行政相关规章制度.docx

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行政相关规章制度

一、目的：

加强公司内部管理，规X员工工作X围，做到人尽其事，合理运用人力资源。

增强外部联系，使公司各部门工作运转流畅。

二、主题内容和适用X围：

本规定对公司行政部各岗位职责进行了相关规定。

本规定适用于森达美（中国）企业管理XX行政部。

三、行政部职责：

1、根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究

2、负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作

3、公司会议组织、记录及归档工作

4、负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作

5、负责公司日常安全保卫及消防管理工作

6、负责公司车辆调动管理工作

7、负责公司总务后勤管理工作

8、负责公司对外宣传、公关工作

9、完成公司高层临时交办的工作

四、行政部权利：

1、根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权

2、依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力

3、依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权

4、依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权

5、依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力

6、部门内部员工聘任、解聘的建议权

五、具体岗位职责、办事流程及表格模板：

职位名称：

行政总监

所属部门：

行政部

直接上级：

总经理

直接下级：

行政部总经理助理

岗位职责：

1、审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关规章制度

2、审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案

3、根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施

4、组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题

5、负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育

6、负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施

7、组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司XX工作的执行情况

8、负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议

9、负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作

职位名称：

行政部总经理助理

所属部门：

行政部

直接上级：

行政总监

直接下级：

行政助理、行政文员、企业宣传、物业管理助理、维修员、保安员、保洁员、车队队长、司机

岗位职责：

1、在行政总监领导下，负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境、保卫、维修和车辆安排等工作

2、负责行政管理方针、政策和制度的制定，并组织落实

3、负责组织行政年、季、月度工作计划

4、本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作

5、负责组织保洁、保安工作管理制度的拟定、检查、监督和执行

6、组织收集各部门的工作动态，协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作

7、做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络

8、负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况

9、贯彻落实本部岗位责任制和工作标准，加强与有关部门协作配合

10、负责召集本部门的有关工作会议

11、负责公司的各种公章证照管理，并负责使用登记和年检工作

12、负责对本部门员工进行培训和考核工作

13、负责组织编写公司年度大事记

14、负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理

办事流程：

1、印章制刻申请流程

2、印章使用流程

3、公司证照管理流程

表格模板：

1、印章制刻申请表

申请部门

申请部门负责人签字

申请日期

经办人

印章详称

旧章详称

申请理由

行政部意见

总经理签字

日期

2、印章使用审批表

编号

用章部门

盖章时间

公章类别

盖章次数

文件发文号

文件名称

备注：

用章人（签章）

批准人（签章）

注：

请在备注栏中简要说明盖章用途。

3、印章使用登记表

盖章时间

文件名称

发文号

公章类别

盖章次数

使用人

批准人

备注

公章管理补充说明如下：

-公司公章由行政部总经理助理负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用；

-一般性介绍信及XX明，须经行政部总经理助理审核后，方可盖章，以备查；

-对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字迹端正，图形清晰；

-公章禁止带出公司外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，由行政部专人携带前往，用后立即带回；

-公章一律不得用于空白介绍信、空白纸X、空白单据等。

如遇特殊情况时，必须经总经理同意。

公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章；

-公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。

没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章；

-公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。

下班时间和节假日期间应采取防盗措施；

-盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。

职位名称：

行政助理

所属部门：

行政部

直接上级：

行政部总经理助理

岗位职责：

1、协助行政部总经理助理起草各项规章制度

2、负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作。

按XX市市政府相关规定，及时对各种公司证照进行年审登记

3、严守公司XX，妥善保管各类文件

4、负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作

5、参与、主持或策划各项公关活动，提出公关方案预算、及时评价其效果

6、陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作

7、与各订票点建立往来关系，申请协议价格，为公司人员的出行做好服务

8、与各酒店洽谈合适的协议价格，签署协议，为公司领导及XX或客户预订酒店房间

9、按公司相关规定及领导要求，预订餐厅就餐

10、协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作

11、按领导要求，起草行政指令，经行政部总经理助理确认无误后，下发至各分公司相关责任人处

12、负责与集团公司的业务联系。

应行政部总经理助理的各项指令，与集团公司保持业务往来关系，及时传达我司的需求给集团公司，并把集团公司的反馈及时告知行政部总经理助理

13、与国际快递公司及国内快递公司建立良好合作关系。

鉴于公司业务需要，经常往亚洲地区发送国际信件，故需与国际快递公司着重申请此区域内的协议价格

14、负责公司内部小型会议的安排工作

15、负责公司大型会议的安排工作

16、按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动

17、及时完成领导交办的其他事项

办事流程：

1、会议管理流程

2、重要接待流程

3、接待规格表

接待规格

说明

具体形式

一级接待

指来宾职位高于陪同领导

1、集团总部领导到访下属各公司视察、了解情况

2、对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同

3、对来宾初到和告别时的接待，可以请适当领导陪同

4、机场贵宾通道、接机牌、行李牌、接机鲜花

5、酒店提前准备好房卡，并安排人员于酒店迎接

6、会议行程安排置于酒店房间内

7、一楼东区大厅进入公司，并安排人员迎接

8、六楼全体工作人员着统一工装列队欢迎，拍照人员就位

9、LED屏显欢迎词

10、办公区内门、灯、空调开启

11、VIP接待室、视频会议室准备会议区、茶歇区，包括桌牌、会议导示牌、水果、点心、饮品等

12、祈祷室的准备工作

13、宴会提前预订好房间、点菜、小桌牌

二级接待

指来宾与陪同领导的职务、级别大体相同

1、下属各公司领导到访总部会议、商讨重要事宜

2、下属各公司领导到访总部向上级汇报工作

3、一楼东区大厅进入公司

4、视频会议室准备会议区

5、准备会议导示牌

三级接待

指来宾职位低于陪同领导

1、下属各公司领导派员到总部工作、会议

2、交通、饮食必要协助

4、例外事项工作安排表

接待项目

具体事宜

应考虑的因素

生活安排

主要是安排来宾访问期间的生活起居，包括饮食、住宿、出行这3方面

1、饮食安排：

要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾的要求，如清真不忌猪肉、新都教忌牛肉等

2、住宿安排：

根据获得的来宾资料，依据来宾的人数、性别、身份以及来宾的要求，预定好房间，同时预留好车位

3、出行安排：

出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使用的交通工具，公关人员亦须提前做好安排

迎送安排

接机、接站和送行工作

根据确定的接待规格进行安排，包括机场贵宾通道、欢迎仪式、接机接站人员、欢送仪式、送行事宜等

安全保卫

若接待重要来宾，接待人员应将安保工作列入计划

要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，还要注重细节，从严要求

宣传报道

若来宾的访问活动对企业有重要影响时，要事先做好宣传准备，确定出席新闻媒体或记者并联络

1、无论活动大小，都需安排拍照人员，拍照后做好存档工作

2、注意企业内部口径统一，掌握分寸，并报经上级部门批准

3、有关的图文报道资料应向接待对象提供，并应存档备案

礼品或

纪念品

确定好礼品或纪念品的种类、数量等

1、礼物要轻重得当，不会让人产生误解

2、考虑来宾的风俗禁忌

3、礼品要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的

4、礼品的选择也可是当地有特色的物品

表格模板：

1、会议月计划表

会议组织单位：

编号：

月

日期

会议相关信息

1日-15日

16日-31日

会议名称

会议地点

会议日期

会议时间

参会单位

预计人数

主持人

会议宗旨及议题

制表人：

审核人：

2、森达美（中国）酒店预定表

序号

职务

联系方式

入住时间

退房时间

来访目的

指定酒店名称

客房标准

付费方式

备注

3、会议、就餐及住宿安排登记表

年月日

会议名称

会议时间

会议地点

记录人

参会人数

人员安排

备注

茶叶□

鲜花□

咖啡□

办公用品□

矿泉水□

麦克□

水果□

音响□

横幅□

投影仪□

桌牌□

其他

就餐地点

就餐时间

参加人数

就餐标准

其他

住宿地点

住宿时间

住宿人数

住宿标准

房间数量

备注：

申请部门：

经办人：

部门负责人确认：

4、与会车辆及驾驶员一览表

序号

公司名称

车型

牌照号

驾驶员

联系方式

5、房间安排表（置于房卡内）

房间号

名称

6、会议日程安排（举例说明）

森达美（中国）XX地区工作座谈会

SimeDarby（China）ShandongDistrictWorkingSymposium

参会手册

GuidingBooklet

12/05/2010—12/07/2010

森达美（中国）XX地区工作座谈会

SimeDarby（China）ShandongDistrictWorkingSymposium

会议日程

Itinerary

2010年12月05日日程安排：

Dec.5th,2010

16：

00---16：

30索菲亚（XX）国际大酒店一楼大堂报到，领取《参会手册》，分房休息；

CheckinatSophiaInternationalHotelandgetthe.

18：

00---20：

00与会人员于索菲亚（XX）国际大酒店-1F“会议厅1”举行晚宴；

Banquetdinnerat-1F,“MeetingRoom1”,SophiaInternationalHotel.

2010年12月06日日程安排：

Dec.6th,2010

07：

00---08：

00索菲亚（XX）国际大酒店2F“咖啡厅”用早餐；

Breakfastat2F,“CoffeeGarden”,SophiaInternationalHotel.

08：

30---13：

00森达美（中国）总部视频会议室召开会议；

SymposiumintheSimeDarby（RHQChina）meetingroom

（1）.

13：

00---14：

00丽达购物中心1F餐厅用午餐；

Lunchat1F,Restaurant,LeaderShoppingCentre.

14：

00---14：

10与会人员东区一楼大厅合影；

Groupphotointheentrancehall.

14：

10---17：

30森达美（中国）总部视频会议室召开会议；

SymposiumintheSimeDarby（RHQChina）meetingroom

（1）.

18：

30---20：

30与会人员于索菲亚（XX）国际大酒店-1F“会议厅1”举行晚宴；

Banquetdinnerat-1F,“MeetingRoom1”,SophiaInternationalHotel.

2010年12月07日日程安排：

Dec7th,2010

07：

00---08：

00索菲亚（XX）国际大酒店2F“咖啡厅”用早餐；

Breakfastat2F,“CoffeeGarden”,SophiaInternationalHotel.

09：

00退房离店

Checkout

（行程如有调整，另行通知/Anyadjustment,furthernotice）

与会人员/Participants:

序号

No.

公司名称

panyName

职位

Position

与会人员名称

Name

森达美（中国）企业管理XX

SimeDarby（China）EnterpriseManagementCo.,Ltd.

合伙人

Partner

拿督·吕德胜

Dato'Louis

能源与公共事业部中国区

运营及控制中心总经理

GM-Operations&Control,ChinaOperations,

Energy&UtilitiesDivision

目千里

ErikMushtarina

能源与公共事业部中国区

运营及控制中心高级主管

SeniorExecutive-Operations&Control,

ChinaOperations,

Energy&UtilitiesDivision

伊沙

EysaZulkifli

能源与公共事业部中国

运营及控制中心分析师

Analyst-Operations&Control,ChinaOperations,Energy&UtilitiesDivision

傅大伟

HouDaiWei

能源与公共事业部

港口项目负责人

Head-PortOperations,Energy&UtilitiesDivision

黎琦铁

LaiAhChek

计财总监

ChiefFinancialOfficer

王天时

OngThianSee

计财部总经理助理

GMAssistant–

FinancialDept.

陈卓里

ChanChokLay

采购部总经理助理

GMAssistant–

ProcurementDept.

焦XX

JordanJiao

行政部总经理助理

GMAssistant-AdministrationDept.

徐玉婷

JessicaXu

人事部经理

HRManager

李薇

WinnieLi

序号

No.

公司名称

panyName

职位

Position

与会人员名称

Name

潍坊森达美港XX

WeifangSimeDarbyPortCo.Ltd.

总经理

X秀丽

LiuXiuLi

副总经理

DeputyGM

X廷恒

LiuTingHeng

副总经理

DeputyGM

吕怀营

LvHuaiYing

副总经理

DeputyGM

黄建军

HuangJianJun

副总经理

DeputyGM

李灵效

LiLingXiao

副总经理

DeputyGM

X其新

ZhangQiXin

副总经理

DeputyGM

陈铭

ChenMing

总经理助理

GMAssistant

邱正林

QiuZhengLin

总经理助理

GMAssistant

李凤云

LiFengYun

总经理助理

GMAssistant

马显军

MaXianJun

综合办公室副主任

prehensiveOfficeDeputyDirector

郝丙辉

HaoBingHui

潍坊森达美水务XX

WeifangSimeDarbyWater

ManagementCo.,Ltd.

总经理

李昌友

LiChangYou

副总经理

DeputyGM

X明兴

ZhangMingXing

总经理助理

GMAssistant

陈满

ChenMan

总经理助理

GMAssistant

王海刚

WangHaiGang

办公室副主任

OfficeDeputyDirector

李振华

LiZhenHua

潍坊森达美修造船XX

WeifangSimeDarbyShipyardCo.Ltd.

常务副总经理

ExecutiveDeputyGM

王廷靖

WangTingJing

副总经理

DeputyGM

于会平

YuHuiPing

副总经理

DeputyGM

朱锋

ZhuFeng

序号

No.

公司名称

panyName

职位

Position

与会人员名称

Name

潍坊森达美置业XX

WeifangSimeDarbyPropertyCo.Ltd.

总经理

X庆祝

ZhangQingZhu

副总经理

DeputyGM

陈启良

ChinKeeLiang

总经理助理

GMAssistant

江仪芳

YvonneKongYeeFong

综合部副经理

prehensiveDept.DeputyGM

韩寿祥

HanShouXiang

XX森达美港XX

JiningSimeDarbyPortCo.Ltd.

总经理

臧骞

ZangQian

XX地区财务总监

CFO-JiningDistrict

莫伟强

MokWeiKeong

副总经理

DeputyGM

X福民

ZhangFuMin

副总经理

DeputyGM

陈大明

ChenDaMing

财务部副经理

FinancialDept.DeputyGM

王永芹

WangYongQin

XX森达美郭庄港XX

JiningSimeDarbyGuozhuangPort

Co.Ltd.

副总经理

DeputyGM

李卫宁

LiWeiNing

总经理助理

GMAssistant

李国梁

LiGuoLiang

财务助理

FinancialAssistant

叶伟杰

YapWeiKeat

XX森达美龙拱港XX

JiningSimeDarbyLonggongPort

Co.Ltd.

副总经理

DeputyGM

李道富

LiDaoFu

副总经理

DeputyGM

X宪印

ZhangXianYin

财务副经理

FinancialDeputyGM

王慧卿

WangHuiQing

XX森达美太平港XX

JiningSimeDarbyTaipingPortCo.Ltd.

总经理

李子英

LiZiYing

办公室副主任

OfficeDeputyDirector

李峰

LiFeng

序号

No.

公司名称

panyName

职位

Position

与会人员名称

Name

日照森达美油脂XX

RizhaoSimeDarbyOilsandFatsCo.Ltd.

常务副总经理

ExecutiveDeputyGM

伦学政

LunXueZheng

财务总监

CFO

陈鹏飞

ChanPhangFey

副总经理

DeputyGM

祝奎业

ZhuKuiYe

总经理助理

GMAssistant

X晓亮

LiuXiaoLiang

综合办公室副主任

prehensiveOfficeDeputyDirector

李振辉

LiZhenHui

计划财务处副处长

FinanceOfficeDeputyDirector

师迎春

ShiYingChun

会议注意事项/Mattersneedattention：

1、吸烟区仅限第二会议室室外观景平台；

SmokingareaisjustintheviewingplatformofMeetingRoom

（2）.

2、会议中请勿大声喧哗，确保会场安静；

Pleasebequietduringmeeting.

3、会议期间手机请设为静音模式；

PleasesetmobileinSilentModeduringmeeting.

4、随行人员等候区为第二会议室；

Theentourage’swaitingareaisintheMeetingRoom

（2）.

5、各类物品请勿随意触碰。

Pleasedon’ttouchanyarticlecasually.

会务组人员/OrganizationGroupStaffList：

会务职责

Responsibility

人员名称

Name

MobilePhone

总协调

Coordinator

陆

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