深圳某物业管理公司收费管理制度.doc

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深圳某物业管理公司收费管理制度

1总则

第1条 为了规范本公司各管理处收费工作的管理，第2条 完善收费记录等基础会计工作，第3条 加强对管理处收费工作的会计监督，第4条 结合本公司的实际情况，第5条 制定本制度；

第6条 本制度依据《中华人民共和国会计法》、《内部会计控制规范—基本规范（试行）》等法律法规制订的强制性规定，第7条 各管理处必须执行，第8条 不第9条 得以各种理由拒绝执行，第10条 对于试行过程中出现的问题可以协商解决。

第11条 收费工作是公司业务的重要组成部分，第12条 应全力配合公司业务的开展，同第13条 时也需要其他部门员工的参与和配合。

第14条 管理处负责人应按本制度的规定组织、管理本管理处收费工作，第15条 并对管理处收费管理制度的建立健全及有效实施负责。

第16条 收费管理制度应达到以下基本目标第17条 ：

（1） 规范各管理处收费行为，

（2） 保证收费资料真实、完整；

（3） 不（4） 相容职务由不同（5） 的人员担任；

（6） 建立并完善收费记录制度，（7） 保证各类相关账册的记录准确，（8） 并做到数据来源清晰、账账相符；

（9） 各类数据应及时上报公司财务部，（10） 保证财务数据及时传递，（11） 为管理活动提供及时、准确的信息；

（12） 加强对管理处财务收支活动的会计监督；

第二章收费分工

第18条 按照不第19条 相容职务相分离的原则，第20条 收费业务授权批准、收费业务执行、收费稽核检查等工作应由不同第21条 的人员执行，第22条 以达到明确职责权限，第23条 形成相互制衡机制；

第24条 以下工作是不第25条 相容的：

1、 收费金额确认工作与收费工作；

2、 水、电、气等费用的抄表工作与收费工作；

3、 装修押金收取标4、 准、押金退回的确认工作与收费工作；

5、 应收款的记录工作与收费工作；

第26条 收费工作分工如下：

1、 房管员负责应收管理费、本体金及其他相关费用收取标2、 准、收费起止时间的确认工作；

3、 房管员负责确定押金收取标4、 准、押金准退批准及处理工作；

5、 水电工负责辖区所有由公司支付费用的水电表的抄录工作；

6、 收费员负责以上各项经确认的收、付款内容进行收、付款作业，7、 编制管理处相关报表；

8、 统计员负责数据的统计工作；

9、 财务部负责收付款业务的稽核工作。

第三章收费程序

第27条 管理费及本体金的收费程序：

由房管员在当月5日前根据相关文件及管理情况确认当月应收金额，第28条 打印应收清单，第29条 经管理处主任签名第30条 确认后，第31条 报管理处收费员及公司财务部。

房管员依据经管理处主任签名确认的本月应收管理费、维修基金的清单填入《管理费、维修基金收费台账》的相应栏内，内容包括：

应收费所属时间、管理费、维修基金的小计及累计金额并签名或盖章。

收费员根据《管理费、维修基金收费台账》的记录情况，收取相应的管理费、维修基金。

第32条 除非得到董事长的授权、任何人无权减免应收款项。

收费员应严格按照上报的各项收费清单收费，第33条 如有减免应收款项的，第34条 应有董事长的亲笔签名，第35条 并做好相关资料的保管工作、以备第36条 查验。

第37条 水电费的收取程序：

水电工应在次月5日前抄录水、电表，第38条 报收费员，第39条 收费员据以计算相关费用，第40条 区分代收代付和公用自用情况，第41条 并在7日前报上财务部，第42条 水电表的抄录时间应尽量与水、电部门的抄表时间统一。

水电工应对公用区域的水电的耗用情况负责，建议管理处建立相关制度，对公用水、电情况进行考核，并以此作为对水电工的考核指标之一。

第43条 押金的收退程序：

收取各类押金时，第44条 由房管员根据相关规定收费标第45条 准，第46条 填制收费通知单，第47条 收费员根据通知单收取押金。

退押金时，由房管员根据具体情况确定退款金额，并报管理处主任签名，收费员据以退付押金。

收费员在登记《现金收费日记账》的同时，必须建立相应的《押金收退记录本》登记押金收、退、存情况，并每月与财务部核对。

第48条 停车费的收取程序：

停车费的收取分为按月收费和临时收费两种形式。

按月收费由车主向收费员交纳，收费员收款后书面通知制卡部门制作出入卡，制卡部门根据通知单的内容制作出入卡，交车主。

按月收费的收费情况应按月编制收费清单，列明所属起止日期，报公司账务部，金额必须与上报数字一致。

临时停车的停车费由车管员收取。

车管员交接班时先清点停车票和票款，然后双方在交接记录本上签名后，下班的车管员将所收票款及用完的停车票存根上交收费员，停车票留给接班的车管员。

车管员所收票款必须及时上交收费员处，不得长时间滞留。

收费员应及时检查车管员的交接班记录，核查车管员的停车票和票款数量金额，及时查找出现的差错。

车管员应估算停车票的使用量，不够时应及时向收费员领取，收费员应建立账本登记停车票的领用、退回情况。

第49条 公司财务部与行政部将不第50条 定期的对车辆收费进行突击检查，第51条 查实车辆收费情况，第52条 如有舞弊行为将进行严厉惩罚，第53条 情节严重的，第54条 移交公安部门依法惩处。

第55条 收费员收费后，第56条 将当天所收现金、支票及时交存银行，第57条 并将相应的收款收据“财务联”与交款单一并交公司财务部，第58条 收款收据“管理处联”则由收费员留管理处按月装订以备第59条 查验。

第四章收费记录

第60条 收费员应对每笔现金收支进行记录，第61条 内容包括：

收费日期、单据号码、房号名第62条 称、车牌号码、费用所属期间、摘要及相关的明细金额。

第63条 采用银行票据方式收取的收入，第64条 收费员应向公司出纳员落实到账情况，第65条 除上一条所列内容外，第66条 还应记录所收费用转入的银行账户名第67条 称等相关信息。

第68条 收费员收取的现金应于当天送存银行，第69条 如无法在银行停止对外办公前交存银行，第70条 应最迟在下一工作日及时交存银行，第71条 对于跨月收取的款项则必须在当月交存银行。

第72条 除根据管理处主任授权退付押金外，第73条 收费员无权支付现金，第74条 如临时急需可在电话报请公司负责人及管理处主任，第75条 经同第76条 意后先动用备第77条 用金，第78条 事后必须由公司负责人及管理处主任补签名第79条 。

备用金不足的大额借款必须按规定办理借款手续，并在财务部的调配下支付款项。

第80条 管理处应记录的账册如下：

1、 《管理费、维修基金收费台账》：

由房管理员按月记录应收款情况，2、 收费员记录实收情况，3、 记录后必须签名4、 或盖章，5、 以备6、 稽核、检查；

7、 《月卡销售记录台账》：

记录月卡销售情况，8、 记录后必须签名9、 或盖章，10、 以备11、 稽核、检查；

12、 《现金收费日记账》、《转账收费日记账》：

由收费员按日分别登记，13、 转账的收费应记录转入银行账号，14、 与出纳员的记录一致，15、 必须结出本日合计、本月累计发生额和余额；

16、 《押金收退记录账》：

按不同17、 种类的押金分别建账，18、 及时记录押金的收、退、存情况，19、 并每月与公司财务部核对确认；

20、 《水电费收费表》：

记录代收代付水电费的收入情况，21、 该记录应与《现金收费日记账》、《转账收费日记账》的记录一致；

第81条 《现金收费记录本》记录的要求：

4除按规定允许使用红色墨水书写外，只能使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写；

5每笔现金收费的收据、发票登记一行，日期、收据（或者发票）号码、房号、摘要、合计金额、明细金额和其他有关资料逐项记入相应栏内，要求做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整；

6除现金交存银行的数字记在“贷方”外，其余收付费都记入“借方”各相关栏内，如退回借款等付出现金的事项，可在“借方”各相关栏内记为负数，且借方各明细栏目之和应与“借方合计”栏金额相等，（否则，该笔记录必有差错，必须查明原因，进行更正，直到平衡为止；）

7每一帐页登记完毕结转下页时，应结出本日开始到上一行止的发生额合计数，记在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；

8所收现金送交银行时，应注明现金解款单的编号或交易流水号，并将金额记入“贷方”栏内；

9每天必须结出当天各栏目的合计数，并在摘要栏内注明“本日合计”字样，同时用红笔将该行上、下各划一条单线；（本行数字实际上正是《收费周》的每日实收的数字，以后就可以用该行数字与统计表的数字相互核对）；

10注意，按照现金管理条例的规定，收费员所收现金应在当天送交银行，所以“借方合计”栏内金额应与“贷方”栏内金额相等，即余额应为零；如收费员在当日将所收现金送交银行后，又收到了现金，可将其放在保险柜内，但不允许将现金带回家；

11每天结出“本日合计”后在下一行，结出本月初起至当日的累计数，并在摘要栏内注明“累计”字样，且用红笔在该行的下面划一条单线；

12每月月底，在结出“本日合计”后，不必结出“累计”，而应结出“本月合计”，即本月初至本月未的总合计数。

第五章数据汇总上报

第82条 收费员对收所收款项必须做到日清月结，第83条 按日填列资金收支日报表，第84条 并于下一工作日上报公司出纳员，第85条 所报数字务必准确，第86条 一经上报不第87条 得随意更改，第88条 如要更改必须说明原因。

资金收支日报表应每日结清余额后及时填列，并于月度终了后，上交公司出纳员处，出纳员将所填数字与每日上报核对，如有差错，收费员应书面说明原因，上报公司确定处理办法。

第89条 管理处产生的各项收费表单，第90条 应及时上报公司财务部，第91条 有条件的管理处尽量提供电子文件，第92条 应上报的表单及上报时间列示如下：

1、 《本月管理费、维修基金应收清单》，2、 当月5日前（节假日顺延，3、 下同4、 ）上报当月管理费、维修基金应收/预收清单上报公司财务部，5、 内容包括：

栋号、房号、面积、收费标6、 准、本月应收管理费、维修基金及总额；

7、 《管理费、维修基金应收及实收明细表》，8、 次月5日前上报公司财务部：

内容包括：

栋号、房号、期初应（预）收额、本月应收额、本月实收、期未应（预）收额，9、 逻辑关系如下：

期初应（预）收额＋本月应收额－本月实收＝期未应收（预）额

本期期初应收（预）额＝上期期未应（预）收额

10、 水电费抄表计算单及水电费欠缴清单，11、 水电工次月5日前抄表报收费员，12、 收费员根据抄表数量、单价等信息计算水电费，13、 并列示欠收水电费清单，14、 次月7日前上报公司财务部；

15、 《资金收支日报表》：

次月7日前上报公司财务部，16、 该表数字应与《现金收入日记账》、《转账收入日记账》的每日合计数一致。

第93条 所有上报必须数字真实准确，第94条 逻辑关系清楚无误，第95条 各类数字之间应能相互验证，第96条 如出现差错必须查明原因。

第六章备用金管理

第97条 为了应付物业管理工作中发生的，第98条 对房屋建筑及其设备第99条 、公共设施、绿化、环境整治等项目开展的维护、维修、整治及零星采购等紧急支出的需要，第100条 各管理处可向公司借支备第101条 用金5000元，第102条 作为上述紧急支出的周转资金。

第103条 备第104条 用金的保管、使用，第105条 由各管理部指第106条 定的专人负责，第107条 并报公司财务部备第108条 案；指第109条 定专人不第110条 得随意变更。

第111条 备第112条 用金的保管人员，第113条 必须严格按照本规定第1条所列的备第114条 用金的开支范围支付；备第115条 用金不第116条 得用于支付开支范围以外，第117条 如业务招待费、办公用品、五金材料的日常采购等费用，第118条 也不第119条 能用于虽属开支范围内，第120条 但不第121条 需要紧急支付的各项费用。

第122条 当紧急动用备第123条 用金数额较大时，第124条 应在事先向公司领导请示后，第125条 备第126条 用金保管人员方可借支给经办人员；如因未经请示而第127条 产生了不第128条 能报销的费用支出，第129条 由备第130条 用金保管人员承担相应责任。

第131条 费用支出的经办人员在办理完报销手续之后，第132条 应将所借款项尽快归还备第133条 用金的保管人员。

第134条 备第135条 用金保管人员的工作变动时，第136条 管理部经理应督促其向财务部办理备第137条 用金的移交手续。

第138条 本制度由公司财务部负责解释。

深圳市****物业管理有限公司

2009年4月1日

物品采购及领用制度

总则

第1条公司各类物品的采购及领用实行事前计划、集中采购、分类管理、凭单领料的原则。

第2条本规定适用于公司总部各部门及下属各管理单位的物品采购及领用活动。

第3条本规定不第4条包括固定资产及无形资产的购置行为。

第5条公司的物品采购及领用活动在单位负责人的领导下，第6条由采购部统一管理。

第7条本规定所称物品使用部门含公司总部各部门及下属各管理单位。

物品需求计划

第8条各物品使用部门于月初按不同第9条类别填制“物品需求计划单”，第10条按月报采购部，第11条“物品需求计划单”应注明所需物品的名第12条称、规格、型号、数量、用途、质量及售后服第13条务等内容，第14条用途应详细具体。

第15条“物品需求计划单”由经办人制单，第16条并经如下审批程序批准同第17条意后，第18条交采购部作为采购依据：

经办人→部门经理→主管副总→财务经理→总经理

第19条“物品需求计划单”应分部门按年连续编号，第20条一式四联，第21条申请单位、采购部、财务部、库房各一联。

第22条“物品需求计划单”按以下分类分别填制：

2.维修材料类，

3.卫生用品类，

4.办公用品类，

5.工具类，

6.其他

第23条各物品使用部门编制的“物品需求计划单”所列物品应能够应付日常使用，第24条并能应付可以预测到的突发事件所需物品，第25条以减少紧急采购的发生次数。

第26条“物品需求计划单”编制完后，第27条如有迹象表明物品不第28条够用时，第29条应立即填写一份新的“物品需求计划单”，第30条并按上述程序审批报采购部组织采购。

第31条需要紧急采购物品的事件必须具有突发性，第32条是发生前无法预测的。

第33条需要紧急采购时，第34条经办人应尽量尝试向部门负责人或总经理请示，第35条在得到部门负责人或总经理认可后，第36条组织采购；如确实无法与部门负责人或总经理取得联系，第37条经办人先行处理。

第38条紧急采购发生后，第39条物品使用部门应在第一时间，第40条补办“物品需求计划单”，第41条并对紧急采购的必要性进行详细、充分的说明。

如果该项紧急采购是相关人员应该能够预见，第42条但由于其工作失误造成未能及时申请购买的，第43条应追究当事人的责任。

采购及供应商

第44条采购部综合各使用单位的“物品需求计划单”，第45条结合库存情况，第46条确定所需采购物品的名第47条称、规格、型号、数量，第48条并结合供应商的情况编制“采购订单”。

第49条“采购订单”按如下审批程序批准后，第50条由采购部向供应商下单订购：

采购员→采购部经理→主管副总→财务经理→总经理

第51条“采购订单”应连续编号，第52条一式四联，第53条采购部、供应商、财务部、库房各一联。

第54条为保证采购工作能够顺利、有序地进行，第55条各项物品都应选择2-3家供应商，第56条作为物品的长期供应商。

除供应商出现变更外，第57条物品的采购都应向选定的供应商采购。

第58条供应商的选择：

由采购部收集有关供应商的资料，第59条填制《供应商确认审批表》，第60条报各相关部门联合会审评估，第61条经总经理批准后予以确认，第62条确认后报各相关部门备第63条案。

第64条所购物品出现质量问题，第65条如属个别现象，第66条由采购部负责退换；如果是经常出现或者出现质量问题的物品数量较大，第67条应考虑更换供应商。

第68条采购物品时，第69条应综合质量、服第70条务、价格等各方面因素向供应商下单订购。

首先在保证产品质量、售后服第71条务等能够满足使用部门要求的前提下，第72条选择价格更优惠的供应商。

物品入库

第73条采购员将所购的物品交库房，第74条由保管员填制“物品入库单”。

“物品入库单”应连续编号，第75条一式三联，第76条库房、采购部、财务部各一联。

第77条入库单上的物品应注明订单号，第78条采购员在验收物品前应核对采购订单，第79条核对并验收无误后，第80条在入库单上签名第81条确认。

第82条保管员依据“物品入库单”记录物品明细账，第83条记录时应记录相应的“物品入库单”号。

第84条保管员应妥善保管财物，第85条及时记录明细帐簿，第86条并定期不第87条定期地将实物与帐簿核对，第88条做到账实相符。

其中，第89条月度终了时，第90条必须进行盘点，第91条如账实不第92条符，第93条应尽快查明原因。

付款

第94条货款应采用月结的方式结算，第95条并以银行票据为主要的支付手段，第96条尽量避免使用现金。

如情况所限必须使用现金的，第97条应与财务部沟通确认后予以支付。

第98条货款到期时，第99条由采购员填制“付款审批单”，第100条向财务部申请付款。

“付款审批单”应附相应的“采购订单”、“物品入库单”、供应商发票及明细清单等单据，第101条并按付款审批程序审核。

第102条财务部依据审核批准的“付款审批单”开具支票或汇票，第103条交采购经办人，第104条由采购经办人向供应商办理付款结算手续。

财务部不第105条直接面对供应商。

物品领用

第106条各部门领用物品时，第107条应填制“领料单”。

“领料单”上应注明具体的用途，第108条明确支出的性质。

第109条经常使用的低值易耗品应如灯泡等应做到以旧领新。

第110条工具类物品，第111条应按领用人分别建立领用档案，第112条登记领用情况，第113条以便在员工离职时，第114条审查员工的工具领用情况，第115条避免工具的丢失。

第116条“领料单”应按年连续编号，第117条一式三联，第118条领料单位、财务部、库房各一联。

第119条领用“物品需求计划单”已列范围内的物品时，第120条由部门负责人签名第121条即可领用。

领用非“物品需求计划单”已列范围内的物品时，第122条应另填“领料单”，第123条除部门负责人签名第124条外，第125条还应由总经理签名同第126条意方可领用。

第127条领用“物品需求计划单”已列范围内的物品时必须注明“物品需求计划单”号，第128条以备第129条审查。

第130条月度终了时，第131条保管员应将当月发出物品的财务联送交财务部，第132条财务部据以进行账务处理。