内部控制制度采购及付款循环.docx
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内部控制制度采购及付款循环
内部控制制度
《采购及付款循环》
文件管制等级：
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管理代表
□管制文件
□非管制文件
文 件 履 历 纪 录
版次
修 订 内 容
核准
权责
编撰
日期
0
第1版（新发行）
1.
总则
1.1.制定目的
为促使本公司「内部控制」（InternalControl）之「采购及付款循环」（Purchase）程序，能有所遵循，特订定本文件，俾利各相关单位遵循。
1.2.适用范围
凡本公司有关「内部控制」之「采购及付款循环」作业程序与控制重点，悉依照本文件之规范办理。
1.3.权责单位
资材、财会单位为本文件之权责单位，权责单位主管经承认单位授权，负责本文件之管制，并确保依据本文件之规范作业。
2.采购及付款循环
2.1.循环图
【见】（资料1）「采购及付款循环图」。
2.2.循环作业
本循环之各项作业：
1）请购作业（CP101），另订之。
2）采购作业（CP102），另订之。
3）进口作业（CP103），另订之。
4）验收作业（CP104），另订之。
5）与合约不符作业（CP105），另订之。
6）付款作业（CP106），另订之。
7）差异分析作业（CP107），另订之。
3.附则
3.1.制修废与颁布实施
本文件属于管理文件，经『经营会』审议后，呈请董事长核准承认后，交由权责单位颁布公告实施；修订或废止时亦同。
3.2.编号、版本、日期、页次／页数
本文件之项类、标题、编号、版本、实施日期、公司名称、文件页次／页数等项，见本文件之页首与页尾。
3.3.附件
3.3.1.相关资料
（资料1）「采购及付款循环图」
（资料1）「采购及付款循环图」
预算
CP101
------→
请购
|
├---
--------
---┐
|
↓
↓
|
CP102
CP103
|
采购
进口
|
|
├---
--------
---┘
|
↓
|
CP104
|
验收
|
|
|
|
↓
|
是否合格
否
CP105
|
------→
------→
与合约
不符
|
|
|
|
↓
|
是
|
|
|
|
|
├---
--------
---┐
|
↓
↓
|
CP106
入库
|
付款
|
|
↓
|
CP107
|
差异分析
←------
---┘
第2節作业程序
1.提出需求
1.1.调节性采购
依市场行情、用料变动等采购之原物料，由资材部单位视经济未来走向、市场状况及预计用量等因素，决定订购时机及数量种类，交由采购单位采购。
1.2.预算采购
依销售预算或「客户订单」之进度，由生管单位填具「请购单」，经单位主管核准后再交给采购单位，并将请购核准纪录填入采购预算内。
预算采购，包括下列二种采购：
1）直接材料（常用材料）
系指直接耗用之材料。
2）间接材料（常用物料）
系指间接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用时间与数量也无法预知。
可凭用料单位之需料通知单现用现购。
2.检查库存
采购前应先检查存货是否具有下列情形：
1）目前存量尚未达请购点/安全库存。
2）请购之商品品名、规格、厂牌有库存品或替代品可供替代。
3）申请之原物料是否仍具采购价值，还是已失经济性。
3.临时需求
紧急采购由需求单位提出，经过库存检查后须采购者，经制造单位主管核准后，径交采购单位购买，惟事后仍须补填「请购单」。
第3節控制重点
1）「请购单」必须详细注明厂商、规格型式及需用日期等内容，如申请物品须采用特别运送及保存方式者，应加注意事项。
2）「请购单」必须经先作库存审核，核准时应遵照核决权限办理。
3）紧急采购不应经常发生，事后应补开「请购单」，追究原因是否为不可抗力，有无改善计画。
4）应定期检讨「请购单」，有无延迟采购情形，请购数量应符合经济采购量要求。
第4節相关资料
销售预算、「客户订单」、「请购单」等。
第5節作业程序
1.查询供货商资料
1）准备采购。
2）调阅「供货商资料/厂商料件基本资料报表」，了解过去采购及询价纪录。
3）向厂商询比议价。
2.决定购买方式
依材料管理规定，决定应用下列何种方式购买：
1）询价
金额较小，不须书面比价，但仍以询价方式向最低价厂商采购者。
2）议价
采购人员经询价后，如已知市价有下跌趋势时，或有报价高于前批采购价格，或请购规格明确，但请购量较前批大等之情形者，仍应予以议价。
3）比价
若为特殊规格或供应厂商家数较少者。
4）牌价收购
根据核定之收购价格收购者。
5）长期合约采购
向签订长期供应合约，或项目报准之买卖合约厂商采购者。
6）招标
采购之材料如有三家以上可供应，且其预估采购金额较大达招标金额时，以公开招标为原则。
3.决定订购事项
由承办人员备妥资料及预拟订购之厂商、数量、办法等，经采购单位主管核准后采购。
4.更新纪录
将不同购买方式之订购及询价资料，填入「供货商资料/厂商料件基本资料」内。
第6節控制重点
1）询比议价资料平日应注意收集，须详实完备，保持最新时效，供货商资料\厂商料件基本资料亦应随时更新，保持正确纪录。
2）「请购单\询比议价单」必须经主管核准后，方得办理采购。
3）办理比价、议价、招标等作业应符合公司规定，外购进度亦须依预定采购过程控制追踪。
4）大量采购之主料、副料、包装材料，以合约采购为原则，并应保持两家同时供料，以免受到供货品质之限制，影响到生产作业。
5）重要采购合约签订前，须经法务单位或公证单位人员查核。
6）为提高进货品质，降低进货成本，便于管理，应建立可完全配合之协力厂商。
7）遇到市埸上各项原物料之供应将大幅变化时，须通知有关单位，以便事先连系；报告呈核后，立即采取应变措施。
第7節相关资料
「供货商资料\厂商料件资料」、「请购单」、「询比议价单」等。
第8節作业程序
1.需比例结汇
1）由采购单位计算结汇所需金额。
2）所需金额申请表及各类相关凭证，一并送交主管人员核准。
3）预付外购款，依请购案号或L/C逐案控制。
2.记帐
1）请款条件审核无误后，开立应付凭单，制作传票，记入帐册。
2）应付凭单交由出纳单位开出支票。
3）支票经签章后，应交由经办人申请开立信用状。
3.申请信用状
1）准备下列文件向结汇银行申请开立信用状：
（A）开发信用状申请书。
（B）已缴纳收讫或已核章之结汇申请单。
2）依法须申请输入许可证者，尚须附输入许可证。
3）于进口中国大陆海关，应先申请核对进口批文。
4）申请输入许可证时，须具备下列资料，向国贸局或外汇银行申请：
（A）商业发票（PerformanceInvoice）。
（B）目录或型录。
（C）特别规定。
4.银行开具信用状
上述手续无误且未超过银行之授信额度，则银行将会开出信用状。
5.在途品作业
1）起运点交货条件之物品所有权已移转时，应办理投保运送等事宜。
投保依相关保险规定办理。
2）对自行安排运送之货品，须预先安排船期。
3）货品装船后，由卖方通知预定起岸日期，资材部单位准备安排进口报关事宜，并通知仓储单位。
6.准备提货
1）资材部单位于接获船务公司通知预定到港通知后，通知仓储单位、财会单位及报关公司（报关人员（深圳）。
2）仓储单位接获到货日期、品名、数量后，预先安排人员搬运及存置位置。
3）财会单位于知悉预定结汇还款日后，安排调度各项财务资源，准备结汇。
7.结汇还款
1）检核利息计算是否正确。
2）结汇费用是否依银行之收费标准计算。
3）依请购案号或L/C编号，将每次支付费用记入每一批材料之「进口器材付款纪录表」。
8.提货
1）费用项目均为固定，多出项目应查核原因是否合理。
每一项费用是否均有合理凭证。
2）核算各项计算方式是否合理，计息起迄日期是否正确，有无扣除免费日期。
3）对于无支付标准之特别报关费用，是否依核决权限呈请核准。
4）实收数量少于装运数量时，注意有无办理索赔；实收数量少于公证数量时，有无向运输公司提出索赔。
第9節控制重点
1）有关进口作业之各项预付费用支付、入帐、转销、收回及调整时，所应附之原始凭证必须经核准，内容必须合理。
2）应按同一进口采购案号之有关原始文件、合约、凭证等逐案汇集归档。
3）应将进口结汇之有关原始文件、合约、凭证等核对无误后，始签付。
4）预付货款之支付一律规定以支票支付，并抬头、划线、禁止背书转让。
如以现金方式支付者，须合于现金付款方式。
5）已付款原始凭证应盖付讫章，支付传票背后应有领款人签章，以免重复付款或冒领情事发生。
6）开发信用状除应秉持公平互利外，更应避免下列条款：
（A）开立保兑信用状。
（B）押汇手续由买方负担。
（C）可装运于甲板上。
（D）信用状可转让。
（E）指定开状银行或押汇银行。
（F）可凭仓库收据（尚未装船）押汇等。
7）在途产品之交运、保管应力求完好；拨交、移转控制力求完整。
如有遗失或短少，责任必须明确；逾时甚久之在途产品，应追查原因。
8）合约、单据必须订有寄存期间，如有逾期尚未处理者应查明原因。
9）注意出帐日期与在途日期相隔甚久者，是否为久悬帐未解，有无虚列帐目情形。
10）对于在途产品发生遗失及短损，依合约规定处理。
约定条款要合理，已支付费用不可损及公司权益。
11）核对进口数量与实际验收数量必须相符，提货时物品若有损坏或短少，应立刻请公证机构公认。
实收数量少于装运数量，须办理索赔。
12）是否有结汇费用不符规定者，或金额不符之情形，核算各项计费方式是否合理，计息起讫日期是否正确，每一项费用是否均有合理凭证。
第10節相关资料
「进口器材暂付款纪录表」等。
第11節作业程序
1.采购通知仓储
1）采购单位于确定采购内容及交期后应通知仓储单位。
2）仓储单位于收到经核准之「采购单」时，应依采购类别、数量、及约定日期预作仓位安排及堆高机等卸料工具之准备。
2.厂商交货
1）厂商于交货日备妥送货资料（「送货单」）、三联式「发票」于厂内指定地点交货。
2）属计重之材料入厂时，应予过磅其重量，并以过磅单作为核对收料重量之依据。
3.警卫登记检查
1）警卫应将厂商交货卡车之资料，登录于「进出厂登记簿」。
2）厂商交货时，警卫人员应就厂商检附之「送货单」、与「采购单」核对，无误后与仓储人员联系，并由其指示厂商卸货地点，并要求应依规定之堆栈方式卸料。
4.数量核对点收
1）卸货完毕后，仓储人员应依过磅单核对其重量，或依计算之方式核对数量。
2）核对无误后，仓储人员除签章暂收材料外，并通知品管单位准备检验。
5.检验
1）材料暂收后，品管人员应依材料检验规定或是买卖合约办理取样，并开立「进货检验报告单」。
2）检验之品质标准以采数值表示方法为原则（IQC检验标准）。
3）材料检验规定应包括：
（A）取样样品数。
（B）依该材料使用性质之重要性列出检验项目。
（C）各检验项目之品质标准或可接受范围。
4）检验单位就检验结果评定样品系正常或异常，并就检验情形加以说明，以供呈核及收用与否之参考。
6.入库记帐
检验合格时，品管单位应将检验结果通知仓储单位，并即登入「料件管制卡」进料栏内，办理入库，并于备注栏注明「收料单」之号码。
7.请款
办理入库后，仓储单位应将验收单据（「验收单」）、「发票」等转送采购单位办理请款。
8.索赔
1）若检验不合格时，则依核示结果办理退换货、扣款或索赔之手续。
2）依『与合约不符作业』规定办理。
第12節控制重点
1）验收作业应依照材料检验相关规定办理。
2）发票之原物料名称、规格、数量、金额与「送货单」或「验收单」必须相符。
3）原料验收，必须会同验收单位与采购单位办理。
4）如已分批收料，仓储人员应在「订购单\采购单」上注明分批收料日期、数量，以影本送采购人员。
5）不合格之原物料应通知采购单位退回或扣款。
第13節相关资料
「采购单」、「送货单」、「发票」、「进出厂登记簿」、「订购单」、「进货检验报告单」、「料料管制卡」、「进货单」、「验收单」等。
第14節作业程序
1）逾期未交货之交易，应去电\寄函催办。
2）违约情形若须经法律途径解决时，交由公关单位提出告诉。
3）延期交货之购置，按合约规定罚款。
4）所交货品之品质、规范如不符合但仍可使用者，亦属违约情形，如因急需而不能等候更换，改以减价收货时，则由采购人员将计算处理方式填入「不履行合约处理单」，始可减价收货。
5）将不履行合约情形及处理过程，记入「不履行合约处理单」，并核算不履行合约对公司之损失，列入供货商往来纪录。
第15節控制重点
1）各项违约是否依供货商管理规定及合约规定处理。
2）货品因检验不合格退回更换者，其交货日期应以调换补送货品到达日期为准。
3）所交货品之品质、规格与合约不合，但可使用者，如因急需勉予验收使用，应经有关单位主管事前认可，按规定扣款或减价
（折让单）处理。
4）如因检验不合格退回更换，或因故申请延期交货，必须事前报请公司有关主管同意，并确定逾期罚款或其它处理办法。
5）如因非人力所能抗拒之灾害而申请逾期免罚者，是否有事后立即检具之认可证件。
6）因事实无法依采购合约所订裁决者，其违约案件处理方式必须经有权人员批准。
第16節相关资料
「不履行合约处理单」「折让单」等。
第17節作业程序
1.请款
1）仓储单位于办理收料手续完妥并经品管单位检验合格后，应将各项单据及「发票」（扣抵、收执二联）转送采购单位请款。
2）采购单位收到仓储单位转来之请款凭证，批上采购材料单价，经主管签核后转财会单位核对审核。
2.核对
财会单位依上述之程序详细审核，若有不合规定或异常之情事者，应反映之。
3.记帐
1）请款条件审核无误后，开立「应付凭单」，制作传票，记入帐册。
2）于每月固定日期整理「应付凭单」交由出纳单位开出支票。
4.开立支票
1）出纳单位收到支出传票后，应注意其支付程序是否已齐备。
2）除现金支付外，原则以抬头划线禁止背书转让之支票支付。
3）支票送盖印鉴时，应在支出传票或「应付凭单」注明银行户号、支票号码及日期。
4）支票之到期日应与付款条件相符。
5）若有厂商特别要求以非禁止背书转让之支票支付时，应报备主管核准后办理之。
6）将支票号码、到期日、帐号，填于「应付凭单」内。
5.盖印
1）将填妥支票送印鉴保管人员审核、盖章、签字。
2）须先审核各项凭证是否齐全，始可盖章、签字。
6.领款
付款之时间，出纳单位可视作业状况而排定之，其方式：
1）以挂号邮寄。
2）定期（如每个月之5、20日等）。
3）随时。
第18節控制重点
1）出纳付款时，应严格核对支付凭证上之金额数目，领款人身份与印鉴必须相符；如有疑问，应于查询后始能支付。
2）支付款项，除有特殊理由，得以现金支付外，其余一律开立抬头划线支票；如受款人坚持免划线或抬头，应即联络资材部或经办人员。
经其同意并保证无误后，准予免填，必要时，得呈报董事长核准。
3）出纳人员支付各项货款及费用，支票或现款均应交予受款人或厂商，公司人员不得代领；如因特殊原因必须代领者，应经主管核准。
4）支付手续应俟支付单据审核完妥，并经财会人员编制传票后始得为之。
5）请购案交货延期罚款暨品质不良罚扣之列计，须经过详细核对，确认合理。
6）已届法定或约定支付期限，尚未支付者，应追查其原因并签报催办情形。
7）支票送盖印鉴时，应在支出传票或「应付凭单」上，注明银行户头、支票号码及日期。
8）已付款原始凭证是否盖『付讫』章，支付传票背后是否有领款人签章，以免重复付款或冒领情事发生。
9）领款日期与列帐日期相隔甚久者，应查明其原因。
第19節相关资料
「发票」、「应付凭单」等。
作业程序
第20節
1）将购买实际数量及金额与标准成本或预算比较，分析差异原因是否合理。
2）计算不良品比率是否过高，及分析是否有人为疏忽。
3）大宗用料之采购应分析其成本是否合理。
4）分析库存呆废料原因与变化情形，并通函各单位。
5）分析采购数量时机及运送方式是否经济。
6）对各项差异原因，作通盘检讨并拟对策改善之。
7）研究各项购置成本及方法，是否有再降低之可能。
第21節控制重点
1）差异如系人为因素造成，当追查并惩戒或奖赏。
2）材料品质不良造成公司之损失，在许可范围外者，必须索赔。
3）国外购置应利用避险方法，使成本固定或将汇率变动损失降
4）至最低。
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