2档案管理制度4doc.docx

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2档案管理制度4doc

2、档案管理制度4

北京鸿昆投资管理有限公司及控股各子公司

档案管理制度

第一章总则

第一条本章规定了公司文件归档、验收和移交的管理要求，适用于公司的档案管理。

第二条归档的文件材料是指公司自组建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录。

第三条公司各部门文件材料归档工作应纳入部门各项工作计划，纳入有关人员岗位责任制。

各部门专兼职档案人员负责本部门所形成的文件材料的收集、整理，并按要求向综合行政部归档。

第四条公司综合行政部负责公司各部门文件材料归档工作的指导、监督和检查。

第二章引用文件及术语

第六条引用文件

（一）《中华人民共和国档案法》；

（二）《中华人民共和国国家标准建设工程文件归档整理规范》（DB/T50328-2014）；

（三）《企业档案管理规定》。

第七条档案管理制度主要包括立卷归档、档案管理分工、档案保管、档案借阅、档案销毁、档案利用、档案管理人员职责等内容。

第三章归档范围

第八条凡是本公司在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像、人事档案等不同形式和载体的文件

材料，均应依法归档，任何人不得以任何借口拒绝归档。

第九条归档文件的来源：

（一）公司内部形成的文件材料；

（二）公司各部门和派出机构应报本公司的文件材料；

（三）公司工程项目、外购设备等带来的文件材料；

（四）公司投资的全资、控股、参股企业应向本公司提交的文件材料；

（五）公司执行、办理的外来文件材料；

（六）政策性文件、政府及相关部门下发的文件材料；

（七）员工入职、培训、离职、绩效等形成的材料。

第四章归档时间

第十条文书档案：

本年度各部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，由各部门档案管理人员将文件材料收集完整、整理完毕，按规定要求完成立卷任务、经本部门负责人审定后，及时移交综合行政部归档。

第十一条技术档案：

由各项目兼职档案管理人员整理后及时交综合行政部统一归档。

第十二条人事档案：

1、当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交综合行政部归档，原件当场查验。

2、对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。

材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

3、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上3年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗5年止）。

第十三条设备档案：

按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、合格证、实验报告、说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，收集整理完整。

设备投入使用后及时移交档案室保管。

第十四条声像档案：

在每项工作活动完毕后随时整理归档。

第十五条实物档案：

所获荣誉奖品按时间顺序随时编号归档。

第十六条下列文件材料部门文档员应及时收集，随时归档：

（一）变更、修改、补充的文件材料；

（二）内部机构变动和员工调动、调离时留在部门或个人手中的文件材料；

（三）产权变动过程中形成的文件材料；

（四）其他临时活动中形成的文件材料。

第五章归档要求

第十七条应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案卷能正确反映出公司工作的真实情况，便于保管和利用。

文件材料应按照以下顺序依次排列：

正文在前、附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发文件在前，被转发文件在后；审批的批件在前，上报单位的材料在后。

第十八条整理归档的文件材料应是原稿原件。

因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料。

第十九条归档的文件材料一般一式两份。

重要或利用频繁的，可酌情增加归档份数。

第二十条公司各部门所签订的合同由本部门留一份，综合行政部归档两份。

公司所有对外签订的涉及资金的合同由财务部留一份。

第二十一条凡归档的文件材料，要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。

禁止用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文件。

第二十二条案卷封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”（附件1）。

第二十三条归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。

第二十四条对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理。

第二十五条各部门文档员应检查本部门归档文件材料，整理齐全、完整后，才能将文件材料向档案室移交，移交时应认真填写《归档资料交接登记表》（附件2）一式二份，经交接双方核对签字后，各留一份，以备考查。

第六章档案管理分工

第二十六条各部门设兼职档案工作人员，负责对本部门工作中形成的文件、材料的分类整理、立卷、归档工作。

第二十七条技术档案由综合行政部负责归档和保管，包括：

初步设计图纸、可研报告、节能专篇、项目建议书、环评报告、安评报告、职评报告、水资源论证报告、节能替代量、施工图、设计变更、招标文件、政策文件（该项目的相关批复文件）、政策指导性文件等。

每个项目需设一名兼职档案管理人员负责与综合行政部对接。

第二十八条人力资源类档案由综合行政部负责归档和保管。

包括：

1、员工入职档案：

个人简历、公司员工入职审批表、公司入职人员基本情况表、身份证复印件、原单位离职证明、学历学位证复印件、各类合同及协议。

2、员工离职档案：

离职申请表、解除劳动合同书、离职证明。

3、员工试用期转正、调岗调薪等相关资料。

第二十九条财务会计类档案由财务部负责归档和保管。

第七章档案借阅制度

第三十条档案室本着确保档案完整与安全的原则，为各项工作查找提供服务。

第三十一条本公司员工因工作需要查阅档案，需办理借阅手续，填写《档案资料借阅登记表》（附件3），档案管理人员方可提供与查阅人工作有关的档案。

第三十二条公司员工借阅档案时，与本人本职工作无关的卷宗一律不得借阅。

如特殊需要，要借阅其他部门或项目公司的档案，需填写《资料借用审批单》（附件4），经分管领导同意，方可借出。

第三十三条外单位人员因工作需要查、借阅本公司档案时，须填写《资料借用审批单》，经公司总经理批准，由本公司相关人员陪同，档案室方可提供借阅并在阅档室调阅，不准擅自案卷带出。

因特殊原因，需要将档案复制或带出档案室

的，应在《资料借用审批单》标注说明。

第三十四条借阅档案时间规定：

文书档案为3天，技术档案为7天。

重要的档案（如合同、协议、决算等）借阅时间不超过3天。

如需续借应办理续借手续并填写《续借资料申请表》（附件5）。

借档人请假或出差5天以上的，应将所借档案归还，以免影响他人借阅。

第三十五条查阅档案时严禁吸烟，阅档人员应爱护、保护档案的完整和卷面整洁，不得折叠、勾画、剪裁和私自拆装。

防止档案丢失和失散。

未经批准，不得擅自抄录，复印和复制档案。

如有发现，给予严肃处理。

第三十六条借档人员归还时,档案工作人员应当面进行认真清点，经查无误后方可签收。

如发现档案损坏、散失、泄密等现象，应及时向有关领导汇报，以便追查处理。

第三十七条员工调离本公司工作时，必须经档案室会签后，方可办理调离手续。

第八章档案保密制度

第三十八条档案管理人员应认真学习《保密法》，自觉遵守保密纪律。

第三十九条档案管理人员应忠于职守，不得利用工作之便私自将有秘级的档案带出档案室，不得摘录、复制或与无关人员谈论机密档案。

第四十条对泄露机密造成损失者，视情节轻重予以批评和处罚。

第九章档案统计、销毁制度

第四十一条各部室档案管理人员必须对本单位档案和档案工作的发展情况进行调查研究、统计分析。

第四十二条建立档案和档案工作统计台帐，经常核实内容、数量、做到帐物相符。

第四十三条经鉴定需要销毁的档案应编制“销毁清单”，经部门负责人、分管领

2、工程变更管理制度（定稿）4

工程变更管理制度

第一条目的

为了加强项目工程变更管理，确保总造价不超过概算，同时保证工程变更的合理性及技术经济性，并规范工程变更受理及审批程序，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用本公司所有代建项目因下列原因，使工程在材料、工艺、功能、构造、尺寸、技术指标、工程量及施工方法等方面发生的变更管理。

1、工程内容、使用功能的变化；

2、工程技术特征、施工方法的变化；

3、设备选型变更、工程材料的替换；

4、工程地质或水文地质与地质报告不符；

5、设计的疏忽与错误；

6、更好的设计建议出现；

7、招标工程量清单错漏引起的合同条件变化；

8、其它客观条件变化。

第三条工程变更审批原则

下列情况可以考虑进行工程变更：

1、优化设计：

是指通过现场勘察、核对、分析、论证和比选。

在不降低工程技术标准、使用功能和质量的前提下，采用新技术、新工艺、新材料对原设计进行优化，达到提高质量的目的，方便施工、缩短工期、节约投资、或造价不变。

2、完善设计：

是指由于项目工程正式开工后，因测量勘察不足、调查预测失当或环境条件变化，导致设计不周全、设计错漏；和（或）设计文件未能符合现

行或在该项目实施过程中颁布生效的国家标准、技术规范或事先确定的特殊规范、或项目环境条件的实际情况，而必须加以修改、完善、补充和增减的工程变更。

3、新增工程或增减和调整使用功能：

是指项目工程全过程中，因使用单位实现必要功能，经法定程序申报批准，而必须进行的工程变更。

4、依据合同条件可以实施工程变更。

5、由于承包人为了方便施工、保证质量而采取的措施、承包人责任风险范围内事件等合同约定属于承包人责任范围的工程变更，一律由承包人提出，按照相应程序审查，但不得作为改变合同条件和增加工程造价的依据。

6、其他必须要进行工程变更的具体情形根据实际情况由各方协商确定。

第四条工程变更审批的依据

1、业主（代建单位）与承包人签订的施工合同文件；

2、现行国家及省市设计施工标准，技术规范；经审查批准使用的施工图设计文件（含图纸会审和设计交底情况）。

2、开工前监理工程师会同承包人对现场核对情况。

如导线点、转角点、水准点、构造物及附近河流、水利、道路、电力、通讯、环保以及其他设施等。

3、有关管理台帐：

概算控制台帐、计量支付台帐、设计变更台帐。

4、工程造价文件：

投标工程量清单及报价等造价文件。

5、施工过程有关记录文件：

如会议记录、施工现场记录、施工及监理等工作日记、工程照片。

第五条工程变更的分级及内部审批权限

1、一类变更，指单项工程造价调整绝对值超过20万元及以上的变更为一类

变更，由公司分管负责人审批，超过50万元的工程变更必须报公司总经理审批。

2、二类变更，指单项工程造价调整绝对值为3万元及以上～20万元以下的变

更，由公司项目管理部负责人审批。

3、三类变更，指单项工程造价调整绝对值小于3万元的变更，由代建项目部负责人审批。

4、工程造价突破该部分工程概算额度时，该部分工程的后续变更管理均按照一类变更的审批权限执行。

5、代建委托单位或项目所在地发改、建设、财政、审计等主管部门对工程变更有明确要求的，从其规定。

第六条工程变更受理审批实施程序

1、设计变更可由承包人、监理工程师、业主（或使用单位）、代建单位、或工程相邻单位的第三方提出，由设计变更提出人填报《工程变更单》。

2、先由监理工程师对《工程变更单》进行审核，对设计变更的必要性及合理性作出评价，并复测和复核工程变更数量和预算。

工程数量的复测应有详细的测量记录和计算说明书，必要时应附设计草图。

审核资料必须由总监理工程师签字，报代建单位审核。

3、代建单位收到《工程变更单》后，必须现场复核，必要时应召开有关单位参加的技术审查会议，方可确认工程变更方案。

涉及设计变更的应取得原设计单位的同意，并出具设计变更通知书。

5、同时承包单位应根据工程变更方案，编制工程变更前后工程量和造价对比分析表，由监理和代建项目部审查后进行分类处理。

6、一二类变更由代建项目部转单位内部管理流程进行审批，然后报业主审批，必要时报项目主管单位、政府建设、发改、财政、审计等部门审批。

代建单位内部管理流程如下：

（1）代建项目部填写《工程变更代建单位内部审批表》，并将变更的附件资料（详见表格说明）电子版一并发到公司项目管理部造价工程师；

（2）公司项目管理部造价工程师向项目管理部经理报告，并组织设计管理工程师进行技术经济性复核，提出审核意见；

（3）二类变更由项目管理部经理同意并签署后，返回项目代建部，二类变更的公司内部处理时限为2个工作日；

（4）一类变更由项目管理部经理报公司分管领导同意并签署后，返回项目代建部经理，一类变更的公司内部处理时限为3个工作日；

（5）返回项目代建部的《工程变更代建单位内部审批表》作为项目经理签发工程变更单，准予实施变更的依据。

7、所有工程变更单均必须由业主审核确认后，代建单位方可签发。

由总监签发工程变更令，承包人实施等后续流程不变。

第七条工程变更价格的确定原则

1、工程变更引起工程量清单项目或单价发生变化时，其相应的综合单价除合同另有约定外，应按照下列规定调整；

（1）当分部分项工程量变更调增量小于原来工程量的15%（含15%）时，其综合单价按照原综合单价确定；

（2）当分部分项工程量变更调增量大于原来工程量的15%时，或者由于变更引起新增项目时，其综合单价按照省建设行政主管部门颁发的建设工程消耗量标准、取费标准、计价程序、综合人工工资单价及造价管理机构发布的工程造价信息（工程造价信息没有发布的参照市场单价）确定，但投标人投标报价时的优惠比例应予以保持；

（3）当变更引起工程量减少或清单项目被取消，其价格按照投标价格确定。

2、工程变更引起施工方案改变并使措施项目发生变化时，承包人提出调整措施项目费的，应事先将拟实施的方案提交发包人确认，价格按照下列原则确定：

（1）安全文明施工措施费按照省市有关规定计算，不进行优惠；

（2）计量的措施费，按照本条第1款的原则进行计算；

（3）不计量（按照总价或系数计算）的措施费，按照实际发生变化的措施项目调整计算。

3、项目特征不符、清单漏项、工程量清单偏差等造成的工程变更，按照以上两款规定的原则确定。

4、工程变更单价确定有争议的，可以交由工程所在地政府工程造价管理机构协调解决。

第八条其它

1、在施工前，承包人必须对施工图纸进行复核，对图纸中结构物的位置尺寸、标高有明显的差错、遗漏、缺陷、以及与现场的实际情况发生明显不合理的现象时，应及时通知监理工程师及工程项目部，以便提出变更方案，否则由此造成的经济损失，由承包人承担。

2、工程实施过程中，若发生重大险情必须及时处理，或技术性质要求及时处理的，由现场各方的行政和技术负责人联合决定紧急对策，并迅速实施，在24小时内报代建单位和有关主管部门。

险情基本得到控制后，7日内必须按本办法的有关规定完善变更管理程序。

3、属于承包人违章操作，导致实施的工程与设计不符，从而导致变更发生的，一切责任均由承包人承担，但有关变更管理的程序仍按本办法执行。