法律法规注释的工作的增加或调整；
4.2在项目的设计和施工过程中，由业主或承包商提出，并由业主同意的变更；
4.3由业主示意承包商改变订单的增减，当这些改变适用于规定的除外；
4.4合同有效期后的相关法律或规定的改变。
5职责分工
5.1项目组
5.1.1项目组负责变更内部审核、与承包商谈判、审核变更工程量工作，并提交正式的变更评审报告和确定的变更工程量后开始部门评审。
5.1.2根据项目需要提出业主方变更建议，并负责变更建议的评审、报批；
5.1.3负责接受承包商提出的合同变更建议和变更建议（执行）方案；
5.1.4负责承包商合同变更建议和变更建议（执行）方案的审查、谈判，并对是否构成合同变更形成结论意见；
5.1.5对变更进行技术、商务、工期、质量、HSE评估；
5.1.6计算、核实变更工程量；
5.1.7专业经理就变更信息与所派遣部门进行沟通，有关部门应给予支持；
5.1.8参加、配合与承包商的变更最终谈判工作；
5.1.9负责变更有关文件的分发。
5.2商务管理部
5.2.1负责变更的部门评审协调、组织；
5.2.2负责从商务合同角度审核变更审批报告并提出意见和建议；
5.2.3组织与承包商进行变更谈判。
5.3项目管理部
5.3.1重点审核执行该项变更对项目工期、成本、费用等的影响，对变更费用、工期计算办法等进行复核；
5.3.2费用控制组负责编制变更费用估算报告，费用控制组根据费用估算报告确定变更费用控制指标。
5.3.3参加与承包商的变更谈判。
5.4相关部门
5.4.1重点审查变更的合理、可靠性，依据合同和支持文件复核变更工程量；
5.4.2参加与承包商的变更谈判。
6变更建议处理流程
6.1变更请求
承包商以“变更请求单”（P04-03-B1）的形式提交项目组。
项目组内部先审核确认是否进行变更处理。
6.2变更建议
6.2.1重大变更建议
重大变更建议包括：
（1）全厂性、跨区域的和对其他装置已在建或建成工程产生影响的变更建议；
（2）一项变更建议引起的变更预估金额在100万元以上，或预估变更金额未达到前述金额，但达到合同额的5％；
（3）对合同装置的技术、安全、质量及运行功能产生较大影响的变更建议。
6.2.2一般变更建议
一般变更建议是指上述6.2.1条外的变更建议。
对于项目组提出的一般变更建议，可参照上述流程处理。
一般变更建议评审应用格式文本“一般变更建议评审单”（P04-03-B2）。
6.2.3重大变更建议
对于承包商提出的重大变更建议，承包商应编制详细的书面变更建议及其支持文件提交项目组，项目组经过综合评审并给出初步意见后一并报相关部门审查，审查后报项目分管主任批准，必要时还应由项目主任组集体研究决定。
对于业主方提出的重大变更建议，提出部门或项目组应编制详细的书面变更建议及其支持文件，经项目组及相关部门审查后报项目分管主任批准，必要时还应由项目主任组集体研究决定。
重大变更建议评审应用格式文本“重大变更建议评审单”（P04-03-B3）。
6.2.4处理意见
如果项目主任组决定不执行上述变更建议，则书面通知变更建议提出方。
如果项目主任组决定执行上述变更建议，项目组项目经理应根据项目主任组的意见通知承包商提交变更建议（执行）方案。
7变更建议（执行）方案
7.1变更建议（执行）方案要求
变更建议获得批准后，项目组通知承包商编制并提交变更建议（执行）方案。
变更建议（执行）方案首页应用格式文本见“XXXX变更建议（执行）方案”。
承包商编制的变更建议（执行）方案至少应包括以下内容：
7.1.1从技术、质量、安全等角度分析如果执行该项变更建议会对项目带来哪些正面和负面影响，以及影响程度；
7.1.2从经济和项目运行角度分析如果执行这项变更建议会对项目带来哪些运行和成本费用方面的影响；
7.1.3执行变更建议对合同价格和/或进度计划产生的影响程度，包括详细变更工作量、进度、费用及对合同其他条款的影响，同时提供相关的支持文件（包括变更事项的详细描述、费用/工期变化的详细计算方法、技术文件等）作为变更方案的附件。
7.2变更建议（执行）方案处理
承包商向项目组项目经理提交上述变更建议（执行）方案一式四份，项目经理收到变更建议（执行）方案后，应当立即向项目专业归口管理部门、项目管理部、商务管理部各提交一份变更建议（执行）方案原件。
7.2.1项目组审核
（1）项目组收到承包商提交的书面变更建议（执行）方案后，项目组合同经理组织本项目组开展内部评审。
项目组内部评审应用格式文本见“变更建议（执行）方案评审单”（P04-03-B4）和“变更建议（执行）方案评审单—附表”（P04-03-B5）。
（2）项目组负责从项目执行角度评估该变更建议（执行）方案，以及该变更方案是否构成合同变更。
同时，执行变更方案所涉及的技术、商务、工期、质量、HSE等方面的风险问题，也应一并反映出来。
项目组负责审核和确认变更工程量，同时就此变更工程量与承包商进行协商，并达成初步意见。
变更工程量由项目组项目经理复核并确认。
（3）项目组专业经理（专业工程师）在变更建议（执行）方案评估以及与承包商澄清、谈判过程中应当与所派遣职能部门进行沟通交流，相应职能部门在业务上应给予支持。
（4）项目费用估算将在变更工程量得到项目组确认后，进行费用估算，编制变更费用估算报告。
变更费用估算评审应用格式文本见“变更建议（执行）方案费用估算评审单”（P04-03-B6）。
该报告经费用估算组负责人签署后，将费用估算评审单及费用估算报告密封后直接交项目费用控制组负责人复核。
项目费用估算组在估算过程中如对变更工程量产生异议，可与项目组澄清，必要时由项目组与承包商进行协商，重新确认。
（5）结合上述7.2.1条的评审意见，项目组合同经理将负责编制变更审批报告，由项目组项目经理签发，并报相关部门进行评审。
7.2.2变更审批报告内容
变更审批报告应当至少包含以下要求内容:
（1）对该变更情况、原因的描述与分析，与承包商澄清与谈判情况，项目组对该变更的明确具体意见；以及支持这些内容的有关资料。
项目组项目经理应当在报告上签字并加盖项目组印章。
（2）项目组内部对变更建议（执行）方案评审表（相关专业经理和项目组项目经理签字）；完整的承包商变更建议（执行）方案原件；
（3）其它需要说明的事项与支持文件。
变更审批报告应用格式文本见“变更审批报告”（P04-08-B7）。
7.2.3变更部门评审
（1）管理部门
项目专业归口管理部门重点从变更技术方案的合理、可靠性进行审查，并依据合同和相关支持文件对变更工程量等方面进行复核。
如果必要，其它专业部门分别从其专业的角度负责对变更审批报告进行审核。
变更审批报告评审应用格式文本见“变更审批报告评审单”（P04-03-B8）。
（2）项目管理部
应重点审核执行该项变更对项目工期、成本、费用等方面的影响，同时对变更费用、工期的计算办法等内容进行复核。
费用控制组应重点复核变更费用估算报告，并根据复核结果确定变更费用控制指标。
费用控制评审单格式文本见“变更费用控制评审单”（P04-03-B9）。
费用控制组应将费用控制评审单及费用控制指标密封后交项目组合同经理。
（3）商务管理部
商务管理部从商务合同角度审核变更审批报告并组织与承包商进行变更商务谈判。
商务管理部将根据第7.2.3条确定的变更费用指标，组织项目组和相关部门与承包商进行澄清和谈判，并编写变更商务谈判报告。
报告应用格式文本见“变更商务谈判报告单”（P04-03-B10）。
如果谈判结果超过费用控制指标，将报主任组分管主任，由分管主任协调项目费用估算组、费用控制组及商务管理部达成一致意见。
7.3变更审批报告的批准程序
7.3.1审查意见澄清与反馈
各部门在审查变更审批报告过程中，如对变更审批报告或对变更审批报告的评审意见提出异议，变更审批报告应返回项目组，由项目组进行澄清、补充或完善。
7.3.2项目主任组批准
变更审批报告经评审后报分管项目主任组批准。
变更商务谈判报告报分管项目主任批准。
获得上述批准后，项目组合同经理将“一般/重大变更建议评审单”、“变更审批报告”、“变更审批报告评审单”、“变更建议（执行）方案费用估算评审单”及变更费用估算报告、“变更费用控制评审单”及变更费用控制指标、“变更商务谈判报告单”、“合同变更单（未签署）”及“变更单签署批准单”一并报项目主任组审批。
“变更单签署批准单”应用格式文本见（P04-03-B11）。
合同金额在5万元以下由主任组先批准，后履行审批程序。
8负变更处理
涉及合同范围内的负变更，应当与承包商变更同时处理并正、负变更应当在变更报告中同时显示，并相互冲抵，不应只解决正变更而遗漏负变更。
负变更处理属于项目组责任。
9付款
9.1业主接受了变更建议，合同价格将作增减，相应的付款应调整。
承包商的支票应显示原定付款和变更价格的增减；
9.2业主同意的价格应每月支付。
10合同签订
项目组负责“合同变更单”的签订，“合同变更单”签订参照商务管理部“项目招标、合同启动管理规定”（CCSC-P04-01）。
11签批单
项目组办理合同变更费用签批单，经主任组批准由财务部支付变更费用。
12文件记录与保存
所有过程形成的文件记录的控制执行《文件记录控制程序》（CCSC-P03-02）要求。
12.1文件编号
执行本规定发生的“合同变更单”编号组合层次及代码标识定义如下：
XXXX-XXX-XX-XX-XX-XX
12.2合同变更过程控制文件/记录编号
XXXX-XXX-XX-XX-XX-XX
文件记录分类代码定义：
a——“变更请求单”
b——“一般变更建议评审单”
c——“重大变更建议评审单”
d——“变更建议（执行）方案评审单
e——“变更建议（执行）方案评审单—附表”
f——“变更建议（执行）方案费用估算评审单
g——“变更审批报告”
h——“变更审批报告评审单”
i——“变更费用控制评审单”
j——“变更商务谈判报告单”
k——“变更单签署批准单”
l——“合同变更单”
12.3文件∕记录保存
变更文件分发由项目组负责，其中：
变更建议、变更建议（执行）方案、变更审批报告、及全套变更审查、审批文件一式四份，项目组、专业归口部门、商务管理部、项目管理部各一份。
“合同变更单”原件一式四份，其中项目组、项目管理部、，商务管理部、财务部各留一份。
文件/记录保存时限于原合同一致。
13相关文件
《文件与记录控制程序》（CCSC-P03-02）。
14附表
P04-03-B1“变更请求单”；
P04-03-B2“一般变更建议评审单”
P04-03-B3“重大变更建议评审单”
P04-03-B4“变更建议（执行）方案评审单”
P04-03-B5“变更建议（执行）方案评审单—附表”
P04-03-B6“变更建议（执行）方案费用估算评审单；
P04-03-B7“变更审批报告”；
P04-03-B8“变更审批报告评审单”；
P04-03-B9“变更费用控制评审单”；
P04-03-B10“变更商务谈判报告单”；
P04-03-B11“变更单签署批准单”；
P04-03-B12“合同变更单”。
15附图
P04-03-T1“合同变更流程图”
P04-03-B1变更请求单
编号：
CCSC-COM-XX-0X
建设项目
装置/单元工程
合同名称
合同编号
承包商
变更建议编号
1变更原因和理由：
2变更内容描述：
3执行该变更造成项目成本和项目工期的影响（估计和预测值）：
附：
变更建议
承包商项目经理∕项目组项目经理：
年月日
XXXXX部意见：
（由变更建议提出部门）
经理：
年月日
XXXX专业经理意见：
签字：
年月日
XXXX专业经理意见：
签字：
年月日
项目组项目经理：
签字：
年月日
P04-03-B2一般变更建议评审单
编号：
CCSC-COM-XX-0X
建设项目
装置/单元工程
合同名称
合同编号
承包商
变更建议编号
1变更原因和理由：
2变更内容描述：
3执行该变更造成项目成本和项目工期的影响（估计和预测值）：
附：
变更建议附表
承包商项目经理∕项目组负责人：
：
年月日
XXXXX部评审意见：
（由变更建议评审提出部门/项目组确定需评审的部门）
经理：
年月日
项目管理部评审意见：
经理：
年月日
商务管理部评审意见：
经理：
年月日
主任组分管主任审批意见：
签字：
年月日
P04-03-B3重大变更建议评审单
编号：
CCSC-COM-XX-0X
建设项目
装置/单元工程
合同名称
合同编号
承包商
变更建议编号
1变更建议原因和理由：
2变更内容描述：
3受影响的区域范围或方面
4执行变更造成项目成本和项目工期的影响（估计和预测值）：
附：
变更建议
部门∕项目组：
部门∕项目组经理：
年月日
XXXXX部评审意见：
（由变更建议评审提出部门/项目组确定需评审的部门）
经理：
年月日
项目管理部评审意见：
经理：
年月日
商务管理部评审意见：
经理：
年月日
主任组分管主任审批意见：
签字：
年月日
P04-03-B4
变更建议（执行）方案评审单
编号：
CCSC-COM-XX-0X
建设项目
装置/单元工程
合同名称
合同编号
承包商
变更建议提出方
变更建议（执行）方案主要内容:
（附完整变更建议（执行）方案）
设计/技术意见：
设计经理：
年月日
采购管理意见：
采购经理：
年月日
施工管理意见：
施工经理：
年月日
监理公司意见：
监理代表：
年月日
进度控制意见：
进度控制经理：
年月日
费用控制意见：
费用控制经理：
年月日
商务合同管理意见：
项目组合同经理：
年月日
合同执行部门/项目组经理意见：
合同执行部门/项目组经理决定基于的因素：
（1）技术影响：
（2）费用影响：
（3）计划工期影响：
（4）其他：
签字：
年月日
P04-03-B5变更建议（执行）方案评审单—附表
编号：
CCSC-COM-XX-0X
建设项目
装置/单元工程
合同名称
合同编号
承包商
变更方案编号
项目组专业经理评审意见：
签字：
年月日
P04-03-B6变更建议（执行）方案费用估算评审单
编号：
CCSC-COM-XX-0X
建设项目
装置/单元工程
合同名称
合同编号
承包商
变更方案编号
变更建议（执行）方案费用估算主要内容：
附：
费用估算报告
费用估算组评审意见：
费用估算工程师：
费用估算组组长：
年月日
P04-03-B7变更审批报告
编号：
CCSC-COM-XX-0X
建设项目
装置/单元工程
合同名称
合同编号
承包商
变更建议编号
一、变更主要情况
1变更提起方及变更原因与过程
2合同规定情况
3变更情况
二、承包商变更建议（执行）方案主要情况
1承包商变更建议主要内容（包括方案、建议与意见等）
2承包商变更建议中提出费用变化、进度变化内容
三、项目组与承包商澄清谈判主要情况
1澄清谈判主要情况
2澄清谈判结果
四、项目组最终意见和建议
1是否执行该项变更建议
2是否接受澄清谈判结果或其它意见
五、附属文件
1变更建议资料文件（原件）
2项目变更建议（执行）方案项目组评审表（已经会签的原件）
3承包商变更建议（执行）方案文件包（完整文件包原件）
4项目变更建议（执行）方案评审表（已经会签的原件）
5项目组项目项目经理签字确认的变更工程量清单
6与该变更相关的文件资料（往来信函、传真、图纸、规范、数据表等）
（盖章）
项目组项目经理签字：
报告日期：
年月日
P04-03-B8变更审批报告评审单
编号：
CCSC-COM-XX-0X
建设项目
装置/单元工程
合同名称
合同编号
承包商
变更审批报告编号
技术管理部评审意见：
经理：
年月日
采购管理部评审意见：
经理：
年月日
施工管理部评审意见：
经理：
年月日
项目管理部评审意见：
经理：
年月日
商务管理部评审意见：
经理：
年月日
合同执行部门/项目组对上述评审意见处理情况（本栏可附页）
一、评审中主要问题
二、对评审问题解决情况
项目组项目经理：
年月日
主任组分管主任审批意见：
签字：
年月日
P04-03-B9变更费用控制评审单
编号：
CCSC-COM-XX-0X
建设项目
装置/单元工程
合同名称
合同编号
承包商
变更审批报告编号
费用控制组复核意见
项目费用控制组对变更费用估算报告提出复核意见，以及变更费用控制指标。
费用估算组组长：
经理：
年月日
P04-03-B10变更商务谈判报告单
编号：
CCSC-COM-XX-0X
建设项目
装置/单元工程
合同名称
合同编号
承包商
变更审批报告编号
商务管理部谈判情况报告
（附合同变更单）
项目组合同经理：
年月日
商务管理部经理：
年月日
主任组分管主任：
年月日
P04-03-B11变更单签署批准单
编号：
CCSC-COM-XX-0X
建设项目
装置/单元工程
合同名称
合同编号
承包商
变更审批报告编号
报告内容
附：
1、变更请求单
2、一般/重大变更建议评审单
3、变更建议（执行）方案评审单
4、变更建议（执行）方案评审单——附表
5、变更建议（执行）方案费用估算评审单
6、变更审批报告
7、变更审批报告评审单
8、变更费用控制评审单
9、变更商务谈判报告单
10、变更单签署批准单
11、合同变更单（未签署）
12、其它文件
项目执行主任/主任批准意见
不同意
同意，并授权下述人员签署变更单：
项目组项目经理部经理
项目执行主任/主任：
日期：
年月日
P04-03-B12合同变更单
编号：
CCSC-COM-12-0X
项目名称：
装置/单元工程：
合同名称：
合同编号：
承包商：
参考文件：
变更执行方案编号：
其它参考文件：
合同原金额：
人民币元（大写人民币圆整）。
此次变更/调整总金额：
万元
本次变更/调整金额：
+万元
截止本次变更/调整总金额：
万元
调整后合同总金额：
万元
变更事项描述：
（附件，如果有）
变更对合同条件、费用/成本和交工期影响
1费用/成本调整：
万元（大写：
万圆）
2工期调整：
0天
3合同条款/条件调整：
（附件，如果需要）
变更事项执行要求：
（附件，如果需要）
签发与接受
业主代表签署：
（印章）
年月日
监理代表签署：
（印章）
监理代表：
年月日
承包商代表签署：
（印章）
承包商代表：
年月日
P04-03-T1
合同变更履行合同变更流程图
升级会员 