内部控制固资循环内部控制制度固定资产循环.docx
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内部控制固资循环内部控制制度固定资产循环
○○科技股份有限公司
固定資產循環
文件編號：
FA
○○科技股份有限公司
固定資產循環
目錄
文件編號
文件名稱
發行版次/日期
A
B
C
D
E
FA-01
固定資產分類與權責劃分
2000/11/1
FA-02
取得保管及投保作業
2000/11/1
FA-03
維修作業
2000/11/1
FA-04
調撥作業
2000/11/1
FA-05
處分作業
2000/11/1
FA-06
報廢作業
2000/11/1
FA-07
出售／出租作業
2000/11/1
FA-08
盤點作業
2000/11/1
固定資產分類與權責劃分
1.目的：
明訂固定資產之定義與分類，並區分各單位對於固定資產管理之職責。
2.範圍：
2.1.為確保公司固定資產之完整性，除符合固定資產定義及範圍（請詳會計制度）之固定資產列入本作業管理外，費用性資產仍得依公司管理上之需要列入「內部管理制度－財產管理」規範之，其納入列管之項目，另行訂定之。
2.2.若資產需經一段時間以實施必要之購置或建造工作，使其達到可用狀態及地點時，於購置或建造期間，會計帳上以「未完工程」或「預付購置設備款」等科目列入固定資產項下，但尚不於「固定資產循環─取得保管及投保作業」管理，應俟其驗收合格後方依「固定資產循環─取得保管及投保作業」辦理之。
3.內容：
3.1.流程圖號：
無。
3.2.程序說明：
3.2.1.固定資產之分類：
（一）辦公設備：
凡供日常辦公所需之各項辦公設備及其備件皆屬之。
（二）運輸設備：
凡供業務上使用之車輛及其備件皆屬之。
（三）電腦設備：
凡供日常辦公所需之各項電腦設備及其備件皆屬之。
（四）租賃改良：
凡在租賃標的物上所為之各項改良皆屬之。
（五）其他固定資產：
凡不屬於上列各項之雜項設備及其備件皆屬之。
3.2.2.固定資產之編號：
（一）應依財產編碼原則確實辦理。
（二）財產編號為7碼，其編碼原則如下：
第1碼：
會計類碼—分為辦公設備（A）、運輸設備（B）、電腦設備（C）、租賃改良（D）、雜項購置（E）。
第2碼：
中分類碼—按財產種類分類。
第3-7碼：
流水碼
3.2.3.固定資產管理作業中各有關執行單位之權責區分：
（一）請購－各使用單位：
由各使用單位依據實際需要辦理請購。
（二）採購－總務單位：
辦理全公司固定資產之採購（詢、比、議價、訂購）事宜。
（三）驗收－總務單位及請購單位：
固定資產之驗收工作，一律由總務單位會同請購單位辦理之。
（四）財產管理－總務單位：
（1）負責編列財產編號、製作財產標籤及財產管理之建檔事宜。
（2）負責固定資產之維修安排工作。
（3）固定資產處分及部門間調撥協調等工作。
（五）帳務處理－會計單位：
負責〝財產目錄〞之建立及相關帳務之處理。
（六）保管－各使用單位：
由各使用單位負責固定資產實體之保管事宜。
3.2.4.本公司之固定資產取得或處分，應依公司制訂之「取得或處分資產處理程序」規定辦理，且若符合（88）台財證
（一）第81769號函「公開發行公司取得或處分資產處理要點」規定公告及申報標準時，應依規定辦理公告及申報事宜。
。
4.附件：
無。
5.參考文件：
取得或處分資產處理程序
取得保管及投保作業
1.目的：
掌握公司固定資產狀況，確保取得之固定資產均能妥善管理。
2.範圍：
本作業程序適用於固定資產取得驗收後之保管、建檔及投保等事宜。
3.內容：
3.1.建檔作業：
3.1.1.流程圖號：
FA-02-01F
3.1.2.程序說明：
（一）購入之固定資產依「採購及付款循環－驗收作業－財產及事務用品」辦理驗收及編列財產編號後，總務單位應依據〝驗收單〞第二聯，將財產編號、名稱、規格／型號、數量、取得時間、金額、保管單位、所在位置及供應商等資料登錄〝財產卡〞及〝財產清冊〞，俾利固定資產檔案之管理。
（二）總務單位根據財產編號，製作〝財產標籤〞，黏貼於財產顯明而不易脫落、受損之處，其位置應求劃一。
總務單位應定期檢視〝財產標籤〞黏貼情形，遇有脫落或模糊不清時應立即更新。
（三）總務單位應定期依據〝財產清冊〞彙整編製〝部門別財產清冊〞，除自行留存正本外，並將〝部門別財產清冊〞影本分送各使用單位於核對無誤後存查。
（四）取得之固定資產所應支付之相關稅金（如房屋稅、牌照稅等），由總務單位檢附相關稅單，依「採購及付款循環－應付款項作業」或「零用金作業」辦理請款。
（五）總務單位應定期將〝財產清冊〞分送會計單位，經與〝財產目錄〞核對無誤後存查，以確保資產記錄之一致與正確性。
3.2.投保作業：
3.2.1.流程圖號：
FA-02-02F
3.2.2.程序說明：
（一）投保經辦單位定期辦理固定資產投保時，應取得會計單位提供之〝財產目錄〞，於查閱公司現有固定資產狀況後，針對重要固定資產擬具投保項目及金額。
（二）投保經辦單位針對重要固定資產投保項目，初步洽保險公司詢價；於取得保險公司資料並比、議價後，將保險相關資料一併呈請權責主管核准。
若為保單到期續保單者，應與保險公司確認續保單內容，呈請權責主管核准後辦理。
（三）投保經辦單位於投保內容業經核准後，將投保標的物明細、保險金額及相關投保資料傳真至保險公司，俟保險公司回覆保險費率並確認後，會同權責主管辦理投保手續。
（四）投保經辦單位於投保手續完成，取得〝保險單〞後，應檢附〝保險單〞影本，依「採購及付款循環─應付款項作業」辦理請款。
（五）投保經辦單位應將〝保險單〞正本歸檔留存，據以掌握公司固定資產之投保情形。
3.3.控制重點：
3.3.1.財產購入後應依公司規定之編碼原則確實編號管理。
3.3.2.公司購入之財產應黏貼〝財產標籤〞，並確實登錄〝財產卡〞及〝財產清冊〞及〝部門別財產清冊〞。
3.3.3.應定期編製〝部門別財產清冊〞，並交各保管單位核對，以確保財產管理資料之正確性。
3.3.4.總務單位編具之〝財產清冊〞應與會計單位之〝財產目錄〞資料相符。
3.3.5.固定資產投保金額與項目應考量經營風險。
3.3.6.保險合約之簽訂應由權責主管核准。
3.3.7.保單到期應即時辦理續保。
3.3.8公司之門禁措施應足以預防固定資產未經核准即予運出。
4.附件：
財產卡
財產清冊
部門別財產清冊
財產目錄
5.參考文件：
採購及付款循環驗收作業
採購及付款循環應付款項作業
採購及付款循環零用金作業
維修作業
1.目的：
訂定固定資產故障維修程序，確保資產使用達最佳狀態。
2.範圍：
本作業程序適用於固定資產故障時之維修作業。
3.內容：
3.1.流程圖號：
FA-03-01F
3.2.程序說明；
3.2.1.請修單位於設備臨時故障或受損時，應填立〝維修申請單〞，經單位主管核准後，送交總務單位辦理。
3.2.2.總務單位接獲〝維修申請單〞，應先查詢保固廠商、期限及合約，若於保固範圍內，則依保固契約內容聯絡廠商修理；否則應聯絡一般廠商修護。
3.2.3.洽請一般廠商修護者，應依公司規定向修護廠商詢價，並取得〝報價單〞，經比、議價後擬定修護廠商。
〝維修申請單〞經依核決權限呈核後，據以通知廠商進行修護。
3.2.4.設備修護完成後，總務單位應通知請修單位進行驗收，並於〝維修申請單〞驗收確認後，〝維修申請單〞由總務單位存查。
3.2.5.修繕完成需支付維修費用者，總務單位應取得維修廠商之〝發票〞，連同〝維修申請單〞依「採購及付款循環－應付款項作業」辦理請款。
3.2.6.會計單位於維修費用請款入帳時，若須資本化者，應於〝財產目錄〞登錄該筆資本支出資料。
3.3.控制重點：
3.3.1.資產受損或故障時，應確實查明有無保固合約，並依規定送修。
3.3.2.〝維修申請單〞應確經請修單位驗收確認。
3.3.3.資本化與費用性之修護支出應確實劃分。
3.3.4.應定期彙整、分析修繕支出及比例，以瞭解是否有費用浮濫之情事，並據以提出改善措施。
4.附件：
維修申請單
5.參考文件：
採購及付款循環應付款項作業
調撥作業
1.目的：
規範固定資產調撥程序，確保固定資產調撥時，實體及帳籍能正確移轉及記錄。
2.範圍：
2.1.本作業適用於固定資產調撥之處理程序。
2.2.〝財產異動申請單〞適用範圍說明：
□調撥：
列管資產擬由原保管單位轉撥入使用者。
□報廢：
列管資產已不堪使用申請報廢。
□閒置：
原各單位保管之資產達一定期間而未使用，擬轉列閒置資產者。
□出售：
列管資產擬出售者。
□出租：
列管資產擬出租者。
□其他：
列管資產因上述以外其他原因而異動者，如遺失等。
3.內容：
3.1.流程圖號：
FA-04-01F
3.2.程序說明：
3.2.1.撥入單位因使用上需要，經與撥出單位協調同意調撥後，由撥入單位填寫〝財產異動申請單〞一式二聯，經單位主管簽核後，送交撥出單位。
3.2.2.撥出單位於接獲〝財產異動申請單〞，呈單位主管簽核後，送交總務單位辦理。
3.2.3.總務單位接獲〝財產異動申請單〞，視異動之設備種類會相關專業技術單位表示意見，並依核決權限送呈核准後，據以協調、安排調撥事宜及通知調撥日期。
3.2.4.撥出單位於調撥日將固定資產送交撥入單位置於適當位置後，〝財產異動申請單〞一式二聯分送如下：
第一聯：
交會計單位，據以於〝財產目錄〞更新相關資料後存查。
第二聯：
交總務單位，據以於〝財產卡〞及〝財產清冊〞更新財產資料後存查。
3.2.5.總務單位應定期依財產狀況彙整編製〝部門別財產清冊〞，影印送交撥出、撥入單位，於核對無誤後存查。
3.3.控制重點：
3.3.1.固定資產調撥之審核應考量效益性及帳籍異動之完整性。
3.3.2.固定資產之調撥應更新財產管理檔案。
4.附件：
財產異動申請單
5.參考文件：
無。
處分作業
1.目的：
規範固定資產處分原則，確保固定資產處分之適切性，並符合法令規定。
2.範圍：
本作業程序適用於固定資產處分申請及閒置之處理程序。
3.內容：
3.1.流程圖號：
FA-05-01F
3.2.程序說明：
3.2.1.使用單位保管之固定資產遇有下列狀況時，應填具〝財產異動申請單〞一式二聯，呈權責主管核准後，送至會計單位填入購買金額、累計折舊、殘值及耐用年限等相關資料，並會總務單位，依核決權限送呈核准處分。
（一）固定資產因災害或遭破壞或價值減損擬報廢或無再使用價值者。
（二）固定資產遭竊盜而遺失時。
（三）固定資產不再使用或欲汰舊換新或擬出售、出租時。
3.2.2.固定資產如係遺失或遭破壞時，應即查明實情及調查保管人責任，並向警察單位報案並取得證明文件。
如因保管人過失而致盜失者，保管人應按盜失實物現值計價賠償。
3.2.3.總務單位根據〝財產異動申請單〞核准之處分方式分別處理如下：
（一）出售或出租：
依「出售／出租作業」辦理。
（二）報廢：
依「報廢作業」辦理。
（三）閒置：
閒置之固定資產由總務單位統一存放於固定位置後，〝財產異動申請單〞一式二聯分送如下：
第一聯：
交會計單位據以編製〝轉帳傳票〞，經依核決權限呈核，並更新〝財產目錄〞後存查。
第二聯：
交總務單位，據以於〝財產卡〞及〝財產清冊〞更新財產資料後存查。
3.2.4.總務單位應定期依據財產現況彙整編製〝部門別財產清冊〞，影印分送各使用單位，於核對無誤後存查。
3.2.5.會計單位於固定資產處分時，如有符合「取得或處分資產處理程序」之規範者，應依其規定辦理。
3.3.控制重點：
3.3.1.因盜竊或災害而報損之資產，應查明有無失職疏忽，據以擬定處理對策，並依法令規定申請、取具稅捐減免證明文件。
3.3.2.固定資產因遭盜竊、破壞、天然災害而報損時，應即查明投保資料並備妥相關文件，向保險公司提出索賠。
3.3.3.應依固定資產現況選擇適當之處分方式。
3.3.4.資產處分應依相關法令辦理或申報。
3.3.5.定期檢視閒置財產明細，如有出售或再利用之價值，應擬定適當之處置方式。
4.附件：
無。
5.參考文件：
取得或處分資產處理程序
出售／出租作業
報廢作業
出售／出租作業
1.目的：
規範固定資產出售或出租程序，確保固定資產出售及出租之適切性與帳籍異動之完整性。
2.範圍：
本作業程序適用於固定資產之出售、出租作業。
3.內容：
3.1.流程圖號：
FA-06-01F
3.2.程序說明：
3.2.1.總務單位根據〝財產異動申請單〞一式二聯，依其核准出售或出租，分別依下述程序辦理：
（一）出售：
（1）總務單位應依資產淨值擬估出售底價，依招標、議價或比價方式辦理出售，並於〝財產異動申請單〞註明比價記錄，依核決權限送呈簽核後辦理出售。
（2）〝財產異動申請單〞一式二聯於決定買方後分送如下：
第一聯：
送交會計單位，據以開立發票。
第二聯：
交總務單位據以備妥出售資產，連同會計單位開立之統一發票送交買受人。
（3）會計單位應依據〝財產異動申請單〞第一聯編製〝轉帳傳票〞，經權責主管核准，並更新〝財產目錄〞後存查。
（4）總務單位於資產出售後，所收之款項應依「銷售及收款循環－收款作業」辦理繳款；並依據〝財產異動申請單〞第二聯更新〝財產卡〞及〝財產清冊〞之資料。
（二）出租：
（1）總務單位應參考市場行情擬具出租價格後，透過各種媒體進行招租，並於〝財產異動申請單〞註明招租記錄，依核決權限送呈簽核。
（2）招租結果業經核准後，總務單位應依〝財產異動申請單〞擬具〝租賃合約〞一式二份，呈權責主管核准，並依「內部管理制度－印鑑管理作業」辦理用印後，與承租人簽約。
（3）〝財產異動申請單〞一式二聯及〝租賃合約〞於簽約完成後，分送如下：
A.〝租賃合約〞一份由總務單位留存；一份交由承租人收執。
B.〝財產異動申請單〞第一聯及〝租賃合約〞影本交會計單位。
C.〝財產異動申請單〞第二聯交總務單位，據以更新〝財產卡〞及〝財產清冊〞之資料後存查。
（4）會計單位應依〝財產異動申請單〞第一聯及〝租賃合約〞影本開立發票及編製〝轉帳傳票〞，經依核決權限呈核，並更新〝財產目錄〞後存查。
（5）會計單位開立之發票，應交總務單位轉交承租人，據以收取租金。
所收之款項，總務單位應依「銷售及收款循環－收款作業」辦理。
（6）會計單位應按〝租賃合約〞影本所載租金給付之條款，按期開立發票向客戶收取租金並入帳。
（7）若財產出租有收取押金者，會計單位應依法令規定按月設算利息及開立發票，並據以編製傳票入帳。
3.2.2.總務單位應定期依據財產現況彙整編製〝部門別財產清冊〞，影印分送各使用單位，於核對無誤後存查。
3.2.3.固定資產出售符合「取得或處分資產處理程序」規範者，應依其規定辦理。
3.3.控制重點：
3.3.1.固定資產出售／出租之價格應合理，避免損害公司權益，且經權責主管核准。
3.3.2.出售／出租固定資產應依法令規定開立發票並確實入帳。
4.附件：
無。
5.參考文件：
取得或處分資產處理程序
處分作業
內部管理制度印鑑管理作業
銷售及收款循環收款作業
報廢作業
1.目的：
規範固定資產報廢程序，確保固定資產報廢之適切性與遵循法令之規定。
2.範圍：
本作業程序適用於固定資產之報廢作業。
3.內容：
3.1.流程圖號：
FA-07-01F
3.2.程序說明：
3.2.1.總務單位於資產核准報廢後，應會同相關單位辦理報廢。
倘固定資產使用尚未達耐用年限者，總務單位應先將〝財產異動申請單〞一式二聯送交會計單位填立申請表與報備函，向稽徵機關報請核備，於取得稽徵機關核准後，通知總務單位辦理報廢。
3.2.2.總務單位會同相關單位完成報廢程序後，〝財產異動申請單〞一式二聯分送如下：
第一聯：
送交會計單位，於編製〝轉帳傳票〞，呈請權責主管核准，並更正〝財產目錄〞後存查。
第二聯：
由總務單位據以於〝財產卡〞及〝財產清冊〞登錄報廢資料後存查。
3.2.3.總務單位應定期依據財產現況彙整編製〝部門別財產清冊〞，影印分送各使用單位，於核對無誤後存查。
3.3.控制重點：
3.3.1.報廢之固定資產應經評估為已無使用及出售價值者。
3.3.2.未達耐用年限之資產報廢，應經權責主管核准，並分析原因。
3.3.3.未達耐用年限之資產報廢應向稽徵機關事先報備，並取得核准函。
4.附件：
無。
5.參考文件：
處分作業
盤點作業
1.目的：
訂定固定資產盤點程序，以確保資產安全及固定資產記錄之正確性。
2.範圍：
本作業程序適用於定期盤點固定資產，及其有關盤點差異之追查及更正固定資產檔案之處理程序。
3.內容：
3.1.流程圖號：
FA-08-01F
3.2.程序說明：
3.2.1.總務單位應於每年盤點前，擬定〝財產盤點計劃〞，呈報權責主管核准後，依據〝部門別財產清冊〞編製〝財產盤點清冊〞，併同〝財產盤點計劃〞影本分送各單位，以通知進行盤點。
3.2.2.各保管單位應就保管之財產進行初盤，於〝財產盤點清冊〞填入初盤記錄後，將〝財產盤點清冊〞送交總務單位。
3.2.3.總務單位應依據各單位初盤之〝財產盤點清冊〞，會同相關單位進行複盤，且於〝財產盤點清冊〞記錄複盤結果，並經各會盤單位簽名。
3.2.4.複盤結束後，總務單位應彙整〝財產盤點清冊〞，並與〝部門別財產清冊〞核對，若有盤點差異時，總務單位應針對差異部分編製〝盤點差異報告表〞，分送各保管單位追查發生原因，並於〝盤點差異報告表〞說明差異原因，送呈權責主管核閱後，交總務單位彙總呈報。
3.2.5.總務單位於〝財產盤點清冊〞及〝盤點差異報告表〞呈請權責主管核准後，影印分送下列單位：
正本：
送交會計單位存查，並根據盤點差異調整相關帳目記錄。
影本：
交總務單位存查，並於發生盤點差異時據以於〝財產卡〞及〝財產清冊〞調整差異資料。
影本：
交保管單位存查。
3.2.6.會計單位應於盤點差異時據以編製〝轉帳傳票〞，呈請權責主管核准後，並更新〝財產目錄〞。
3.2.7.公司應至少每年會同簽證會計師實施一次全面盤點工作。
3.2.8.使用單位對固定資產應負平常保管、維護之責任。
3.3.控制重點：
3.3.1.應每年至少實施一次全面盤點。
3.3.2.盤點差異部分應追查其原因及責任歸屬。
3.3.3.盤點差異應於核准後確實更正及調整相關財產紀錄。
4.附件：
財產盤點清冊
盤點差異報告表
5.參考文件：
無。
○○科技股份有限公司
CoAsiaMicroelectronicsCorp.
財產卡
財產名稱
財產編號
規格/型號
單位
數量
取得日期
取得金額
供應廠商
TEL
保固廠商
TEL
異動紀錄
日期
事由
保管單位
存放地點
總務經辦
Remark
原始購入
備註：
○○科技股份有限公司
CoAsiaMicroelectronicsCorp.
財產清冊
日期：
年月日
財產編號
財產名稱
規格/型號
數量
單位
取得
日期
取得金額
保管單位
所在地點
供應商
保固合約
備註
廠商
期間
製表：
○○科技股份有限公司
CoAsiaMicroelectronicsCorp.
部門別財產清冊
部門：
日期：
年月日
財產編號
財產名稱
規格/型號
數量
單位
取得日期
供應商
取得金額
備註
製表：
○○科技股份有限公司
CoAsiaMicroelectronicsCorp.
財產目錄
固定資產類別：
財產編號
名稱
所在地址
數量
單位
取得時間
取得原價
資本支出
預留殘值
計算基礎
耐用年限
月數
已折月數
每月折舊
本期提列數
累計折舊
未折減餘額
備註
合計
負責人：
主辦會計：
製表：
○○科技股份有限公司
CoAsiaMicroelectronicsCorp.
維修申請單
年月日
財產編號
請修單位
財產名稱
供應商/廠牌
故障說明
請修人
核准
維修處理
承辦
核准
詢價記錄
核定記錄
請修單位驗收記錄
（1）廠商
金額
（2）廠商
金額
（3）廠商
金額
廠商
金額
○○科技股份有限公司
CoAsiaMicroelectronicsCorp.
財產異動申請單
財產編號
申請日期
年 月 日
財產名稱
規格／型號
取得成本
取得日期
年 月 日
累計折舊
申請單位
殘值
撥出單位
耐用年限
異動因素
□調撥 □報廢 □閒置 □其他：
□出售：
擬估底價$□出租；擬定租金$
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