财务报销及付款管理制度.docx

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财务报销及付款管理制度

财务报销及付款管理制度

第一章前言

一、编制目的

为了规范报销标准和报销流程，加强财务管理，确保公司资金按规定支付，结合公司及项目实际情况，特制定本制度。

二、适用范围及定义

本规定适用于公司及公司涉及各项目。

三、本规定修改及审批

本规定由总经理签批后方可执行。

四、执行时间

本规定于颁布之日起开始执行。

第二章管理原则

2.1归口管理原则

为便于对各项费用开支情况进行分析考核，公司统一规定费用项目的归口管理部门，具体如下表列示（包括但不限于）：

部门

费用类别

明细项目

运营管理部

材料费

日常所需的材料：

垃圾袋、扫把、搽手纸、清洁药水，伸缩杆等。

维修费

设备维护、检测、保养、维修等及采购维修、维护材料备件等。

低值易耗品

吸尘器，洗地机等设备。

能源费

水费、电费、燃气等。

运输费

物流费、快递费等。

业务提成

根据公司的政策计算的项目提成。

营业外支出

与经营相关的罚款等。

公关费

因业务产生的一切公关费用

财务部

税金

营业税、个人所得税等。

银行费用

手续费、利息支出等

人力资源部

工资薪金

基本工资（保底工资、绩效工资）、补贴（餐补、夜班补贴、工龄工资）、计时工资（节假日加班、临时兼职工）、社会保险。

其他

职工福利费（如交通补贴、住房补贴、通讯补贴、职业培养书籍费、生日补贴、节假日福利等）、工会经费、教育培训费、内部培训费等。

专业服务费

咨询费、办证、年审、律师诉讼费等。

办公费用

各类办公耗材、饮用水、文件快递费等。

员工活动

旅游、会议费、公司安排员工聚餐等。

保险费

各类保险：

意外伤残，公众责任险，财产险等。

业务招待费

购置礼品、餐费等等（招待外部人员）。

差旅费

如出差车费、餐费、住宿费等。

通讯费

办公室电话费、宽带网络费等。

外勤办事车费

如公交车费、打车费等

总部固定资产

总部购置办公桌椅、电脑及配件等

营业外支出

总部罚款支出等

备注：

（1）未涉及的特殊费用将由总经理根据实际情况单独指派归口部门。

2.2预算管理原则

2.2.1年度预算经审议批准后各部门应严格按照年度预算进行开支，财务部将在预算期对预算执行情况进行监督、检查，并定期分析、考核。

2.2.2对临时发生的预算外经费或超预算费用，经办部门需向归口部门提交申请，由归口部门按公司的审批程序补报追加计划，根据审批权限规定，经批准后方可执行。

第三章授权审批权限规定

3.1经济业务发生前授权审批

3.1.1根据业务发生时间先后分：

事前审批、非事前审批；

3.1.2事前审批是指经济业务发生前，需提报审批通过后，才能进行经济业务交易。

3.1.3非事前审批是指有的经济业务可以不需进审批，而由经办人员直接进行办理业务。

非事前审批项目如下：

序号

类别

项目明细

备注

1

委托收款

社会保险

贷款利息

水、电、气、能源费等

2

已签订合同

根据合同内容固定支付，如设备的购置分期款等

合同已事前审批

3

固定或按固定比率计算的项目

税金、工资薪、贷款利息等。

4

按批准生效的制度执行

员工福利,如通讯、交通补贴等

5

零星费用

物流/快递费用

印刷单据表格、合同、名片、条幅。

员工桶装饮用水。

办公用品费

汽油费/停车通行费/过路过桥费

市内交通费（员工外出办事）

参照相关制度执行

办公电话费、网络使用费

参照合同缴费

年检费、银行手续费

3.2报销及付款授权审批流程

3.2.1报销或付（汇）款审批流程如下：

3.2.1.1单次报销或付（汇）款金额800元及以内的审批流程：

经办人——主管——部门负责人（部门经理）——财务

3.2.1.2单次报销或付（汇）款金额801-2000元之间的审批流程：

经办人——主管——部门负责人（部门经理）——分管领导（业务副

总）——财务

3.2.1.3单次报销或付（汇）款金额2001-10000元的审批流程：

经办人——主管——部门负责人（部门经理）——分管领导（业务副

总）——总经理——财务

3.2.1.4单次报销或付（汇）款金额10000元以上的审批流程：

经办人——主管——部门负责人（部门经理）——分管领导（业务副

总）——总经理——董事会会签审批——财务

第四章报销及付款流程

4.1报销及付款流程图

4.2报销及付款方式

4.2.1主要通过网上银行转账支付，付款至外部单位，原则上以转账、支票方式付款，个别特殊业务除外。

4.2.2使用支票结算，应自支票签发日十日内入账，逾期无效。

4.2.3现金支付，内部员工报销如需支取现金，须提前告之出纳备款并在报销单注明。

第五章报销及付款时效

5.1报销及付款时效

5.1.1费用报销时效性

为遵循《企业会计准则》和国家相关财务会计制度的规定，正确、合理核算各期损益，当期发生的费用应当期报销，具体原则如下：

5.1.1.1费用类业务报销时效：

原则上应在费用发生后三个工作日内报销（差旅费应在返程后五个工作日内），最迟不得超过10个工作日；当年发生的费用要求在年底12月31日前报销，由于特殊原因不能及时报销的，应由各部门汇总应报销费用明细总额，上报财务部作为计提费用的依据，并且在次年1月15日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销；

5.1.1.2员工月固定如交通补贴、通讯补贴等以报销形式体现的福利，应在每月24日前报销；

5.1.1.3预付款业务报销时效：

以预付款方式发生的经济业务，原则上应在接收物品或服务后5个工作日内报销冲账。

5.1.1.4月结付款业务：

通常情况按合同约定的付款日期进行支付，但各部门应将本月所接收的物品或服务按发生时间、实际接收数量、合同约定单价、金额等进行明细汇总，并于月末最后一天提交至财务部，以便作为存货、成本入账的依据。

5.1.1.5所有原始凭证必须为原件

5.1.2财务部受理时间

各部门将费用报销单/付（汇）款申请单交至财务部的时间为：

周一至周三。

5.1.3付款周期：

审核原始票据及付款信息无误后3-5个工作日内，特殊情况另行通知；

5.1.4付款时间：

对完成审批流程的报销或付（汇）款申请于每周五进行付款。

如违反上述规定，财务部有权拒绝办理。

第六章员工借款

6.1借款条件及额度

6.1.1借款额度不超过人民币3000元；

6.1.2因发生的地点、场所不固定无法确定固定的业务往来单位，如差旅费、业务招待费、新项目考察、员工活动费、停车费，加油费、过路费等；

6.2备用金借款

6.2.1定额备用金：

公司人员因业务需要，需频繁使用现金，可申请

定额备用金；

6.2.2员工调动、离职、降职、停职前，必须先到财务部归还备用金，方可办理相关变动手续。

如未及时归还，财务部可以通知人力资源部在其工资中直接扣除。

6.3临时性借款

6.3.1临时借款：

是指员工因公出差发生的食、住、行等费用，或者备用金不足以支付的特殊事项。

例如差旅费、新项目考察、员工团体活动等。

6.4管理规范：

6.4.1因出差而需临时性借款，需附审批后的《出差申请表》原件，并根据批准额度填写借款单，财务根据审批同意的借款单据办理借款；

6.4.2借款原则上以通过网上银行转账支付，如因特殊情况需支付现金请在借款单中注明；

6.4.3所需现金金额超过人民币3000元的需提前一天通知财务部，以便备款；

6.4.4借款人须在业务办理完毕后三个工作日内完成报销或退还借款手续；

6.4.5定额备用金必须于每年12月31日前办理退还手续，并根据业务需要重新审批办理；

6.4.6员工借款账龄不得超过30天，如有特殊原因可适当延长，超过60天（特殊情况除外），财务部将通知上级主管，并在当月工资中扣减，直至扣完为止；

6.4.7原则上，借款管理执行“前款不清，后款不借”的规定。

6.5借款单据填写规范：

6.5.1公司员工借款时统一填写公司印制的《借款单》；

6.5.2《借款单》联以及用途：

6.5.2.1《借款单》一式三联，第一联：

付款凭证联；第二联：

结算凭证联；第三联：

结算回执联；

6.5.2.2付款凭证联：

财务付款及会计挂借款人借款处理的原如凭证，严禁退还借款人；

6.5.2.3结算凭证联：

借款人报销或还款时的原始凭证；会计根据此联做账冲销借款；

6.5.2.4结算回执联：

借款人报销或还款时，此联给借款人，作为结清借款的原始凭证；

6.5.3《借款单》填写要求：

6.5.3.1统一用黑色签字笔填写，字迹公正、清楚，严禁草写；

6.5.3.2日期行栏：

填写借款当时的年月日；

6.5.3.3资金性质栏：

填写付款方式，即你希望的是转账还是现金，如果转账需在此处注明开户名、开户行、账号等详细信息；

6.5.3.4部门栏：

填写借款人所在部门；

6.5.3.5项目明称栏：

如果借款事由为处理工程项目业务，此处填写工程项目的具体名称，否则此处为空；

6.5.3.6预算科目栏：

此栏为空，统一以员工借款挂账，报销还款时冲销；

6.5.3.7借款理由栏：

填写借款的具体事宜,如：

X月X日X事到X地出差，X季度员工活动，定额备用金等等；

6.5.3.8金额栏：

填写借款的具体金额，大小写必须一致；出差的，金额须与审批后的《出差申请表》一致；

6.5.3.9付款凭证联最右下角的领款人必须填写，领款人名字必须与员工身份证上的姓名保持一致；

6.5.3.10结算凭证联和结算加回执联：

填写借款单时，借款人必须填写此两联中的日期、姓名、金额、用途等事项且与付款凭证联系保持一致；其余额待报销或还款时分别由出纳和借款人填写；

第七章付款（结算）业务

7.1适用条件：

适用于公司与外部业务单位发生的金额确定的经济业务。

7.2付款（结算）业务分类：

直接结算业务、预付款业务

7.2.1直接结算业务是指根据合同约定，在经济业务发生后，根据实际验收情况结算付款的业务；此类业务结算时填写《付款结算申请单》。

7.2.2预付款业务是指根据合同约定，在经济业务发生前，需要按进度预先支

付部分款项，在业务验收完成后结算的业务。

此业务在预付款时填写《预付款申请单》，预付款业务发生验收完成填写《预付款结算单》，以冲销已预付的款项。

7.3管理规范

7.3.1采购业务

7.3.1.1采购预付款业务，付款时须提供的原始单据包括但不限于：

审批通过的采购订单原件、合同原件或扫描件；

7.3.1.2直接结算类采购业务，结算时提供的原始单据包括但不限于：

合同（扫

描件）、发票、加盖对方发票专用章或公章的发货清单、经审批的采购订单、收货人签字确认的收货单。

7.3.1.3预付款业务须在货物验收入库后10日内完成结算，冲销预付款，提供

的原始单据包括但不限于7.3.1.2条除经审批的采购订单外的原始凭证；

7.3.2资本性支出

7.3.2.1资本性支出：

是指单件金额在2000（含）元以上且使用寿命1年以上的固定资产支出；

7.3.2.2预付款业务，首次预付款时须提供的原始单据包括但不限于：

合同原

件或扫描件、事前审批单、合格发票等；

7.3.2.3直接结算业务付款时须提供原始凭证包括但不限于：

事前审批单、合同原件或扫描件、资产管理部门验收入库、合格发票、采购清单；

7.3.2.4预付款业务，资产采购经办人应在资产验收入库后10日内完成结算，冲销预付款，须提供的原始单据包括但不限于：

资产管理部门验收入库单、合格发票、资产采购清单；

7.4单据填写规范

7.4.1预算内业务在预算内前小方格内划“√”，反之在预算外前小方格内划“√”；

7.4.2支付方式：

填写付款的方式：

现金、支票或转账，原则上公司均以转账方式支付；

7.4.3收款单位：

公司名称、开户银行、账号与合同、发票保持一致；

第八章日常费用报销

8.1日常费用包括的内容

日常费用主要包括：

差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、办公费、维修费、运输费、会议费、办证审计等中介机构服务费、公关费、低值易耗品、水电费、物管费、房租费等等。

日常费用报销填写《费用报销单》

8.2日常费用的控制原则：

对日常费实行预算管理，分级负责、层层把关，在一个预算期内，各项费用的累计支出原则上不得超过预算。

对超预算费用按本制度2.2.2条执行。

8.3管理规范及报销标准

8.3.1业务招待费

业务招待费是公司经营活动的需要，为促进公司业务发展实现公司经营目标为前提，应按照必要、合理的原则开支。

8.3.1.1业务招待尽量安排在公司有协议的酒店用餐。