EXCEL操作培训简化版.docx
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EXCEL操作培训简化版
提纲
一文件打开技巧
二键盘快捷键
三函数与公式
四数据快速录入的技巧
五工作表的设计
六设置单元格名字及运用
七工作表、单元格、文件保护
八列表、高级筛选与条件格式化
九数据透视表
十截图标记和添加快捷按钮
十一远程桌面操作、帮助的使用
一、文件打开技巧：
1.1、同时打开多个文件：
用鼠标或‘Ctrl+鼠标左键’同时选中多个文件，点击鼠标右键，在弹出菜单单击“打开”按钮。
如下图：
1.2、用键盘打开：
移动方向键，在文件夹名（或文件名）显示阴影后单击“回车”，用“Backspace”可返回上一目录。
1.3、打开空白文档，把窗口还原呈半幅显示，把文件名直接拉入表框内，可同时打开一个或多个文件（在Excel版本不兼容时使用）。
如下图：
二、键盘快捷键
显示和使用窗口
Alt+Tab切换到下一个程序/窗口。
Ctrl+Tab不同工作簿之间的切换。
Ctrl+W或Ctrl+F4关闭小窗口或关闭文件和计算机。
PrScrn将屏幕图片复制到剪贴板中（截图）。
Ctrl+P或Ctrl+Shift+F12显示“打印”对话框。
处理工作表
Shift+F11插入新工作表。
Ctrl+PageDown移动到工作簿中的下一张工作表。
Ctrl+PageUp移动到工作簿中的上一张工作表。
Ctrl+Home移动到工作表的开头。
Ctrl+End移动到工作表的最后一个单元格，该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中。
Ctrl+箭头键移动到当前数据区域的边缘。
F5/ctrl+G显示“定位”对话框。
Shift+F5/ctrl+F显示“查找”对话框。
Ctrl+H显示“替换”对话框。
Ctrl+“-”（小键盘-）删除
Ctrl+“+”（小键盘+）插入
选定单元格、行和列以及对象
Ctrl+A选定整张工作表。
Ctrl+*选定工作表中有数据的区域。
Ctrl+9隐藏选定的行。
Ctrl+Shift+（（左括号）取消选定区域内的所有隐藏行的隐藏状态。
Ctrl+0（零）隐藏选定的列。
Ctrl+Shift+）（右括号）取消选定区域内的所有隐藏列的隐藏状态。
输入数据
Shift+Enter完成单元格输入并向上选取上一个单元格。
Ctrl+D向下填充。
Ctrl+R向右填充。
Ctrl+Z撤消上一次操作。
F9计算所有打开的工作簿中的所有工作表。
如果选定了一部分公式，则计算选定部分。
然后按Enter或Ctrl+Shift+Enter（对于数组公式）可用计算出的值替换选定部分。
Shift+F9计算活动工作表。
Ctrl+Alt+F9计算所有打开的工作簿中的所有工作表，无论其在上次计算之后是否进行了更改。
编辑数据和设置数据的格式
Alt+Enter在单元格中换行。
Shift+F2编辑单元格批注。
Ctrl+1显示“单元格格式”对话框。
Ctrl+B应用或取消加粗格式。
Ctrl+I应用或取消字体倾斜格式。
Ctrl+U应用或取消下划线。
Ctrl+5应用或取消删除线。
三、函数与公式
3.1、SUMIF，功能：
对满足条件的单元格求和。
例：
SUMIF（$G:
$G,A6,$L:
$L）
$G:
$G条件单元格区域（区域为单行或单列）。
A6求和的条件值，其形式可以为数字、表达式或文本。
例如，如单元格A6、"32"、">32"或"apples"。
$L:
$L求和单元格区域（区域为单行或单列）。
3.2、PRODUCT,功能：
联乘。
例：
PRODUCT（A1:
B2）
3.3、IF语句的嵌套
3.1、多个IF语句的连续使用，
例：
IF（O66>=10000,"10吨以上",IF（O66>=5000,"5-10吨",IF（O66>=3000,"3-5吨",IF（O66>=1000,"1-3吨",IF（O66>=500,"0.5-1吨","0.5吨以下"）））））
3.2、IF语句与“OR”,“AND”等逻辑语句的嵌套使用
例：
IF（OR（OR（AND（G7>0,G7<=15）,AND（G7>24,G7<=30）,G7=40））,"1车间",IF（AND（G7>40,G7<=52）,"3车间",IF（AND（G7>52,G7<=64）,"4车间","2车间"）））
3.4、VLOOKUP,功能：
在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。
格式：
vlookup（指定条件，查找区域，查找值所在的列数，逻辑值），
指定条件可以是单元格、数字、文本
查找区域以指定条件为首列的区域
查找值所在的列数整数数值，不能超过查找区域的列数
逻辑值false表示精确匹配；true（缺省默认值），表示模糊匹配，在不能精确匹配时取“小于且最接近”的条件对应的值
如：
VLOOKUP（A1,$A:
$Z,2,FALSE），操作见附件。
3.5、TODAY（）、YEAR（）、MONTH（）、DAY（）,功能：
返回当前日期、指定日期的年月日
3.6、CONCATENATE，功能：
将多个文本合并在一起。
3.7、DATEDIF,功能：
求两个时间点之间的间隔（需设置参数Y－年、YM－月、MD－日）。
DATEDIF（"2003-6-1","2009-8-1","y"）求两个日期之间间隔的年
DATEDIF（A1,TODAY（）,"ym"）求两个日期之间间隔的月
DATEDIF（日期1,日期2,"md"）求两个日期之间间隔的天
CONCATENATE与DATEDIF合并使用可以求工龄、账龄。
例：
CONCATENATE（DATEDIF（F175,TODAY（）,"y"）,"年",DATEDIF（F175,TODAY（）,"ym"）,"月",DATEDIF（F175,TODAY（）,"md"）,"天"）
注意：
DATEDIF（日期1,日期2,"y"）中，‘日期2’应大于‘日期1’
3.8、SUM,功能：
普通求和与多个区域求和例：
SUM（A5,B2:
B6）
3.9、EXCT,功能：
配对检查
3.10、LEFT\RIGHT,功能：
取指定单元格（文本）左边\右边的数，LEFT（A1,3）
3.11、ABS、功能：
求绝对值
3.12、SUBTOTAL功能：
条件求值（和、平均数、记数等），格式：
SUBTOTAL（条件、区域）
条件值及其含义：
（演示见附件）
条件（包含
隐藏值）
条件（忽略
隐藏值）
相当于函数
含义
格式
1
101
AVERAGE
平均数
SUBTOTAL（1，A1:
O100）
2
102
COUNT
计数（不含空单元格）
SUBTOTAL（2，A1:
O100）
3
103
COUNTA
计数（含空单元格）
SUBTOTAL（3，A1:
O100）
4
104
MAX
求最大值
SUBTOTAL（4，A1:
O100）
5
105
MIN
求最小值
SUBTOTAL（5，A1:
O100）
6
106
PRODUCT
联乘
SUBTOTAL（6，A1:
O100）
9
109
SUM
求和
SUBTOTAL（9，A1:
O100）
四、数据快速录入的技巧
4.1、序列填充选择单行/列使用“ctrl+d”或“ctrl+r”可向下/向右填充；
选中连续的文本单元格，把鼠标置于右下角，待出现实心“+”后，按住鼠标左键拖动鼠标可实现区域填充；
在单行（列）输入2个数字，按照上述方法可实现等差数列填充。
4.2、自定义序列在“工具”－“选项”－“自定义序列”中定义。
在EXCEL表中录入首字段后，可用鼠标拉动填充（可在智能提示框选择填充的内容）。
4.3、同步录入
单元格同步录入：
选择需录入字符的多个单元格（不必连续），录入数据，按“ctrl+enter”
工作表同步录入：
按住“ctrl”，用鼠标点击多个工作表，在某个工作表中填入数据（文本），其它工作表会自动生成。
或先在单个工作表中录入，再按照“编辑”－“填充”－“至同组工作表”步骤操作。
4.4、移动或复制技巧
用鼠标移动剪切：
选中需移动的区域，把鼠标置于区域边框，待出现“十”字方向箭头时，按住鼠标左键拖动“十”字箭头。
用鼠标复制：
选中需复制的区域，把鼠标置于区域边框，同时按住“ctrl”，待鼠标右上方出现“十”字时，按住鼠标左键拖动“十”字即可。
快速剪切和插入行（列）用“Ctrl+x”剪切整行或列，选中待插入的邻近行（列），按“ctrl”+“+”（小键盘中的“+”号键）
工作表的快速复制（同工作簿）用鼠标左键点击工作表的名称，待出现“书页”号时，按住“ctrl”，此时“书页”号中出现“+”符号，用鼠标拖动工作表名称，松开鼠标左键然后松开“ctrl”。
工作表快速移动和复制（不同工作簿之间）在工作表名称处点击右键，在弹出的选项中选择“移动或复制工作表”，然后在“工作簿T”中选择目标工作簿,在“下列选项工作表之前B”选定待插入的邻近目标工作表。
若是复制则选中“建立副本”选项，否则是移动。
4.5、选择性粘贴
复制某区域的单元格，在“编辑”－“选择性粘贴”中选择需粘贴的格式，“数值”――可把含公式的单元格粘贴为纯数值；“转置”――可把行和列的值互相转换成列和行的值。
“乘”――选定区域各值乘以复制的数字。
五、工作表的设计
5.1、默认工作表数目的设定在“工具”－“选项”－“常规”中设置“新工作簿内的工作表个数”。
同时在该窗口还可设置在“文件”中显示的最近使用的文件数目。
5.2、工作组的使用在工作表名称处点击右键，在弹出的选项中选择“选定全部工作表”，或按住“ctrl”用鼠标选择工作表名称。
可实现几个工作表同时编辑。
5.3、斜线表头用WORD中“表格”－“绘制斜线表头”绘制好以后，再粘贴到EXCEL表中，或在“单元格格式”－“边框”中选择斜线表框，再在表框中输入字符。
5.4、用预览调整行列点击“预览”按钮，在“分页预览”中拖动表框调整页面大小从而调整行列至整页。
5.5、设置打印顶端标题行“文件”－“页面设置”－“工作表”－“顶端标题行”。
5.6、绘制图表使用“插入”－“图表”按照提示操作即可。
5.7、单元格绝对引用功能：
公式在复制的情况下不会改变单元格的位置。
如“$A$5”
六、设置单元格名字及运用
6.1、设置单元格名字选定单元格，在编辑栏的名称框直接键入名称即可，如图：
6.2、单元格名称的运用如果对区域‘A1:
O5000’命名为“产量记录”，在运用公式引用单元格“A1:
O5000”时，可用“产量记录”代替“A1:
O5000”。
详见VLOOKUP函数的演示。
七、工作表、单元格、文件保护
7.1、保护工作表按照“工具”－“保护”－“保护工作表”操作即可
7.2、保护单元格按照“工具”－“保护”－“允许用户编辑区域”操作，在弹出的对话框内设置用户可以编辑的区域，同时选中“保护工作表”，则用户不可以编辑的区域则被保护起来。
或选中不需保护的区域，在“单元格格式”－“保护”中不选“锁定”选项，再把工作表设置为保护状态（在此操作中若选中隐藏，则可以隐藏工作表中的公式）
7.3、文件夹保护选中文件夹，单击右键，在“属性”－“常规”－“高级”中选择“加密内容以便保护数据”。
这样以别的用户名进入计算机时此文件不能打开。
八、列表、高级筛选与条件格式化
8.1、列表选择需建立列表的区域，点击鼠标右键选中“创建列表”或在“数据”－“列表”中选择
8.2、高级筛选单独在另外的区域设置条件字段（至少包含标题行和条件行，条件同行的逻辑值为and，不同行的为or），按照“数据”－“筛选”－“高级筛选”步骤进行操作，并在弹出的高级筛选对话框内选中“列表区域”和“条件区域”，若要复制到其它区域，还需选择其它区域的首个单元格（在同工作表内）。
8.3、条件格式化按照“格式”－“条件格式化”的步骤，在弹出的对话框设置条件值，点击“格式”按钮设置格式。
8.4、其它设置格式的方式格式刷或在“单元格格式”－“自定义”中设置，如：
设置格式“[黑色]#,##0.00;[红色]-#,##0.00;""”，可把单元格中的0设置为不显示。
九、数据透视表
主要功能：
按照数据类别自动汇总、根据汇总生成图表，双击透视表中的数据行可弹出明细。
按照“数据”－“数据透视表和数据透视图”的顺序操作，在弹出的选项中选择数据源类型和报表类型，按照提示操作直到“完成”。
在“数据透视表字段列表”中选择‘数据源的字段’并拖到左边的“将行字段拖到此处”，将数据字段拖到“请将数据段拖到此处”。
点击“设置报表格式”按钮，在弹出的“自动套用格式”栏选择报表格式。
注意：
数据透视表的源数据表必须有标题行
十、截图标记和添加快捷按钮
10.1、截图与标记按“PrScrn”键，然后粘贴在word、Excel文档，在工具栏点击右键、选中“绘图”按键，则在窗口下方弹出“绘图工具栏”，在绘图工具栏的“自选图形”选择线条或标注，若为线条，则双击线条，在弹出的“设置自选图形格式”-“颜色与线条”-“颜色”中选择“无填充颜色”。
在“线条”中选择线条的颜色和粗细。
10.2、添加工具栏快捷按钮
如上图所示点击“自定义”按钮，在弹出的“自定义”窗口选择“命令”，在左边的“类别”选项选择需添加快捷键的类别，在右边的“命令”栏选择需添加的按钮，用鼠标选中，按住鼠标左键拖动按钮到工具栏。
十一、远程桌面操作与帮助的使用
11.1远程桌面操作按照“我的电脑”－“属性”－“远程”的步骤操作。
在“远程桌面”下选中“允许用户远程连接到此计算机”，然后在“选择远程用户”中添加用户名称。
这样就可以在添加用户的计算机上打开或编辑此电脑的文件。
11.2帮助的使用按“F1”键,或在“帮助”－“MicrosoftExcel帮助”中输入需提供帮助的关键字，可获得Excel表所有功能的提示。
包括上述所有的内容。
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